Tietoja voidaan vaihtaa Microsoft Office Accessin ja Microsoft Office Excelin välillä monella tavalla.
- Jos haluat tuoda tietoja Accessista Exceliin, voit kopioida tiedot Accessin taulukosta ja liittää ne Excelin laskentataulukkoon, voit muodostaa yhteyden Access-tietokantaan Excelin laskentataulukosta tai voit viedä Access-tiedot Excel-laskentataulukkoon.
- Jos haluat tuoda tietoja Excelistä Accessiin, voit kopioida tiedot Excelin laskentataulukosta ja liittää ne Accessin taulukkoon, voit tuoda Excelin laskentataulukon Access-tietokantaan tai voit linkittää Excel-laskentataulukon Access-taulukkoon.
Huomautuksia
- Sanalla "tuoda" on kaksi erilaista merkitystä Excelistä ja Accessista puhuttaessa. Excelissä tuominen tarkoittaa pysyvän yhteyden muodostamista tietoihin, ja tietoja voidaan päivittää. Accessissa tuominen puolestaan tarkoittaa tietojen tuomista Accessiin kerran ilman pysyvän yhteyden muodostamista.
- Et voi tallentaa Excel-työkirjaa Access-tietokantana. Excel ja Access eivät sisällä toimintoa, jolla Excelin tiedoista voitaisiin luoda Access-tietokanta.
Valitse haluamasi toimet
Accessin tietojen käsitteleminen Excelissä
Haluat ehkä käsitellä Accessin tietoja Excelin työkirjassa, jotta voisit käyttää hyväksi tietojen analysointi- ja kaavion piirtotoimintoja, joustavaa tietojen järjestämistä ja asettelua tai useita muita toimintoja, joita Access ei tue.
Accessin tietojen kopioiminen Exceliin
Voit kopioida tietoja Accessin taulukkonäkymästä ja liittää ne Excelin laskentataulukkoon.
- Käynnistä Access ja avaa taulukko, kysely tai lomake, joka sisältää kopioitavat tietueet.
- Valitse Aloitus-välilehdestä Näytä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.
- Valitse kopioitavat tietueet.
Jos haluat valita tietyt vierekkäiset sarakkeet, vedä hiiriosoitinta sarakeotsikoiden yli.
- Napsauta Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Kopioi-painiketta
.
Pikanäppäin Voit myös painaa CTRL+C-näppäinyhdistelmää.
- Käynnistä Excel ja avaa laskentataulukko, johon haluat liittää tiedot.
- Napsauta taulukkoalueen vasenta yläkulmaa siitä kohdasta, jossa haluat ensimmäisen kentän nimen näkyvän.
Varmista, etteivät kopioitavat tietueet korvaa entisiä tietueita. Tämä tapahtuu varmistamalla, ettei napsautettavan solun alapuolella tai oikealla puolella ole tietoja.
- Napsauta Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Liitä-painiketta
.
Pikanäppäin Voit myös painaa CTRL+V-näppäinyhdistelmää.
Sivun alkuun
Accessin tietojen vieminen Exceliin
Voit Accessin ohjattua vientitoimintoa käyttämällä viedä Access-tietokantaobjektin, kuten taulukon, kyselyn tai lomakkeen, tai näkymästä valitut tietueet Excelin laskentataulukkoon. Kun suoritat vientitoiminnon, voit tallentaa tiedot myöhempää käyttöä varten ja jopa ajoittaa vientitoiminnon tapahtumaan automaattisesti tietyin väliajoin.
Seuraavassa on muutamia tavallisia tapauksia, jolloin tietoja halutaan viedä Accessista Exceliin:
- Osasto tai työryhmä käyttää tietojen käsittelemiseen sekä Accessia että Exceliä. Tiedot tallennetaan Access-tietokantoihin, mutta Exceliä käytetään tietojen analysoimiseen ja analyysin tulosten jakamiseen. Työryhmä vie tiedot Exceliin tarvittaessa, mutta haluaisit tehostaa tätä menettelyä.
- Olet käyttänyt Accessia kauan, mutta päällikkösi haluaa tarkastella raportteja Excelissä. Kopioit tiedot Exceliin säännöllisin väliajoin, mutta haluaisit säästää aikaasi automatisoimalla tämän prosessin.
Lisätietoja tietojen viemisestä Accessista Exceliin on Accessin ohjeessa.
