Microsoft Accessin uudet ominaisuudet

Microsoft Access 2010 -ohjelmassa voit luoda WWW-tietokantoja ja julkaista niitä SharePoint-sivustossa.

“Voit aloittaa yhteiskäytön heti.”

SharePoint-sivuston käyttäjät voivat käyttää tietokantasovellusta selaimella, ja SharePoint-käyttöoikeudet määrittävät, mitä tietoja he näkevät. Voit luoda tietokannan mallin pohjalta, joten voit aloittaa tietojen yhteiskäytön vaikka heti. Uutta WWW-julkaisuominaisuutta tukevat monet muut laajennukset ja parannukset, ja se tarjoaa monia etuja perinteisiin paikallisiin tietokantoihin verrattuna.

Myös Access 2010 -käyttöliittymää on muutettu. Jos et ole käyttänyt Office Access 2007 -ohjelmaa, valintanauha ja siirtymisruutu voivat olla sinulle vieraita. Valintanauha korvaa aiempien versioiden valikot ja työkalurivit. Siirtymisruutu korvaa Tietokanta-ikkunan ja tuo siihen lisätoimintoja. Access 2010 -ohjelman uudessa Backstage-näkymässä voit käyttää kaikkia koko tietokantaan vaikuttavia komentoja, kuten Järjestä ja korjaa -komentoa, tai aiemmin Tiedosto-valikossa olleita komentoja.

Tässä artikkelissa esitellään uudet ominaisuudet, jotka sisältyvät Office Access 2007- ja Access 2010 -ohjelmaan. Yleisiä perustietoja Accessista on artikkelissa Access 2010:n käytön aloittaminen.

Tämän artikkelin sisältö


Yleistä

Jos käytössäsi on SharePoint-sivusto, johon on määritetty Access Services, voit luoda WWW-tietokannan Access 2010 -ohjelmalla. Käyttäjät voivat käyttää luomaasi tietokantaa selainikkunassa, mutta rakenteen muuttamiseen tarvitaan Access 2010. Tiettyjä paikallisen tietokannan ominaisuuksia ei voi käyttää verkossa, mutta samaan tarkoitukseen voi usein käyttää jotakin uutta ominaisuutta, esimerkiksi laskettuja kenttiä tai tietomakroja.

Tietokannan jakaminen Internetissä

  • Mallin käyttäminen    Access 2010 -ohjelman mukana toimitetaan viisi mallia: Yhteystiedot, Kalusto, Projektit, Tapahtumat ja Hyväntekeväisyyslahjoitukset. Voit myös muuttaa jotakin mallia ennen julkaisemista tai sen jälkeen.
  • Aloittaminen alusta    Kun luot uuden tyhjän tietokannan, voit valita joko tavallisen tietokannan tai WWW-tietokannan. Tämä valinta vaikuttaa siihen, mitä rakenneominaisuuksia ja komentoja voit käyttää. Tällä valinnalla voit myös helposti varmistaa, että tietokanta on WWW-yhteensopiva.
  • Aiemmin luodun tietokannan muuntaminen WWW-tietokannaksi    Voit julkaista aiemmin luodun sovelluksen WWW-sivustossa. Kaikkia paikallisen tietokannan ominaisuuksia ei voi käyttää WWW-sivustossa, joten joitakin sovelluksen ominaisuuksia on ehkä muutettava.

 Huomautus   Uudella WWW-yhteensopivuuden tarkistustoiminnolla voit etsiä ja korjata mahdolliset yhteensopivuusongelmat.

  • Intranet ja Internet    Voit julkaista sovelluksen omassa SharePoint-palvelimessasi tai käyttää siihen isännöityä SharePoint-ratkaisua.

Lisätietoja WWW-tietokannoista on artikkelissa Internetin kautta jaettavan tietokannan luominen.

Uusi Makron muodostin

Access 2010 -ohjelmassa on uusi Makron muodostin, jonka ominaisuuksia ovat muun muassa IntelliSense-tekniikka ja selkeä käyttöliittymä.

Makron muodostin

Kuvateksti 1 Valitse toiminto luettelosta...
Kuvateksti 2 ...tai lisää toiminto makroon kaksoisnapsauttamalla sitä Toimintoluettelo-ruudussa.
Kuvateksti 3 Kun käsittelet makroa, Rakenne-välilehti tulee näkyviin.

