Kyselyiden esittely

Access-tietokannan tietoja on helpompi tarkastella, lisätä, poistaa ja muuttaa kyselyn avulla. Kyselyjä voi käyttää myös esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • tietojen etsimiseen nopeasti tiettyjen ehtojen mukaan suodattamalla
  • tietojen laskemiseen tai niistä yhteenvedon tekemiseen
  • tietojen hallintatehtävien automatisointiin, kuten uusien tietojen toistuvaan tarkistamiseen.

Kun käytät Access-työpöytätietokantaa, voit hyödyntää monipuolisia kyselyominaisuuksia, ja Access-sovellusten käyttäjänä saat käyttöösi joitakin jäljempänä kuvattuja kyselyvaihtoehtoja. Lisätietoja Access-sovelluksista, uudenlaisesta Accessilla luotavasta ja verkossa julkaistavasta tietokannasta, on artikkelissa Access-sovelluksen luominen.

 Huomautus    Jos haluat kokeilla esimerkeissä kuvattujen kyselyjen käyttöä, käytä Access-työpöytätietokantaa.



Kyselyt helpottavat tietojen etsimistä ja käsittelyä

Jos tietokanta on suunniteltu oikein, lomakkeessa tai raportissa esitettävät tiedot sijaitsevat usein useissa taulukoissa. Kyselyn avulla voidaan hakea tietoja eri taulukoista ja koota ne yhteen lomakkeeseen tai raporttiin. Kyselyllä voidaan pyytää joko halutut tiedot tietokannasta tai tietoihin kohdistuvasta toiminnasta, tai molemmista. Kysely voi vastata yksinkertaiseen kysymykseen, suorittaa laskutoimituksia, yhdistää eri taulukoiden tietoja ja lisätä, muuttaa tai poistaa tietokannan tietoja. Koska kyselyillä on monia eri tehtäviä, on olemassa useita erityyppisiä kyselyjä, ja yksittäisten tehtävien ratkaisemista varten voidaan luoda erilaisia kyselytyyppejä.

Tärkeimmät kyselytyypit Käyttö
Valintakysely Tietojen noutaminen taulukosta tai laskutoimitusten suorittaminen.
Toiminto Tietojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen. Kutakin tehtävää varten on olemassa erilainen muutoskysely. Muutoskyselyt eivät ole käytettävissä Access-sovelluksissa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Valintakyselyn luominen

Valintakysely on käytännöllinen vaihtoehto, jos haluat tarkastella vain tiettyjen taulukon kenttien tietoja tai tarkastella samanaikaisesti tietoja useista eri taulukoista tai tarkastella tietoja vaikkapa vain tiettyjen ehtojen perusteella. Lisätietoja on ohjeaiheessa Valintakyselyn luominen.

Valittujen kenttien tietojen tarkasteleminen

Jos tietokannassa on esimerkiksi taulukko, joka sisältää paljon tuotetietoja, ja haluat saada luettelon tuotteista ja niiden hinnoista, seuraavien ohjeiden avulla voit luoda valintakyselyn, joka palauttaa vain tuotteiden nimet ja hinnat.

  1. Avaa tietokanta ja valitse Luo-välilehdestä Kyselyn rakenne.
  2. Kaksoisnapsauta Taulukot-välilehden Näytä taulukko -valintaruudussa Tuotteet-taulukkoa ja sulje sen jälkeen valintaikkuna.
  3. Tuotteet-taulukko sisältää esimerkiksi Tuotteen nimi- ja Luettelohinta-kentät. Kaksoisnapsauta Tuotteen nimi- ja Luettelohinta-kenttiä. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukkoon (rakenneruudukko: Ruudukko, jota käytetään kyselyn ja suodattimen suunnittelussa kyselyn rakennenäkymässä ja Erikoissuodatus ja lajittelu -ikkunassa. Kyselyn rakenneruudukosta käytettiin ennen nimitystä QBE-ruudukko.).
  4. Valitse Rakenne-välilehdestä Suorita. Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee luettelo, joka sisältää tuotteet ja niiden hinnat.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen tarkasteleminen samanaikaisesti useista toisiinsa liittyvistä taulukoista

