Work Smart: Lync Onlinen käyttäminen Office 2010:n kanssa

Kun käytät Microsoft® Office 2010:tä ja Microsoft® Lync™ Online  -viestintäohjelmistoa, voit käyttää useita Lync Online -toimintoja suoraan Office 2010 -ohjelmista.

Jos käytössä on Officen aiempi versio, tutustu ohjeaiheeseen Work Smart: Lync Onlinen käyttäminen Office 2003- ja Office 2007 -ohjelmien kanssa.

Valitse kohta, josta haluat lisätietoja


Henkilön Lync Online -yhteystietokortin ja yhteydenottovaihtoehtojen tarkasteleminen

Yhteystietokortissa näkyy ihmisten tarkkoja tietoja, ja kortista voi käynnistää useita erityyppisiä yhteydenottoja yhdellä napsautuksella. Voit avata henkilön yhteystietokortin Office 2010 -ohjelmissa aina, kun henkilön nimen vieressä näkyy Lync Online -tavoitettavuuskuvake.

Henkilön yhteystietokortin ja yhteydenottovaihtoehtojen tarkasteleminen Office 2010 -ohjelmassa

  • Vie osoitin henkilön tavoitettavuuskuvakkeen kohdalle ja napsauta Näytä lisää vaihtoehtoja -painiketta. Lisätietoja on kohdassa Yhteystietokortin käyttäminen.

Lync 2010 -yhteystietokortti ja yhteydenottovaihtoehtojen valikko

Seuraavassa taulukossa kuvataan, missä Lync Online -tavoitettavuuskuvake ja yhteystietokortti sijaitsevat Office 2010 -ohjelmissa.

Office 2010 -ohjelmat Sijainti
Microsoft® Outlook® -viestintä- ja -yhteistyöasiakas

Sähköpostin Lähettäjä-, Vastaanottaja- ja Kopio-ruudut

Etsi yhteyshenkilö -hakutulokset

Tehtävät-palkin Pikayhteystiedot-kohta

Kokouspyynnön aikatauluavustaja.

Microsoft® Word -tekstinkäsittelyohjelma

Microsoft® Excel® -taulukkolaskentaohjelma

Microsoft® PowerPoint® -esitysgrafiikkaohjelma

Tiedosto-välilehden Tiedot-välilehden Aiheeseen liittyvät henkilöt -kohta

Microsoft® SharePoint 2010 Team Services

Microsoft® SharePoint Workspace 2010 (aiemmalta nimeltään Microsoft® Office Groove 2007)

Henkilön nimen vieressä

Lync Online -toimintojen käyttäminen Outlook 2010:ssä

Edellisessä osassa kuvattujen henkilön tavoitettavuustietojen ja yhteystietokortin lisäksi voit käyttää Outlook 2010:ssä seuraavia Lync Online -lisätoimintoja:

  • Vastaaminen sähköpostiin, yhteydenottoon tai tehtävään pikaviestillä tai puhelulla
  • Yhteyshenkilön nopea etsiminen
  • Yhteystietoluettelon tarkasteleminen Outlookin Tehtävät-palkissa
  • Online-kokouksen ajoittaminen
  • Lync Online -puheluiden, -vastaajaviestien ja -keskusteluiden tietojen tarkasteleminen

Voit myös itse määrittää, mitkä toiminnot jaetaan Lync Onlinen ja Outlook 2010:n kesken.

Vastaaminen pikaviestillä

  1. Valitse Outlook-sähköpostin Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmästä Pikaviesti.

Vastaaminen Lync 2010 -pikaviestillä Outlook 2010:ssä

  1. Valitse Vastaa pikaviestillä tai Vastaa kaikille pikaviestillä.

Voit vastata pikaviestillä myös muissa Outlook-sijainneissa:

  • Avatun sähköpostiviestin Viesti-välilehden Vastaa-ryhmä
  • Outlook-yhteystietojen Aloitus-välilehden Viesti-ryhmä (Lisää-valikko)
  • Outlook-tehtävien Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmä

Vastaaminen puhelulla

  1. Valitse Outlook-sähköpostin Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmästä Lisää ja valitse Soita.

Vastaaminen Lync 2010 -puhelulla Outlook 2010:ssä

  1. Tee jompikumpi seuraavista toimista:
  • Napsauta sähköpostin lähettäneen henkilön nimeä tai numeroa
  • Käynnistä Lync Online -äänineuvottelu, jossa kaikki sähköpostiviestin vastaanottaneet käyttäjät ovat osapuolia, valitsemalla Soita kaikille

Voit vastata pikaviestillä myös muissa Outlook-sijainneissa:

  • Avatun sähköpostiviestin Viesti-välilehden Vastaa-ryhmä (Lisää-valikko)
  • Outlook-yhteystietojen Aloitus-välilehden Viesti-ryhmä (Lisää-valikko)
  • Outlook-tehtävien Aloitus-välilehden Vastaa-ryhmä (Lisää-valikko)

Yhteyshenkilön nopea etsiminen

  • Ryhdy kirjoittamaan etsittävän yhteyshenkilön nimeä Outlookin Etsi yhteyshenkilö -ruutuun. Hakutuloksia tulee näkyviin sitä mukaa, kun kirjoitat.

Yhteystietoluettelon tarkasteleminen Outlookin Tehtävät-palkissa

  1. Napsauta Tehtävät-palkkia hiiren kakkospainikkeella, valitse Asetukset ja valitse Näytä pikayhteystiedot -valintaruutu tai poista sen valinta.
  2. (Valinnainen) Valitse Näytä yhteyshenkilön kuva -valintaruutu tai poista sen valinta.