Sivun alkuun
Yhteyden muodostaminen Accessin tietoihin Excelistä
Jos haluat tuoda päivitettäviä tietoja Accessista Exceliin, voit muodostaa yhteyden, joka usein tallennetaan .odc (Office Data Connection) -tiedostoon, Access-tietokantaan ja hakea kaikki taulukon tai kyselyn tiedot. Suurin etu yhteyden muodostamisesta Accessin tietoihin niiden tuomisen asemesta on se, että voit aika ajoin analysoida tiedot Excelissä ilman, että tietoja tarvitsee toistuvasti kopioida tai viedä Accessista. Kun olet muodostanut yhteyden tietoihin, voit myös automaattisesti päivittää Excelin työkirjat suoraan Access-tietokannasta, kun tietokannan tiedot muuttuvat. Voit esimerkiksi halutessasi päivittää Excelissä olevan budjettiraportin yhteenvedon kerran kuukaudessa ennen raportin jakamista, jolloin se sisältää ajan tasalla olevat tiedot.
- Valitse solu, johon haluat lisätä tiedot Access-tietokannasta.
- Valitse Tiedot-välilehden Nouda ulkoiset tiedot -ryhmästä Accessista.
- Etsi tuotava tekstitiedosto Kohde-luettelosta ja kaksoisnapsauta Access-tietokantaa.
Valitse tuotava taulukko tai kysely Valitse taulukko -valintaikkunasta ja valitse sitten OK.
- Tee Tuo tiedot -valintaikkunassa seuraavat toimet:
- Tee Valitse, kuinka haluat näiden tietojen näkyvän -kohdassa jokin seuraavista:
- Jos haluat nähdä tiedot taulukkona (taulukko: Joukko tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja, jotka on tallennettu tietueisiin (riveille) ja kenttiin (sarakkeisiin).), valitse Taulukko.
- Jos haluat nähdä tiedot pivot-taulukkoraporttina (pivot-taulukkoraportti: Vuorovaikutteinen ristikkäintaulukoitu Excel-raportti, joka tekee yhteenvetoja ja analysoi erilaisista, myös Excelin ulkopuolisista, tietolähteistä peräisin olevia tietoja, kuten tietokannan tietueita.), valitse Pivot-taulukkoraportti.
- Jos haluat nähdä tiedot pivot-kaavio- (pivot-kaavioraportti: Kaavio, joka analysoi tiedot vuorovaikutteisesti pivot-taulukkoraportin tapaan. Tietoja voidaan tarkastella erilaisissa näkymissä, yksityiskohdat voidaan nähdä eri tasoilla, ja kaavion ulkoasua voidaan muuttaa kenttiä vetämällä sekä näyttämällä tai piilottamalla kentissä olevia kohteita.) ja pivot-taulukkoraporttina, valitse Pivot-kaavio- ja pivot-taulukkoraportti.
- Voit myös valita Ominaisuudet, jos haluat määrittää tuotavien tietojen päivitys-, muotoilu- ja asetteluasetukset, ja valitse sitten OK.
- Tee Noudetut tiedot sijoitetaan -kohdassa seuraavat toimet:
- Jos haluat palauttaa tiedot valitsemaasi sijaintiin, valitse Aiemmin luotuun laskentataulukkoon.
- Jos haluat palauttaa tiedot uuden laskentataulukon vasempaan yläkulmaan, valitse Uuteen laskentataulukkoon.
- Valitse OK.
Excel sijoittaa ulkoisen tietoalueen määrittämääsi paikkaan.
Lisätietoja yhteyden muodostamisesta tietoihin on kohdassa Yhteyden muodostaminen ulkoisiin tietoihin (tuominen).
Sivun alkuun
Excelin tietojen käsitteleminen Accessissa
Haluat ehkä käsitellä Excelin tietoja Access-tietokannassa, jotta voisit käyttää hyväksi Accessin tiedonhallintaa, suojauksia tai monen käyttäjän toimintoja. Accessissa on monia hyödyllisiä toimintoja, mutta kaksi niistä on sellaisia, joita käyttäjät ehkä pitävät erityisen hyödyllisinä Excelin tietojen käsittelemisessä:
- Raportit Jos Accessin raporttien suunnitteleminen on sinulle tuttua ja haluat luoda yhteenvetoja sekä järjestää Excelin tietoja tämänlaisissa raporteissa, voit luoda Access-raportin. Voit esimerkiksi luoda joustavampia raportteja, kuten ryhmiteltyjä raportteja, yhteenvetoja, osoitelappuja ja graafisia raportteja.
- Lomakkeet Jos haluat etsiä tai näyttää Excelin tietoja lomakkeita käyttämällä, voit luoda Access-lomakkeen. Voit esimerkiksi luoda Access-lomakkeen ja näyttää kentät eri järjestyksessä kuin ne ovat laskentataulukossa tai voit näyttää pitkän tietorivin yhdessä näytössä.
Lisätietoja Accessin lomakkeista ja raporteista on Accessin ohjeessa.
Sivun alkuun
Excelin tietojen kopioiminen Accessiin
Voit kopioida tietoja Excelin laskentataulukkonäkymästä ja liittää ne Accessin taulukkonäkymään.
Huomautus Jos kopioit tietoja laskentataulukon useasta kentästä taulukkonäkymään, varmista, että sarakkeiden järjestys on sama kuin kopioitavien tietojen järjestys. Kun liität usean kentän tiedot lomakkeeseen, Access liittää tiedot kenttiin, joilla on sama nimi kuin lähdekentillä riippumatta siitä, missä järjestyksessä kentät ovat lomakkeessa. Jos kopioitavat tiedot sisältävät kenttiä, joita kohdelomakkeessa ei ole, Access kysyy, haluatko liittää vain ne kentät, joiden nimi löytyy lomakkeesta. Jos samanlaisia kenttien nimiä ei ole, Access liittää kentät kohdelomakkeen sarkainjärjestyksessä, mikä ei ehkä ole haluamasi järjestys. Jos lähteen kentillä on eri nimet kuin kohteen kentillä, voit liittää tiedot taulukkonäkymään lomakkeen sijasta.
- Käynnistä Excel ja avaa laskentataulukko, joka sisältää kopioitavat tiedot.
- Valitse kopioitavat rivit.
- Napsauta Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Kopioi-painiketta .
Pikanäppäin Voit myös painaa CTRL+C-näppäinyhdistelmää.
- Käynnistä Access ja avaa se taulukko, kysely tai lomake, johon haluat liittää rivit.
- Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Näkymät-ryhmästä Näytä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.
- Tee jokin seuraavista:
- Jos haluat korvata tietueita, valitse tietueet ja napsauta sitten Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Liitä-painiketta .
Pikanäppäin Voit myös painaa CTRL+V-näppäinyhdistelmää.
- Jos haluat liittää tiedot uusina tietueina, valitse Aloitus-välilehdessä Leikepöytä-ryhmän Muokkaa-valikosta Liitä loppuun.
Sivun alkuun
Excelin tietojen tuominen Accessiin
Jos haluat tallentaa tietoja Excelistä Access-tietokantaan ja sen jälkeen käyttää ja ylläpitää tietoja Accessissa, voit tuoda tiedot. Kun tuot tiedot, Access tallentaa ne uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta Excelissä olevia tietoja. Voit tuoda vain yhden laskentataulukon kerrallaan tuomistoiminnon aikana. Jos haluat tuoda tietoja useasta laskentataulukosta, tuo tiedot erikseen kustakin laskentataulukosta.
Seuraavassa on tavallisia syitä, joiden vuoksi tietoja halutaan tuoda Excelistä Accessiin:
- Olet käyttänyt Exceliä kauan, mutta haluat uusia mahdollisuuksia ja haluat käsitellä tietoja Accessissa. Haluat siirtää Excelin laskentataulukoissa olevat tiedot Access-tietokantoihin.
- Osasto tai työryhmä käyttää Accessia, mutta saat joskus tietoja, jotka ovat Excel-muodossa, ja ne on yhdistettävä Access-tietokantoihin. Haluat tuoda vastaanottamasi Excel-laskentataulukot tietokantaan.
- Käytät Accessia omien tietojesi hallitsemiseen, mutta työryhmän muilta jäseniltä vastaanottamasi viikkoraportit ovat Excel-työkirjoja. Haluat nopeuttaa tuomisprosessia ja varmistaa, että tiedot tulevat tuoduksi joka viikko tiettyyn aikaan omaan tietokantaasi.
Lisätietoja tietojen tuomisesta Excelistä Accessiin on Accessin ohjeessa.
Sivun alkuun
Linkin luominen Excelin tietoihin Accessista
Voit linkittää Excelin alueen Accessin tietokantaan taulukkona. Käytä tätä menetelmää, kun aiot säilyttää alueen edelleen Excelissä, mutta haluat sen olevan saatavilla myös Accessista. Tällainen linkki tulee luoda Accessin tietokannassa, ei Excelissä.
Kun luot linkin Excelin laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen, Access luo uuden taulukon ja linkittää sen lähdesoluihin. Kaikki Excelin laskentataulukon lähdesoluihin tekemäsi muutokset näkyvät linkitetyssä taulukossa. Et kuitenkaan voi muokata vastaavan taulukon sisältöä Accessissa. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, sinun on tehtävä se lähdetiedostossa.
Seuraavassa on tavallisia syitä, jonka vuoksi Excelin laskentataulukko halutaan linkittää Accessin tietokantaan:
- Haluat pitää tiedot Excelin laskentataulukoissa, mutta haluat kuitenkin käyttää Accessin tehokkaita kysely- ja raporttitoimintoja.
- Osasto tai työryhmä käyttää Accessia, mutta ulkoisista lähteistä tulevat käsiteltävät tiedot ovat Excelin laskentataulukoissa. Et haluat ylläpitää kopioita ulkoisista tiedoista, mutta haluat käsitellä tietoja Accessissa.
Lisätietoja tietojen linkittämisestä Accessista Exceliin on Accessin ohjeessa.
Sivun alkuun
