Asiakirjojen ja tiedostojen siirtäminen SharePoint Online -sivustoon

Kun määrität SharePoint Online for Office 365 -ohjelman, haluat todennäköisesti lisätä runsaasti asiakirjoja ja tiedostoja ryhmäsivustoon. Tässä artikkelissa kerrotaan eri tavoista lisätä sisältöjä sivustoon.

Sisältö


Ennen aloittamista

Tarkista ennen tiedostojen siirtämistä, että Office 365 -järjestelmässä on riittävästi SharePoint Online -tallennustilaa. Yleensä SharePoint Online -sivustokokoelman tallennustila on enintään 10 Gt, jonka lisäksi jokaisella lisensoidulla käyttäjällä on 500 Mt lisätallennustilaa. Tämä tarkoittaa, että 250 käyttäjälle tallennustilaa on enintään 135 Gt, ja lisäksi jokaisella käyttäjällä on 25 Gt tallennustilaa OneDrive for Business -palvelussa. Voit myös tarvittaessa ostaa lisää Office 365 -tallennustilaa. Lisätietoja SharePoint Onlinen tallennustilarajoituksista on kohdassa SharePoint Online: Ohjelmiston rajat ja rajoitukset.

 Vihje    Muista, että Office 365:ssä SharePoint Onlinen (oma ryhmäsivusto) tallennustilarajoitukset eroavat Exchange Onlinen (sähköpostitilit) rajoituksista. Lisätietoja sähköpostin tallennustilarajoituksista on Office 365:n Exchange Online -palvelukuvauksen kohdassa Vastaanottajat.

Arvioi seuraavaksi nykyinen sisältö, kuten asiakirjat, kuvat ja lomakkeet.

 Vihje    Etsi nykyiset tiedostot Resurssienhallinnasta koon ja päivämäärän mukaan. Näin löydät helposti äskettäin käytetyt tiedostot ja erittäin suuret tiedostot.

Selvitä mitä sisältöjä käytetään säännöllisesti ja haluatko ehkä tallentaa ne Office 365:een. Aivan kuin olisit muuttamassa uuteen kotiin: mieti mitä voit ottaa mukaasi uuteen sivustoon. Jos organisaatiosi tallennustila on enemmän kuin SharePoint Onlinelle varattu tila Office 365:ssä, pohdi seuraavia kysymyksiä:

  • Mitä tiedostoja haluat siirtää?
  • Haluatko hankkia lisää tallennustilaa?
  • Haluatko varautua sivuston laajentamiseen? (Hyvin todennäköistä)

Jos organisaatiosi on suuri tai monimutkainen, ota yhteys asiantuntijaan. Apua saat myös Microsoft Pinpointin ohjelmisto- ja teknologiapalveluista. Pinpoint-kumppanihakupalvelu auttaa yritysasiakkaita löytämään parhaat teknologia-asiantuntijat ja asiantuntijapalvelut.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen

Kun olet tunnistanut siirrettävät sisällöt, mieti miten haluat järjestää ne. Aluksi tiedostot kannattaa ladata ryhmäsivuston Tiedostot-kirjastoon. Varsinkin suurista tiedostomääristä koostuvat sisällöt kannattaa järjestää huolellisesti. Sisällön määrän kasvaessa kannattaa luoda uusia tiedosto-, lomake- ja kuvakirjastoja sisällön tallentamista varten. Luo alisivustoja projekteille tai erityyppisille tiedostoille.

Lisätietoja sivuston sisällön järjestämisestä on seuraavissa artikkeleissa:

Sivun alkuun Sivun alkuun

Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen palvelimeen

Lataa tiedostot, kuten Word-asiakirjat, PDF-tiedostot tai JPG-valokuvat, kirjastoon tai kirjastossa olevaan kansioon.

 Huomautus    Suurin sallittu SharePoint Online -kirjastoon ladattavan yksittäisen tiedoston koko on tällä hetkellä 250 Mt. Lisäksi voit ladata enintään 100 tiedostoa kerrallaan.

Paras lataamistapa riippuu tiedostojen määrästä. Siirry ensin kohdekirjastoon ja valitse sitten sopivin tapa seuraavasta taulukosta:

Tiedostojen määrä Lataustapa
Yksittäinen tiedosto Valitse Uusi tiedosto > Lataa aiemmin luotu tiedosto ja etsi tiedosto tietokoneesta.
Useita tiedostoja ja kansioita Valitse Avaa Resurssienhallinnassa valintanauhan Kirjasto-välilehdessä. Vedä ja pudota tiedostoja Resurssienhallinnassa.

Lisätietoja on artikkelissa Kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen ja poistaminen.

 Huomautus    Tiettyjä tiedostotyyppejä ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä tiedostotyypeistä artikkelissa Tiedostotyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon .

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-luetteloiden luominen yhteystietojen, kalenterien ja laskentataulukoiden hallintaan

Jokaisessa yrityksessä tietoja on kalentereissa, tehtävissä ja laskentataulukoissa. Tällaisia tietoja voidaan siirtää tai muuntaa oman sivustosi luetteloon. Voit esimerkiksi muuntaa yrityksesi yhteystiedot sivuston Yhteyshenkilöluetteloksi. Lisäksi voit muuntaa kalentereita erityiseksi SharePoint-kalenteriksi.

  • Lisätietoja ryhmäkalenterin luomisesta SharePoint Onlinessa saat katsomalla tämän videon: Oman kalenterin luominen.

Jos organisaatiossa on Microsoft Excel -laskentataulukoita, joita käytetään säännöllisesti tietojen seurantaan, voit ladata ne SharePoint Onlinen tiedostokirjastoon. Voit myös tuoda laskentataulukon SharePoint-luetteloina. Useat käyttäjät voivat käsitellä SharePoint-luetteloita samanaikaisesti, joten ne edistävät yhteistyötä. Luomalla erilaisia luettelonäkymiä saat näkyviin vain tarvittavat tiedot.

Sivun alkuun Sivun alkuun

SharePoint-ratkaisut yrityskäyttöön

Toinen tapa siirtää sisältöjä on käyttää SharePointia käynnissä olevien tehtävien hallintaan. Monet organisaatiot haluavat kerätä ja jakaa ajan tasalla olevia tietoja työntekijöistään. Wikisivusto soveltuu erinomaisesti tällaiseen tietojen jakamiseen.

Oheisessa taulukossa on kuvattu SharePoint-ominaisuudet, jotka auttavat liiketoimintaprosessien hallinnassa.

Liiketoimintaprosessi Kuvaus
Jaa tärkeitä tiedotuksia tiimin blogissa

Blogit voivat olla kätevä tapa välittää tietoja työtovereille. Jos tarvitset paikan tietojen jakamiseen, harkitse blogia.

Käytä wikisivustoa tietojen jakamiseen ja yhteistyöhön

Wikit ovat erityissivustoja, joissa käyttäjäyhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla erinomainen työkalu, jolla voidaan kerätä ja jakaa prosessitietoja tai yleisiä, työtehtävien kannalta tärkeitä tietoja.

Resurssien hallinnan siirtäminen SharePoint-ryhmäkalenteriin

Ryhmäkalenteri on erinomainen tapa hallita yhteisiä resursseja, kuten neuvotteluhuone ja AV-laitteet. Ryhmäkalenteri toimii SharePoint Online -sivustossa, joten koko tiimi näkee sen helposti SharePointissa tai Outlookissa.

Tietokantaohjelmien muuntaminen Access-apuohjelmaksi

Voit suunnitella ja julkaista Microsoft Access 2013:lla ryhmäsivustoon verkkotietokannan, joten ryhmäsivuston käyttäjät voivat käyttää tietokantaa Access-apuohjelmassa.

Automatisoi liiketoimintaprosesseja työnkuluilla

Työnkulut automatisoivat ja seuraavat keskeisiä liiketoimintaprosesseja. Ne soveltuvat hyvin esimerkiksi hyväksymisprosesseihin ja palautteen keräämiseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Auta sivuston käyttäjiä etsimään sisältöjä

Kun olet siirtänyt asiakirjat ja tiedostot ryhmäsivustoon, muista kertoa asiasta sivuston muille käyttäjille. Sivustosta voidaan etsiä sisältöjä useilla eri tavoilla.

Lisätietoja käytettävissä olevista tiedonhakutavoista on oheisessa taulukossa.

Menetelmä Kuvaus
Sisällön etsiminen hakutoiminnolla

Helpoin tapa etsiä sisältöä SharePoint Online -sivustossa on käyttää hakutoimintoa.

Sisällön tuominen esiin luettelo- ja kirjastonäkymiä määrittämällä

Voit valita näkymän elementit. Yhdessä näkymässä voit esimerkiksi näyttää otsikon ja tekijän. Toisessa näkymässä saatat haluta näkyviin vain tietyn ajankohdan jälkeen lisätyt kohteet.

Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen

Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymistoimintoja siten, että käyttäjien on helpompi löytää sisältöjä.

Hakujen suorittaminen online-sisällössä offline-tilassa

SharePoint Online -sivuston sisällössä voi suorittaa hakuja myös offline-tilassa OneDrive for Businessssa ja Outlookissa.

Päivitysten seuranta

Voit seurata sisältöön tehtäviä muutoksia määrittämällä ilmoitukset tai tilaamalla RSS-syötteen.

Lisätietoja tavoista, joilla käyttäjät voivat helposti etsiä sisältöjä, on suunnitteluoppaan artikkelissa Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint-hallintakeskus