Microsoft Office Access 2007:n uudet ominaisuudet

Tietojen seurannan ja jakamisen aloittaminen nopeasti

Microsoft Office Access 2007 sisältää useita tehokkaita työkaluja, joiden avulla voit seurata ja jakaa tietoja sekä raportoida niistä nopeasti. Voit luoda tehokkaita ja helppokäyttöisiä seurantasovelluksia mukauttamalla valmiita malleja, muuntamalla aiemmin luotuja tietokantoja tai luomalla uusia tietokantoja. Tähän et tarvitse perusteellista kokemusta tietokantojen käytöstä. Office Access 2007 -ohjelman avulla voit helposti mukauttaa tietokantasovelluksia ja -raportteja nopeasti muuttuvien liiketoimintatilanteiden mukaan. Laajennetun Windows SharePoint Services 3.0 -tukensa ansiosta Office Access 2007 -ohjelmassa tietojen jakaminen, hallinta, valvonta ja varmuuskopiointi on vaivatonta.

Maksuton 60 päivän kokeiluohjelma

Tässä artikkelissa


Nopeita tapoja aloittaa

Office Access 2007 sisältää malleja, joiden avulla voit helposti luoda tietokantoja, taulukoita ja kenttiä. Lisäksi käytettävissä on uusia näkymiä ja suunnittelutyökaluja uusien tietokantaobjektien luontia ja tietojen käsittelyä varten.

Tietokantamallit sovellusten luontia varten

Office Access 2007 sisältää useita ammattilaisten suunnittelemia tietokantamalleja esimerkiksi yhteystietojen, tehtävien, tapahtumien, oppilaita koskevien tietojen ja kaluston seurantaa varten. Voit käyttää niitä sellaisinaan tai voit muokata niitä vastaamaan paremmin juuri omia tarpeitasi. Voit aloittaa tietokantojen luonnin nopeasti avaamalla malleja Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla, joka tulee näkyviin aina, kun käynnistät Office Access 2007 -ohjelman.

Kalusto-mallitiedoston ruutu ja ehdotettu tiedoston nimi

Kukin malli on täydellinen seurantasovellus, jossa on valmiiksi määritettyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, makroja ja yhteyksiä. Mallit ovat käyttövalmiita, joten voit aloittaa työskentelyn nopeasti. Jos malli vastaa tarpeitasi, voit aloittaa heti. Jos malli taas ei sovi käyttöösi, voit käyttää mallia apuna juuri tarpeidesi mukaisen tietokannan luomisessa.

Kalustokohteen tiedot -lomake

Office Access 2007 -ohjelman sisältämien mallien lisäksi voit ladata malleja Microsoft Office Online -sivustosta.

Kenttä- ja taulukkomallit

Joudutko käyttämään paljon aikaa kenttien suunnitteluun? Voit nyt käyttää uusia kenttämalleja. Ne ovat valmiita kenttiä, joilla on nimi, tietotyyppi, pituus ja valmiiksi määritetyt ominaisuudet. Voit vetää tarvitsemasi kentät suoraan Kenttämallit-ruudusta taulukkoon. Kenttämallit ovat .xsd (XML Schema Definition) -tiedostoja, joten voit määrittää vakiomääritykset osaston tai työryhmän jaettua käyttöä varten.

Kenttämallit-ruutu

Lisäksi Office Access 2007 sisältää taulukkomalleja yleisimpiä tietokannoissa käytettäviä taulukoita varten. Voit esimerkiksi lisätä Yhteystiedot-taulukon tietokantaan Yhteystiedot-taulukkomallin avulla. Taulukko sisältää valmiiksi tavallisimmat kentät, kuten Sukunimi, Etunimi ja Osoite. Kentän ominaisuudet on määritetty valmiiksi, joten taulukko on heti valmiina käytettäväksi. Käytettävissä on myös muita tiettyjen tietojen tallentamiseen ja seurantaan tarkoitettuja kenttiä sisältäviä taulukkomalleja, esimerkiksi Tehtävät, Seurantakohteet, Tapahtumat ja Kalusto.

Parannettu taulukkonäkymä

Taulukoiden luominen on nyt todella helppoa. Riittää, että valitset Luo-välilehdessä Taulukko ja aloitat tietojen syöttämisen. Office Access 2007 määrittää kuhunkin kenttään parhaan tietotyypin automaattisesti, joten pääset nopeasti vauhtiin. Lisää uusi kenttä -sarakkeen avulla näet helposti, mihin kenttä kannattaa lisätä. Jos sinun on muutettava uuden tai aiemmin luodun kentän tietotyyppiä tai näyttömuotoa, myös sen voit tehdä helposti Microsoft Office Fluentiin sisältyvän valintanauhan komentojen avulla. Voit jopa liittää Microsoft Office Excel -taulukoita uuteen taulukkonäkymään, minkä jälkeen Office Access 2007 luo kaikki kentät ja tunnistaa tietotyypit automaattisesti.

Taulukkonäkymä, jossa on Lisää uusi kenttä -sarake

Kuvateksti 1 Lisää uusi kenttä -sarake

Oletetaan, että haluat lisätä aiemmin luodun kentän toisesta taulukosta omaan taulukkoosi. Voit lisätä kentän yksinkertaisesti vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta taulukkoon, minkä jälkeen Access luo tarvittavat yhteydet automaattisesti tai ohjaa sinua vaiheittaisessa prosessissa.

Uusi asettelunäkymä nopeuttaa lomakkeiden ja raporttien suunnittelua

Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia suunnitelmaan samalla, kun tarkastelet lomakkeen tai raportin tietoja.

Asettelunäkymässä näkyvä, reaaliaikaisia tietoja sisältävä lomake

Voit esimerkiksi lisätä kentän rakenneruudukkoon vetämällä kentän Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttamalla ominaisuuksia ominaisuustaulukossa. Asettelunäkymä tukee pinottuja ja taulukkomuotoisia asetteluja, joissa ryhmiteltyjä ohjausobjekteja voidaan siirtää yhtenä yksikkönä. Tämä helpottaa kenttien, sarakkeiden, rivien ja kokonaisten asettelujen järjestämistä. Myös ohjausobjektiryhmien kokoa voidaan muuttaa. Voit poistaa kentän tai lisätä muotoilun helposti asettelunäkymässä. Rakennenäkymä on edelleen käytettävissä pikkutarkkaa työtä varten, ja myös se tukee nyt pinottuja ja taulukkomuotoisia asetteluja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Käyttöliittymä

Uusi tuloksia painottava käyttöliittymä Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä helpottaa nyt Office Access 2007 -ohjelman käyttämistä. Aiemmin hankalasti löydettävissä olleet komennot ja valikot sijaitsevat nyt tehtäväkohtaisissa välilehdissä, jotka sisältävät nyt loogisesti ryhmiteltyjä komentoja ja ominaisuuksia. Useiden valintaikkunoiden asemesta käyttöliittymä sisältää nyt käytettävissä olevat vaihtoehdot sisältäviä valikoimia, työkaluvihjeitä ja esikatseluja, jotka auttavat valitsemaan oikean työkalun kuhunkin tilanteeseen.Mitä tahansa toimia uudessa käyttöliittymässä teet, tietojen syöttämisestä raporttien luontiin, Access ehdottaa aina työkaluja, joiden avulla voit tehdä toimet tehokkaimmin.

Microsoft Officen sujuva käyttöliittymä    Uusi Officen sujuva käyttöliittymä sisältää valintanauhan, joka sisältää ominaisuuksien ja toimintojen mukaan ryhmiteltyjä komentoja. Valintanauha korvaa aiempien Access-versioiden valikot ja työkalurivit.

Accessin valintanauha

Office Fluent -valintanauha helpottaa toisiinsa liittyvien komentojen löytämistä. Jos esimerkiksi haluat luoda lomakkeen tai raportin, käytä Luo-välilehden komentoja. Uuden rakenteen ansiosta tarvitsemiesi komentojen löytäminen on helpompaa ja löydät ominaisuuksia, joita et muuten ehkä olisi havainnut. Tämä johtuu siitä, että komennot sijaitsevat lähempänä "pintaa" eikä niitä ole upotettu syvälle valikkoihin. Näin säästyt etsimisen vaivalta ja muistat komennot.

Officen sujuva käyttöliittymä -ohjelman tärkeimpiä ominaisuuksia:

  • Komento-välilehdet – Komennot näkyvät välilehdissä siten yhdistettyinä, että löydät tarvitsemasi komennot helposti ja nopeasti.
  • Tilannekohtaisten komentojen välilehti – Komentovälilehti, joka näkyy senhetkisen tilanteen, käyttämäsi objektin tai suorittamasi tehtävän mukaan. Tämä välilehti sisältää komennot, joita todennäköisimmin tarvitset kulloisenkin tehtävän suorittamiseen.
  • Galleriat – Nämä uudet ohjausobjektit näyttävät valinnasta esikatselun ennen komennon valitsemista. Gallerioita käytetään koko 2007 Microsoft Office system -käyttöliittymässä.
  • Pikatyökalurivi – Valintanauhassa näkyvä vakiotyökalurivi, joka mahdollistaa useimmin tarvittavien komentojen, esimerkiksi Tallenna ja Kumoa, nopean käyttämisen yhdellä napsautuksella.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu    Tältä sivulta pääset nopeasti tietokantamallien kirjastoon, jonka sisältämiä malleja voit käyttää avaamiesi mallien ja (jos Internet-yhteys on muodostettuna) Office Online -artikkelien lisäksi.

Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

Siirtymisruutu    Tässä ruudussa näkyvät kaikki avoimena olevan tietokannan objektit, joita voit myös käyttää tämän ruudun avulla. Siirtymisruudun avulla voit järjestää objektit objektityypin, luontipäivämäärän, muokkauspäivämäärän, objektiin liittyvän taulukon (objektien välisten riippuvuussuhteiden) tai luomiesi mukautettujen ryhmien mukaan. Tarvitsetko enemmän tilaa lomakkeiden luontia varten? Voit pienentää siirtymisruudun niin, että se vie vain vähän tilaa, mutta on edelleen käytettävissä. Siirtymisruutu korvaa tietokantaikkunan, joka oli käytössä Accessin Access 2007 -versiota aiemmissa versioissa.

Siirtymisruudun objektit

Välilehdillä varustetut objektit    Taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit ja makrot näytetään välilehdillä varustettuina asiakirjoina Access-ikkunassa.

Access 2007:n välilehdillä varustetut asiakirjat

Objektien välilehtiä napsauttamalla voit siirtyä helposti objektien välillä.

Tilarivi    Ikkunan alaosassa oleva tilatietoja ja näkymänvaihtopainikkeet sisältävä palkki.

Pikavalikoima    Työkalurivin kaltainen elementti, joka näkyy valitun tekstin yläpuolella läpinäkyvänä, joten voit helposti käyttää muotoiluja, esimerkiksi lihavointia tai kursivointia, tai vaihtaa fonttia.

Ohjeikkuna    Toisin kuin Accessin aiemmissa versioissa, Office Access 2007 -ohjelmassa sekä Accessin ohje että kehittäjille suunnattu ohjesisältö ovat helposti käytettävissä samassa ohjeikkunassa. Voit kohdistaa hakusi halutessasi vain jompaankumpaan. Riippumatta ohjeikkunassa tekemistäsi valinnoista, sekä Accessin ohjeen että kehittäjille suunnatun ohjesisällön koko sisältö on aina käytettävissä Office Online -sivustossa.

Ohjeikkuna

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tehokkaat objektienluontityökalut

Office Access 2007 sisältää intuitiivisen ympäristön lomakkeiden ja raporttien luontia varten. Voit luoda helposti lomakkeita ja raportteja, joissa voit lajitella, suodattaa ja ryhmitellä tietoja.

Luo-välilehti

Luo-välilehden avulla voit luoda nopeasti uusia lomakkeita, raportteja, taulukoita, Windows SharePoint Services -luetteloita, kyselyjä, makroja ja moduuleja. Jos valitsit taulukon tai kyselyn siirtymisruudussa, voit luoda uuden lomakkeen tai raportin valitsemasi objektin pohjalta yhdellä napsautuksella käyttämällä Lomake- tai Raportti-komentoa. Uudet tällä menetelmällä luodut lomakkeet ja raportit ovat ulkoasultaan näyttävämpiä ja heti valmiina käytettäviksi. Automaattisesti luotujen lomakkeiden ja raporttien tyylikäs ulkoasu perustuu logon ja otsikkotiedot sisältävään ylätunnisteeseen. Lisäksi automaattisesti luodut raportit sisältävät myös päivämäärä- ja kellonaikatiedot sekä lisätietoja sisältäviä alatunnisteita ja yhteenvetotietoja.

Osittainen näkymä valintanauhan Luo-välilehdestä

Huomaat, että uuden nopean luomisen avulla luodut objektit helpottavat ja nopeuttavat tehtävien suorittamista.