Kun lisäät toiminnon, Makron muodostimeen tulee näkyviin lisää vaihtoehtoja. Jos esimerkiksi lisäät Jos-toiminnon, näkyviin tulee

Makro, jossa on Jos-toiminto

Makron muodostimella voi luoda perinteisten makrojen lisäksi uusia tietomakroja.

Tietomakrot: tietojen muuttaminen tapahtumien perusteella

Tietomakroilla voi tukea koosteita WWW-tietokannoissa, ja ne mahdollistavat käynnistimien toteuttamisen Access 2010 -tietokannoissa.

Oletetaan esimerkiksi, että tietokannassa on Prosenttia valmiina- ja Tila-kenttä. Tietomakroilla voit määrittää, että Prosenttia valmiina -kentän arvoksi tulee 100, kun Tila-kentän arvoksi määritetään Valmis, tai 0, kun Tila-kentän arvoksi määritetään Ei aloitettu.

Parannettu lausekkeenmuodostin

Lausekkeenmuodostin käyttää nyt IntelliSense-tekniikkaa, joten näet vaihtoehtoja lauseketta kirjoittaessasi. Lisäksi se näyttää parhaillaan valittuna olevan lausekearvon lausekkeenmuodostimen ikkunassa. Jos esimerkiksi valitset Trim-funktion, lausekkeenmuodostimessa näkyy seuraavaa:

Trim(merkkijono) palauttaa merkkijonotyyppisen varianttiarvon, jossa on määritetyn merkkijonon kopio ilman merkkijonon alussa ja lopussa olevia ylimääräisiä välilyöntejä.

Lasketut kentät

Voit luoda kentän, joka näyttää laskutoimituksen tuloksen. Laskutoimituksen on viitattava muihin saman taulukon soluihin. Voit luoda laskutoimituksen lasusekkeenmuodostimella.

Taulukon kelpoisuussäännöt

 Huomautus   Tämä toiminto esiteltiin Access 2007:ssä.

Voit luoda säännön, joka estää tietojen syöttämisen, jos tietueeseen tehty muutos täyttää määritetyn säännön ehdot. Toisin kuin kentän kelpoisuussääntö, taulukon kelpoisuussääntö voi tarkistaa usean kentän arvon. Voit luoda kelpoisuussäännön lasusekkeenmuodostimella.

Sovellusten luomiseen tarkoitetut tietokantamallit

Access 2010 -ohjelmassa on valikoima laadukkaita valmiita tietokantamalleja, jotka on tarkoitettu yhteyshenkilöiden, tehtävien, tapahtumien, opiskelijoiden, kaluston ja muiden tietojen seurantaan. Voit ottaa ne käyttöön heti ja laajentaa tai mukauttaa niitä omien tarpeidesi mukaan.

Backstage-näkymässä käytettävissä olevat mallit

Kukin malli on täydellinen seurantasovellus, jossa on valmiiksi määritettyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, kyselyjä, makroja ja yhteyksiä. Mallit ovat käyttövalmiita, joten voit aloittaa työskentelyn nopeasti. Jos malli vastaa tarpeitasi, voit aloittaa heti. Jos malli taas ei sovi tarkoituksiisi, voit käyttää mallia apuna tarpeitasi vastaavan tietokannan luomisessa.

Kalusto-WWW-tietokanta

Access 2010 -ohjelman mukana toimitettavien mallien lisäksi voit ladata lisää malleja muodostamalla yhteyden Office.com -sivustoon.

Sovellusosilla lisää toimintoja aiemmin luotuihin tietokantoihin

Sovellusosalla voit lisätä toimintoja aiemmin luotuun tietokantaan. Sovellusosa on Access 2010:n uusi ominaisuus: malli, joka muodostaa tietokannan osan, esimerkiksi valmiiksi muotoillun taulukon tai taulukon sekä siihen liittyvän raportin ja lomakkeen. Voit esimerkiksi lisätä tietokantaan Tehtävät-sovellusosan, joka sisältää Tehtävät-taulukon, Tehtävät-lomakkeen ja mahdollisuuden yhdistää Tehtävät-taulukon johonkin toiseen tietokannan taulukkoon.

Luo-välilehden sovellusosat

Parannettu taulukkonäkymä

Voit luoda taulukon ja aloittaa sen käyttämisen määrittämättä kenttiä etukäteen. Valitse Luo-välilehdestä Taulukko ja ala kirjoittaa tietoja näkyviin tulevaan uuteen taulukkoon. Access 2010 määrittää automaattisesti kullekin kentälle parhainten sopivan tietotyypin, joten käytön aloittaminen on helppoa ja nopeaa. Lisää napsauttamalla -sarake näyttää, mihin lisäät uuden kentän. Jos haluat muuttaa uuden tai aiemmin luodun kentän tietotyyppiä tai näyttömuotoilua, voit tehdä sen valintanauhan Kentät-välilehden komennoilla. Voit myös liittää tiedot Microsoft Excel -taulukoista uuteen taulukkoon. Access 2010 luo kaikki kentät ja tunnistaa tietotyypit automaattisesti.

Taulukkonäkymän Lisää napsauttamalla -sarake

Kenttäluettelo-ruutu

Access 2007:ssä esitelty Kenttäluettelo-ruutu mahdollistaa kenttien lisäämisen myös muista taulukoista. Voit vetää kenttiä tietuelähteen taulukoista, yhteydessä olevista taulukoista tai tietokannan taulukoista, jotka eivät ole yhteydessä. Jos taulukoiden välille tarvitaan yhteys, Access luo sen automaattisesti tai kehottaa sinua tekemään niin prosessin aikana.

Kenttäluettelo-ruutu

Lomakkeiden ja raporttien suunnittelua nopeuttava asettelunäkymä

Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia rakenteeseen samalla, kun tarkastelet lomakkeen tai raportin tietoja.

Asettelunäkymään on tehty monia parannuksia Access 2007:n jälkeen. Sen käyttö on pakollista suunniteltaessa WWW-lomaketta tai -raporttia.

Lomake asettelunäkymässä, reaaliaikaiset tiedot näkyvät

Voit esimerkiksi lisätä kentän rakenneruudukkoon vetämällä sen Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttaa ominaisuuksia ominaisuusikkunassa.

Ulkoasun siistiminen ohjausobjektien asetteluilla

Office Access 2007 -ohjelmassa esitellyt asettelut ovat ohjausobjektien ryhmiä, joita voi siirtää tai joiden kokoa voi muuttaa yhtenä ryhmänä. Access 2010 -ohjelmassa asettelujen sijoittamismahdollisuuksia lomakkeisiin ja raportteihin on lisätty. Voit jakaa tai yhdistää soluja vaaka- tai pystysuunnassa, joten kenttien, sarakkeiden ja rivien asettelua on helppo muuttaa.

Asettelunäkymän käyttö on pakollista suunniteltaessa WWW-tietokantoja, mutta rakennenäkymä on edelleen käytettävissä paikallisten tietokantojen suunnittelua varten.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uusi käyttöliittymä

Uusi, Office Access 2007 -ohjelmassa esitelty ja Access 2010 -ohjelmassa parannettu käyttöliittymä helpottaa sellaisten komentojen ja toimintojen löytämistä, jotka aiemmin olivat piilossa monimutkaisten valikoiden ja työkalurivien kätköissä.

Valintanauha

Valintanauha on kokoelma välilehtiä, joihin on ryhmitelty komentoja ominaisuuksien ja toimintojen mukaan. Valintanauha korvaa Accessin aiempien versioiden valikot ja työkalurivit.

Accessin valintanauhan kuva

Valintanauhan tärkeimpiä toimintoja ovat:

  • Komentovälilehdet, joissa näkyvät useimmin yhdessä käytettävät komennot, auttavat löytämään tarvittavat komennot. 
  • Tilannekohtaiset komentovälilehdet tulevat näkyviin kulloinkin käsiteltävän objektin tai tehtävän mukaan. Tilannekohtainen komentovälilehti sisältää komennot, joita todennäköisimmin tarvitset tehtävässäsi. 
  • Valikoimat ovat uusia ohjausobjekteja, joissa näkyvien tyylien tai asetusten esikatselukuvien avulla voit tarkistaa muutosten vaikutuksen, ennen niiden käyttöönottoa. 

Backstage-näkymä

Access 2010 -ohjelman uusi Backstage-näkymä sisältää koko tietokantaan vaikuttavia komentoja, joita ovat esimerkiksi Järjestä ja korjaa sekä Uusi tietokanta. Komennot näkyvät välilehdissä näytön vasemmassa reunassa. Kussakin välilehdessä on toisiinsa liittyvien komentojen ja linkkien ryhmä. Jos esimerkiksi valitset Uusi, näkyviin tulee joukko painikkeita, joilla voit luoda uuden tietokannan kokonaan alusta tai valita jonkin valmiista laadukkaista tietokantamalleista uuden tietokannan pohjaksi.