Näytä Lync-pikayhteystiedot Outlook 2010:ssä

Online-kokouksen ajoittaminen

  • Valitse Outlookin Kalenteri-valintanauhan Aloitus-välilehden Online-kokous-ryhmä ja valitse Online-kokous (Microsoft Outlook 2007:ssä) tai Uusi Online-kokous (Microsoft Outlook 2010:ssä).

Keskusteluhistorian tarkasteleminen

  • Valitse Outlookin siirtymisruudun Keskusteluhistoria-kansio. Se sisältää tiedot Lync Online -puheluista, -vastaajaviesteistä ja -keskusteluista.

Outlook-integrointiasetusten määrittäminen Lync Onlinessa

  1. Napsauta Lync-pääikkunassa Asetukset-painiketta ja valitse Omat tiedot.
  2. Valitse Omien tietojen hallinta -kohdassa avattavasta luettelosta Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook tai Ei mitään.

Lync 2010:n omien tietojen hallinnan valinnat

Kun valitset asetukseksi Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook, Lync-hakutoiminto käyttää yhteystietolähteenä Microsoft Outlookin yhteystietoluetteloa yleisen osoitteiston lisäksi. Jos valitset Ei mitään, Lync-hakutoiminto palauttaa vain yleisen osoitteiston yhteystiedot. Se ei käytä Windowsin osoitteistoa eikä Outlook-yhteystietoluetteloa.

  1. Jos valitset Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook, tee jokin seuraavista:
  • Jos haluat tilasi ilmaisevan automaattisesti, että olet ajoitetussa kokouksessa, valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella -valintaruutu. Voit seuraavien asetusten avulla määrittää tarkemmin, ketkä näkevät nämä tiedot:
    • Jos haluat näyttää nämä tiedot Työryhmä-yhteyshenkilöille, valitse Näytä kokouksen aihe ja sijainti Työryhmä-tietosuojatason yhteyshenkilöilleni -valintaruutu.
    • Jos haluat näyttää poissaolotiedot yhteyshenkilöille, valitse Näytä poissaolotiedot Ystävät ja sukulaiset-, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatason yhteyshenkilöille -valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa poissaolotiedot kaikilta yhteyshenkilöiltä.
  • Jos haluat tallentaa keskusteluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Jos poistat tämän valinnan, pikaviestihistoriaa ei säilytetä.
  • Jos haluat tallentaa puheluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna puhelulokit sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, puheluhistoriaa ei säilytetä.
  • Jos haluat tallentaa yhteystiedot Microsoft Exchange Serveriin, valitse Tallenna Lync-yhteystietoni omaan yhteystietojen kansioon Exchange-palvelimessa -valintaruutu. Jos poistat tämän valinnan, Lync-yhteystietoja säilytetään vain Lyncissä.

Lync-integrointiasetusten määrittäminen Outlook 2010:ssä

  1. Valitse Outlookin Tiedosto-välilehdestä Asetukset ja valitse Yhteystiedot.
  2. Valitse Online-tila ja kuvat -kohdasta Näytä online-tila nimen vieressä.

Näytä Lync 2010 -tavoitettavuusilmaisin Outlook 2010:ssä

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lync Online -jakamisistunnon käynnistäminen Wordissa, PowerPointissa tai Excelissä

Voit jakaa avoimen tiedoston Word 2010-, Excel 2010- tai PowerPoint 2010 -ohjelmassa lähettämällä tiedoston kopion tai käynnistämällä jakamisistunnon, jossa on vähintään yksi yhteyshenkilö.

Avoimen tiedoston jakaminen Tiedosto-välilehdestä

Voit lähettää tiedoston kopion pikaviestin liitteenä seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Lähetä ja tallenna ja valitse Lähetä pikaviestinä.
  2. Täydennä Lähetä pikaviestinä -ruudussa Vastaanottaja-, Aihe- ja Viesti-ruutujen tiedot.

Asiakirjan lähettäminen Lync 2010:llä Office 2010:n Tiedosto-välilehdestä

  1. Valitse Lähetä pikaviesti.

Jos haluat käsitellä tiedostoa käynnistämällä Lync Online -jakamis- ja yhteistyöistunnon, tee seuraavat toimet:

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Lähetä ja tallenna ja valitse Jaa tiedosto -ikkuna.
  2. Täydennä Jaa tiedosto -ikkuna -ruudussa Vastaanottaja-, Aihe- ja Viesti-ruutujen tiedot.

Lync 2010 -jakamisistunnon käynnistäminen Office 2010:n Tiedosto-välilehdestä

  1. Valitse Jaa nyt.

Avoimen tiedoston jakaminen Tarkista-välilehdestä

Voit lähettää tiedoston kopion pikaviestin liitteenä seuraavasti:

  1. Valitse Tarkista-välilehden Jakaminen-ryhmästä Lähetä pikaviestinä.

Lähetä avattu Office-tiedosto Lync 2010 -pikaviestin liitteenä

  1. Valitse Lähetä tiedosto -ikkunassa yhteystietoluettelosta vähintään yksi henkilö tai etsi lisää yhteystietoja hakuruudusta.
  2. Valitse OK.

Jos haluat käsitellä tiedostoa käynnistämällä Lync Online -jakamis- ja yhteistyöistunnon, tee seuraavat toimet:

  1. Valitse Tarkista-välilehden Jakaminen-ryhmästä Jaa nyt.

Avoimen tiedoston jakaminen Officen Tarkista-välilehdestä

  1. Valitse Jaa nyt -ikkunassa yhteystietoluettelosta vähintään yksi henkilö tai etsi lisää yhteystietoja hakuruudusta.
  2. Valitse OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun