Piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen poistaminen Office-asiakirjoista

Tärkeän asiakirjan sisällön kieliasu ja sisältö yleensä tarkistetaan, ennen kuin se jaetaan työtovereille tai asiakkaille, jotta kaikki tiedot ovat varmasti oikein ja jotta asiakirjassa ei ole tietoja, joita ei ole tarkoitettu muille. Jos olet aikeissa jakaa Microsoft Office -asiakirjan sähköisen kopion, asiakirja kannattaa vielä tarkastaa myös piilotettujen ja henkilökohtaisten tietojen varalta. Tällaisia tietoja voi olla asiakirjassa itsessään tai asiakirjan ominaisuuksissa (metatiedoissa (metatiedot: Tiedot, jotka kuvaavat muita tietoja. Esimerkiksi asiakirjan sanat ovat tietoja, mutta sanamäärä on metatietoa.)). Koska piilotetuissa tiedoissa voi olla sellaisia organisaatiota tai asiakirjaa koskevia tietoja, joita ei ole tarkoitettu julkisiksi, piilotetut tiedot kannattaa poistaa ennen asiakirjan jakamista.

Tässä artikkelissa käsitellään sitä, kuinka Office-asiakirjojen piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot voi etsiä ja poistaa Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office Excel 2007- ja Microsoft Office PowerPoint 2007 -sovellusten Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon avulla.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Millaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja Office-asiakirjoihin tallennetaan?

Office-asiakirjoihin voidaan tallentaa usean tyyppisiä piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot eivät välttämättä ole suoraan näkyvissä, kun asiakirjaa tarkastellaan Office-ohjelmassa. Muut voivat kuitenkin usein etsiä ne tarkasteltaviksi.

Piilotettuja tietoja voivat olla esimerkiksi sellaiset tiedot, jotka Office-ohjelmat lisäävät tiedostoon, jotta asiakirjan kirjoittaminen ja muokkaaminen yhdessä muiden kanssa on mahdollista. Käyttäjä voi myös määrittää tietoja tarkoituksenmukaisesti piiloon.

Office-asiakirjoissa voi olla seuraavanlaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja:

  • Kommentit, muokkausmerkinnät, versiotiedot ja käsin kirjoitetut huomautukset    Jos olet luonut asiakirjan yhdessä muiden kanssa, asiakirjassa voi olla esimerkiksi muokkausmerkintöjä, kommentteja, käsin kirjoitettuja huomautuksia tai versiotietoja. Näistä tiedoista muut voivat selvittää asiakirjaa käsitelleiden henkilöiden nimet, tarkistajien kommentit ja asiakirjaan tehdyt muutokset.
  • Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot    Asiakirjan ominaisuudet eli metatiedot (metatiedot: Tiedot, jotka kuvaavat muita tietoja. Esimerkiksi asiakirjan sanat ovat tietoja, mutta sanamäärä on metatietoa.) sisältävät tietoja asiakirjasta, kuten asiakirjan tekijän, aiheen ja otsikon. Asiakirjan ominaisuuksissa on myös tietoja, joista Office-ohjelmat pitävät kirjaa automaattisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakirjan viimeksi tallentaneen henkilön nimi sekä asiakirjan luontipäivämäärä. Jos olet käyttänyt tiettyjä ominaisuuksia, asiakirjassa voi olla myös muita tietoja, joista voi päätellä käyttäjän henkilöllisyyden (henkilötiedot (PII): Tiedot, jotka ovat henkilökohtaisia tai yksilöiviä, esimerkiksi nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus, IP-osoite tai muu henkilötietoihin toisessa ohjelmassa määritetty yksilöllinen tunniste.). Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi sähköpostiviestien otsikkotiedot, tiedot tarkistukseen lähettämisestä, kiertolistat, tulostinten polut ja Web-sivujen julkaisemissa käytettävät tiedostopolkutiedot.
  • Ylä- ja alatunnisteet sekä vesileimat    Word-asiakirjojen ja Excel-työkirjojen ylä- ja alatunnisteissa voi olla tietoja. Käyttäjä on myös voinut lisätä Word-asiakirjaan vesileiman.
  • Piiloteksti    Word-asiakirjoissa voi olla tekstiä, joka on muotoiltu piilotekstiksi. Jos et tiedä, onko asiakirjassa piilotekstiä, voit etsiä piilotekstiä Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.
  • Piilotetut rivit, sarakkeet ja laskentataulukot    Excel-työkirjassa rivit, sarakkeet ja kokonaiset laskentataulukot voivat olla piilossa. Jos jaat piilotettuja rivejä, sarakkeita tai laskentataulukoita sisältävän työkirjan kopion, muut voivat tuoda ne näkyviin ja tarkastella niiden sisältämiä tietoja.
  • Näkymätön sisältö    PowerPoint-esityksissä ja Excel-työkirjoissa voi olla objekteja, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.
  • Diojen ulkopuolinen sisältö    PowerPoint-esityksissä voi olla objekteja, jotka eivät ole suoraan näkyvissä, koska ne on vedetty dian ulkopuolelle. Dian ulkopuolella voi olla tekstikehyksiä, ClipArt-kuvia, grafiikkaa ja taulukoita.
  • Esityksen muistiinpanot    PowerPoint-esityksen muistiinpano-osassa voi olla tekstiä, joka ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäväksi. Tällaista tekstiä voivat olla esimerkiksi muistiinpanot, jotka on tehty vain esityksen pitäjää varten.
  • Asiakirjapalvelimen ominaisuudet    Jos asiakirja on tallennettu asiakirjanhallinnan palvelimen sijaintiin, asiakirjassa voi olla muita asiakirjan ominaisuuksia tai palvelimen sijaintiin liittyviä tietoja. Esimerkiksi asiakirjatyötilasivusto ja Microsoft Windows SharePoint Services -pohjainen kirjasto ovat asiakirjanhallinnan palvelimen sijainteja.
  • Mukautetut XML-tiedot    Asiakirjoissa voi olla mukautettuja XML-tietoja, joita ei näy itse asiakirjassa. Tällaiset XML-tiedot voi etsiä ja poistaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa?