Monet Backstage-näkymän komennoista olivat Accessin aiemmissa versioissa Tiedosto-valikossa. Niiden lisäksi näkymässä näkyvät viimeksi avatut tietokannat ja (jos olet yhteydessä Internetiin) linkkejä suosittuihin Office.com-artikkeleihin.

Accessin Backstage-näkymä

Siirtymisruutu

Access 2007 -ohjelmassa esitellyssä siirtymisruudussa näkyy avoimen tietokannan kaikkien objektien luettelo, jonka kautta objekteja on helppo päästä käsittelemään. Siirtymisruudussa voit järjestää objektit objektityypin, luomispäivän, muokkaamispäivän tai yhteydessä olevan (objektiriippuvuuksien mukaisen) taulukon perusteella tai itse luomiisi mukautettuihin ryhmiin. Tarvitsetko lisää tilaa käsiteltävälle lomakkeelle? Voit helposti pienentää siirtymisruudun, jolloin se vie vähän tilaa, mutta on silti käytettävissä. Siirtymisruutu korvaa Access 2007 -versiota aiemmissa Accessin versioissa käytetyn tietokantaikkunan.

Objektit siirtymisruudussa

Välilehdelliset objektit

Taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit ja makrot näkyvät Access-ikkunassa oletusarvoisesti välilehdellisinä objekteina.

 Huomautus   Voit muuttaa tätä asetusta tietokantakohtaisesti, jolloin objektit näkyvät ikkunoissa välilehtien sijaan.

Access 2007:n välilehdellinen objekti

Objektivälilehtiä napsauttamalla voit helposti siirtyä objektista toiseen.

Ohjeikkuna

Access 2010 -ohjelmassa voi käyttää sekä Accessin ohjetoiminnon että Sovelluskehittäjän oppaan sisältöä saman ohjeikkunan kautta. Voit helposti rajoittaa haun esimerkiksi vain Sovelluskehittäjän opasta koskevaksi. Ohjeikkunassa tehdyistä asetuksista riippumatta kaikki Accessin ohjeen ja Sovelluskehittäjän oppaan sisältö on aina käytettävissä Internetissä Office.comin tai MSDN:n kautta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Entistä tehokkaammat objektien luontityökalut

Access 2010 -ohjelmassa on intuitiivinen tietokantaobjektien luomisympäristö.

Luo-välilehti

Luo-välilehdessä voit luoda uusia lomakkeita, raportteja, taulukoita, kyselyitä ja muita tietokantaobjekteja nopeasti. Jos valitset taulukon tai kyselyn siirtymisruudussa, voit luoda sen pohjalta uuden lomakkeen tai raportin Lomake- tai Raportti-komennolla.

Tällä tavoin luoduissa uusissa lomakkeissa ja raporteissa käytetään päivitettyä rakennetta, joka parantaa niiden ulkoasua ja käytettävyyttä. Automaattisesti luotuihin lomakkeisiin ja raportteihin tulee laadukas asettelu, johon kuuluu logolla varustettu ylätunniste ja otsikko. Lisäksi automaattisesti luoduissa raporteissa on päivämäärä- ja aikatiedot sekä hyödylliset alatunnisteet ja summat.

Raporttinäkymä ja asettelunäkymä

Nämä Office Access 2007 -ohjelmassa esitellyt ja Access 2010 -ohjelmassa parannetut näkymät mahdollistavat lomakkeiden ja raporttien vuorovaikutteisen käytön. Raporttinäkymässä voit tarkastella lopullisen näköistä raporttia tulostamatta sitä tai avaamatta sitä esikatselunäkymässä. Jos haluat keskittyä vain tiettyihin tietueisiin, käytä suodatusta tai etsi haluamasi teksti Etsi-toiminnolla. Voit kopioida tekstiä leikepöydälle Kopioi-komennolla tai avata linkkikohteen selaimessa napsauttamalla raportissa näkyviä aktiivisia hyperlinkkejä.

