Pitäisikö tiedostot tallentaa OneDrive for Business -palveluun vai ryhmäsivustoon?

Kaikkien asiakirjojen tallentaminen OneDrive for Business -palveluun saattaa tuntua houkuttelevalta. Linkki OneDrive for Business -kirjastoon on aina näkyvissä sivun ylälaidassa, ja sen avulla voi helposti ladata tai luoda uusia tiedostoja. On kuitenkin hyvä miettiä, ketkä pääsevät tarkastelemaan OneDrive for Business -palveluun tallennettuja tiedostoja. Jos kyseessä on projektiin liittyvä tiedosto, joka on usean henkilön käsiteltävänä, se kannattaa ehkä tallentaa ryhmäsivustoon. Tässä artikkelissa on ohjeita sopivimman tallennuspaikan valintaan.

Tallenna tiedostot OneDrive for Business -palveluun, jos...

  • et aio jakaa niitä.
    OneDrive for Business -palveluun tallennetut asiakirjat ovat oletusarvoisesti yksityisiä, ellet sijoita niitä Jaettu kaikille -kansioon. OneDrive for Business on paras vaihtoehto luonnoksille ja omille asiakirjoille, joita muiden ei tarvitse nähdä.
  • aiot jakaa ne, mutta niiden laajuus tai elinkaari on rajoitettu.
    Saatat joskus käsitellä asiakirjoja, jotka eivät liity käynnissä olevaan projektiin ja jotka ovat lähinnä itsellesi tärkeitä, mutta jotka haluat kuitenkin jakaa. Saatat olla esimerkiksi kirjoittamassa blogiartikkelia ja haluat pyytää tiettyjä työtovereita tarkastelemaan ja muokkaamaan artikkelia ennen sen julkaisemista. Tässä tapauksessa työtoverit todennäköisesti käyttävät asiakirjaa vain kerran. He eivät tarvitse aiheesta lisätietoa eikä heidän tarvitse tietää asiakirjan tallennuspaikkaa. Heille riittää linkki asiakirjaan ja sen muokkausoikeudet.
  • et pysty tunnistamaan aiemmin luotua ryhmäsivustoa, johon asiakirja kuuluu eikä asiakirjaa varten tarvitse mielestäsi luoda uutta ryhmäsivustoa.

Tallenna asiakirjat ryhmäsivuston kirjastoon, jos...

  • haluat ryhmän jäsenten pitävän asiakirjaa merkityksellisenä käynnissä olevalle projektille.
  • haluat jakaa omistus- ja käyttöoikeuksia useammalle henkilölle. Jos asiakirja on tärkeä projektin onnistumisen kannalta, on hyvä, jos myös muut henkilöt voivat hallita sivustoa.
  • haluat jakaa käyttöoikeuksia sivuston perusteella yksittäisen asiakirjan sijaan. Jos käyttäjillä on ryhmäsivuston käyttöoikeudet, niin he voivat myös käyttää siellä olevia asiakirjoja.
  • muut projektiin liittyvät asiakirjat on jo tallennettu ryhmäsivuston kirjastoon, joten muut olettavat myös oman asiakirjasi olevan siellä.
  • haluat luoda sisäänkuittauksen työnkulun, joka määrittää asiakirjan toiselle henkilölle.

Tiedostojen siirtäminen OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivustoihin

Joskus yksittäisten tiedostojen merkitys kasvaa ja niistä tulee projektin kannalta tärkeitä. Silloin voi olla järkevää siirtää ne OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivustoon.

Tiedostot siirretään OneDrive for Business -palvelusta ryhmäsivuston kirjastoon manuaalisesti. Voit kopioida tai leikata tiedoston ja sitten liittää sen. Tiedostoja on helpointa siirtää kirjastosta toiseen Resurssienhallinnan kautta. Napsauta kirjastossa Kirjasto-välilehteä ja valitse Avaa Resurssienhallinnassa.

Avaa Resurssienhallinnassa -komento valintanauhan Kirjasto-välilehdessä

Seuraavassa opetusvideossa kerrotaan lisää asiakirjojen siirtämisestä:

Huomautus SkyDrive on nyt OneDrive ja SkyDrive Pro on nyt OneDrive for Business. Lue lisää muutoksesta artikkelista Siirtyminen SkyDrivesta OneDriveen.

Vianmääritysvinkkejä tiedostoja OneDrive for Business -palvelusta siirrettäessä

Muutama asia kannattaa pitää mielessä, kun siirrät tiedostoja OneDrive for Business -palvelusta ryhmäkirjastoon:

  • Alkuperäiseen tiedostoon johtavat hyperlinkit eivät enää toimi, koska olet poistanut tiedoston OneDrive for Business -palvelusta. Ryhmäsivustoon siirretty tiedosto kannattaa jakaa, jotta sivuston käyttäjät saavat päivitetyn, toimivan linkin.
  • Jos käyttäjät seurasivat alkuperäistä asiakirjaa, heidän uutissyötteessään olevat linkit asiakirjaan eivät enää toimi. Käyttäjät voivat palauttaa suhteen seuraamalla asiakirjaa sen uudessa sijainnissa.
 
 
Käyttö:
SharePoint Online -verkkosivusto, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business Premium, SharePoint Online yrityksille (E3 & E4), SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard