Excel 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on esitelty joitakin perustehtäviä, joita voi tehdä Microsoft Excel 2010 ‑ohjelmassa.

Artikkelin sisältö


Mikä Excel on?

Excel on Microsoft Office ‑ohjelmistoon sisältyvä laskentataulukko-ohjelma. Excelillä voit luoda ja muotoilla työkirjoja (laskentataulukkokokoelmia), joiden tietoja analysoimalla saat yritystoiminnan päätöksiä tukevia tietoja. Excelillä voit seurata tietoja, luoda erilaisia malleja tietojen analysointiin, laatia tietojen analysointiin soveltuvia kaavoja ja esittää tietoja erilaisilla kaavioilla.

Excelin tavallisia käyttökohteita ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Kirjanpito Excelin tehokkaita laskentatoimintoja voi käyttää monenlaisessa kirjanpidossa, esimerkiksi rahavirta- ja tuloslaskelmissa sekä taseissa.
  • Budjetointi Excelissä voi luoda erilaisia budjetteja niin yksityiseen kuin yrityksenkin käyttöön. Voit luoda esimerkiksi markkinointibudjettisuunnitelman, tapahtumabudjetin tai eläkebudjetin.
  • Laskutus ja myynti Excelistä on paljon hyötyä myös laskutus- ja myyntitietojen hallinnassa. Voit helposti luoda tarvitsemasi lomakkeet, esimerkiksi myyntilaskut, pakkausluettelot tai ostotilaukset.
  • Raportointi Excelissä voi luoda erilaisia raportteja, jotka kuvastavat tietojen analysointia tai tekevät tiedoista yhteenvedon. Voit luoda esimerkiksi raportin, jossa on tietoja projektin etenemisestä, ennakoitujen ja toteutuneiden tulosten välisistä eroista tai tilanteen muuttumiseen liittyvistä ennusteista.
  • Suunnittelu Excel on erinomainen työkalu luotaessa laadukkaita suunnitelmia. Voit luoda esimerkiksi viikoittaisen opetussuunnitelman, markkinointitutkimussuunnitelman, tilikauden verosuunnitelman tai suunnitelmia, jotka helpottavat viikoittaisten aterioiden, kutsujen tai lomien järjestämistä.
  • Seuranta Excelillä voi luoda aikaraportteja tai luetteloita tietojen seurantaa varten. Voit luoda esimerkiksi työaikaa seuraavan raportin tai varastoluettelon, jolla voit seurata laitteiden määrää.
  • Kalenterien käyttäminen Excel soveltuu ruudukkomaisen työtilansa ansiosta erinomaisesti kaikentyyppisten kalenterien luomiseen. Voit luoda esimerkiksi akateemisen kalenterin, jolla voit pitää kirjaa opiskeluvuoden tapahtumista ja toiminnoista, tai tilikausikalenterin, jolla voit pitää kirjaa liiketoimintatapahtumista ja välitavoitteista.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mallin etsiminen ja ottaminen käyttöön

Excel 2010:ssä voit käyttää valmiita tai mukautettuja malleja tai hakea haluamasi mallin Office.com-sivustosta. Office.com sisältää paljon erilaisia susoittuja Excel-malleja, kuten budjetteja.

Voit etsiä mallin Excel 2010 ‑ohjelmassa seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi.
  2. Tee Käytettävissä olevat mallit ‑kohdassa jokin seuraavista toimista:
  • Jos haluat käyttää uudelleen jotakin äskettäin käyttämääsi mallia, valitse Viimeksi käytetyt mallit, napsauta haluamaasi mallia ja valitse sitten Luo.
  • Jos haluat käyttää omaa, jo asentamaasi mallia, valitse Omat mallit, valitse haluamasi malli ja valitse sitten OK.
  • Jos haluat etsiä mallin Office.com-sivustosta, napsauta malliluokkaa Office.com-sivuston mallit ‑kohdassa, valitse haluamasi malli ja lataa sitten malli Office.com-sivustosta tietokoneeseen valitsemalla Lataa.

 Huomautus    Voit myös hakea malleja Office.com-sivustosta suoraan Excelissä. Kirjoita Etsi malleja Office.com-sivustosta ‑ruutuun haluamasi hakusanat ja aloita haku napsauttamalla nuolipainiketta.

Lisätietoja mallien etsimisestä ja ottamisesta käyttöön on kohdassa Uuden työkirjan luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden työkirjan luominen

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Uusi.
  2. Valitse Käytettävissä olevat mallit ‑kohdasta Tyhjä työkirja.
  3. Valitse Luo.

Lisätietoja työkirjan luomisesta on aiheessa Uuden työkirjan luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Työkirjan tallentaminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Tallenna nimellä.
  3. Valitse Tallenna nimellä ‑valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelosta Excel-työkirja
  4. Kirjoita Tiedoston nimi ‑ruutuun työkirjan nimi.

Excelin Tallenna nimellä -valintaikkuna

  1. Valitse lopuksi Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lisääminen laskentataulukkoon

  1. Napsauta solua, johon haluat lisätä tietoja.
  2. Kirjoita tiedot soluun.
  3. Siirry seuraavaan soluun painamalla ENTER-näppäintä tai SARKAINTA.

Lisätietoja tietojen lisäämisestä on aiheessa Tietojen lisääminen laskentataulukkoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lukujen muotoileminen

  1. Valitse muotoiltavat solut.
  2. Napsauta Aloitus-välilehden Numero-ryhmässä Numero-kohdan viereistä valintaikkunan avainta (tai paina CTRL+1).
    Numero-ryhmän valintaikkunan avain
  3. Valitse Luokka-luettelosta lukumuotoilu, jota haluat käyttää, ja muuta sitten sen asetuksia tarpeen mukaan. Jos haluat käyttää esimerkiksi Valuutta-muotoa, voit valita haluamasi rahayksikön tunnuksen, lisätä tai vähentää desimaalien määrää tai muuttaa negatiivisten lukujen näyttömuotoa.
    Muotoile solut -valintaikkuna

Lisätietoja lukujen muotoilemisesta ja käytettävissä olevista lukumuotoiluista on aiheissa Laskentataulukon lukujen muotoileminen ja Käytettävissä olevat lukumuotoilut.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Solun reunaviivojen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää reunaviivoja.
  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Reunaviivat-kohdan viereistä nuolta ja valitse haluamasi reunaviivan tyyli.

Excelin valintanauhan kuva

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on aiheessa Laskentataulukon muotoileminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Excel-taulukon luominen

  1. Valitse laskentataulukossa solualue, jonka haluat sisällyttää taulukkoon. Solut voivat olla tyhjiä, tai ne voivat sisältää tietoja.
  2. Siirry Aloitus-välilehden Tyylit-ryhmään, valitse Muotoile taulukoksi ja valitse tämän jälkeen haluamasi taulukkotyyli.

Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmä

  1. Jos valittu alue sisältää tietoja, joita haluat käyttää taulukon otsikoina, valitse Muotoile taulukoksi ‑valintaikkunassa Taulukossa on otsikot ‑valintaruutu

Lisätietoja taulukon luomisesta on aiheessa Excel-taulukon luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Solun sävytyksen ottaminen käyttöön

  1. Valitse solu tai solualue, jossa haluat käyttää solun sävytystä.
  2. Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmässä Täyttöväri-kohdan vieressä olevaa nuolta Painikkeen kuva ja valitse sitten Teeman värit- tai Vakiovärit-kohdasta haluamasi väri.

Lisätietoja muotoilujen lisäämisestä laskentataulukkoon on aiheessa Laskentataulukon muotoileminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen suodattaminen

  1. Valitse suodatettavat tiedot.
  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Suodata.

Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmä

  1. Napsauttamalla sarakkeen otsikossa näkyvää nuolipainiketta Avattavan suodatusvalikon nuoli saat näkyviin luettelon, jossa voit tehdä suodatinta koskevia valintoja.
  2. Jos haluat tehdä valinnan arvojen perusteella, poista luettelosta (Valitse kaikki) ‑valintaruudun valinta. Tämä poistaa valintamerkit kaikista valintaruuduista. Valitse sitten ainoastaan haluamasi arvot ja tuo arvot näkyviin napsauttamalla OK-painiketta.

Lisätietoja tietojen suodattamisesta on aiheessa Tietojen suodattaminen pikasuodatuksella.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen lajitteleminen

Jos haluat lajitella tiedot nopeasti, toimi seuraavasti:

  1. Valitse tietoalue, esimerkiksi A1:L5 (useita rivejä ja sarakkeita) tai C1:C80 (yksi sarake). Alueeseen voi kuulua otsikoita, joita olet luonut rivien tai sarakkeiden tunnistamista varten.
  2. Valitse jokin solu sarakkeesta, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.
  3. Jos haluat lajitella tiedot nousevaan järjestykseen (A–Ö tai pienimmästä luvusta suurimpaan), valitse Painikkeen kuva.

Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän pikalajittelupainikkeet

  1. Jos haluat lajitella tiedot laskevaan järjestykseen (Ö–A tai suurimmasta luvusta pienimpään), valitse Painikkeen kuva.