Asettelunäkymässä voit tehdä muutoksia rakenteeseen tietojen selaamisen aikana. Voit tehdä asettelunäkymässä monia yleisimpiä rakennemuutoksia samalla, kun tarkastelet lomakkeen tai raportin tietoja. Voit esimerkiksi lisätä kentän vetämällä kentän nimen uudesta Kenttäluettelo-ruudusta tai muuttaa ominaisuuksia ominaisuusikkunassa.

Asettelunäkymä tukee parannettuja rakenneasetteluja (ohjausobjektien ryhmiä, joita voi käsitellä yhtenä objektina, mikä helpottaa kenttien, rivien, sarakkeiden tai kokonaisten asettelujen muuttamista). Asettelunäkymässä voit myös helposti poistaa kentän tai lisätä kentän muotoilun.. 

Raportti asettelunäkymässä

Yksinkertaistettu ryhmittely ja lajittelu raporteissa

Office Access 2007 -ohjelmassa esiteltiin entistä parempia ja helppokäyttöisempiä tapoja ryhmitellä ja lajitella raporttien tietoja sekä lisätä summia. Käyttöliittymä on helppokäyttöinen ja helppo oppia, ja yhdessä uuden asettelunäkymän kanssa se näyttää tekemiesi muutosten vaikutukset heti.

Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruutu

Oletetaan, että haluat nähdä raportissa kokonaismyynnin alueittain. Kun lisäät asettelunäkymän ja Ryhmittely, lajittelu ja summa -ruudun avulla ryhmätason ja teet summapyynnön, muutokset näkyvät raportissa reaaliaikaisesti. Summarivi helpottaa summan, keskiarvon, määrän, enimmäisarvon tai vähimmäisarvon lisäämistä raporttien ylä- tai alatunnisteisiin. Tavallisia summia varten ei enää tarvitse luoda laskettua kenttää, sillä pelkkä hiirellä napsauttaminen riittää. 

Summan luominen raportissa

Lomakkeiden ja raporttien ulkoasua parantavat ohjausobjektien asettelut

Lomakkeissa ja raporteissa on usein taulukkomuotoisia tietoja, esimerkiksi asiakkaiden nimiä sisältävä sarake tai yhden asiakkaan kaikki kentät sisältävä rivi. Voit ryhmitellä ohjausobjektit asetteluksi, jota voi käsitellä yhtenä yksikkönä. Asettelu sisältää myös nimen.

Järjestä-sivun Ohjausobjektin asettelu -ryhmän komennot

Ohjausobjekteja voi valita eri osista. Esimerkiksi nimen voi valita osan ylä- tai alatunnisteesta. Voit esimerkiksi

  • siirtää asettelua tai muuttaa sen kokoa. Voit esimerkiksi siirtää sarakkeen vasemmalle tai oikealle.
  • muotoilla asettelua. Voit esimerkiksi lihavoida asiakkaan nimen, jolloin se erottuu selvemmin.
  • lisätä asetteluun sarakkeen (kentän)
  • poistaa asettelusta sarakkeen (kentän)
  • yhdistää ja jakaa soluja (vain Access 2010).

Sarakkeen siirtäminen asettelunäkymässä

Asettelut tallennetaan rakenteen mukana, joten ne säilyvät käytettävissä myös jatkossa.

Lomakkeiden jakaminen selaamisen nopeuttamiseksi

 Huomautus   Tämä toiminto esiteltiin Access 2007:ssä.

Jaetulla lomakkeella voit luoda lomakkeen, jossa yhdistyy taulukko- ja lomakenäkymä. Voit määrittää ominaisuuden, joka saa Accessin sijoittamaan taulukon ylös, alas, vasemmalle tai oikealle.

Jaettu lomake

 Huomautus   Jaettuja lomakkeita ei voi käyttää WWW-tietokannoissa.

Upotetut makrot lomakkeissa ja raporteissa

Upotetut makrot esiteltiin Office Access 2007 -ohjelmassa.

Upotetut makrot vähentävät koodin kirjoitustarvetta. Upotettu makro tallennetaan ominaisuuteen, ja makro on osa objektia, johon se kuuluu. Voit muokata upotettua makroa tarvitsematta huolehtia siitä, miten muutokset vaikuttavat muihin makroa käyttäviin ohjausobjekteihin, sillä jokainen upotettu makro on itsenäinen kokonaisuus. Upotetut makrot ovat luotettavia, sillä turvattomien toimintojen suorittaminen on niissä estetty automaattisesti.

