Koskee tuotetta
Microsoft Access 2000

Tietokannan hallinta

Oletustyökansion vaihtaminen   

Kun luot uuden Access-tietokantatiedoston (.mdb) tai avaat aiemmin luodun tiedoston, Access tallentaa sen oletustyökansioon tai avaa sen oletustyökansiosta. Voit muuttaa Access-tietokantatiedostojen oletustyökansiota tietokoneessa kirjoittamalla uuden kansion polun Asetukset-valintaikkunan Yleistä-välilehden Tietokannan oletuskansio -kenttään (Työkalut-valikko).

Ohjausobjektit ja lausekkeet

Pystysuuntaisen ohjausobjektin luominen   

Accessissa voit luoda lomakkeeseen tai raporttiin pystysuuntaisen selitteen tai muokkausruudun määrittämällä ohjausobjektin Pystysuuntainen-ominaisuuden.

Selitteen tai muokkausruudun määrittäminen pystysuuntaiseksi  

1. Avaa lomake tai raportti rakennenäkymään.
2. Napsauta selitettä tai muokkausruutua.
3. Valitse Tiedosto-valikosta Ominaisuudet ja valitse sitten Muu-välilehti.
4. Määritä Pystysuuntainen-ominaisuuden arvoksi Kyllä.

Saat lisätietoja Pystysuuntainen-ominaisuudesta napsauttamalla Pystysuuntainen-ominaisuusruutua ja painamalla sitten F1-näppäintä.

Accessin mukauttaminen

Kuvausten lisääminen tietokantaobjekteihin   

Accessissa voit määrittää kuvauksen kullekin tietokantaobjektille. Objektin kuvaus näkyy objektin nimen vieressä Tietokanta-ikkunassa, kun valitset Näytä-valikosta Tiedot. Kuvaukset voivat olla enintään 255 merkkiä pitkiä, mutta ne kannattaa pitää lyhyinä, jotta koko kuvaus näkyy Tietokanta-ikkunassa. Voit lisätä tietokantaobjektin kuvauksen napsauttamalla objektia hiiren kakkospainikkeella Tietokanta-ikkunassa, valitsemalla pikavalikosta Ominaisuudet ja kirjoittamalla sitten kuvauksen Kuvaus-ruutuun.

Uusien objektien pikakuvakkeiden piilottaminen  

Accessin Tietokanta-ikkunassa on pikakuvakkeita, joiden avulla voit luoda uusia tietokantaobjekteja nopeasti. Taulukoita, kyselyitä, lomakkeita, raportteja ja tietokantasivuja varten on pikakuvakkeita, joiden avulla voit käynnistää ohjatun toiminnon, luoda objektin ja avata sen rakennenäkymässä. Jos haluat enemmän tilaa omille tietokantaobjekteillesi, voit poistaa pikakuvakkeet Tietokanta-ikkunasta poistamalla Asetukset-valintaikkunan Näytä-välilehdessä Uusien objektien pikakuvakkeet -valintaruudun valinnan (Työkalut-valikko).

Tietokantaobjektien tietojen näyttäminen  

Accessissa kuhunkin tietokantaobjektiin liittyy runsaasti tietoja, kuten objektin nimi, kuvaus, viimeisimmän muokkauksen päivämäärä ja kellonaika, objektin luontipäivämäärä ja -kellonaika sekä objektin tyyppi (taulukko, kysely, lomake, raportti, tietokantasivu, makro tai moduuli). Voit näyttää tietokantaobjektien tiedot Tietokanta-ikkunassa valitsemalla Näytä-valikosta Tiedot.

Office-avustajan poistaminen käytöstä  

Office-avustaja opastaa ohjelman käytössä ja viihdyttää käyttäjää, mutta voit halutessasi ohittaa sen ja etsiä haluamasi tiedot Ohje-ikkunassa käyttämällä Sisältö-, Vastaustoiminto- ja Hakemisto-välilehtiä. Jos haluat poistaa avustajan käytöstä, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella sen ollessa näkyvissä ja valitse sitten pikavalikosta Asetukset. Poista Asetukset-välilehdellä Käytä Office-avustajaa -valintaruudun valinta. Voit palauttaa avustajan käyttöön valitsemalla Ohje-valikosta Näytä Office-avustaja.

Tietokannat ja taulukot

Useiden samoja tietoja sisältävien kenttien välttäminen   

Kun suunnittelet taulukon Accessissa, vältä useiden samanlaisia tietoja sisältävien kenttien luomista. Jos taulukko tallentaa samankaltaisia tietoja useisiin kenttiin, tietyn tiedon hakeminen on vaikeaa, koska haluttu tieto saattaa sijaita missä tahansa kyseisenlaisia tietoja sisältävässä kentässä. Lisäksi tällainen taulukko vaikeuttaa tietojen lajittelua ja laskutoimitusten suoritusta, koska tarkkojen tulosten saamiseksi on ehkä haettava tietoja useista kentistä. Jos esimerkiksi suunnittelet kyselytietokantaa, seuraavanlainen taulukon malli saattaa aiheuttaa vaikeuksia:

VastaajanTunnus	Kysymys1	Kysymys2	Kysymys3
100	Kyllä	Kyllä	Ei
101	Ei	Kyllä	Ei
102	Kyllä	Ei	Kyllä

On vaikeaa luoda kysely, joka palauttaisi vain Kyllä-vastaukset, koska sellaisia tietoja voi olla kaikissa kolmessa kentässä. Tällaisen tiedon palauttavan kyselyn luominen on kuitenkin helppoa, jos käytät seuraavaa taulukon mallia:

VastaajanTunnus	KysymyksenTunnus	Vastaus
100	1	Kyllä
100	2	Kyllä
100	3	Ei
101	1	Ei
101	2	Kyllä
101	3	Ei
102	1	Kyllä
102	2	Ei
102	3	Kyllä

Kutakin tietotyyppiä on vain yhdessä kentässä, joten tietojen hakeminen, lajitteleminen ja laskeminen on paljon edellistä mallia helpompaa.

Access-määritykset   

• Mikä on samanaikaisten käyttäjien enimmäismäärä? 255
• Montako kenttää taulukossa voi olla? 255
• Mikä on lomakkeen tai raportin enimmäisleveys? 56 cm

Saat vastauksen näihin ja moniin muihin kysymyksiin kirjoittamalla Office-avustajaan määritykset tai valitsemalla Ohje-ikkunan Vastaustoiminto-välilehdessä Etsi ja valitsemalla sitten Microsoft Access -määritykset.

Tietojen syöttäminen ja muotoileminen

Zoomaa-ikkuna   

Joskus taulukkonäkymän kenttä, lomakkeen muokkausruutu tai ominaisuusikkunan ominaisuusruutu on niin pieni, etteivät kaikki sen sisältämät tiedot mahdu näkyviin. Zoomaa-ikkunan avulla voit lukea tai muokata tällaista tekstiä. Saat Zoomaa-ikkunan näkyviin napsauttamalla kenttää, muokkausruutua tai ominaisuusruutua ja painamalla sitten VAIHTO+F2.

Muotoileminen

Saman teksti- ja kuvamuotoilun käyttäminen monta kertaa Office 2000:ssa   

Haluatko korostaa tietyllä fontilla sanoja, jotka ovat eri puolilla tiedostoa? Tai haluatko ehkä muuttaa joitakin piirrostyökalulla tehdyssä piirroksessa olevia viivoja katkoviivoiksi? Tietyn muotoilun soveltaminen eri kohtiin tiedostoa on uskomattoman helppoa. Vakiotyökalurivin Muotoilusivellin-painiketta ei tarvitse napsauttaa erikseen aina, kun haluat käyttää jotakin tiedoston toisessa osassa käytettyä muotoilua. Jos kaksoisnapsautat Muotoilusivellin-painiketta, se pysyy käytössä niin kauan kuin haluat.

1. Valitse kohde, jonka muotoilun haluat kopioida.
2. Jos haluat kopioida valitun muotoilun useisiin kohteisiin, kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta. Tällöin painike pysyy valittuna niin kauan kuin haluat.
3. Valitse teksti tai kuva, johon haluat käyttää uutta muotoilua.
4. Kun olet lopettanut muotoilun käyttämisen, napsauta Muotoilusivellin-painiketta uudelleen tai paina ESC-näppäintä.

