Tietojen löytäminen Access-sovelluksesta

Tiedoista ei ole hyötyä, jos niitä ei löydä silloin, kun niitä tarvitaan. Access-sovelluksissa voit tuoda näkyviin tietoja useilla eri tavoilla, jotta saat käyttöösi kulloinkin tarvitsemasi tiedot. Nämä haku- ja suodatustyökalut tulevat automaattisesti käyttöön, kun luot Access-sovelluksen.

Tietojen näyttäminen luettelotietonäkymässä

Kun lisäät taulukon sovellukseen, ohjelma luo luettelotietonäkymän automaattisesti. Voit avata näkymän valitsemalla näkymävalitsimesta Luettelon (ellet ole antanut näkymälle uutta nimeä). Lisätietoja taulukoiden lisäämisestä sovelluksiin on artikkelissa Access-sovelluksen luominen.

Kussakin luettelotietonäkymässä on oletusarvoisesti oheinen hakukenttä:

Luettelotietolomakkeen oletusarvoinen hakukenttä

Kun kirjoitat kenttään muutaman kirjaimen ja painat Enter-näppäintä, sovellus suodattaa näkyviin kohteet, jotka sisältävät kyseiset kirjaimet.

Esimerkkihaku merkeillä "ad"

Tässä esimerkkihaussa merkeillä "ad" saadaan seuraavat tulokset: Adina, Traders ja Mahadevan. Access käyttää samaa suodatinta eri kentissä. Tässä esimerkissä Access on suodattanut esiin tietoa kolmen eri kohteen Etunimi-, Yritys- ja Sukunimi-kentistä.

Tietojen näyttäminen yhteenvetonäkymässä

Yhteenvetonäkymässä kohteet näkyvät arvojen (esimerkiksi tehtävän tilan) mukaan ryhmiteltyinä:

Yhteenvetonäkymän hakukenttä.

Yhteenvetonäkymässä on samantyyppinen hakukenttä kuin luettelotietonäkymässä, mutta ohjelma suodattaa näkyviin vain kentän alapuolella olevan luettelon tiedot – ei oikealla puolella olevan luettelon tietoja. Hakutoiminnolla saat kuitenkin kätevästi näkyviin haluamasi ryhmän silloin, kun eri ryhmiä on paljon.

Tietojen näyttäminen taulukkonäkymässä

Luettelotietonäkymän tapaan taulukkonäkymä tulee käyttöösi automaattisesti, kun lisäät taulukon sovellukseen. Voit avata näkymän valitsemalla näkymävalitsimesta Taulukon (ellet ole antanut näkymälle uutta nimeä). Taulukoissa ei ole samanlaista hakukenttää kuin edellä kuvatuissa näkymissä, mutta niissä voi hyödyntää laskentataulukko-ohjelmissa tyypillisesti käytössä olevia suodatustoimintoja. Lisätietoja taulukkonäkymistä on artikkelissa Verkkotaulukkonäkymän luominen.

Vie osoitin sarakeotsikon päälle, napsauta avattavan luettelon nuolta ja valitse haluamasi lajittelu- tai suodatusvaihtoehto.

Suodattimen käyttäminen taulukon Määräpäivä-kentässä

Jos haluat lisätä muita arvoja sarakkeen suodattimeen, toista samat vaiheet. Valitsemiesi arvojen vieressä näkyy valintamerkki.

Taulukon suodattimen avattava luettelo, jossa on useita arvoja valittuna

 Vihje    Voit etsiä taulukkonäkymässä olevaa tietoa nopeasti käyttämällä selaimen sivulta etsimistoimintoa. Jos esimerkiksi käytät Internet Exploreria, paina Ctrl+F-näppäinyhdistelmää ja kirjoita etsimäsi teksti tai luku. Valitsemalla Edellinen tai Seuraava voit siirtyä hakutuloksesta toiseen.

 
 
Käyttö:
Access 2013