Tavoitettavuustietojen perusopas

Tämä Tavoitettavuustietojen perusopas sisältää perusasiat tavoitettavuustiedoista. Opit tuntemaan, miten tavoitettavuustiedot toimivat, mitä hyötyä niistä on otettaessa yhteyttä muihin, miten niiden avulla sallitaan muiden ottaa yhteyttä ja miten keskeytyksiä voi hallita tehokkaasti.

Tässä ohjeaiheessa


Yleistietoja tavoitettavuustiedoista

Henkilön tavoitettavuustiedot koostuvat yhteystiedoista sekä määritteistä, jotka kuvaavat henkilön tilaa, toimintaa, sijaintia ja halukkuutta kommunikointiin. Tavoitettavuustiedot auttavat sinua ottamaan yhteyttä muihin ja muita ottamaan yhteyttä sinuun.

Henkilön tavoitettavuus määrittyy useiden määritteiden perusteella.

Office Communicatorissa on laaja valikoima mukautettavia henkilön tavoitettavuusmääritteitä, joiden avulla voit helpottaa muiden yhteydenpitoa itseesi. Tavoitettavuusmääritteitä ovat esimerkiksi muassa tavoitettavuustila, sijainti, huomautukset ja matkapuhelinnumero.

Tavoitettavuusmääritteitä ovat esimerkiksi tila, sijainti, huomautus ja matkapuhelinnumero. Jos haluat kirjoittaa puhelinnumeroitasi, napsauta Valikko-painiketta, valitse Työkalu, valitse Asetukset ja valitse Puhelimet-välilehti.

Tavoitettavuustiedot auttavat yhteyshenkilöä valitsemaan parhaan yhteydenottotavan. Oletetaan, että sinun täytyy keskustella jostakin ehdotuksesta työtoverin kanssa. Tarkistat hänen tilansa yhteystietoluettelosta ja huomaat hänen olevan käytettävissä. Aiot kävellä hänen luokseen keskustelemaan kasvotusten, mutta huomaat sijainnin ja huomautuksen perusteella, että hän työskenteleekin kotonaan, joten päätät lähettää pikaviestin.

Communicator näyttää jokaisesta yhteyshenkilöstä useita tietoja, joiden avulla saat selville, että yhteyshenkilö on esimerkiksi käytettävissä, kokouksessa, vapaa tunnin kuluttua tai työskentelemässä kotonaan. Näiden tietojen avulla voit päätellä parhaan yhteydenottotavan. Jos yhteyshenkilö on esimerkiksi kokouksessa ja sinulla on kiireellistä asiaa, voit lähettää hänelle pikaviestin.

Communicator näyttää jokaisesta yhteyshenkilöstä useita tietoja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parhaat viisi tapaa hyödyntää tavoitettavuustietoja

  • Voit päätellä, onko yhteyshenkilö käytettävissä eli valmis vastaamaan heti.
  • Voit selvittää henkilön tilan (esimerkiksi Käytettävissä, Varattu tai Poissa) ja valita parhaan yhteydenottotavan.
  • Löydät nopeasti lisää yhteystietoja, esimerkiksi matkapuhelimen tai muun puhelimen numeron.
  • Voit selvittää Vapaa- ja Varattu-tilojen avulla, onko yhteyshenkilö käytettävissä.
  • Voit välttyä keskeytyksiltä määrittämällä omaksi tilaksesi Ei saa häiritä, jolloin voit työskennellä rauhassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoja tavoitettavuustietopainikkeista

Jokaisella yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike, josta näkee yhteyshenkilön tilan. Yhteyshenkilön tavoitettavuustietopainikkeen väri vaihtelee taulukon mukaisella tavalla.

Tavoitettavuustietopainike Tilateksti Kuvaus
Käytettävissä Käytettävissä Yhteyshenkilö on online-tilassa ja voi osallistua keskusteluihin. Käyttäjä voi asettaa tämän tilan manuaalisesti.
Varattu Varattu
Puhelu käynnissä
Neuvottelussa
Kokouksessa

Yhteyshenkilö on käytettävissä, mutta osallisena toisessa toiminnossa. Toimintoja ovat:

  • Puhelu käynnissä    Yhteyshenkilö on puhelimessa tai osallistuu ääni- tai videokeskusteluun.
  • Neuvottelussa     Yhteyshenkilö on usean osapuolen keskustelussa puhelimen, äänen tai videon avulla.
  • Kokouksessa     Office Outlook -kalenteri osoittaa, että yhteyshenkilö on ajoitetussa kokouksessa.


Käyttäjä voi asettaa tämän tavoitettavuustilan manuaalisesti.

Ei saa häiritä Ei saa häiritä

Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on asettanut sinulle muun kuin Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy:

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä.
Vain kiireelliset asiat Vain kiireelliset asiat

Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on kohdistanut sinulle Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy:

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä.
Poissa Poissa
Poissa

Yhteyshenkilö ei ole todennäköisesti käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä:

  • Yhteyshenkilön tietokoneessa ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa (oletusarvo 15 minuuttia).

 Huomautus   Oletusarvon mukaan siirtyminen Käytettävissä-tilasta Poistunut-tilaan kestää viisi minuuttia. 15 minuuttia sen jälkeen tilaksi muutetaan Poissa, jos tietokoneessa ei edelleenkään ole suoritettu mitään toimia.

  • Yhteyshenkilön Office Outlook -kalenterin tai Poissa toimistosta -avustajan mukaan henkilö on poissa toimistosta.
  • Yhteyshenkilö on tilapäisesti varattu. Kun yhteyshenkilö alkaa jälleen käyttää tietokonettaan, Communicator 2007 palauttaa tavoitettavuustilan automaattisesti oikeaan tilaan.
  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Poissa.
Poistunut Poistunut Yhteyshenkilö saattaa olla tavoitettavissa, mutta hänen tietokoneessaan ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa. Oletusarvon mukaan tämä aika on viisi minuuttia. Tämä tila tarkoittaa, että yhteyshenkilön tietokone on online-tilassa ja käyttäjä on ollut Käytettävissä-tilassa. Tila ilmaistaan puoliksi vihreällä ja puoliksi keltaisella painikkeella. Communicator asettaa tämän tilan.
Varattu Poistunut Varattu (Poistunut) Yhteyshenkilö osallistuu kokoukseen tai on aikataulun mukaan kokouksessa (Outlookin kalenterin mukaan), mutta hänen tietokoneessaan ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa. Oletusarvon mukaan tämä aika on viisi minuuttia. Communicator asettaa tämän tilan.
Offline-tilassa Offline-tilassa

Yhteyshenkilö ei ole käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä:

  • Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Näkyminen muille offline-tilana. (Näkyminen muille offline-tilana ei ole käytettävissä oletusarvon mukaan. Järjestelmänvalvojan on otettava se käyttöön organisaatiolle ryhmäkäytännön avulla: EnableAppearOffline.)
  • Communicator ei ole käynnissä yhteyshenkilön tietokoneessa, tai yhteyshenkilö ei ole kirjautunut sisään.
  • Yhteyshenkilö on estänyt tavoitettavuustilansa näkymisen sinulle.
Ei tavoitettavuustietoja Ei tavoitettavuustietoja Communicator ei voi määrittää yhteyshenkilön tilaa. Tämä tila johtuu yleensä siitä, että yhteyshenkilön tavoitettavuustila on tallennettu toiseen tietokonejärjestelmään (esimerkiksi sellaisen organisaation järjestelmään, joka ei ole organisaation ulkopuolinen kumppani).
Estetty Estetty Tämä painike näkyy yhteystietoluettelossa estämäsi yhteyshenkilön nimen vieressä. Estämillesi henkilöille tilasi näkyy offline-tilana.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoja tavoitettavuustietojen määritteistä, jotka kuvaavat yhteyshenkilöä

Tavoitettavuustiedot sisältävät erilaisia määritteitä, jotka kuvaavat yhteyshenkilön tavoitettavuutta, toimia, yhteystietoja, aikataulua, sijaintia sekä huomautuksia niin Oma- kuin Poissa toimistosta -tiloissa. Seuraavassa taulukossa on luettelo kaikista Communicatorin tavoitettavuustietojen määritteistä. Taulukon vasemmassa puoliskossa on lueteltu tavoitettavuustietomääritteet. Taulukon oikeasta puoliskosta käy ilmi, onko määrite määritetyn oikeustason käytettävissä. Oikeustasoja käsitellään myöhemmin tässä ohjeaiheessa.

Tavoitettavuustieto Estä Yleinen Yritys Ryhmä Oma
Offline-tavoitettavuus
Tavoitettavuus
Näyttönimi
Sähköpostiosoite
Tehtävänimike *
Työpuhelin *
Matkapuhelin *
Kotipuhelin *
Muu puhelin
Yritys *
Työpaikka *
Työosoite *
SharePoint-sivusto *
Kokouksen paikka
Kokouksen aihe
Vapaa/Varattu
Työaika
Päätepisteen sijainti
Merkinnät (Poissa toimistosta -merkintä)
Merkinnät (Oma)
Toiminut viimeksi

 Huomautus   * Jos nämä määritteet on määritetty Microsoft Active Directoryssa, ne näkyvät kaikille yrityksen yhteyshenkilöille riippumatta määritetystä oikeustasosta. Ne näkyvät myös yhdistettyjen organisaatioiden yhteyshenkilöille määritetyn oikeustason mukaan. Määritteet eivät näy julkista pikaviestiyhteyttä käyttäville yhteyshenkilöille.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen muuttaminen manuaalisesti

Communicatorissa on useita tavoitettavuustietojen määritteitä, joita voi muuttaa manuaalisesti. Voit esimerkiksi muokata ja julkaista puhelinnumeroita jakaaksesi niitä muille sekä lisätä oman huomautuksen, jos olet esimerkiksi kurssilla. Jos sinulla on kiireellinen työtehtävä, voit välttää keskeytyksiä määrittämällä tavoitettavuustilaksesi Ei saa häiritä.

Tavoitettavuustilan muuttaminen

  • Napsauta tavoitettavuustietopainiketta ja valitse sitten tila luetteloruudusta.

Aseta tavoitettavuustilasi tavoitettavuustietopainikkeen avattavan luettelon avulla.

Matkapuhelimen tai muun puhelimen numeron muokkaaminen tai lisääminen

  1. Napsauta Valikko-painiketta, valitse Työkalut ja valitse sitten Asetukset.
  2. Valitse Puhelimet-välilehti ja napsauta lisättävän numeron Puhelin-painiketta.
  3. Kun olet lisännyt puhelinnumeron, valitse Julkaise tämä puhelinnumero. Kun lisäät puhelinnumeroita, sinun on määritettävä tarvittava oikeustaso niille yhteyshenkilöille, joille haluat jakaa numerot. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen kohdassa Tavoitettavuustietojen määrittäminen näkymään osalle käyttäjistä.

Oman huomautuksen luominen

  • Napsauta Kirjoita huomautus -ruutua ja kirjoita sitten huomautus. Napsauta ruudun ulkopuolella, kun saat huomautuksen valmiiksi.

Huomautuksesi on näkyvissä kaikille Yritys-, Ryhmä- ja Oma-oikeustasojen yhteyshenkilöille.

Poissa toimistosta -huomautuksen lisääminen

  • Valitse Office Outlookissa Työkalut ja valitse sitten Ulkona-tilan hallinta.
  • Valitse Poissa-asetus, kirjoita Poissa toimistosta -viesti ja valitse sitten OK.