Huomautus   Teksti- ja kuvamuotoilun käyttäminen useita kertoja on mahdollista vain yhden ohjelman sisällä. Et esimerkiksi voi käyttää Word-muotoilua PowerPointissa®.

Saat lisätietoja kirjoittamalla muotoilusivellin tai muotoilujen kopioiminen Office-avustajaan tai ohjelman Ohje-ikkunan Vastaustoiminto-välilehteen ja valitsemalla sitten Etsi. Lisätietoja on kohdassa Piirrosobjektin lisääminen useita kertoja Office 2000:ssa.

Lomakkeet ja raportit

Tietokannan nimen lisääminen raporttiin   

Tietokannan nimen näyttäminen raportissa voi olla hyödyllistä, jos haluat seurata raportin lähdettä ja tietoja.

Huomautus   Seuraavassa toimintosarjassa käytetään Northwind-esimerkkitietokantaa. Tietokannan oletussijainti on Ohjelmatiedostot\Microsoft Office\Office\Esimerkit -kansio. Jos kansiosta ei löydy Northwind.mdb-tiedostoa tai jos tarvitset lisätietoja Northwindin avaamisesta, kirjoita avaa northwind-esimerkkitietokanta Office-avustajaan tai Ohje-ikkunan Vastaustoiminto-välilehteen ja valitse sitten Etsi.

Voit lisätä tietokannan nimen raporttiin seuraavasti:  

1. Avaa Northwind-tietokanta.
2. Napsauta Tietokanta-ikkunassa Lasku-raporttia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Rakennenäkymä.
3. Napsauta työkalurivin Muokkausruutu-työkalua ja napsauta sitten hiiren painiketta raportin otsikossa olevan Päivämäärä-kentän vasemmalla puolella.
4. Kirjoita juuri lisätyn ei-sidotun muokkausruudun selitteeseen Tietokanta:.
5. Napsauta muokkausruutua hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.
6. Napsauta Tiedot-välilehteä ja kirjoita seuraava teksti OhjausobjektinLähde-ominaisuusruutuun:

   =Left(NykyinenProjekti.Nimi,Len(NykyinenProjekti.Nimi)-4)

7. Saat tuloksen näkyviin valitsemalla Näytä-valikosta Esikatselu.

Pysty- ja vaakasuuntaisten viivojen lisääminen raporttiin   

Microsoft Accessissa voit lisätä rivejä raportin rivien tai sarakkeiden väliin käyttämällä viivaohjausobjektia. Seuraavassa kuvassa on raportti, jonka tieto-osion sarakkeiden välissä on pystysuuntaiset viivat. Kuvassa on myös vaakasuuntainen viiva otsikon ja tietojen välissä.

Pystysuuntaisen viivan lisääminen sarakkeiden väliin tieto-osiossa

1. Avaa taulukko rakennenäkymässä.
2. Napsauta työkalurivin Viiva-työkalua.
3. Vedä viiva tieto-osion ensimmäisten ja toisten ohjausobjektien väliin. Viivan pituuden on vastattava tieto-osion korkeutta.
4. Toista vaiheet 2 ja 3 kutakin tieto-osion ohjausobjektiparia varten.
5. Valitse Näytä-valikosta Esikatselu.

6. Jos esikatselussa näkyy katkonaisia viivoja, lisää kunkin pystysuuntaisen viivan pituutta rakennenäkymässä, kunnes näytössä on yksittäinen viiva.

Vaakasuuntaisen viivan lisääminen raporttiin  

1. Avaa raportti rakennenäkymässä.
2. Napsauta työkalurivin Viiva-työkalua.
3. Vedä vaakasuuntainen viiva vasemmalta oikealle osioon, jossa haluat viivan näkyvän.

   Huomautus  Jos lisäät viivan tieto-osion ylä- tai alaosaan, viiva näkyy ennen jokaista tietuetta tai jokaisen tietueen jälkeen. Edellisessä kuvassa viiva on otsikko-osion alapuolella.

