Tietojen analysointi ja hallinta

Tee Excel 2000:ssa kopio sisällyttämättä piilotettuja soluja

Kun käytät jäsennystä tai välisummaa pienen tiivistelmän luomiseksi suuresta tietojoukosta, voit tehdä kopion ainoastaan tiivistelmän näkyvistä soluista ilman yksityiskohtia. Näytät ensin ainoastaan tiivistelmärivit tai -sarakkeet ja valitse sitten kaikki tiivistelmätiedot. Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, valitse Erikoismuotoilu ja valitse sitten Vain näkyvät solut. Napsauta nyt Kopioi-painiketta, napsauta tyhjän taulukon solua ja napsauta Liitä-painiketta. Ainoastaan tiivistelmän tiedot sisällytetään kopioon. Saat välisummia ja jäsennyksiä koskevia lisätietoja kirjoittamalla Office-avustajaan tai Excelin ohjeikkunan Microsoft Excel Ohjeen aiheet -välilehteen välisummien lisääminen ja jäsennysten luominen.

Excelin mukauttaminen

Oletusvärien muuttaminen

Excel käyttää Windowsin® värejä useissa osissaan. Voit vaihtaa nämä värit Exceliä varten muuttamalla Windowsin värit.

1. Valitse Käynnistä-valikosta Asetukset ja valitse Ohjauspaneeli.
2. Kaksoisnapsauta Ohjauspaneelin Näyttö-kuvaketta, napsauta Ulkoasu-välilehteä ja napsauta Osa-ruudussa osa, jota haluat vaihtaa.
3. Voit valita kullekin kohteelle värin ja fontin värin:
   • Kolmiulotteiset objektit   Määrittää Excelin rivinumeroiden ja sarakkeiden kirjainten taustan värin ja myös muiden kuin avointen taulukoiden kielekkeiden värin. Fontin väri määrittää rivien numeroiden ja sarakkeiden kirjainten värin ja muiden kuin avointen taulukoiden kielekkeiden tekstin värin.
   • Valitut kohteet   Määrittää korostusvärin, jota Excel käyttää valittujen solujen ilmaisemiseen. Tämä korostus on himmeä versio valitsemastasi väristä.
   • Työkaluvihje   Määrittää taulukon kommenttien taustan oletusvärin. Fontin väri määrittää kommenttien tekstin oletusvärin. Voit myös muuttaa yksittäisten kommenttien taustan ja tekstin värejä. Saat lisätietoja kommenttien värien muuttamisesta kirjoittamalla Office-avustajaan tai Excelin ohjeen Microsoft Excel Ohjeen aiheet -välilehteen kommenttien muotoileminen, valitsemalla Etsi, ja valitsemalla sitten ohjeaiheen "Kommentin ulkoasun muuttaminen"
   • Ikkuna   Määrittää taulukon taustavärin. Fontin väri määrittää soluihin kirjoitettavien tietojen oletusvärin ja avoimen taulukon kielekkeen tekstin värin. Voit myös muuttaa yksittäisten solujen tai koko taulukon fonttien väriä ja taustaväriä. Saat lisätietoja solujen ja taulukoiden värien muuttamisesta kirjoittamalla taulukoiden muotoileminen Office-avustajaan tai Excelin Ohje-ikkunan Microsoft Excel Ohjeen aiheet -välilehteen ja valitsemalla Etsi.
   • Ruudukon värin muuttaminen   Voit määrittää tämän värin Excelissä. Valitse Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse sitten Näytä-välilehti. Valitse lopuksi Ikkuna-kohdan vaihtoehdoista haluamasi väri Väri-luettelosta.

Suurikontrastisen valinnan määrittäminen Excel 2000:ssa

Onko sinulla vaikeuksia nähdä, mitä olet valinnut? Jos tarvitset suurikontrastisen näytön auttamaan näkökykyäsi, voit määrittää Excel 97 -tyylisen valinnan varjostuksen. Voit lisätä rekisterieditorin avulla rekisteriin aliavaimen HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel\Options\Options6 DWORD-arvona ja määrittää tämän aliavaimen vastaamaan kuuttatoista desimaalia.

Piirtotyökalut

Piirrosobjektin lisääminen useita kertoja Office 2000:ssa

Haluatko lisätä saman piirrosobjektin tiedoston, laskentataulukon tai esityksen eri kohtiin? Sinun ei tarvitse napsauttaa piirrosobjektipainiketta aina, kun haluat lisätä esityksen toisessa osassa olevan objektin. Jos kaksoisnapsautat piirrosobjektipainiketta, se pysyy käytössä niin kauan kuin haluat.

1. Saat Piirto-työkalurivin esiin napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella jotain työkaluriviä ja valitsemalla Piirto.
2. Voit lisätä piirrosobjektin useita kertoja, kun kaksoisnapsautat Piirto-työkalurivin piirrosobjektipainiketta (esimerkiksi suorakulmiota). Painike pysyy alhaalla niin kauan kuin haluat.
3. Lisää piirrosobjektit napsauttamalla hiirellä haluamiasi paikkoja.
4. Kun olet lisännyt piirrosobjektit haluamiisi paikkoihin, napsauta piirrosobjektipainiketta uudelleen tai paina ESC-näppäintä.

Voit käyttää samalla tavoin myös Piirto-työkalurivin Automaattiset muodot -painikkeen piirrosobjekteja. Napsauta ensin Automaattiset muodot -painiketta ja valitse piirrosobjektityyppi (esimerkiksi Vuokaavio). Kun alivalikko aukeaa, vedä alivalikon yläreunassa olevasta siirtokahvasta. Alivalikko muuttuu kelluvaksi työkaluriviksi. Kaksoisnapsauta sen jälkeen haluamaasi piirrosobjektipainiketta (esimerkiksi Vuokaavio: Käsittely). Painike pysyy alhaalla niin kauan kuin haluat.

Saat lisätietoja piirtämisestä kohdista Vuokaavion käyttäminen PowerPoint 2000 -esityksessä.

Tietojen kirjoittaminen ja muotoileminen

Saman teksti- ja kuvamuotoilun käyttäminen monta kertaa Office 2000:ssa

Haluatko korostaa tietyllä fontilla sanoja, jotka ovat eri puolilla tiedostoa? Tai haluatko ehkä muuttaa joitakin piirrostyökalulla tehdyssä piirroksessa olevia viivoja katkoviivoiksi? Tietyn muotoilun soveltaminen eri kohtiin tiedostoa on uskomattoman helppoa. Sinun ei tarvitse napsauttaa vakiotyökalurivin Muotoilusivellin-painiketta erikseen aina, kun haluat käyttää jotakin tiedoston toisessa osassa käytettyä muotoilua. Jos kaksoisnapsautat Muotoilusivellin-painiketta, se pysyy käytössä niin kauan kuin haluat.

1. Valitse kohde, jonka muotoilun haluat kopioida.
2. Voit kopioida valitsemasi muotoilun useita kertoja, kun kaksoisnapsautat Muotoilusivellin-painiketta. Painike pysyy käytössäsi niin kauan kuin haluat.
3. Valitse teksti tai kuva, johon haluat käyttää uutta muotoilua.
4. Kun olet lopettanut muotoilun käyttämisen, napsauta Muotoilusivellin-painiketta uudelleen tai paina ESC-näppäintä.

Huomautus   Tekstin ja kuvien muotoilun käyttäminen useita kertoja ohjelmien välillä ei ole mahdollista. Muotoilua ei esimerkiksi voi siirtää Wordista PowerPointiin®.

Saat lisätietoja kirjoittamalla muotoilusivellin tai kopioi muotoiluja Office-avustajaan tai ohjelman ohjeen Vastaustoiminto-välilehteen ja valitsemalla sitten Etsi. Saat lisätietoja kohdasta Piirrosobjektin lisääminen useita kertoja Office 2000:ssa.

Useiden rivien kirjoittaminen Excel 2000:n soluun

Excelissä on kaksi tapaa näyttää solussa useita rivejä tietoja.

Rivinvaihdon kirjoittaminen   Voit aloittaa uuden rivin kirjoittaessasi tai muokatessasi tietoja painamalla ALT + ENTER.

Tekstin rivittäminen automaattisesti   Valitse solu, valitse Muotoile-valikosta Solu, valitse Tasaus-välilehti ja valitse Tekstin rivitys -valintaruutu. Solun tiedot rivittyvät vastaamaan sarakkeen leveyttä. Voit muuttaa tietojen leveyttä leventämällä tai kaventamalla saraketta. Lisätietoja saat kirjoittamalla sarakkeen leveyden muuttaminen Office-avustajaan tai Office 2000:n Ohje-valintaikkunan Vastaustoiminto-välilehteen ja valitsemalla Etsi.

URL-osoitteiden kirjoittaminen tekstinä Excel 2000:ssa

Kun kirjoitat soluun Internet-osoitteen, esimerkiksi www.example.microsoft.com, Excel muuttaa osoitteen automaattisesti hyperlinkiksi. Voit tallentaa osoitteen tavallisena tekstiä kirjoittamalla heittomerkin (') osoitteen eteen. Jos esimerkiksi kirjoitat 'www.example.microsoft.com, solussa on osoitteen teksti ilman heittomerkkiä, eikä teksti ole hyperlinkki. Jos Excel on jo muuntanut osoitteen hyperlinkiksi, voit poistaa sen käytöstä: Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella, valitse pikavalikosta Hyperlinkki ja valitse sitten Poista hyperlinkki.

Solurivien muuntaminen sarakkeiksi tai sarakkeiden muuntaminen riveiksi Excel 2000:ssa

Oletko halunnut muuntaa tekstisarakkeen riviksi, jotta voisit käyttää tekstiä taulukon sarakeotsikkoina? Tai oletko koskaan joutunut siirtämään sarakkeiksi järjestettyyn taulukkoon riviksi järjestettyjä tietoja? Tietojen siirtäminen manuaalisesti yksi kerrallaan olisi vaivalloista. Voit kuitenkin käyttää Liitä määräten -komento muuntamaan tietosarakkeen riviksi ja päinvastoin.

Tietosarakkeen muuntaminen...

Maitotuotteet

Liha

Juomat

Elintarvikkeet

...riviksi tietoja.

Maitotuotteet

Liha

Juomat

Elintarvikkeet

Voit muuntaa rivin sarakkeeksi ja päinvastoin seuraavasti:

1. Valitse muutettavat solut.
2. Valitse Muokkaa-valikosta Kopioi.
3. Valitse liittämisalueen vasemman yläkulman solu. Liittämisalueen on oltava kopioidun alueen ulkopuolella.
4. Valitse Muokkaa-valikosta Liitä määräten.
5. Valitse Kääntö-valintaruutu.

Kopioidun alueen ylimmän rivin tiedot näkyvät liittämisalueen vasemmassa sarakkeessa ja vasemman sarakkeen tiedot näkyvät ylimmässä rivissä.

Saat lisätietoja Liitä määräten -valintaikkunasta napsauttamalla valintaikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kysymysmerkkiä ? ja valitsemalla sitten vaihtoehdon, josta haluat lisätietoja.

Kaavat ja laskutoimitukset

Kahden päivämäärän välisen ajan laskeminen Excel 97:ssä ja 2000:ssa

Voit laskea kahden päivämäärän välisten päivien määrän yksinkertaisesti vähentämällä päivämäärät toisistaan. Jos esimerkiksi solussa A1 on päivämäärä 8.6.2000 ja solussa A2 on päivämäärä 20.6.2000, kaava =A2-A1 laskee näiden päivämäärien välisten päivien määrän (12).

Muista käyttää numeromuotoilua solussa, johon kirjoitat kaavan (valitse Muotoile-valikosta Solut, valitse Numero-välilehti ja valitse sitten Luokka-kohdasta Numero). Jos et muotoile solua numeromuotoilulla, Excel olettaa, että siinä käytetään samaa muotoilua kuin laskutoimituksessa käytettävissä soluissa ja näyttää tuloksen päivämäärän numeron sijasta.

Jatkuvan kokonaissumman kaavan luominen Excel 97:ssä ja 2000:ssa

Microsoft Excelissä voit laskea jatkuvan sarakkeen tai rivin (kumulatiivisen) kokonaissumman käyttämällä absoluuttisten ja suhteellisten viittausten yhdistelmää kaavassa, joka käyttää SUMMA-funktiota.

	A	B
1	100	100
2	200	300
3	300	600
4	400	1000
5	500	1500

Jos haluat esimerkiksi laskea sarakkeen B solujen A1 - A5 jatkuvan kokonaissumman (solussa B1 on esimerkiksi solun A1 arvo, solussa B2 on A1 + A2, solussa B3 on A1 + A2 + A3 ja niin edelleen), määritä taulukko seuraavasti:

1. Kirjoita soluun B1 kaava
   =SUMMA($A$1:A1)
   tässä kuvatulla tavalla.
   
   

   	A	B
   1	100	=SUMMA($A$1:A1)
   2	200
   3	300
   4	400
   5	500

2. Valitse solut B1 - B10.
3. Valitse Muokkaa-valikosta Täytä alas.
   
   $A$1 (absoluuttinen viittaus) on vakio kaikissa soluissa, kun taas A1 (suhteellinen viittaus) päivitetään kussakin peräkkäisessä solussa viittaamaan sarakkeen A viereiseen soluun tässä kuvatulla tavalla:

   	A	B
   1	100	=SUMMA($A$1:A1)
   2	200	=SUMMA($A$1:A2)
   3	300	=SUMMA($A$1:A3)
   4	400	=SUMMA($A$1:A4)
   5	500	=SUMMA($A$1:A5)

Lisätietoja absoluuttisten ja suhteellisten viittausten käyttämisestä Excelissä saat kirjoittamalla solut ja alueviittaukset Office-avustajaan tai Excelin Ohje-ikkunan Vastaustoiminto -välilehteen ja napsauttamalla sen jälkeen Etsi-painiketta. Saat lisätietoja SUMMA-funktiosta kirjoittamalla SUMMA-laskentataulukkofunktio Office-avustajaan tai Excelin Ohje-ikkunan Vastaustoiminto-välilehteen ja valitsemalla Etsi.

Laskentataulukkofunktioiden etsiminen Excel 2000:ssa

Oletko unohtanut sen Excel-laskentataulukkofunktion nimen, jota käytit viime vuonna asuntolainasi lyhennysten laskemiseen? Liitä funktio -valintaikkunan ja Office-avustajan avulla voit löytää haluamasi funktion.

1. Valitse laskentataulukosta solu, johon haluat lisätä funktion.
2. Valitse Lisää-valikosta Funktio.
3. Jos näyttöön ei tule Office-avustajaa, napsauta Office-avustaja -painiketta, joka on Liitä funktio -valintaikkunan vasemmassa alanurkassa.
4. Napsauta Office-avustajan puhekuplassa vaihtoehtoa Tämän ominaisuuden ohje tai Näytä ohjeet.
5. Kirjoita Office-avustajan puhekuplaan lyhyt tehtävänkuvaus, esimerkiksi lainan kuolettaminen, ja napsauta sen jälkeen Etsi-painiketta.

Kun aloitat funktion haun, voit käyttää apuna luetteloa, jonka saat esiin, kun napsautat Liitä funktio -valintaikkunassa olevan Funktioluokka -luettelon Ehdotus-vaihtoehtoa.

Oletko unohtanut funktion argumentit kirjoittaessasi funktiota Excel 2000:ssa?

Kun painat CTRL+A, näyttöön tulee kaavavalikoima, jossa on funktion kuvaus, funktion kunkin argumentin kuvaus ja jopa laskutoimituksen lopputulos.

Tulosten piilottaminen kaavojen laskiessa virhearvoja Excel 2000:ssa

Et ehkä halua kaavan tuloksen näkyvän taulukossa, jos kaavan laskutoimitus tuottaa virhearvon. Voit piilottaa virhearvot Excelissä käyttämällä ehdollista muotoilua tai ehdollisia kaavoja.

Seuraavan esimerkin virhearvo #DIV/0! on solun D1 kaavan tulos kaavan yrittäessä jakaa solun C1 arvoa solulla B1, joka on tyhjä:

Voisit tietysti yksinkertaisesti poistaa kaavan. Haluat kuitenkin säilyttää sen, jotta se laskee ja näyttää oikeat arvot, kun soluun B1 kirjoitetaan arvo. Voit tehdä tämän käyttämällä Excel 2000:ssa ehdollista muotoilua. Toimi seuraavasti:

1. Valitse solu tai solut, joiden sisältämät kaavat saattavat tuottaa virhetuloksen, joita et halua näyttää.
2. Valitse Muotoile-valikosta Ehdollinen muotoilu.
3. Valitse Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa Ehto 1 -luettelo ja valitse Kaava arvo.
4. Kirjoita Ehto 1 -luettelon oikealla puolella olevaa ruutuun seuraava kaava:
   
   =ONVIRHE(solu_viittaus)
   
   jossa solu_viittaus on valinnan aktiivisen solun suhteellinen viittaus. Tässä esimerkissä valinnan aktiivinen solu on D1. Kun valitset ehdollisesti muotoiltavien solujen alueen, kaavan on arvioitava alueen kukin solu. Jos kuitenkin kirjoitat pelkästään valinnan aktiivisen solun suhteellisen viittauksen, Excel muuttaa viittauksia toisiin soluihin suhteessa aktiiviseen soluun.
5. Napsauta Muotoile-painiketta. Valitse Muotoile solut -valintaikkunassa Väri-luettelon valkoista väriä.
6. Valitse Muotoile solut -valintaikkunassa OK ja valitse sitten OK Ehdollinen muotoilu -valintaikkunassa.

Excel 97:ää aikaisemmissa Excelin versioissa ei ollut mahdollista luoda mukautettua numeromuotoilua solun kaavan soluun palauttamien virhearvojen piilottamiseksi. Voit kuitenkin muuttaa varsinaisen kaavan piilottamaan virhetulokset automaattisesti käyttämällä ONVIRHE-funktiota ehdollisessa kaavassa. Sen sijaan, että kirjoittaisit

=C1/B1

kuten edellä olevassa esimerkissä, voit käyttää kaavaa:

=JOS(ONVIRHE(C1/B1),"",C1/B1)

joka palauttaa soluun tyhjän merkkijonon (""), jos laskutoimitus palauttaa virhearvon.

Pikanäppäimet

Hyödyllisiä pikanäppäimiä Excel 2000:ssa

Onko mielestäsi näppäimistön käyttäminen nopeampaa kuin hiiren? Pikanäppäimien avulla voit ohittaa valikkoja ja toteuttaa komentoja nopeasti. Excelissä voit käyttää pikanäppäimiä moniin tarkoituksiin. Voit esimerkiksi toteuttaa valikkojen ja työkalurivien komentoja tai asetella ja muokata tietoja. Jotkin pikanäppäimet näkyvät valikossa komentojen vieressä. Esimerkiksi Muokkaa-valikon Kopioi-komennon vieressä näkyy pikanäppäin CTRL+C.

Täydellinen pikanäppäinluettelo on Office-avustajan ohjeessa. Saat Excel 2000:n ja muiden Office 2000 -sovellusten Office-avustajan käyttöön painamalla F1-näppäintä. Kirjoita sitten tekstikenttään pikanäppäimet. Tärkeimmät Excelin pikanäppäimet ovat seuraavat:

Toiminto	Pikanäppäimet
Käytössä olevan sarakkeen valitseminen	CTRL+VÄLILYÖNTI
Käytössä olevan rivin valitseminen	VAIHTO+VÄLINÄPPÄIN
Siirtyminen laskentataulukon alkuun	CTRL+HOME
Siirtyminen laskentataulukon loppuun. Laskentataulukon loppu on joko oikeanpuoleisimman ja alimman käytössä olevan rivin leikkauskohdassa (alimpana oikeassa nurkassa) tai vastapäätä aloitussolua (useimmiten A1:stä)	CTRL+END
Funktion liittäminen kaavaan	VAIHTO+F3
Kaavavalikoiman näyttäminen kaavaa luotaessa.	CTRL+A
Kaikkien kenttien valitseminen (kun kaavaa ei olla luomassa)	CTRL+A
Solujen tai kaavojen näyttäminen	CTRL+ ` (heittomerkki)
Kaikkien avoimien työkirjojen taulukoiden laskeminen	F9
Käytössä olevan taulukon laskeminen	VAIHTO+F9
Kaavion luominen käyttämällä nykyistä arvoaluetta	F11 tai ALT+F1
Päivämäärän lisääminen	CTRL+ ; (puolipiste)
Kellonajan lisääminen	CTRL+ : (kaksoispiste)
Nykyisten tietojen syöttäminen valittuun solualueeseen	CTRL+ENTER
Siirry-valintaikkunan avaaminen	F5
Muotoile solut -valintaikkunan avaaminen	CTRL+1
Kopioiminen	CTRL+C
Liittäminen	CTRL+V
Kumoaminen	CTRL+Z
Tallentaminen	CTRL+S
Tulostaminen	CTRL+P
Avaaminen	CTRL+O

Pivot-taulukkoraportit

Excel 2000:n pivot-taulukkoraporttien luominen on paljon helpompaa nyt

Napsauta lähdetiedostojen solua, valitse Tiedot-valikosta Pivot-taulukko ja pivot-kaavioraportti ja valitse sitten Valmis. Nyt voit vetää haluamasi kentät Pivot-taulukko-työkalurivistä taulukon jäsennettyihin alueisiin ja katsoa, kuinka Pivot-taulukkoraportti muodostuu.

Tulostaminen

Sovita Excel 97/2000 -tulosteet sivujen levyisiksi

Haluatko taulukon sopivan tulostettaessa paperin leveydelle ja käyttävän kaikkien tietojen tulostamiseen tarvittavan määrän arkkeja? Kun valitset Tiedosto-valikosta Sivun asetukset, valitse Skaalaus-kohdassa Sivu-välilehti, valitse sitten Sovita ja 1 sivun levyisenä. Poista toisesta, sivun korkeuden määrittävästä Sovita-ruudusta numero siten, että ruutu on tyhjä.