Tietojen tuominen ja linkittäminen tietoihin

Joskus tiedot, joita haluat käyttää Microsoft Office Access 2007 -tietokannassa, ovat jo jossakin muussa muodossa tai erillisessä Office Access 2007 -tietokannassa. Tietoja voi olla tallennettuna esimerkiksi Microsoft Office Excel 2007 -työkirjaan tai Windows SharePoint Services 3.0 -luetteloon. Voit käyttää näitä tietoja Office Access 2007 -ohjelmassa joko tuomalla tiedot tai linkittämällä niihin. Kun tuot tietoja, ohjelma sijoittaa tietojen kopion tietokannan taulukkoon. Kun linkität tietoja, tiedot pysyvät alkuperäisessä muodossaan ja Office Access 2007 käyttää niitä suoraan ikään kuin ne olisivat Access-taulukossa lukuun ottamatta joitakin kohdassa Linkittäminen toisessa muodossa oleviin tietoihin mainittuja poikkeuksia.

Valitse haluamasi toimet


Tietojen tuominen

Kun tiedot tuodaan, ohjelma sijoittaa niiden kopion uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta lähdetiedostoa. Tietoja voidaan tuoda Office Excel 2007 -laskentataulukosta, toisessa Access-tietokannassa olevasta taulukosta, Windows SharePoint Services 3.0 -luettelosta tai joukosta muita lähteitä. Tiedot tuodaan yleensä valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmässä käytettävissä olevia komentoja.

Jos käytät mallia, jonka olet avannut Accessista tai ladannut Microsoft Office Online -sivustosta, mallissa saattaa näkyä painike, jonka avulla voit tuoda tietoja. Jotkin mallit sisältävät esimerkiksi Yhteystietoluettelo-lomakkeen, jonka Lisää Outlookista -painikkeella voidaan tuota yhteystietoja suoraan Office Outlook 2007 -ohjelmasta.

Tietojen tuominen aiemmin luotuun taulukkoon

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Avaa.
  1. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.
  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä sen tiedoston tyypin komento, jonka aiot tuoda. Jos olet esimerkiksi tuomassa tietoja Excel-laskentataulukosta, valitse Excel. Jos tarvitsemaasi ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

 Huomautus   Jos oikeaa muototyyppiä ei löydy Tuo-ryhmästä, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja tallennettava tiedot kyseisellä ohjelmalla yleisessä tiedostomuodossa (kuten erotinmerkkejä sisältävänä tekstitiedostona (erotinmerkkejä sisältävä tekstitiedosto: Datatiedosto, jonka kenttien välissä on erotinmerkki, kuten pilkku tai sarkain.)), ennen kuin voit tuoda tiedot Accessiin.

  1. Etsi lähdetietotiedosto napsauttamalla Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa tai kirjoittamalla koko lähdetietotiedoston polku Tiedostonimi-ruutuun.
  2. Napsauta haluamaasi asetusta Määritä, miten ja mihin tiedot tallennetaan tietokantaan -kohdassa. Voit luoda uuden taulukon, joka käyttää tuotuja tietoja, liittää tiedot vanhaan taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka sisältää linkin tietolähteeseen.

Useimpia tiedostomuotoja varten käynnistyy ohjattu toiminto. Kuitenkin jos tuot tietoja Access-tietokannasta, näyttöön tulee Objektin tuominen -valintaikkuna. Valitse vaihtoehdot valintaikkunasta ja siirry sitten vaiheeseen 8. Muussa tapauksessa siirry vaiheeseen 6.

  1. Noudata ohjatun toiminnon seuraavien sivujen ohjeita. Itse prosessi tapahtuu valitsemiesi tuontiasetusten mukaan.
  2. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.
  3. Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla toiminto saattaa pyytää tallentamaan näiden tuontivaiheiden tiedot. Jos aiot suorittaa tämän saman tuontitoiminnon uudelleen myöhemmin, valitse Tuontivaiheiden tallentaminen -valintaruutu sekä kirjoita sitten tiedot ja valitse Tallenna tuonti. Sen jälkeen voit myöhemmin suorittaa toiminnon helposti valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Tallennetut tuonnit. Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Jos tarvitset yksityiskohtaisempia tietoja tietojen tuomisesta Accessiin, lue artikkelit Excel-työkirjan tietojen tuominen ja linkittäminen Excel-työkirjan tietoihin, Tuominen SharePoint-luettelosta ja linkittäminen SharePoint-luetteloon, Tuominen ja linkittäminen toisen Access-tietokannan tietoihin tai napsauta Katso myös -kohdassa olevia artikkelien linkkejä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Osoitteiston tietojen tuominen Outlook-ohjelmasta

Jotkin mallit sisältävät yhteystietoluettelon, jossa on Lisää Outlookista -painike. Lisää Outlookista -painikkeen avulla voit tuoda yhteystiedot suoraan Outlookin osoitteistosta.

  1. Valitse Lisää Outlookista -painike lomakkeessa.
  2. Jos näyttöön tulee Profiilin valinta -valintaikkuna, valitse profiilin nimi ja valitse sitten OK.

 Huomautus   Näyttöön saattaa tulla seuraava sanoma: Ohjelma yrittää käyttää Outlookiin tallentamiasi sähköpostiosoitteita. Haluatko sallia tämän? Jos tämä on tapahtunut odottamatta, kyseessä voi olla virus, jolloin sinun on valittava Ei. Jos näytössä on tämä sanoma ja aiot valita enemmän kuin yhden yhteystiedon, voit valita Salli käyttöoikeus -valintaruudun ja sen jälkeen lyhyen ajanjakson, kuten viisi minuuttia. Kun teet näin, ohjelmalla on Outlookin tallennettujen sähköpostiosoitteiden käyttöoikeus vain määrittämäsi ajanjakson verran. Kun olet valmis, valitse Kyllä.

  1. Kaksoisnapsauta Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä, ja valitse sitten OK.

Ohjelma lisää nimet lomakkeeseen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Linkittäminen toisessa muodossa tai tietokannassa oleviin tietoihin

Kun linkität toisessa muodossa oleviin tietoihin, tiedot ovat edelleen alkuperäisessä muodossaan ja näkyvät linkitettynä taulukkona tietokannassa. Useimpien tiedostomuotojen kohdalla tämä tarkoittaa sitä, että voit tarkastella ja muokata tietoja käyttämällä joko Office Access 2007 -ohjelmaa tai sitä ohjelmaa, jolla tiedot on alun perin luotu, koska kumpikin ohjelma käsittelee samoja fyysisiä tietoja. Exceliin tallennettuja linkitettyjä tietoja ei kuitenkaan voida muokata käyttämällä Office Access 2007  -ohjelmaa – tietoja voidaan vain tarkastella. Jos haluat muokata tietoja, sinun täytyy käyttää Exceliä.

Linkitetyn taulukon luominen

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva ja valitse Avaa.
  1. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.
  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä sen tiedoston tyypin komento, johon haluat linkittää. Jos haluat linkittää esimerkiksi Excel-laskentataulukkoon, valitse Excel. Jos tarvitsemaasi ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

 Huomautus   Jos oikeaa muototyyppiä ei löydy Tuo-ryhmästä, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja tallennettava tiedot kyseisellä ohjelmalla yleisessä tiedostomuodossa (kuten erotinmerkkejä sisältävänä tekstitiedostona (erotinmerkkejä sisältävä tekstitiedosto: Datatiedosto, jonka kenttien välissä on erotinmerkki, kuten pilkku tai sarkain.)), ennen kuin voit linkittää tietoihin Accessissa.

  1. Etsi lähdetietotiedosto napsauttamalla Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa tai kirjoittamalla koko lähdetietotiedoston polku Tiedostonimi-ruutuun.

Useimpia tiedostomuotoja varten käynnistyy ohjattu toiminto. Kuitenkin jos linkität Access-tietokannan tietoihin, näyttöön tulee Linkitä taulukoita -valintaikkuna – valitse vaihtoehdot valintaikkunasta ja siirry sitten vaiheeseen 8. Muussa tapauksessa siirry vaiheeseen 5.

  1. Valitse Määritä, miten ja mihin tiedot tallennetaan tietokantaan -kohdassa Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko. Huomaa, että Access voi linkittää vain tiettyihin tiedostomuotoihin, joten tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä haluamaasi tiedostomuotoa varten.
  2. Noudata ohjatun toiminnon seuraavien sivujen ohjeita. Itse prosessi tapahtuu valitsemasi linkitysasetuksen mukaan.
  3. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2007