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on useita tarkastustoimintoja, joiden avulla voit etsiä ja poistaa erilaisia piilotettuja tietoja ja henkilökohtaisia tietoja. Osa tarkastustoiminnosta on käytettävissä vain tietyissä Office-ohjelmissa. Asiakirjan tarkastaminen -toiminnossa on Office Word 2007-, Office Excel 2007- ja Office PowerPoint 2007 -sovelluksissa erilaisia tarkastustoimintoja, jotta käyttäjä voi etsiä ja poistaa kullekin ohjelmalle ominaiset piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot.

Seuraavissa taulukoissa on lisätietoja piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen tyypeistä, joita Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa kussakin Microsoft Office -ohjelmassa.

 Huomautus   Jos Asiakirjan tarkastaminen -toiminto on mukautettu organisaatiossa tarkastusmoduuleja lisäämällä, voit mahdollisesti tarkastaa asiakirjat myös muunlaisten tietojen varalta.

Office Word 2007

Tarkastavan toiminnon nimi: Etsittävä ja poistettava kohde:
Kommentit, muokkaukset, versiot ja huomautukset
  • kommentit
  • muokkausmerkinnät
  • asiakirjan versiotiedot
  • käsin kirjoitetut huomautukset.
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot
  • asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot
  • sähköpostin otsikkotiedot
  • kiertolistat
  • tiedot tarkistukseen lähettämisestä
  • asiakirjapalvelimen ominaisuudet
  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot
  • sisältötyypin tiedot
  • tietoihin sidottujen kenttien tietosidontalinkkien tiedot (viimeinen arvo muunnetaan tekstiksi)
  • käyttäjänimi
  • mallin nimi.
Ylä- ja alatunnisteet
  • asiakirjojen ylätunnisteiden tiedot
  • asiakirjojen alatunnisteiden tiedot
  • vesileimat.
Piiloteksti
  • teksti, joka on muotoiltu piiloon (fonttitehoste, joka on käytettävissä Fontti-valintaikkunassa).

 Huomautus   Tämä tarkastustoiminto ei havaitse tekstiä, joka on piilotettu muita menetelmiä käyttäen (esimerkiksi valkoista tekstiä valkoisella taustalla).

Mukautetut XML-tiedot
  • mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna asiakirjassa.

Office Excel 2007

Tarkastavan toiminnon nimi: Etsittävä ja poistettava kohde:
Kommentit ja huomautukset
  • kommentit
  • käsin kirjoitetut huomautukset.
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot
  • asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot
  • sähköpostin otsikkotiedot
  • kiertolistat
  • tiedot tarkistukseen lähettämisestä
  • asiakirjapalvelimen ominaisuudet
  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot
  • sisältötyypin tiedot
  • käyttäjänimi
  • tulostimen polkutiedot
  • skenaarioita koskevat kommentit
  • Web-sivujen julkaisemisen tiedostopolku
  • määritettyjen nimien ja taulukoiden nimien kommentit
  • passiiviset ulkoiset tietoyhteydet.
Ylä- ja alatunnisteet
  • laskentataulukoiden ylätunnisteiden tiedot
  • laskentataulukoiden alatunnisteiden tiedot.
Piilotetut rivit ja sarakkeet
  • piilotetut rivit
  • tietoja sisältävät piilotetut sarakkeet.