Upotetun makron liittäminen Kaksoisnapsautettaessa-tapahtumaan

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uudet tietotyypit ja ohjausobjektit

Laskutoimituksen tuloksen voi tallentaa laskettuun kenttään, joka on Access 2010 -ohjelman uusi ominaisuus. Office Access 2007 -ohjelmassa esiteltiin seuraavat uudet ja parannetut tietotyypit ja ohjausobjektit:

  • moniarvoiset kentät
  • Liite-tietotyyppi
  • parannetut muistiokentät
  • valmis kalenteriohjausobjekti Pvm./klo-kentille.

Lasketut kentät

Voit luoda kentän, joka näyttää muista saman taulukon tiedoista lasketun arvon. Voit luoda laskutoimituksen lausekkeenmuodostimella, jolloin voit hyödyntää IntelliSense-tekniikkaa ja etsiä lausekkeiden arvoja helposti ohjeesta.

Muiden taulukoiden tietoja ei voi käyttää laskettavien tietojen lähteenä. Lasketut kentät eivät tue kaikkia lausekkeita.

Moniarvoiset kentät

Office Access 2007 -ohjelmassa esiteltyyn moniarvoiseen kenttään voi tallentaa monta arvoa kutakin tietuetta kohti. Oletetaan esimerkiksi, että haluat osoittaa tietyn tehtävän jollekin työntekijälle tai alihankkijalle, mutta tehtävään on osoitettava muitakin tekijöitä. Useimmissa tietokantajärjestelmissä, myös Office Access 2007 -versiota aiemmissa Access-versioissa, tämän voi tehdä vain määrittämällä monta-moneen-yhteyden.

 Huomautus   Access luo piilotetun taulukon, jossa ylläpidetään kunkin moniarvoisen kentän tarvitsemaa monta-moneen-yhteyttä.

Moniarvoiset kentät ovat erityisen hyödyllisiä käyttäessä SharePoint-luetteloa, jossa on jokin Windows SharePoint Services -ohjelmassa käytettävä moniarvoinen kenttätyyppi. Access 2010 on yhteensopiva näiden tietotyyppien kanssa.

Moniarvoinen kenttä

Tiedostojen liitekentät

Liite-tietotyyppi mahdollistaa kaikenlaisten asiakirja- ja binaaritiedostojen tallentamisen tietokantaan niin, ettei tietokannan koko suurene tarpeettomasti. Access pakkaa liitteet automaattisesti ja pienentää niiden tarvitsemaa tilaa, jos se vain on mahdollista. Haluatko liittää Word-asiakirjan tietueeseen tai tallentaa digitaalikuvia tietokantaasi? Liitteiden avulla se on helppoa. Voit jopa lisätä yhteen tietueeseen useita liitteitä.

Liitteet-valintaikkuna

 Huomautus   Voit käyttää liitekenttiä WWW-tietokannoissa, mutta yhdessä WWW-taulukossa voi olla vain yksi liitekenttä.

Tekstimuotoilujen ja versiohistorian tuki muistiokentissä

Office Access 2007 -ohjelmassa esiteltyjen tekstimuotoiluja tukevien muistiokenttien ansioista voit lisätä tietueisiin muutakin kuin pelkkää tekstiä. Voit muotoilla tekstiä (esimerkiksi lihavoida tai kursivoida, käyttää eri fontteja ja värejä sekä tehdä muita tavallisia muotoiluja) ja tallentaa muotoillun tekstin tietokantaan. Muotoiltu teksti tallentuu muistiokenttään HTML-muodossa, joka on yhteensopiva Windows SharePoint Services -ohjelman Rich Text -tietotyypin kanssa. Jos määrität uuden TekstinMuoto-ominaisuuden arvoksi joko RichText tai PelkkäTeksti, tekstiruutuohjausobjektien ja taulukkonäkymän teksteissä näkyy vastaava muotoilu.

Muistiokenttiin on kätevää tallentaa suuria tietomääriä. Voit määrittää Vain liittäminen -ominaisuuden, joka säilyttää kaikkien muistiokenttään tehtyjen muutosten historiatiedot. Tämän jälkeen voit tarkastella muutoshistoriaa. Tämä ominaisuus tukee myös Windows SharePoint Services -ohjelman seurantaominaisuutta, joten voit tarkastella SharePoint-luettelon sisältöhistoriaa Accessilla.