Jos haluat lajitella tiedot tiettyjen ehtojen mukaan, toimi seuraavasti:

  1. Valitse jokin solu lajiteltavasta alueesta.
  2. Valitse Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Lajittele.

Tiedot-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmän Lajittele-komento

Näkyviin tulee Lajittelu-valintaikkuna.

  1. Valitse Lajitteluperuste-luettelosta ensimmäinen sarake, jonka perusteella haluat lajitella tiedot.
  2. Valitse Lajittele-luettelosta joko Arvot, Solun väri, Fontin väri tai Solun kuvake.
  3. Valitse Järjestys-luettelosta haluamasi lajittelujärjestys: nouseva tai laskeva aakkos- tai numerojärjestys (tekstissä järjestys on A–Ö tai Ö–A ja luvuissa pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään).

Lisätietoja tietojen lajittelemisesta on aiheessa Tietojen lajitteleminen pikasuodatuksella.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Kaavan luominen

  1. Aloita kaava kirjoittamalla soluun yhtäläisyysmerkki (=).
  2. Kirjoita haluamasi lukujen ja operaattorien yhdistelmä, esimerkiksi 3+7.
  3. Valitse muita soluja hiirellä (ja lisää niiden väliin operaattori). Valitse esimerkiksi B1, kirjoita sitten plusmerkki (+), valitse C1, kirjoita + ja valitse lopuksi D1.
  4. Kun kaava on valmis, paina ENTER-näppäintä.

Lisätietoja kaavan luomisesta on aiheessa Kaavan luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen esittäminen kaavioina

  1. Valitse tiedot kaaviota varten.
  2. Valitse Lisää-välilehden Kaaviot-ryhmästä haluamasi kaavion tyyppi ja valitse sitten kaavion alityyppi.
    Excelin valintanauhan kuva
  3. Kaaviotyökaluilla voit lisätä kaavioon osia, kuten otsikoita ja arvopisteiden otsikoita, sekä muuttaa kaavion ulkoasua, asettelua tai muotoilua.
    Kaaviotyökalut

Lisätietoja kaavion luomisesta on aiheessa Tietojen esittäminen kaavioina.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Laskentataulukon tulostaminen

  1. Napsauta esikatseltavaa laskentataulukkoa tai valitse esikatseltavat laskentataulukot.
  2. Valitse Tiedosto ja valitse sitten Tulosta.

Pikanäppäin  Voit myös painaa CTRL+P-näppäinyhdistelmää.

Huomautus    Jos tietokoneelle määritetty tulostin ei ole väritulostin, esikatseluikkuna näkyy mustavalkoisena, vaikka laskentataulukossa olisi värejä.

  1. Jos haluat esikatsella seuraavia tai edellisiä sivuja, valitse Esikatselu-ikkunan alareunasta Seuraava sivu tai Edellinen sivu.
  2. Määritä tulostusasetukset seuraavasti:
  • Jos haluat vaihtaa tulostinta, napsauta Tulostin-kohdan alla olevaa avattavaa luetteloruutua ja valitse haluamasi tulostin.
  • Jos haluat muuttaa sivun asetuksia, kuten paperin suuntaa ja kokoa sekä sivun reunuksia, valitse haluamasi arvot Asetukset-kohdasta.
  • Jos haluat sovittaa koko laskentataulukon yhteen tulostettavaan sivuun, valitse haluamasi asetus Asetukset-kohdan avattavasta skaalausasetusten luetteloruudusta.
  1. Tulosta työkirja seuraavasti:
  • Jos haluat tulostaa osan laskentataulukosta, valitse laskentataulukko ja sitten tulostettava tietoalue.
  • Jos haluat tulostaa koko laskentataulukon, aktivoi laskentataulukko napsauttamalla sitä.
  1. Valitse Tulosta.

Lisätietoja tulostamisesta on aiheessa Laskentataulukon tulostaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Apuohjelmien aktivoiminen ja käyttäminen

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.
  2. Valitse Asetukset ja valitse sitten Apuohjelmat-luokka.
  3. Tarkista Excelin asetukset ‑valintaikkunan alaosasta, että Hallinta-ruudussa on valittuna Excel-apuohjelmat, ja valitse sitten Siirry.
  4. Valitse Apuohjelmat-valintaikkunassa haluamiesi apuohjelmien valintaruudut ja valitse sitten OK.
  5. Jos Excel tuo näyttöön sanoman, jossa ilmoitetaan, ettei tätä apuohjelmaa voi suorittaa, ja kehotetaan asentamaan apuohjelma, asenna apuohjelmat valitsemalla Kyllä.

Lisätietoja apuohjelmien käyttämisestä on aiheessa Pikaopas: apuohjelmien aktivoiminen ja käyttäminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Excel 2010