Käytössäsi on esimerkiksi elintarvikkeita myyvän kaupan tietokanta, ja haluat tarkastella tietyllä paikkakunnalla asuvien asiakkaiden tilaustietoja. Oletetaan, että tilaus- ja asiakastiedot on tallennettu kahteen eri taulukkoon, joiden nimet ovat Asiakkaat ja Tilaukset. Kummassakin taulukossa on Asiakastunnus-kenttä, joka muodostaa kahden taulukon välisen yksi-moneen-yhteyden (yksi-moneen-yhteys: Kahden taulukon välinen liitos, jossa ensisijaisen taulukon kunkin tietueen perusavaimen arvo vastaa liittyvän taulukon usean tietueen kentän tai kenttien arvoa.) perustan. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit luoda kyselyn, joka palauttaa esimerkiksi Las Vegasissa asuvien asiakkaiden tilaukset:

  1. Avaa tietokanta. Valitse Luo-välilehden Kysely-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.
  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Taulukot-välilehden Asiakkaat- ja Tilaukset-kohtaa.
  3. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna. Huomaa, että viiva (jota kutsutaan liitokseksi) yhdistää Asiakkaat-taulukon Asiakastunnus-kentän Tilaukset-taulukon Asiakastunnus-kenttään. Tätä viivaa kutsutaan liitokseksi, ja se osoittaa kahden taulukon välisen yhteyden.
  4. Kaksoisnapsauta Asiakkaat-taulukon Yritys- ja Toimipaikka-kenttiä. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukkoon.
  5. Poista rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta.
  6. Kirjoita Toimipaikka-sarakkeen Ehdot-riville Las Vegas.

Kun Näytä-valintaruudun valinta poistetaan, kysely ei näytä kaupunkia tuloksissa, ja kirjoittamalla Ehdot-riville Las Vegas voidaan määrittää, että haluat tarkastella vain niitä tietueita, joiden Toimipaikka-kentän arvona on Las Vegas. Tässä tapauksessa kysely palauttaa vain ne asiakkaat, joiden asuinpaikka on Las Vegas. Ehdon käyttäminen ei edellytä kentän näyttämistä.

  1. Kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukon Tilaustunnus- ja Tilauspäivä-kenttiä. Kentät lisätään kyselyn rakenneruudukon kahteen seuraavaan sarakkeeseen.
  2. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita. Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee Las Vegasin asiakkaiden tilausten luettelo.
  3. Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Parametrikyselyn luominen

Jos haluat suorittaa usein tietyn kyselyn eri muunnelmia, voit luoda parametrikyselyn. Kun parametrikysely suoritetaan, kysely kehottaa antamaan kenttien arvot ja luo kyselyn ehdot antamiesi arvojen perusteella.

 Huomautus    Parametrikyselyä ei voi luoda Access-sovelluksessa.

Edellisessä esimerkissä luotiin valintakysely, joka palauttaa Las Vegasissa asuvien asiakkaiden tilaustiedot. Voimme jatkaa esimerkin pohjalta muokkaamalla valintakyselyä niin, että se kehottaa antamaan paikkakunnan aina, kun kysely suoritetaan. Jatka avaamalla edellisessä esimerkissä luomasi tietokanta.

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella Tilaukset toimipaikan mukaan -kyselyä (jonka loit edellisessä osassa) ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.
  2. Poista kyselyn rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Ehdot-riviltä Las Vegas ja kirjoita sitten [Mikä toimipaikka?].

Merkkijono [Mikä toimipaikka?] on kyselyn parametrin kehote. Hakasulkeet ilmaisevat, että haluat kyselyn pyytävän tietoja. Määrittämäsi teksti (tässä tapauksessa Mikä toimipaikka?) on kysymys, joka näkyy kehotteessa.

 Huomautus   Parametrikehotteessa ei saa käyttää pistettä (.) eikä huutomerkkiä (!).

  1. Valitse Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruutu, jotta toimipaikka näytetään kyselyn tuloksissa.
  2. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita. Kysely pyytää määrittämään Toimipaikka-arvon.
  3. Kirjoittamalla New York ja painamalla ENTER- näppäintä saat näkyviin New Yorkissa asuvien asiakkaiden tilaukset.

Entä jos et tiedä, mitä arvoja voit määrittää? Voit käyttää yleismerkkejä kehotteen osana:

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.
  2. Kirjoita kyselyn rakenneruudukon Toimipaikka-sarakkeen Ehto-riville Like [Mikä toimipaikka?]&"*".