Uudet näkymät: raporttinäkymä ja asettelunäkymä

Kahden uuden näkymän avulla voit käsitellä lomakkeita ja raportteja vuorovaikutteisesti. Raporttinäkymässä voit selata esiin raportin näyttömuodon tarvitsematta tulostaa sitä tai tarkastella sitä esikatselussa. Voit tarkastella tiettyjä tietueita käyttämällä suodatusta ja etsiä tietoja käyttämällä etsintätoimintoa. Voit kopioida tekstiä Leikepöydälle käyttämällä Kopioi-komentoa sekä avata selaimessa raportin sisältämien hyperlinkkien sisällön.

Uuden asettelunäkymän avulla voit tehdä rakenteeseen muutoksia samalla, kun selaat tietoja. Voit tehdä monia yleisimmistä rakenteen muutoksista samalla, kun tarkastelet lomakkeen tai raportin tietoja. Voit esimerkiksi lisätä kentän vetämällä kentän nimen uudesta Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttaa ominaisuuksia ominaisuusikkunan avulla. Asettelunäkymä tukee uusia pinottuja asetteluja ja taulukkoasetteluja – ohjausobjektien ryhmiä voidaan käsitellä yhtenä ohjausobjektina, joten kenttien, sarakkeiden, rivien tai kokonaisten asettelujen muuttaminen on helppoa. Asettelunäkymässä voit myös poistaa kentän tai lisätä muotoiluja helposti. Rakennenäkymässä voit edelleen käsitellä tietoja tarkemmin, ja se tukee asetteluja entistä paremmin.

Raportti asettelunäkymässä

Joustava ryhmittely ja lajittelu raporteissa

Office Access 2007 -ohjelman uutuuksiin kuuluu entistä parempi ja helpompi tapa ryhmitellä ja lajitella raporteissa sekä mahdollisuus lisätä summia. Uudessa, selkeässä käyttöliittymässä liikkuminen on entistä helpompaa. Uudessa asettelunäkymässä voit tarkastella muutosten vaikutusta heti.

Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu

Oletetaan, että haluat nähdä raportissa kokonaismyynnin alueittain. Käytä asettelunäkymää ja lisää uusi ryhmätaso uuden Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun avulla. Pyydä summa ja katso, kuinka tiedot muuttuvat raportissa reaaliajassa. Uusi Summa-rivi helpottaa nyt summan, keskiarvon, määrän sekä enimmäis- ja vähimmäisarvojen laskemista raportin ylä- ja alatunnisteissa. Summien laskeminen ei enää edellytä manuaalista laskettujen kenttien luomista.

Summan laskeminen raportissa

Uudet ohjausobjektit lomakkeiden ja raporttien luontia varten

Lomakkeissa ja raporteissa on usein sarkainmuotoisia tietoja, esimerkiksi asiakkaiden nimiä sisältävä sarake tai rivi, jolla on kaikki asiakkaan kentät. Office Access 2007 -ohjelmassa voit ryhmitellä näitä ohjausobjekteja asetteluksi, jota voi helposti käsitellä yhtenä yksikkönä, sen selite mukaan lukien.

Komennot Järjestä-välilehden Ohjausobjektien asettelu -ryhmässä

Koska voit valita ohjausobjekteja useasta eri osasta, kuten osan ylä- tai alatunnisteen otsikosta, voit käyttää ohjausobjekteja joustavasti. Voit

  • siirtää asettelua tai muuttaa sen kokoa. Voit esimerkiksi siirtää saraketta vasemmalle tai oikealle.
  • muotoilla asettelua. Voit esimerkiksi määrittää asiakkaan nimen sarakkeeseen lihavoinnin, jotta se erottuu selvästi.
  • lisätä asetteluun sarakkeen (kentän).
  • poistaa sarakkeen (kentän) asettelusta.

Sarakkeen siirtäminen asettelunäkymässä

Asettelut tallennetaan rakenteeseen, joten ne ovat käytettävissä.

Uudet jaetut lomakkeet, joiden avulla tietoja voi selata nopeasti

Uuden jaetun lomakkeen avulla voit luoda lomakkeen, jossa yhdistyvät taulukkonäkymä ja lomakenäkymä. Voit määrittää ominaisuuden, joka ilmoittaa Accessille, sijoitetaanko taulukko ylös, alas, vasemmalle vai oikealle.

Jaettu lomake

Lomakkeisiin ja raportteihin upotetut makrot

Voit välttyä koodin kirjoittamiselta käyttämällä uusia, turvallisia upotettuja makroja. Upotettu makro tallennetaan ominaisuuteen, ja se on osa objektia, johon se kuuluu. Makrot ovat riippumattomia muista ohjausobjekteista, joten voit muokata upotetun makron rakennetta ilman, että sillä on vaikutusta muihin makroa käyttäviin ohjausobjekteihin. Upotetut makrot ovat turvallisia, koska niiltä estetään automaattisesti tiettyjen, mahdollisesti riskejä sisältävien toimintojen suorittaminen.

Upotetun makron määrittäminen Kaksoisnapsautettaessa-tapahtumalle

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uudet tietotyypit ja ohjausobjektit

Office Access 2007 sisältää uusia ja parannettuja tietotyyppejä ja ohjausobjekteja, jotka helpottavat muuntyyppisten tietojen tallentamista.

Moniarvokentät monimutkaisia tietoja varten

Voit luoda kenttiä, jotka sisältävät useita arvoja. Tällaisia tietoja kutsutaan monimutkaisiksi tiedoiksi. Oletetaan, että sinun on määritettävä tehtävä yhdelle työntekijällesi tai alihankkijallesi, mutta haluat määrittää sen useammalle kuin yhdelle henkilölle. Useimmissa tietokantojen hallintajärjestelmissä ja Accessin aiemmissa versioissa tällainen tilanne edellyttää monta-moneen-yhteyden luomista. Office Access 2007 -ohjelmassa vaikein osuus on tehty puolestasi siinä vaiheessa, kun valitset kentän, jonka haluat hyväksyvän useita arvoja. Moniarvokentät soveltuvat esimerkiksi tilanteeseen, jossa käytät Office Access 2007 -ohjelmaa sellaisen SharePoint-luettelon käsittelemiseen, joka sisältää jonkin Windows SharePoint Services -ohjelman moniarvokenttätyypin. Office Access 2007 on yhteensopiva tällaisten tietotyyppien kanssa.

Moniarvokenttä

Tiedostojen liitekentät

Uuden Liite-tietotyypin avulla voit helposti tallentaa kaikentyyppisiä asiakirjoja ja binääritiedostoja tietokantaan suurentamatta tietokannan kokoa tarpeettomasti. Office Access 2007 pakkaa liitteet automaattisesti tilan käytön optimoimiseksi. Onko sinun liitettävä Microsoft Office Word 2007 -asiakirja tietueeseen? Haluatko tallentaa tietokantaan digitaalisia kuvia? Nämä tehtävät onnistuvat helposti liitteiden avulla. Voit jopa liittää yhteen tietueeseen useita liitteitä.

Liitteet-valintaikkuna

Memo-kentät tukevat nyt Rich Text -muotoa ja muokkaustietoja

Koska Office Access 2007 tukee nyt RTF-muotoa, voit käyttää tietueissasi muotoiluja. Voit muotoilla tekstin (esimerkiksi lihavoida tai kursivoida, käyttää erilaisia fontteja ja värejä sekä muita muotoiluvaihtoehtoja) ja tallentaa sitten tekstin tietokantaan. RTF-teksti tallennetaan Memo-kenttään HTML-muodossa, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services -ohjelman tietotyypin kanssa. Määritä uuden TextFormat-ominaisuuden arvoksi RichText tai PlainText, jolloin muokkausruutuohjausobjektien ja taulukkonäkymän teksti muotoillaan vastaavasti.

Memo-kentät ovat hyödyllisiä tallennettaessa suuria määriä tietoja. Office Access 2007 -ohjelmasta alkaen voit määrittää Vain liittäminen -ominaisuuden, joka pakottaa Accessin säilyttämään memo-kentän kaikkien muutosten tiedot. Voit sitten tarkastella kaikkien muutosten historiatietoja. Tämä toiminto tukee myös Windows SharePoint Services -palvelun seurantaa, joten voit käyttää Accessia SharePoint-luettelon sisällön historian tarkastelemiseen.

Kalenteri päivämäärien valitsemista varten

Päivämäärä/kellonaika-tietotyyppiä käyttäviin kenttiin ja ohjausobjekteihin tulee automaattisesti yksi ominaisuus lisää: päivämäärän valitseminen sisäisestä, vuorovaikutteisesta kalenterista. Kalenteripainike tulee automaattisesti näkyviin päivämäärän oikealle puolelle. Jos haluat tietää vaikkapa kuluvan viikon perjantain päivämäärän, voit avata kalenterin tätä painiketta napsauttamalla. Voit myös poistaa kentän tai ohjausobjektin kalenterin käytöstä käyttämällä ominaisuutta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannetut suunnittelu- ja analysointityökalut

Office Access 2007 -ohjelman uusien työkalujen avulla voit luoda tietokantaobjekteja aiempaa nopeammin ja analysoida tietoja tehokkaasti.

