Excel 2013:n perustoiminnot

Excel on uskomattoman tehokas työkalu suurten tietomäärien käsittelyyn. Sen avulla voidaan myös tehdä yksinkertaisia laskutoimituksia ja seurata monenlaisia tietoja. Excelin ominaisuuksien hyödyntäminen alkaa soluruudukosta. Solut voivat sisältää lukuja, tekstiä tai kaavoja. Tiedot lisätään soluihin ja ryhmitellään riveille ja sarakkeisiin. Tällä tavalla voidaan laskea yhteen arvoja, lajitella ja suodattaa tietoja ja luoda vaikuttavia kaavioita. Seuraavassa on esitelty joitakin perustoimintoja, joiden avulla pääset alkuun.

 Vihje    Harjoituskurssi ensimmäisen työkirjan luomisesta löytyy artikkelista Ensimmäisen Excel 2013 -työkirjan luominen. Lisätietoja uusista ominaisuuksista on artikkelissa Excel 2013:n uudet ominaisuudet.

Uuden työkirjan luominen

Excel-tiedostoja kutsutaan työkirjoiksi. Kussakin työkirjassa on taulukoita, joita kutsutaan tavallisesti laskentataulukoiksi. Voit lisätä työkirjaan niin monta taulukkoa kuin haluat tai voit jakaa tietoja erillisiin työkirjoihin.

  1. Valitse Tiedosto > Uusi.
  2. Valitse Uusi-kohdassa Tyhjä työkirja.

Uusi tyhjä työkirja

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lisääminen

  1. Napsauta tyhjää solua. Tämä voi esimerkiksi olla uuden taulukon solu A1.

Soluihin viitataan niiden sijainnilla taulukon riveillä ja sarakkeissa. Näin ollen solu A1 sijaitsee A-sarakkeen ensimmäisellä rivillä.

  1. Kirjoita soluun teksti tai numero.
  2. Siirry seuraavaan soluun painamalla ENTER-näppäintä tai SARKAINTA.

Lue lisää eri tavoista kirjoittaa tietoja työkirjan soluihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lisääminen Summa-painikkeella

Kun olet lisännyt lukuja taulukkoon, haluat ehkä laskea niiden summan. Tämän voi tehdä nopeasti käyttämällä Summa-toimintoa.

  1. Valitse lisättävien lukujen oikealla tai alapuolella oleva solu.
  2. Valitse Aloitus > Summa tai paina Alt+=-näppäinyhdistelmää.

Aloitus-välilehden Summa-painike

Summa-toiminto laskee yhteen lukujen arvot ja näyttää tuloksen valitussa solussa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yksinkertaisen kaavan luominen

Lukujen summan laskeminen on vain yksi esimerkki Excelin matemaattisista toiminnoista. Kokeile seuraavaksi laskea yhteen, vähentää, kertoa tai jakaa lukuja yksinkertaisten kaavojen avulla.

  1. Valitse solu ja kirjoita yhtäläisyysmerkki (=). Tämä kertoo Excelille, että solu sisältää kaavan.
  2. Kirjoita yhdistelmä lukuja ja laskentaoperaattoreita, kuten plus- (+), miinus- (-), tähti- (*) tai vinoviivamerkkejä (/) yhteenlaskua, vähentämistä, kertomista tai jakamista varten (tässä järjestyksessä).

Kirjoita esimerkiksi =2+4, =4-2, =2*4 tai =4/2.

  1. Paina Enter-näppäintä. Laskutoimitus suoritetaan.

Voit myös painaa Ctrl+Enter-näppäinyhdistelmää, jos haluat, että kohdistin pysyy aktiivisessa solussa.

Lue lisää yksinkertaisten kaavojen luomisesta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lukumuotoilun käyttäminen

Voit erotella erityyppiset luvut lisäämällä soluun muotoilun, kuten Valuutta-, Prosentti- tai Päivämäärä-muotoilun.

  1. Valitse solut, jotka sisältävät muotoiltavat luvut.
  2. Napsauta Aloitus > Yleiset-kohdan vieressä oleva nuolta.

Aloitus-välilehden Muotoile luku -ruutu

  1. Valitse lukumuotoilu.

Lukumuotoilu-valikoima

Jos et löydä haluamaasi lukumuotoilua, valitse Lisää lukumuotoja.

Lue lisää eri tavoista muokata lukuja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lisääminen taulukkoon

Voit helposti hyödyntää Excelin tehokkaita ominaisuuksia lisäämällä tietoja taulukkoon. Tällä tavalla voit esimerkiksi suodattaa tai lajitella tietoja nopeasti.

  1. Valitse tiedot napsauttamalla ensimmäistä solua ja vetämällä osoitinta viimeisen sisällytettävän solun kohdalle.

Voit tehdä saman näppäimistöllä pitämällä vaihtonäppäintä painettuna ja valitsemalla tiedot nuolinäppäinten avulla.

  1. Napsauta Pika-analyysi-painiketta Pika-analyysi-painike valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.

Valitut tiedot ja pika-analyysilinssi näkyvissä

  1. Valitse Taulukot ja siirrä osoitin Taulukko-painikkeen kohdalle, jotta näet, miltä tiedot näyttäisivät. Jos olet tyytyväinen näkymään, napsauta painiketta.

