Pikaviestin lähettäminen (Lyncin pikaviestinnällä)

Lyncin pikaviestintä on tehokas tapa ottaa yhteys yhteyshenkilöihin hetken varoitusajalla ja reaaliajassa. Se on vähemmän virallinen kuin sähköposti ja nopeampi kuin puhelinsoitto - pikaviestiä on vaikea voittaa nopeudessa, ja sitä on helppo käyttää. Voit lähettää pikaviestin Lyncissä mistä tahansa näkymästä, missä yhteyshenkilö näkyy. Tarkista vain, että kuvan vasemmalla puolella oleva pystypalkki on vihreä ja että Käytettävissä-selite on näkyvissä tarkoittaen, että henkilöön voi ottaa yhteyttä.

Tee pikaviestikeskustelusta entistäkin ilmeikkäämpi muuttamalla fonttitietoja (tyyppi, väri, korostus, koko), merkitsemällä viesti tärkeäksi ja lisäämällä hymiöitä. Ota mukaan lisää henkilöitä keskusteluun. Voit myös aloittaa keskustelun useamman kuin yhden henkilön kanssa tai lähettää kuvia ja tiedostoja. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten tämä kaikki tehdään, ja miten saapuvaan pikaviestiin vastataan tai miten se ohitetaan.

Pikaviestikeskustelun aloittaminen

  1. Paikanna haluamasi henkilö, jolle haluat lähettää pikaviestin, hakutoimintoa käyttämällä tai etsimällä yhteystietoluettelosta tai mistä tahansa näkymästä, jossa tämä näkyy Lyncissä (esimerkiksi keskusteluhistoriassa tai keskusteluikkunassa). Tietoa pikaviestikeskustelun aloittamisesta useamman kuin yhden henkilön tai ryhmän kanssa on kahdessa seuraavassa osassa.
  2. Tee jompikumpi seuraavista:
  • Pidä hiiren osoitinta henkilön kuvan päällä yhteystietoluettelossa ja napsauta Lync-pikavalikkopalkissa pikaviestipainiketta.
    Näyttökuva Lync-pikavalikosta
  • Kaksoisnapsauta mitä tahansa yhteystiedon kohtaa.
  • Napsauta hänen tietojansa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä pikaviesti.
  1. Kirjoita viesti keskusteluikkunan alaosaan.
  2. (Valinnainen) Jos haluat lähettää tiedoston tai kuvan, tee näin.
  • Vedä ja pudota tallennettu tiedosto tekstialueelle.
  • Kopioi ja liitä tallennettu tiedosto tai kuva Office-ohjelmasta tekstialueelle.
  • Paina näppäimistön PrtScn-näppäintä, jos haluat ottaa kuvan omasta näytöstäsi, ja liitä se sitten tekstialueelle.

 Huomautus    Jos näitä menetelmiä ei voi käyttää kuvien jakamiseen, olet pikaviestikeskustelussa useamman kuin yhden henkilön kanssa tai Lyncin uusimpia päivityksiä ei ole asennettu. Tee jokin seuraavista:

  • Voit jakaa kuvan ryhmäpikaviestikeskustelussa seuraavasti: a) tallenna kuva, valitse esityskuvake (näyttö) > Liitteet -välilehti > Lisää tiedostoja (tiedosto lähetetään kuvakkeena, jonka vastaanottajat voivat siirtää tietokoneeseensa ja avata tarkasteltavaksi) tai b) kopioi kuva, valitse esityskuvake (näyttö) > Luonnoslehtiö ja liitä kuva.
  • Jos tarvitset uusimmat päivitykset, tarkista Windows Update tai selvitä päivitysajankohta ottamalla yhteyttä työpaikan tekniseen tukeen (työpaikan tekninen tuki: yleensä henkilö, joka on määrittänyt Office 365 -tilin ja jolta olet saanut kirjautumistiedot).Jos päivitys ei vielä ole saatavilla, voit jakaa kuvan seuraavasti: kopioi kuva, valitse esityskuvake (näyttö) > Luonnoslehtiö ja liitä kuva.

  1. (Valinnainen) Jos haluat lisätä hymiön, muuttaa fonttia tai merkitä viestin tärkeäksi, tee näin:
  • Lisää hymiö napsauttamalla Hymiö-kuvaketta Näyttökuva valitusta hymiökuvakkeesta pikaviestin tekstikentässä ja valitsemalla sitten lisättävä hymiö.
  • Voit muuttaa tekstin fonttia missä tahansa viestin kohdassa korostamalla tekstin, napsauttamalla fonttikuvaketta Näyttökuva fontinvaihtokuvakkeesta pikaviestin tekstikentässä ja valitsemalla sitten sopivan värin, koon ja/tai fontin.
  • Merkitse viesti tärkeäksi napsauttamalla Tärkeys-kuvaketta. Näyttökuva Merkitse hyvin tärkeäksi -kuvakkeesta pikaviestin tekstikentässä
  1. Lähetä viesti painamalla näppäimistön Enter-näppäintä. Pikaviestin vieressä näkyy nyt viestin lähettäneen henkilön kuva, jos vastaanottajalla on käytössä Lyncin uusin versio. Ominaisuus toimii sekä kahdenvälisissä keskusteluissa että neuvotteluissa.
  2. (Valinnainen) Lisää muita henkilöitä keskusteluun vetämällä henkilön yhteystietoluettelossa oleva nimi keskusteluikkunaan.

 Huomautus    Jos viesti on pitkä, Lync jakaa sen osiin, jolloin voit valita, kuinka paljon tekstiä haluat lukea. Tätä kutsutaan tarinaksi, ja voit antaa sille halutessasi otsikon. Lisätietoa on artikkelissa Tarinoiden käyttäminen Lyncissä .

Pikaviestin lähettäminen usealle henkilölle samanaikaisesti

Voit aloittaa pikaviestikeskustelun useamman kuin yhden yhteyshenkilön kanssa seuraavasti:

 Huomautus    Lisätietoa pikaviestin lähettämisestä koko ryhmälle on seuraavassa osassa:

  • Jos henkilöt, joille haluat lähettää pikaviestin, näkyvät yhteystietoluettelossa vierekkäisinä yhteyshenkilöinä, pidä Vaihtonäppäintä painettuna samalla, kun napsautat kunkin henkilön tietoja. Napsauta viimeksi valitun yhteyshenkilön vieressä olevaa pikaviestikuvaketta, kirjoita viesti keskusteluikkunan alareunaan ja paina Enter-näppäintä.
  • Jos henkilöt, joille haluat lähettää pikaviestin, eivät näy vierekkäisinä yhteyshenkilöinä, pidä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat yhteyshenkilöiden nimiä. Napsauta pikaviestikuvaketta, kirjoita viesti keskusteluikkunan alareunaan ja paina Enter-näppäintä. Viestisi lähetetään kaikille valitsemillesi henkilöille.
    Näyttökuva yhteyshenkilöistä ja heidän tilastaan sekä korostettu pikaviestikuvake.

 Huomautus    Tietoa tiedostojen ja kuvien lähettämisestä, fontin muuttamisesta, hymiöiden lisäämisestä ja viestin merkitsemisestä hyvin tärkeäksi on edellisessä osassa.

Pikaviestin lähettäminen ryhmälle

  • Napsauta yhteystietoluettelossa ryhmän nimeä hiiren kakkospainikkeella, valitse Lähetä pikaviesti, kirjoita viesti keskusteluikkunan alareunaan ja paina sitten Enter-näppäintä. Viesti lähetetään kaikille ryhmän jäsenille.

 Huomautus    Tietoa tiedostojen ja kuvien lähettämisestä, fontin muuttamisesta, hymiöiden lisäämisestä ja viestin merkitsemisestä hyvin tärkeäksi on edellisessä osassa.

Lisätietoa uusien yhteystietoryhmien luomisesta on ohjeaiheessa Uuden ryhmän luominen Lyncissä .

Saapuvaan pikaviestiin reagoiminen

Kun joku aloittaa pikaviestikeskustelun kanssasi, näyttöösi ilmestyy ilmoitus. Tee jompikumpi seuraavista:

  • Lue viesti napsauttamalla mitä tahansa kuvan kohtaa. Jos haluat vastata viestiin, kirjoita viestisi tekstialueelle, ja paina Enter-näppäintä.
  • Hylkää viesti valitsemalla Ohita. Jos käytät Outlookia, viesti siirtyy Outlookin Saapuneet-kansioon.
  • Lisäasetuksiin pääset valitsemalla Asetukset. Asetuksissa voit esimerkiksi asettaa tavoitettavuustilaksesi Älä häiritse, jolloin et saa ilmoituksia uusista pikaviesteistä, ennen kuin muutat tilaasi uudelleen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Lync 2013 for Office 365, Office 365 Enterprise, Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business -järjestelmänvalvoja, Office 365 Small Business, Office 365 Small Business -järjestelmänvalvoja