 Huomautuksia 

  • Jos työkirjassa on piilotettuja sarakkeita, joissa ei ole tietoja, ja ne sijaitsevat sellaisten sarakkeiden välissä, joissa on tietoja, myös kyseiset tyhjät sarakkeet löydetään ja poistetaan.
  • Jos työkirjan piilotetuissa riveissä tai sarakkeissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa riveissä tai sarakkeissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut rivit tai sarakkeet näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.
  • Asiakirjan tarkastaminen ei löydä piilotettujen sarakkeiden muotoja, kaavioita, ohjausobjekteja, Microsoft ActiveX -objekteja ja -komponentteja, kuvia tai SmartArt-kuvia.
Piilotetut laskentataulukot
  • piilotetut laskentataulukot.

 Huomautus   Jos työkirjan piilotetuissa laskentataulukoissa on tietoja, työkirjojen kaavojen tulokset voivat muuttua piilotettujen tietojen poistamisen jälkeen. Jos et tiedä, mitä tietoja piilotetuissa laskentataulukoissa on, sulje Asiakirjan tarkastaminen -toiminto, tuo piilotetut laskentataulukot näkyviin ja käy läpi niiden sisältö.

Mukautetut XML-tiedot
  • mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna työkirjassa.
Näkymätön sisältö
  • objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

 Huomautus   Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Office PowerPoint 2007

Tarkastavan toiminnon nimi: Etsittävä ja poistettava kohde:
Kommentit ja huomautukset
  • kommentit
  • käsin kirjoitetut huomautukset.
Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot
  • asiakirjan ominaisuudet, mukaan lukien Asiakirjan ominaisuudet -valintaikkunan Yhteenveto-, Tilastotiedot- ja Mukautettu-välilehtien tiedot
  • sähköpostin otsikkotiedot
  • kiertolistat
  • tiedot tarkistukseen lähettämisestä
  • asiakirjapalvelimen ominaisuudet
  • asiakirjan hallintakäytäntöjen tiedot
  • sisältötyypin tiedot
  • Web-sivujen julkaisemisen tiedostopolku.
Näkymätön diasisältö
  • objektit, jotka eivät ole näkyvissä, koska ne on muotoiltu näkymättömiksi.

 Huomautus   Tarkastamistoiminto ei havaitse objekteja, jotka jäävät muiden objektien alle.

Diojen ulkopuolinen sisältö
  • Sisältö tai objektit, jotka eivät ole heti näkyvissä esityksessä, koska ne sijaitsevat dia-alueen ulkopuolella. Esimerkkejä:
    • ClipArt-kuvat
    • tekstikehykset
    • grafiikka
    • taulukot.

 Huomautus   Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei tunnista eikä poista dian ulkopuolisia objekteja, joissa on animaatiotehosteita.

Esityksen muistiinpanot
  • esityksen muistiinpano-osaan lisätty teksti.

 Huomautus   Asiakirjan tarkastaminen -toiminto ei voi poistaa kuvia, jotka on lisätty esityksen muistiinpano-osaan.

Mukautetut XML-tiedot
  • mukautetut XML-tiedot, joita voi olla tallennettuna esityksessä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kuinka piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot etsitään ja poistetaan Office-asiakirjoista?

Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla voit etsiä ja poistaa piilotetut tiedot ja henkilökohtaiset tiedot Office-asiakirjoista, jotka on luotu Office Word 2007-, Office Excel 2007- tai Office PowerPoint 2007 -sovelluksella ja niiden aiemmilla versioilla. Office-asiakirjan sähköinen kopio kannattaa tarkastaa Asiakirjan tarkastaminen -toiminnolla ennen Office-asiakirjan jakamista esimerkiksi sähköpostiviestin liitteenä.

  1. Avaa Office-asiakirja, jonka haluat tarkastaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisten tietojen varalta.
  2. Tallenna alkuperäisen asiakirjan kopio napsauttamalla Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva, valitsemalla Tallenna nimellä ja kirjoittamalla nimi Tiedostonimi-ruutuun.

 Tärkeää   Asiakirjan tarkastaminen -toimintoa kannattaa käyttää alkuperäisen asiakirjan kopiossa, koska Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei aina voi palauttaa.

  1. Napsauta alkuperäisen asiakirjan kopiossa Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva, valitse Valmistele ja valitse Tarkasta asiakirja.
  2. Valitse Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa niiden piilotettujen tietojen valintaruudut, jotka asiakirjasta on tarkoitus tarkastaa. Lisätietoja yksittäisistä tarkastavista toiminnoista on kohdassa Millaisia tietoja Asiakirjan tarkastaminen -toiminto löytää ja poistaa?
  3. Valitse Tarkasta.
  4. Käy tarkastuksen tulokset läpi Asiakirjan tarkastaminen -valintaikkunassa.
  5. Valitse niiden löytyneiden piilotettujen sisältöjen vierestä Poista kaikki, jotka haluat poistaa asiakirjasta.

 Tärkeää   Jos asiakirjasta poistetaan piilotettua sisältöä, sitä ei välttämättä voi palauttaa Kumoa-komennolla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007