Istunnon aikana tehtyjen lomake- ja raporttirakennemuutosten hylkääminen   

Jos olet avannut tallennetun lomakkeen tai raportin Accessissa, tehnyt rakennemuutoksia ja päättänyt sitten, että et halua tallentaa muutoksia, voit palauttaa lomakkeen tai raportin viimeisimmän tallennetun version sulkematta lomaketta tai raporttia. Accessin edellisissä versioissa rakennemuutokset sai hylättyä vain sulkemalla lomakkeen tai raportin muutoksia tallentamatta ja avaamalla sen sitten uudelleen.

Voit palauttaa viimeisimmän tallennetun version valitsemalla Tiedosto-valikosta Palauta. Palauta-komento on käytettävissä vain, jos olet avannut lomakkeen tai raportin rakennenäkymässä ja olet tehnyt siihen muutoksia.

Varoitus   Kun olet palauttanut lomakkeen tai raportin viimeisimmän tallennetun version, et voi enää palauttaa muutoksia, jotka teit lomakkeeseen tai raporttiin sen viimeisimmän avaamisen jälkeen. Jos et ole varma, haluatko poistaa tekemäsi muutokset, tallenna lomake tai raportti eri nimellä sen sijaan, että käyttäisit Palauta-komentoa.

Lomakkeen tai raportin ohjausobjektin siirtäminen toiseen osioon   

Access-lomakkeessa tai -raportissa voit siirtää aiemmin luodun ohjausobjektin toiseen osioon vetämällä sitä.

Ohjausobjektin siirtäminen lomakkeen tai raportin toiseen osioon

1. Avaa päälomake tai raportti rakennenäkymässä.
2. Napsauta ohjausobjektia.
3. Sijoita kohdistin ohjausobjektin kohdalle, niin että kohdistin muuttuu avoimeksi kädeksi. Ohjausobjektia ei voi siirtää toiseen osioon, kun kohdistin on ylöspäin osoittava käsi.
4. Vedä ohjausobjekti toiseen osioon.

Jos ohjausobjektiin on liitetty selite, se siirtyy ohjausobjektin mukana toiseen osioon.

Huomautus  Kun hiiren osoitin on ylöspäin osoittava käsi, voit siirtää ohjausobjektia ja sen selitettä erikseen, mutta vain lomakkeen tai raportin nykyisessä osiossa.

Pikanäppäimet

Accessin pikanäppäimet  

Oletko huomannut, että näppäimistön käyttäminen on joskus nopeampaa kuin hiiren? Pikanäppäimien avulla voit ohittaa valikkoja ja toteuttaa komentoja helposti ja nopeasti. Accessissa voit käyttää pikanäppäimiä moniin tarkoituksiin. Voit esimerkiksi toteuttaa valikkojen tai työkalurivien komentoja tai liittää asiakirjaan nykyisen päivämäärän. Jotkin pikanäppäimet näkyvät valikossa olevien komentojen vieressä. Esimerkiksi Tiedosto-valikon Tulosta -komennon vieressä näkyy komentonäppäin CTRL+P.

Täydellinen pikanäppäinluettelo on Office-avustajan ohjeessa. Saat Access 2000:n ja muiden Office 2000 -sovellusten Office-avustajan käyttöön painamalla F1-näppäintä. Kirjoita sitten tekstikenttään pikanäppäimet. Tärkeimmät Accessin pikanäppäimet ovat seuraavat:

Toiminto:	Pikanäppäimet:
nykyisen päivämäärän lisääminen	CTRL+;
nykyisen kellonajan lisääminen	CTRL+:
rivinvaihto muistiossa tai tekstikentässä	CTRL+ENTER
saman kentän tietojen hakeminen edellisestä tietueesta	CTRL+'
kenttään tehtyjen muutosten kumoaminen	ESC
tietueeseen tehtyjen tietueen muutosten kumoaminen	ESC ESC (paina ESC-näppäintä kaksi kertaa)
tietokantaikkunan tuominen näyttöön	F11
uuden tietokannan avaaminen	CTRL+N
aiemmin luodun tietokannan avaaminen	CTRL+O
siirtyminen Visual Basic® -editorin ja edellisen aktiivisen ikkunan välillä	ALT+F11
etsi ja korvaa -toiminto	CTRL+F
kopioiminen	CTRL+C
liittäminen	CTRL+V
kumoaminen	CTRL+Z
tallentaminen	CTRL+S
tulostaminen	CTRL+P