Pika-analyysin Taulukot-valikoima

  1. Voit käsitellä tietoja seuraavasti: suodata tietoja, jotta näet vain haluamasi tiedot, tai lajittele tiedot esimerkiksi suurimmasta pienimpään. Napsauta taulukon sarakeotsikossa olevaa nuolta Avattavan suodatusvalikon nuoli.
  2. Jos haluat suodattaa tietoja, poista luettelosta Valitse kaikki -valintaruudun valinta. Tämä poistaa valintamerkit kaikista ruuduista. Valitse sitten niiden tietojen valintaruudut, jotka haluat näyttää taulukossa.

Lajittele ja suodata -valikoiman Valitse kaikki -valintaruutu

  1. Voit lajitella tiedot valitsemalla Lajittele A - Ö tai Lajittele Ö - A.

Lajittele ja suodata -valikoiman lajittelukomennot

Lue lisää Excel-taulukon tietojen suodattamisesta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lukujen summien näyttäminen

Pika-analyysi-työkalujen avulla voit laskea lukujen summia nopeasti. Excel näyttää esimerkiksi summan, keskiarvon ja lukumäärän laskentatulokset lukujen alapuolella tai niiden vieressä.

  1. Valitse lukuja sisältävät solut, jotka haluat lisätä summaan tai laskea.
  2. Napsauta Pika-analyysi-painiketta Pika-analyysi-painike valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.
  3. Valitse Summat ja liikuta osoitinta painikkeiden kohdalla, jotta näet tietojen laskentatulokset. Napsauta sitten halutun summan painiketta.

Pika-analyysin Summat-valikoima

Sivun alkuun Sivun alkuun

Merkityksen lisääminen tietoihin

Ehdollisen muotoilun ja sparkline-kaavioiden avulla voit korostaa tärkeimpiä tietoja tai näyttää tietojen suuntauksia. Pika-analyysi-työkalun avulla näet reaaliaikaisen esikatselun tietojen muotoiluista.

  1. Valitse tiedot, joita haluat tarkastella tarkemmin.
  2. Napsauta Pika-analyysi-painiketta Painikkeen kuva, joka näkyy valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.
  3. Tutustu Muotoilu- ja Sparkline-välilehdillä oleviin asetuksiin ja kokeile, miten ne vaikuttavat tietoihin.

Pika-analyysin Muotoilu-valikoima

Valitse Muotoilu-valikoimasta esimerkiksi väriasteikko, jolla erotellaan kuumat, leudot ja kylmät lämpötilat.

Tiedot, joihin on käytetty ehdollista väriasteikkomuotoilua

  1. Valitse haluamasi kohde napsauttamalla sitä.

Katso lisätietoja kohdista Ehdollisen muotoilun käyttäminen ja Suuntausten analysoiminen tiedoista sparkline-kaavioita käyttämällä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen näyttäminen kaaviossa

Pika-analyysi-työkalu suosittelee tietoihin sopivaa kaaviota ja luo visuaalisen esityksen vain muutamalla napsautuksella.

  1. Valitse solut, joiden sisältämät tiedot haluat näyttää kaaviossa.
  2. Napsauta Pika-analyysi-painiketta Painikkeen kuva, joka näkyy valittujen tietojen oikeassa alakulmassa.
  3. Valitse Kaaviot, liikuta hiirtä suositeltujen kaavioiden kohdalla, jotta näet, mikä kaavio sopii parhaiten esitettäviin tietoihin. Napsauta sitten haluamaasi kaaviota.

Pika-analyysin Kaaviot-valikoima

 Huomautus    Excel näyttää tässä valikoimassa eri kaavioita sen mukaan, mitä kaavioita suositellaan valittuihin tietoihin.

Lue lisää eri tavoista luoda kaavioita.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Työn tallentaminen

  1. Napsauta Pikatyökalurivin Tallenna-painiketta tai paina Ctrl+S-näppäinyhdistelmää.

Pikatyökalurivin Tallenna-painike

Jos olet tallentanut työsi jo aikaisemmin, se on nyt valmis.

  1. Jos tämä on ensimmäinen tallennuskerta, tee seuraavat toimet:
    1. Valitse Tallenna nimellä -kohdassa työkirjan tallennuspaikka ja selaa sitten haluttuun kansioon.
    2. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun työkirjan nimi.
    3. Kun olet valmis, valitse Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tulostaminen

  1. Valitse Tiedosto > Tulosta tai paina Ctrl+P-näppäinyhdistelmää.
  2. Voit esikatsella sivuja napsauttamalla Seuraava sivu- ja Edellinen sivu -nuolia.

Tulostuksen esikatselu -ruudun Seuraava- ja Edellinen-painikkeet

Sivut näkyvät esikatseluikkunassa mustavalkoisina tai värillisinä tulostimen asetuksista riippuen.

Jos et pidä siitä, miltä sivut näyttäisivät tulostettuina, voit muuttaa sivujen marginaaleja tai lisätä vaihtoja.

  1. Valitse Tulosta.

Lue lisää laskentataulukon tai työkirjan tulostamisesta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Perustoimintojen lisäksi

Voit tehdä työkirjoille muutakin kuin perustoimintoja luomalla kaavoja funktioiden avulla, suodattamalla Excel-taulukon tietoja osittajien avulla tai lisäämällä kaavioon trendin tai keskiarvoviivan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Excel 2013