Tässä parametrikehotteessa Like-avainsana, Et-merkki (&) ja lainausmerkeissä oleva tähti (*) mahdollistavat erilaisten tulosten palauttamisen käyttäjän kirjoittaman merkkiyhdistelmän perusteella. Jos käyttäjä kirjoittaa esimerkiksi *-merkin, kysely palauttaa kaikki paikkakunnat. Jos taas käyttäjä kirjoittaa L-kirjaimen, kysely palauttaa kaikki L-kirjaimella alkavat paikkakunnat, ja jos käyttäjä kirjoittaa *s*-merkinnän, kysely palauttaa kaikki kaupungit, joiden nimessä on s-kirjain.

  1. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita ja kyselyn kehottaessa kirjoita New ja paina Enter-painiketta.

Kysely suoritetaan, ja New Yorkissa sijaitsevien asiakkaiden tilaukset tulevat näyttöön.

Parametrin tietotyyppien määrittäminen

Voit määrittää myös, minkä tyyppisiä tietoja parametri hyväksyy. Kaikille parametreille voidaan määrittää tietotyyppi, mutta on erityisen tärkeää määrittää tietotyyppi numero- valuutta- tai päivämäärä/aika-tietoja varten. Kun parametrin hyväksymät tietotyypit määritetään, käyttäjät näkevät hyödyllisen virheilmoituksen antaessaan vääräntyyppisiä tietoja, kuten kirjoittaessaan tekstiä kohtaan, johon pitäisi lisätä valuutan tiedot.

 Huomautus   Jos parametri määritetään hyväksymään tekstitiedot, kaikki syötetyt tiedot tulkitaan tekstiksi eikä näyttöön tule virhesanomia.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää kyselyn parametrien tietotyypit:

  1. Kun kysely on avattu rakennenäkymässä, valitse Rakenne-välilehden Näyttäminen tai piilottaminen -ryhmästä Parametrit.
  2. Kirjoita Kyselyn parametrit -valintaikkunan Parametri-sarakkeeseen niiden parametrien kehotteet, joiden tietotyypin haluat määrittää. Varmista, että parametrit vastaavat kyselyn rakenneruudukon Ehdot-rivin kehotetta.
  3. Valitse Tietotyyppi-sarakkeesta kunkin parametrin tietotyyppi.

Lisätietoa parametrien käytöstä tietojen pyytämiseksi kyselyn suorituksen aikana.

Summakyselyn luominen

Taulukon Summa-rivi on hyödyllinen, mutta jos kysymys on monimutkainen, kannattaa käyttää summakyselyä. Summakysely on valintakysely, joka sallii erilaisten tietojen ryhmittelyn ja yhteenvedon luomisen, jos haluat tarkastella esimerkiksi tuotekohtaisia kokonaismyyntilukuja. Summakyselyn avulla voit tarkastella tuotekohtaisia kokonaismyyntilukuja käyttämällä Summa-funktiota (koostefunktio).

 Huomautus    Koostefunktiot eivät ole käytettävissä Access-sovelluksessa.

Noudattamalla seuraavia vaiheita voit muokata edellisessä esimerkissä luotua tuotteiden välisummakyselyä niin, että se luo yhteenvedon välisummista tuotteittain.

  1. Valitse Aloitus-välilehdestä Näytä > Rakennenäkymä.

Tuotteiden välisummat -kysely aukeaa rakennenäkymässä.

  1. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Summat.

Summat-rivi näkyy kyselyn rakenneruudukossa.

 Huomautus    Rakenneruudukon Summat-rivi ja taulukon Summa-rivi eivät ole sama rivi, vaikka niillä onkin samankaltainen nimi:

  • Rakenneruudukon Summat-rivin avulla voit ryhmitellä kenttien arvoja.
  • Taulukon Summa-rivin voit lisätä summakyselyn tuloksiin.
  • Kun käytät rakenneruudukon Summat-riviä, jokaiselle kentälle täytyy valita koostefunktio. Jos et halua laskea kentän arvoja, voit ryhmitellä kentän mukaan.
  1. Valitse rakenneruudukon toisen sarakkeen Summa-rivin avattavasta luettelosta Summa.
  2. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita. Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tuotteiden sekä välisummien luettelo.
  3. Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S. Älä sulje kyselyä.