 Huomautus   Poissa toimistosta -huomautus korvaa minkä tahansa aiemmin kirjoittamasi oman huomautuksen. Poissa toimistosta -huomautusta ei kuitenkaan päivitetä, ennen kuin kirjaudut ulos Communicatorista ja takaisin sisään. Kun olet tehnyt niin, huomautuksen välittyminen tavoitettavuustietojärjestelmässä saattaa kestää jopa 30 minuuttia. Lisäksi Communicator-asiakasohjelmaa on käytettävä laitteessa, joka voi muodostaa yhteyden Exchangeen, jotta kyseinen tieto välittyisi.

Oman sijainnin näyttäminen

Communicatorin avulla voit näyttää sijaintisi tavoitettavuustietojen osana. Voit määrittää nykyiseksi sijainniksi Koti tai Työpaikka tai luoda mukautetun sijainnin.

  • Napsauta tavoitettavuustietopainiketta, osoita kohtaa Nykyinen sijainti ja valitse sitten valmis sijainti tai valitse Luo mukautettu sijainti.

Sijaintisi on näkyvissä vain niille yhteyshenkilöille, joille olet määrittänyt oikeustason Ryhmä tai Oma. Lisätietoja oikeustasojen määrittämisestä yhteyshenkilöille on jäljempänä tässä ohjeaiheessa kohdassa Tavoitettavuustietojen määrittäminen näkymään tietyn oikeustason käyttäjille.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen päivittäminen Outlookin kalenterin perusteella

Oletusarvon mukaan tavoitettavuustilasi on linkitetty Outlook-kalenteriisi. Jos Outlook-kalenterissasi on parhaillaan määritettynä kokous, tilasi Communictorissa on Kokouksessa seuraavan kuvan mukaisesti. Lisätietoja on ohjeaiheessa Omien asetusten määrittäminen.

Jos Outlook-kalenterissasi on ajoitettuna kokous, tilasi Communicatorissa on Kokouksessa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen päivittäminen toimien perusteella

Kun osallistut ääni- tai videopuheluun tai neuvotteluun, Communicator päivittää tavoitettavuustietosi. Tavoitettavuustietopainikkeesi ilmaisee sinun olevan varattu, ja tilan kuvaus on joko Puhelu käynnissä tai Neuvottelussa.

Tilamerkkijonosi päivittyy automaattisesti, kun olet ääni- tai videopuhelussa tai neuvottelussa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen päivittäminen käyttäjän passiivisuuden perusteella

Communicatorin käyttäjät ihmettelevät usein, mitä tarkoittavat puoliksi keltaiset ja puoliksi oranssit sekä puoliksi keltaiset ja puoliksi vihreät tavoitettavuustietopainikkeet.

Tavoitettavuustietopainike Kuvaus
Varattu Poistunut Varattu (Poistunut) -tavoitettavuustietopainike     on näkyvissä, kun Communicatorin käyttäjä on kokouksessa tai on määrittänyt tilakseen Varattu ja Communicator ei ole havainnut tietokonetta tai mitään muuta Communicatoria suorittavaa käyttäjän tietokonetta käytettävän viimeisten viiden minuutin aikana. Jos käyttäjä esimerkiksi liikuttaa hiirtä tai painaa jotakin näppäintä, tilaksi tulee jälleen Varattu.
Poistunut Poistunut     tulee näkyviin, kun yhteyshenkilö saattaa olla tavoitettavissa, mutta hänen tietokoneessaan ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa. Oletusarvon mukaan tämä aika on viisi minuuttia. Tämä tila tarkoittaa, että yhteyshenkilön tietokone on online-tilassa ja käyttäjä on ollut Käytettävissä-tilassa. Tila ilmaistaan puoliksi vihreällä ja puoliksi keltaisella painikkeella. Communicator asettaa tämän tilan.
Poissa Poissa Tämä tavoitettavuustietopainike on näkyvissä, jos Communicator ei ole havainnut tietokonetta käytettävän viimeisten 15 minuutin aikana. Kun tietokonetta jälleen käytetään, tavoitettavuustietopainike palautuu aiempaan tilaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen määrittäminen näkymään osalle käyttäjistä

