Lync-kokouksen järjestäminen

Jos käytät Outlookia tai Outlook Web App -sovellusta, voit järjestää toistuvan tai yksittäisen online-kokouksen samalla tavalla kuin järjestäisit tavallisen kokouksen Outlookissa. Lyncin kokouslinkki lisätään automaattisesti kokouskutsuun. Jos puhelinneuvottelutoiminto on määritetty tiliisi, kokouskutsussa on soittotiedot (puhelinnumero ja neuvottelutunnus).

Jos et käytä Outlookia (tai Windowsia), voit järjestää uusia kokouksia Lync Web Schedulerin avulla. Pääset käyttämään sitä osoitteessa https://sched.lync.com tai voit lukea lisää kohdassa Lync Web Scheduler.

Online-kokouksen järjestäminen Outlook Web App -sovelluksen avulla

   
  1. Tee jokin seuraavista toimenpiteistä Office 365 -portaalissa:
  • Jos haluat järjestää kokouksen päivämäärän perusteella, napsauta Kalenteri-välilehteä ja valitse vasemmasta yläkulmasta Uusi tapahtuma.
  • Jos haluat järjestää kokouksen kutsuttavien ihmisten perusteella, napsauta Ihmiset-välilehteä, valitse yhteystieto tai ryhmä yhteystietoluettelosta ja valitse sitten henkilön tai ryhmän nimen alta Ajoita kokous.

 Vihje    Kun haluat lisätä yhteystiedon tai ryhmän, valitse Ihmiset -välilehden vasemmasta yläkulmasta Uusi ja valitse sitten joko Luo yhteystieto ja kirjoita pyydetyt tiedot tai valitse Luo ryhmä ja kirjoita ryhmän nimi, valitse Lisää jäseniä -tekstiruutu ja kirjoita sitten kunkin lisättävän henkilön sähköpostiosoite. Kirjoittamisen aikana alla olevaan tekstiruutuun ilmestyy ehdotuksia yhteystietoluettelosta. Jos etsimäsi yhteyshenkilön nimi ilmestyy näkyviin, napsauta sitä.

  1. Valitse kokousikkunan keskiosasta viestialueen yläpuolelta Online-kokous. Viestialueelle ilmestyy soiton tiedot, jos tilisi on määritetty puhelinneuvotteluja varten, ja näytössä näkyy Online-kokous paikassa Sijainti.
  2. Järjestä kokous tavanomaiseen tapaan, eli anna tapahtumalle nimi, lisää tai poista osallistujia, valitse aloitusaika ja kesto jne. Jos kokoukseen osallistuu osallistujia paikanpäällä paikassa Sijainti, kirjoita kokouksen sijainti, kuten neuvotteluhuone, tai valitse Lisää kokoustila, niin saat lisäohjeita neuvotteluhuoneen löytämistä varten.

 Vihje    Tarkista, että kokousaika sopii kaikille, valitsemalla Aikatauluavustaja kokousikkunan yläreunasta.

 Vihje    Voit tarkastella asetuksia, kuten kuka voi osallistua online-kokoukseen, kenen on odotettava, että hyväksyt heidät kokoukseen, ja kuka voi toimia esittäjänä kokouksen aikana, valitsemalla Online-kokouksen asetukset

.
  1. Kirjoita kokous-kohtaan kokouksen tarkoitus. Varmista, ettet muuta online-kokouksen tietoja.
  2. (Valinnainen) Kun haluat lisätä kuvan tai liitteen ja esityslistan, napsauta kokousikkunan yläosassa Aikatauluavustaja-kohdan oikealla puolella olevaa Lisää toimintoja -kuvaketta (…), valitse Lisää ja valitse sitten Liite tai Kuva.
  3. Valitse kokousikkunan yläreunasta Lähetä.

Lync-kokouksen järjestäminen Outlook 2013:n avulla

   
  1. Avaa Outlook ja avaa siellä kalenterisi.
  2. Valitse Aloitus-välilehden Lync-kokous-valintanauhasta Uusi Lync-kokous.
  3. Järjestä kokous seuraavasti:
  • Kirjoita Vastaanottaja-ruutuun kutsuttujen sähköpostiosoitteet puolipisteellä eroteltuina.
  • Kirjoita kokouksen nimi Aihe-ruutuun.
  • Jos kokoukseen osallistuu osallistujia paikan päällä, valitse Kokous-välilehden Asetukset-valintanauhasta Kokoushuoneiden hakutoiminto ja etsi sitten huone tai kirjoita Sijainti -ruutuun kokouksen sijainti, kuten neuvotteluhuone.
  • Valitse aloitus- ja päättymisaika.

 Huomautus    Tarkista, että kokousaika sopii kaikille, valitsemalla Aikatauluavustaja Kokous-välilehden Näytä-valintanauhasta.

  1. Kirjoita kokous-kohtaan kokouksen tarkoitus. Varmista, ettet muuta Lyncin kokoustietoja.
  2. (Valinnainen) Valitse Outlookin valintanauhasta Aikatauluavustaja, jonka avulla löydät parhaan mahdollisen ajan kokoukselle.
  3. Valitse Lähetä.

 Tärkeää    Edellä kuvailtu kokouksen järjestäminen oletusasetuksilla sopii pieniin yhtiön sisäisiin kokouksiin, joihin osallistuu vain muutama henkilö. Jos pidät kokouksen yrityksesi ulkopuolisten henkilöiden kanssa tai järjestät suuren tapahtuman, muuta kokouksen asetuksia ennen kutsujen lähettämistä sopimaan paremmin kokouksen vaatimuksiin. Valitse Kokous-välilehden Lync-kokous-valintanauhan kokouskutsussa vaihtoehto Kokouksen asetukset ja valitse sitten haluamasi asetukset.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Ajoittamattoman kokouksen aloittaminen Lyncissä

Jos haluat keskustella aiheesta, joka vaatii välitöntä huomiota, voit aloittaa Lyncissä nopeasti ajoittamattoman kokouksen. Lisätietoa on artikkelissa Ajoittamattoman Lync-kokouksen aloittaminen.

 
 
Käyttö:
Lync Windows Store app, OneNote for iPad, SharePoint Online Enterprise (E1 & E2)