Parannettu Kenttäluettelo-ruutu

Uusi Kenttäluettelo-ruutu on monipuolisempi kuin Accessin aiempien versioiden päivämääränvalitsin, koska se mahdollistaa kenttien lisäämisen myös muista taulukoista. Voit vetää kenttiä tietuelähteen taulukosta tai toisiinsa liittymättömistä taulukoista tietokannassa. Office Access 2007 luo tarvittavan infrastruktuurin, joten jos taulukoiden välille on luotava yhteyksiä, se tehdään automaattisesti tai sinua opastetaan prosessin vaiheissa.

Kenttäluettelo-ruutu

Parannetut lajittelu- ja suodatustyökalut

Oletetaan, että haluat löytää etsimäsi nopeasti tai lajitella sarakkeen tiedot tietyllä tavalla. Office Access 2007 -ohjelman uusi pikasuodatusominaisuus hyödyntää jo valmiiksi tehokkaita suodatusominaisuuksia, joten voit etsiä nopeasti juuri ne tiedot, joita tarvitset. Voit valita sarakkeesta yksilöllisiä arvoja, jos et esimerkiksi muista tarvitsemaasi nimeä, tai voit lajitella arvoja käyttämällä valikkovaihtoehtoja, kuten Lajittele vanhimmasta uusimpaan tai Lajittele uusimmasta vanhimpaan.

Pikasuodatus

Yleisimmät suodatusvaihtoehdot ovat valmiiksi näkyvissä valikkokomentoina, tai voit suodattaa haluamasi tiedot käyttämällä pikasuodatusta. Pikasuodatusvaihtoehdot muuttuvat automaattisesti tietotyypin mukaan, joten tekstiä, päivämääriä ja numeroita varten käytettävissä olevat suodatusehdot ovat erilaiset.

Päivämääräsuodattimet

Nämä uudet suodatus- ja lajitteluominaisuudet toimivat samalla tavalla sekä Office Access 2007- että Microsoft Office Excel 2007 -ohjelmassa.

Summat ja erilaisia taustoja taulukoissa

Taulukkonäkymässä uutta on Summa-rivi, jolla voidaan näyttää summa, määrä, keskiarvo, enimmäis- tai vähimmäisarvo, keskihajonta tai varianssi. Kun olet lisännyt Summa-rivin, voit valita haluamasi laskutoimituksen osoittamalla sarakkeen solussa olevaa nuolta.

Taulukon Summa-rivi

Taulukot, raportit ja jatkuvat lomakkeet tukevat uutta rivien vaihtoehtoista taustaväriä, jonka voit määrittää oletustaustaväristä riippumatta. Joka toisen rivin varjostaminen on helppoa, ja voit valita haluamasi värin.

Taulukko, jossa on käytössä vaihtoehtoinen rivin väri

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannettu turvallisuus

Office Access 2007 -ohjelman parannetut turvallisuusominaisuudet ja tiivis integrointi Windows SharePoint Services -palveluihin mahdollistaa tietojenseurantasovellusten tehokkaan hallinnan ja suojaamisen. Kun tallennat seurantasovelluksen tiedot Windows SharePoint Services -palveluun, voit tarkistaa muutoshistorian, palauttaa poistettuja tietoja ja määrittää tietojen käyttöoikeudet.

Jotta Office Access 2007 on turvallinen ja se pystyy säilyttämään yhtenäisyyden muiden 2007 Office -tuotteiden kanssa, Office Access 2007 sisältää uusia, parannettuja turvallisuusominaisuuksia. Yhdistetyt luottamuspäätökset on integroitu Microsoft Office Trust Centeriin. Luotettujen sijaintien avulla voit helposti luottaa kaikki tietokannat turvallisiin kansioihin. Voit ladata Office Access 2007 -sovelluksen, jonka koodi ja makrot on poistettu käytöstä, jolloin toiminnot voidaan tehdä turvallisesti "eristettynä" (ei-luotettuja komentoja ei voi suorittaa). Luotetut makrot suoritetaan eristetyssä tilassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uudet tavat jakaa tietoja ja hyödyntää yhteiskäyttöominaisuuksia

Käyttämällä Office Access 2007 -ohjelman uusia yhteiskäyttöominaisuuksia voit nyt kerätä tehokkaasti tietoja muilta ja jakaa ne turvallisesti verkossa.