Kalenteri päivämäärien valitsemista varten

 Huomautus   Tämä toiminto esiteltiin Access 2007:ssä.

Pvm./klo-tietotyyppiä käyttävät kentät ja ohjausobjektit tukevat automaattisesti Access 2007 -ohjelmassa esiteltyä vuorovaikutteista kalenteria. Kalenteripainike tulee automaattisesti näkyviin päivämäärän oikealle puolelle. Haluatko tietää, monesko päivä on ensi perjantai? Napsauta painiketta, jolloin kalenteri tulee näkyviin ja voit valita päivämäärän. Voit poistaa kalenterin käytöstä tietyssä kentässä tai ohjausobjektissa määrittämällä ominaisuuden arvon..

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannettu tietojen esittäminen

Uudet tietojen esittämisominaisuudet nopeuttavat tietokantaobjektien luomista ja helpottavat tietojen analysointia.

Parannetut lajittelu- ja suodatustyökalut

Oletetaan, että haluat nopeasti löytää jonkin arvon tai lajitella sarakkeen tiedot. Office Access 2007 -ohjelmassa esitelty pikasuodatus parantaa entisestään monipuolisia suodatusominaisuuksia, joten löydät tiedot helposti. Jos et muista jotakin nimeä, saat näkyviin sarakkeen kaikkien yksilöllisten arvojen luettelon, josta voit valita haluamasi. Voit myös lajitella arvot valitsemalla pikavalikosta jonkin selkeästi nimetyn vaihtoehdon, jollainen on esimerkiksi Lajittele vanhimmasta uusimpaan tai Lajittele pienimmästä suurimpaan.

Pikasuodatus

Tavallisimmat suodatusasetukset ovat näkyvissä valikkokomennoissa. Pikasuodattimilla voit rajoittaa näkyviä tietoja antamiesi tietojen perusteella. Valittavissa olevat pikasuodattimet vaihtelevat tietotyypin mukaan, joten näkyvissä valittavissa on aina sopivimmat vaihtoehdot tekstille, päivämäärille tai numeerisille tiedoille.

Päivämääräsuodattimet-valikko

Summat ja vuorottelevat taustavärit taulukoissa

Taulukkonäkymään on lisätty summarivi, jossa voi näkyä summa, määrä, keskiarvo, suurin arvo, pienin arvo, keskihajonta tai varianssi. Kun olet lisännyt summarivin, siirrä osoitin sarakkeen solussa olevan nuolen kohdalle ja valitse haluamasi laskutoimitus.

Taulukkonäkymän summarivi

Taulukot, raportit ja jatkolomakkeet tukevat rivien vuorottelevia taustavärejä, jotka voi määrittää riippumatta oletustaustaväristä. Joka toisen rivin sävyttäminen on helppoa, ja siihen voi käyttää mitä tahansa väriä.

Taulukko, jossa on käytetty vuorottelevaa rivin taustaväriä

Ehdollinen muotoilu

Access 2010 -ohjelmassa on uusia ehdollisen muotoilun asetuksia, jotka mahdollistavat samanlaiset muotoilut kuin Excelissä. Voit esimerkiksi lisätä lukusarakkeiden luettavuutta parantavia tietopalkkeja seuraavassa kuvassa esitetyllä tavalla:

Ehdollinen muotoilu Access-raportissa

 Huomautus   Ehdollista muotoilua ei voi käyttää WWW-tietokannoissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannetut suojausmahdollisuudet

Parannetut suojausominaisuudet ja vahva integraatio Windows SharePoint Services -ohjelman kanssa tehostavat tietojen hallintaa ja parantavat tiedonseurantasovellusten tietosuojaa. Kun tallennat seurantasovelluksen tiedot Windows SharePoint Services -luetteloihin, voit tarkistaa versiohistorian, palauttaa poistettuja tietoja ja määrittää tietojen käyttöoikeuksia.