Communicatorissa on oikeustasoja, joiden avulla voi hallita, mitä tavoitettavuustietoja kullakin yhteyshenkilöllä on käytettävissä. Voit esimerkiksi määrittää matkapuhelinnumerosi vain läheisimpien työtoveriesi nähtäväksi koko yrityksen työntekijöiden sijaan. Vastaavasti saatat haluta määrittää sijaintisi koko yrityksen sijaan vain oman ryhmäsi jäsenten nähtäväksi. Communicatorin oikeustasojen avulla voi hallita tavoitettavuustietojen käyttöä. Voit määrittää oikeustasoja jollakin seuraavista menetelmistä:

  • Valitse yhteystietoluettelosta yhteyshenkilö, jonka oikeustason haluat määrittää, valitse Muuta oikeustasoa ja valitse sitten yhteyshenkilölle haluamasi oikeustaso.

Communicatorissa on oikeustasoja, joiden avulla voit hallita tavoitettavuustietojasi.

  • Napsauta Muuta yhteystietojen näyttötapaa -painiketta ja valitse sitten Oikeustasot. Voit sitten määrittää yhteyshenkilöiden oikeustasot vetämällä yhteyshenkilöitä haluamiisi oikeustasoihin.
  • Kun joku lisää sinut yhteystietoluetteloonsa, saat ilmoituksen, jossa voit hyväksyä tai hylätä lisäyspyynnön. Voit määrittää oikeustason valitsemalla ilmoituksen Tämän henkilön oikeustaso -luettelosta haluamasi oikeustason ja valitsemalla sitten OK.

Kun joku lisää sinut yhteystietoluetteloonsa, saat ilmoituksen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tavoitettavuustietojen määrittäminen näkymään tietyn oikeustason käyttäjille

Seuraavat esimerkit auttavat ymmärtämään, kuinka muut näkevät tavoitettavuustietosi ja kuinka oikeustasot vaikuttavat yhteyshenkilöiden käytettävissä oleviin tietoihin.

Tilan muuttaminen Käytettävissä-tilasta Poissa-tilaan

Tavoitettavuustietopainikkeesi näyttää tällaiselta:

Muutat tilasi Käytettävissä-tilasta Poissa-tilaan

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Matkapuhelinnumeron julkaiseminen

Matkapuhelinnumerosi julkaistaan Puhelimet-välilehdessä

Matkapuhelinnumerosi julkaistaan Puhelimet-välilehdessä.

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Tavoitettavuustilan muuttaminen Ei saa häiritä -tilaksi

Tavoitettavuustietopainikkeesi näyttää tällaiselta:

Tavoitettavuustilan muuttaminen Ei saa häiritä -tilaksi

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Olet Outlook-kalenterin mukaan kokouksessa

Tavoitettavuustilasi päivitetään automaattisesti tilaksi Varattu - Kokouksessa

Määritys Varattu - Kokouksessa

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Olet online-tilassa, mutta et ole tehnyt tietokoneella mitään toimia viimeiseen viiteen minuuttiin

Tavoitettavuustilasi päivitetään automaattisesti tilaksi Poistunut

Poistunut-tila

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Olet kokouksessa, mutta et ole tehnyt tietokoneella mitään toimia viimeiseen viiteen minuuttiin

Tavoitettavuustietopainikkeesi päivitetään automaattisesti tilaksi Varattu (Poistunut)

Poistunut - Kokouksessa

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Yritys, näkee sen tällaisena:

Yritys-oikeustaso

Yhteyshenkilö, jonka oikeustasoksi olet määrittänyt Ryhmä, näkee sen tällaisena:

Ryhmä-oikeustaso

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Communicator 2007