Lisätietoa on artikkelissa Taulukon arvojen summan laskeminen Summat-rivin avulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietoihin perustuvien laskutoimitusten suorittaminen

Yleensä taulukoita ei käytetä laskettujen arvojen, kuten välisummien, tallentamiseen, vaikka ne perustuisivat saman tietokannan tietoihin, koska lasketut arvot voivat vanhentua, jos niiden perustana olevat arvot muuttuvat. Et esimerkiksi tallentaisi henkilön ikää taulukkoon, sillä arvo pitäisi päivittää tällöin vuosittain. Sen sijaan voit tallentaa henkilön syntymäajan ja laskea iän käyttämällä apuna kyselyä.

Oletetaan, että käytössäsi on tietokanta tuotteista, joita haluaisit myydä. Tässä tietokannassa on Tilaustiedot-niminen taulukko, jonka kentissä on tuotteiden tietoja, kuten kunkin tuotteen hinta ja määrä. Voit laskea välisumman käyttämällä kyselyä, joka kertoo kunkin tuotteen määrän kyseisen tuotteen, kertoo kunkin tuotteen määrän yksikköhinnalla ja alennuksella ja vähentää sitten kokonaisalennuksen yhteenlasketusta yksikköhinnasta. Jos loit edellisen esimerkin yhteydessä mallitietokannan, avaa se ja noudata seuraavia ohjeita:

  1. Valitse Luo-välilehdestä Kyselyn rakenne.
  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunan Taulukot-välilehden Tilaustiedot-kohtaa.
  3. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.
  4. Kaksoisnapsauta Tilaustiedot-taulukon Tuotetunnus-kenttää. Kenttä lisätään kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.
  5. Kaksoisnapsauta ruudukon toisen sarakkeen Kenttä-riviä ja valitse pikavalikosta Zoomaa.
  6. Kirjoita tai liitä Zoomaus-ruutuun seuraava teksti: Välisumma: ([Määrä]*[Yksikköhinta])-( [Määrä]*[Yksikköhinta]*[Alennus])
  7. Valitse OK.
  8. Valitse Rakenne-välilehdestä Suorita. Kysely suoritetaan, ja näyttöön tulee tilauskohtaisten tuotteiden ja välisummien luettelo.
  9. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää ja anna kyselylle nimeksi Tuotteiden välisummat.

Lisätietoa on artikkelissa Taulukon arvojen summan laskeminen Summat-rivin avulla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Yhteenveto- tai koontitietojen näyttäminen

Kun tallennat taulukoihin tietueita tai usein toistuvia numeerisia tietoja, tietojen tarkastelemisesta summina, keskiarvoina tai muina koosteina on hyötyä. Voit lisätä Access-taulukkoon (taulukko: Taulukkomuoto, jossa näytetään taulukon, lomakkeen, kyselyn, näkymän tai tallennetun toimintosarjan tiedot.) summarivin. Summarivi on taulukon alareunassa olevan rivi, jossa voi näkyä juokseva summa tai jokin muu koostearvo.

  1. Suorita Tuotteiden välisummat -kysely ja jätä tulokset auki taulukkonäkymään (taulukko: Näkymä, jossa näytetään taulukon, lomakkeen, kyselyn, näkymän tai tallennetun toimintosarjan tiedot taulukkomuodossa. Taulukkonäkymässä voi muokata kenttiä sekä lisätä, poistaa ja etsiä tietoja.).
  2. Valitse Aloitus-välilehdestä Summat. Taulukon loppuun lisätään uusi rivi, jonka ensimmäisessä sarakkeessa lukee Summa.
  3. Napsauta Summa-taulukon ensimmäisen rivin solua.
  4. Voit tarkastella käytettävissä olevia koostefunktioita napsauttamalla nuolta. Koska sarakkeessa on tekstitietoja, käytettävissä on vain kaksi vaihtoehtoa: Ei mitään ja Määrä.
  5. Valitse Määrä. Solun Summa-teksti korvataan sarakkeen arvojen määrällä.
  6. Napsauta vierekkäistä solua (toisessa sarakkeessa). Huomaa, että soluun ilmestyy nuoli.
  7. Napsauta nuolta ja valitse Summa. Kentässä näytetään sarakkeen arvojen summa.
  8. Jätä kysely auki taulukkonäkymään.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Ristiintaulukointikyselyn luominen

Oletetaan, että haluat tarkastella tuotteiden välisummia mutta haluat myös nähdä välisummien kuukausittaiset koosteet niin, että kullakin rivillä näytetään tuotteen välisummat ja kussakin sarakkeessa näytetään tuotteen välisummat kuukauden ajalta. Voit näyttää tuotteen välisummat sekä tuotteen välisummat kuukauden ajalta luomalla ristiintaulukointikyselyn (ristiintaulukointikysely: Kysely, joka laskee summia, keskiarvoja, määriä sekä muita vastaavia laskutoimituksia ja ryhmittelee sitten tulokset kahteen ryhmään. Toisen ryhmän tiedot ovat taulukkonäkymän vasemmassa reunassa ja toisen ryhmän tiedot taulukkonäkymän yläosassa samalla rivillä.).

 Huomautus   Ristiintaulukointikyselyä ei voi näyttää Access-sovelluksessa.

Voit muokata Tuotteiden välisummat -kyselyä uudelleen niin, että kysely palauttaa tuotteiden välisummat riveille ja kuukausittaiset välisummat sarakkeisiin.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.
  2. Valitse Kyselyn määritys -ryhmästä Näytä taulukko.
  3. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa Tilaukset-vaihtoehtoa ja valitse sitten Sulje.
  4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Ristiintaulukointikysely. Rakenneruudukon Näytä-rivi on piilotettu ja Ristiintaulukointi-rivi näytetään.
  1. Kaksoisnapsauta rakenneruudukon kolmannen sarakkeen Kenttä-riviä ja valitse sitten pikavalikosta Zoomaus. Näyttöön tulee Zoomaus-ruutu.
  2. Kirjoita tai liitä Zoomaus-ruutuun seuraava teksti: Kuukausi: "Kuukausi" & DatePart ("m", [Tilauspäivämäärä])
  3. Valitse OK.
  4. Valitse Ristiintaulukointi-rivin avattavasta luettelosta seuraavat arvot: Riviotsikko ensimmäisessä sarakkeessa, Arvo toisessa sarakkeessa ja Sarakeotsikko kolmannessa sarakkeessa.
  5. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita. Kysely suoritetaan, ja kuukauden mukaan koostetut tuotteiden välisummat tulevat näyttöön.
  6. Tallenna kysely painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+S.

Lisätietoja:

Taulukon luovan kyselyn luominen

Taulukon luovan kyselyn avulla voit luoda taulukon muihin taulukkoihin tallennetuista tiedoista.

 Huomautus    Taulukon luova kysely ei ole käytettävissä Access-sovelluksissa.

Oletetaan esimerkiksi, että haluat lähettää Chicagon tilausten tiedot Chicagossa toimivalle liikekumppanille, joka valmistelee raportit Accessilla. Kaikkia tilaustietoja ei kannata lähettää, sillä voit rajoittaa lähetettäviksi tiedoiksi ainoastaan Chicagon tilauksia koskevat tiedot.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit muodostaa Chicagon tilausten tiedot sisältävän valintakyselyn sekä luoda uuden taulukon valintakyselyn avulla:

  1. Avaa edellisessä esimerkissä käytetty mallitietokanta.

Tietokannan sisältö on ehkä otettava käyttöön, jotta voit suorittaa taulukon luovan kyselyn.

 Huomautus    Jos valintanauhan alapuolella näkyy tietokannan käyttöönottoa koskeva ilmoitus, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta on jo luotettavassa sijainnissa, et näe sanomapalkkia.

  1. Valitse Luo-välilehden Kysely-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.
  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaruudussa Tilaustiedot- ja Tilaukset-kenttiä ja sulje Näytä taulukko -valintaruutu.
  3. Kaksoisnapsauta Tilaukset-taulukon Asiakastunnus- ja Toimipaikka-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.
  4. Kaksoisnapsauta Tilaustiedot-taulukon Tilaustunnus-, Tuotetunnus-, Määrä-, Yksikköhinta- ja Alennus-kenttää. Kentät lisätään rakenneruudukkoon.
  5. Poista Toimipaikka-sarakkeen Näytä-rivin valintaruudun valinta. Kirjoita Ehto-riville 'Chicago' (lisää myös heittomerkit). Tarkista kyselyn tulokset, ennen kuin luot niistä taulukon.
  6. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.
  7. Tallenna kysely painamalla CTRL + S -näppäinyhdistelmää.
  8. Kirjoita Kyselyn nimi -ruutuun Chicagon tilaukset -kysely ja valitse sitten OK.
  9. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.
  10. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Taulukon luova kysely.
  1. Kirjoita Taulukon luova kysely -valintaikkunan Taulukon nimi -ruutuun Chicagon tilaukset ja valitse OK.
  2. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.
  3. Valitse vahvistusvalintaikkunassa Kyllä. Uusi taulukko näkyy siirtymisruudussa.