Office Access 2007 -ohjelmassa esiteltiin uusi suojausmalli, jota on kehitetty ja parannettu Access 2010 -ohjelmaa varten. Yhdenmukaiset luottamuspäätökset on integroitu Microsoft Officen Valvontakeskuksen kanssa. Luotetut sijainnit helpottavat kaikkien suojatuissa kansioissa olevien tietokantojen määrittämistä luotetuiksi. Voit ladata koodia tai makroja sisältävän Office Access 2007 -sovelluksen siten, että koodi ja makrot poistetaan käytöstä, jos haluat luoda vielä suojatumman, eristetyn käyttötilan. Turvattomia komentoja ei suoriteta eristetyssä tilassa. Luotetut makrot suoritetaan myös tässä tilassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen kerääminen InfoPath-lomakkeiden ja Outlookin kautta

Office Access 2007 -ohjelmassa esitelty tiedonkeräysominaisuus auttaa keräämään palautetta Outlookin ja mahdollisesti InfoPathin avulla. Voit luoda automaattisesti InfoPath- tai HTML-lomakkeen ja upottaa sen sähköpostiviestin tekstiin. Sitten voit lähettää tämän lomakkeen Outlookin yhteystietoluettelosta valituille tai Access-tietokannan kenttään tallennetuille vastaanottajille.

Tietojen kerääminen sähköpostiviestin kautta

Voit valita, haluatko kerätä uudet tiedot vai päivittää aiemmin kerätyt tiedot. Vastaanottajat täyttävät ja palauttavat lomakkeen. Outlook tunnistaa vastaanotettavat lomakkeet ja tallentaa tiedot automaattisesti Access-tietokantaan. Niitä ei tarvitse kirjoittaa mihinkään. 

Vieminen PDF- tai XPS-tiedostoon

Jos asennat Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -apuohjelman, voit viedä tiedot Access 2010 -ohjelmasta PDF (Portable Document Format)- tai XPS (XML Paper Specification) -tiedostomuodossa tulostamista, postittamista tai sähköpostijakelua varten. Viemällä lomakkeen, raportin tai taulukon .pdf- tai .xps-tiedostoon saat tiedot helposti jaeltavaan muotoon, joka säilyttää kaikki tietojen muotoiluominaisuudet ja jonka katseleminen tai tulostaminen ei vaadi muilta käyttäjiltä Accessin asentamista.

  • PDF (Portable Document Format)    PDF on on kiinteää asettelua käyttävä sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilut ja helpottaa tiedostojen jakamista. Kun PDF-tiedostoa tarkastellaan sähköisessä muodossa tai se tulostetaan, sen muotoilut säilyvät täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi kopioida tai muuttaa helposti. PDF-muoto sopii hyvin myös asiakirjojen kaupallisen tulostukseen.
  • XPS (XML Paper Specification)    XPS on sähköinen tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan muotoilun ja helpottaa tiedostojen jakamista. Kun XPS-tiedostoa tarkastellaan sähköisessä muodossa tai se tulostetaan, sen muotoilut säilyvät täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi kopioida tai muuttaa helposti.

Ulkoisten tietojen vaivaton käyttäminen

Nyt voit muodostaa yhteyden ulkoisena tietolähteenä käytettävään verkkopalveluun. Siihen tarvitset verkkopalvelun järjestelmänvalvojan toimittaman verkkopalvelun määritystiedoston. Määritystiedoston asentamisen jälkeen voit linkittää verkkopalvelun tiedot linkitettynä taulukkona.

Office Access 2007 -ohjelman uudet ominaisuudet helpottavat tietojen vientiä ja tuontia. Voit tallentaa vienti- tai tuontitoiminnon ja käyttää tallennettua toimintoa uudelleen, kun seuraavan kerran haluat suorittaa saman tehtävän. Ohjatussa laskentataulukon tuontitoiminnossa voit ohittaa Accessin valitseman tietotyypin sekä tuoda, viedä ja linkittää Office Excel 2007 -ohjelman ja sitä uudempien versioiden tiedostomuotoja.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Entistä tehokkaampi vianmääritysmenetelmä

Office Access 2007 -ohjelmassa esitelty Microsoft Officen diagnostiikka on sarja diagnostiikkatestejä, jotka auttavat selvittämään, miksi tietokone kaatuu. Diagnostiikkatestit voivat ratkaista ongelmia suoraan tai antaa tietoja niiden ratkaisutavoista. Microsoft Officen diagnostiikka korvaa seuraavat Microsoft Office 2003 -ominaisuudet: Vikojen jäljittäminen ja korjaaminen, Microsoft Officen sovellusten palauttaminen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parannetut tekstintarkistustyökalut

Seuraavassa esitellään muutamia oikeinkirjoituksen tarkistuksen uusia ominaisuuksia.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Lataa Office 2010:n kokeiluversio: (c) Microsoft Corporation
 
 
Käyttö:
Access 2010