Integrointi Windows SharePoint Services -palveluun

Office Access 2007 integroituu Windows SharePoint Services -palveluun usealla eri tavalla, joten hyödynnettävissäsi on useita tehokkaita Windows SharePoint Services -yhteiskäyttöominaisuuksia.

Tietoihin tehtyjen muutosten seuranta    Voit tarkastella muutoshistoriaa tietuetasolla Windows SharePoint Services -palvelun avulla. Onko sinun saatava selville, kuka muutti rivin tai milloin se muutettiin? Voit ottaa tämän selville tarkastelemalla muutoshistoriaa.

Käyttöoikeuksien määrittäminen    Voit määrittää SharePoint-luetteloiden käyttöoikeudet Windows SharePoint Services -palvelun avulla. Voit halutessasi sallia tai kieltää käyttöoikeudet joiltakin käyttäjiltä. Voit määrittää rajoitetut lukuoikeudet tai täydet muokkausoikeudet.

Tietojen palauttaminen roskakorista    Windows SharePoint Services -palvelun uuden Roskakorin avulla voit helposti tarkastella poistettuja tietueita ja palauttaa vahingossa poistettuja tietoja.

Access-lomakkeiden ja -raporttien avaaminen Windows SharePoint Services -palvelussa    Office Access 2007 -palvelun käyttäjät voivat avata luetteloita värikkäissä Access-näkymissä suoraan SharePoint-sivustoista. Windows SharePoint Services -ohjelman lomakkeet, raportit ja taulukot voivat näkyä SharePoint-sivustossa luetteloissa muiden näkymien rinnalla. Kun valitset Access-näkymän, Office Access 2007 käynnistyy ja avaa pyydetyn lomakkeen, raportin tai taulukon. Näin voit helposti suorittaa hienon Office Access 2007 -raportin SharePoint-sivustossa käynnistämättä ensin Office Access 2007 -ohjelmaa. Voit myös valita luettelon avaamisen Accessissa, ja jos tietokantaa ei ole olemassa, se luodaan automaattisesti ja siihen täytetään luettelon perusteella esimääritetty lomakkeiden ja raporttien joukko.

Tietokannan siirtäminen SharePoint -sivustoon    Voit muuttaa itsenäisen tietokannan helposti jaetuksi Windows SharePoint Services -palvelun ratkaisuksi, joka tallentaa linkitettyjen SharePoint-luettelojen tietoja. Ohjattu tietojen siirtäminen SharePoint-sivustoon on älykäs ohjelma, joka siirtää perusavaimet ja yhteydet automaattisesti.

Jaetun Windows SharePoint Services -palvelun etuihin kuuluu välitön jaettu selainpohjainen yhteys, keskitetty varmuuskopiointi, SharePoint-sivustoon perustuva tietokannan käyttö ja kaikki monipuolisen Access-pohjaisen työaseman käyttämisestä palvelinpohjaisessa ratkaisussa. IT-osastot voivat parantaa ennustettavuutta ja hallintaa siirtämällä tietokannan käytön SharePoint-sivustoon. Käyttäjät voivat tilata sähköposti-ilmoituksen, kun tietueita lisätään, poistetaan tai muutetaan SharePoint-luettelossa.

Integrointi Windows SharePoint Services -työnkulkuun    Office Access 2007 tukee työnkulkua käyttämällä Windows SharePoint Services -palvelun Windows Workflow Services -palvelua. Voit esimerkiksi luoda työnkulun reititystä ja hyväksyntää käyttäviä ratkaisuja, määrittää tehtäviä automaattisesti toisille käyttäjille, raportoida projektin tilan ja varmistaa, että tehtävät suoritetaan ajoissa.

SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukoiden entistä parempi suorituskyky    SharePoint-luetteloihin linkitettyjen taulukoiden sisäiseen käsittelyyn tekemäsi optimoinnit mahdollistavat entistä nopeamman ja tasaisemman käytön.

Kaikki Windows SharePoint Services -tietotyypit vastaavat nyt Access-tietotyyppejä    Moniarvoisten kenttien ja liitteiden tuen avulla Office Access 2007 tukee nyt kaikkia Windows SharePoint Services -palvelun tietotyyppejä, jolloin jaettujen Windows SharePoint Services -sovellusten luominen on helppoa.

SharePoint-luettelojen vieminen offline-tilaan Accessin avulla    Jos joudut viemään usein töitä kotiin, voit viedä SharePoint-luettelot offline-tilaan yhdellä napsautuksella. Käsittele tietoja Accessissa ja synkronoi sitten tekemäsi muutokset tai muodosta yhteys SharePoint-sivustoon myöhemmin.

Tietojen kerääminen InfoPath-lomakkeiden ja Outlookin avulla

Uuden tietojen keräysominaisuuden avulla Office Access 2007 voi luoda automaattisesti Microsoft Office InfoPath 2007 -lomakkeen tai HTML-lomakkeen ja upottaa sen sähköpostiviestin leipätekstiin. Sen jälkeen voit lähettää lomakkeen Outlook-yhteystiedoista valitsemillesi vastaanottajille tai Access-tietokantaan yhteystiedoiksi tallentamillesi henkilöille.

Sähköpostiviestin käyttäminen tietojen keräämiseen

Voit valita, haluatko lisätä uusia tietoja vai päivittää aiemmin määritettyjä tietoja. Sen jälkeen vastaanottajat täyttävät lomakkeen ja palauttavat sen. Office Outlook 2007 tunnistaa saapuvat lomakkeet ja tallentaa tiedot automaattisesti Office Access 2007 -tietokantaan. Tietojen kirjoittamista toistuvasti ei siis tarvita.

Vieminen PDF- ja XPS-tiedostoihin

Voit nyt viedä tietoja PDF (Portable Document Format)- tai XPS (XML Paper Specification) -tiedostomuotoon tietojen tulostamista, julkaisemista ja sähköpostitse jakamista varten. Tämä edellyttää Julkaise .pdf- tai .xps-muodossa -apuohjelman asentamista. Kun viet tiedot lomakkeesta, raportista tai taulukosta PDF- tai XPS-tiedostoon, voit saattaa tiedot helposti jaettavaan muotoon, joka säilyttää kaiken muotoilun, mutta tietojen tulostaminen tai tarkistaminen ei edellytä, että muilla käyttäjillä on Access asennettuna tietokoneissaan.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja helpottaa tiedostojen jakamista. PDF-muodon avulla varmistetaan, että kun tiedostoa tarkastellaan online-tilassa tai kun tiedosto tulostetaan, muotoilu säilyy sellaisenaan eikä tiedoston tietoja voi kopioida tai muuttaa helposti. PDF-muoto on hyödyllinen myös sellaisia tiedostoja varten, jotka jäljennetään käyttämällä kaupallista painatusta.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja helpottaa tiedostojen jakamista. XPS-muodon avulla varmistetaan, että kun tiedostoa tarkastellaan online-tilassa tai kun tiedosto tulostetaan, muotoilu säilyy sellaisenaan eikä tiedoston tietoja voi kopioida tai muuttaa helposti.

Tietoja voidaan viedä .pdf- tai .xps-tiedostomuotoon Office Access 2007 -ohjelmasta vain sen jälkeen, kun apuohjelma on asennettu. Lisätietoja on kohdassa Muiden tiedostomuotojen, kuten PDF:n ja XPS:n, tuen ottaminen käyttöön.

Ulkoisten tietojen käsitteleminen entistä helpompaa

Office Access 2007 -ohjelman uudet ominaisuudet helpottavat tietojen viemistä ja tuomista. Voit tallentaa vienti- tai tuontitoiminnon ja käyttää sitä, kun joudut seuraavan kerran tekemään saman toimen. Ohjatun laskentataulukon tuomisen avulla voit ohittaa Accessin valitseman tietotyypin ja voit tuoda, viedä ja linkittää uusiin Office Excel 2007 -tiedostomuotoihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Ongelmien tehokas vianmääritys

Microsoft Officen diagnostiikka sisältää useita diagnostiikkatestejä, joilla voit selvittää, miksi tietokone jumiutuu. Osa ongelmista voidaan ratkaista suoraan diagnostiikkatestien avulla. Testit voivat myös tarjota ratkaisuja muihin ongelmiin. Microsoft Officen diagnostiikka korvaa seuraavat Microsoft Office 2003:n toiminnot: Vikojen jäljittäminen ja korjaaminen sekä Microsoft Officen sovellusten palauttaminen.

Lisätietoja on kohdassa Viallisten Office-ohjelmien diagnosointi ja korjaaminen Office Diagnostiikan avulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannetut tarkistustyökalut

Seuraavassa on joitakin oikeinkirjoituksen tarkistusohjelman uusia ominaisuuksia:

Sivun alkuun Sivun alkuun

Maksuton 60 päivän kokeiluohjelma

 
 
Käyttö:
Access 2007