 Huomautus   Jos samanniminen taulukko on jo olemassa, Access poistaa sen ennen kyselyn suorittamista.

Liittämiskyselyn luominen

Liittämiskyselyn avulla voit noutaa tietoja yhdestä tai useasta taulukosta ja lisätä tiedot toiseen taulukkoon.

 Huomautus    Liittämiskysely ei ole käytettävissä Access-sovelluksissa.

Oletetaan, että luot taulukon, jonka haluat jakaa Chicagossa toimivan liikekumppanin kanssa, mutta sitten muistat, että kumppani työskentelee myös Milwaukeen alueen asiakkaiden kanssa. Ennen kuin jaat taulukon kumppanin kanssa, haluat lisätä taulukkoon rivit, jotka sisältävät Milwaukeen alueen tiedot. Voit lisätä Milwaukeen alueen tiedot Chicagon tilaukset -taulukkoon noudattamalla seuraavia ohjeita:

  1. Avaa Chicagon tilaukset -kysely rakennenäkymässä.
  2. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liittämiskysely. Näyttöön tulee Liitä-valintaikkuna.
  1. Napsauta Liitä-valintaikkunan Taulukon nimi -ruudun nuolta ja valitse avattavasta luettelosta Chicagon tilaukset. Valitse sitten OK.
  2. Poista Toimipaikka-sarakkeen Ehto-riviltä 'Chicago' ja kirjoita 'Milwaukee'.
  3. Valitse Liitä:-rivin sarakkeiden oikea kenttä.

Tässä esimerkissä Liitä:-rivin arvojen tulee vastata Kenttä-rivin arvoja, mutta kyselyjen toimiminen ei edellytä tätä.

  1. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

 Huomautus    Suoritettaessa kyselyä, joka palauttaa suuren tietomäärän, voit saada virhesanoman, joka ilmoittaa, ettet voi kumota kyselyä. Kokeile lisätä muistilohkon rajaa asettamalla sen arvoksi 3 Mt, jotta kyselyn suorittaminen sallitaan.

Päivityskyselyn luominen

Päivityskyselyllä voit muuttaa taulukon tiedot ja määrittää ehdot, joiden mukaan päivitettävät rivit valitaan. Päivityskyselyllä voit tarkistaa, mitkä tiedot olet päivittämässä, ennen kuin tiedot päivitetään.

 Tärkeää    Muutoskyselyä ei voi kumota. Päivityskyselyllä päivitettävät taulukot kannattaa varmuuskopioida.

 Huomautus    Päivityskysely ei ole käytettävissä Access-sovelluksissa.

Edellisessä esimerkissä lisäsit rivejä Chicagon tilaukset -taulukkoon. Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kentässä näkyy tuotteen numero. Voit hyödyntää tietoja tehokkaammin raporteissa sijoittamalla tuotteiden tunnukset yhteen tuotenimien kanssa seuraavien ohjeiden mukaisesti:

  1. Avaa Chicagon tilaukset -taulukko rakennenäkymässä.
  2. Muuta Tuotetunnus-rivin Numero-tietotyyppi Teksti-tekstityypiksi.
  3. Tallenna ja sulje Chicagon tilaukset -taulukko.
  4. Valitse Luo-välilehden Kysely-ryhmästä Kyselyn rakennenäkymä.
  5. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaruudussa Chicagon tilaukset- ja Tuotteet-kenttiä ja sulje Näytä taulukko -valintaruutu.
  6. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji -ryhmästä Päivityskysely.
  1. Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Päivitä:-rivi tulee näyttöön.
  2. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tuotetunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.
  3. Kirjoita tai liitä Tuotetunnus-sarakkeen Päivitä:-riville seuraava teksti: [Tuotteet].[Tuotenimi]

 Vihje    Voit poistaa kentän arvoja päivityskyselyn avulla lisäämällä Päivitä:-riville tyhjän merkkijonon ("") tai NULL-arvon.

  1. Kirjoita tai liitä Ehdot-riville seuraava teksti: [Tuotenimi] Like ([Tuotteet].[Tunnus])
  2. Jos haluat tarkistaa, mitkä arvot päivityskysely muuttaa, tarkastele kyselyä taulukkonäkymässä.
  3. Valitse Rakenne-välilehdestä Näytä > Taulukkonäkymä. Kysely palauttaa päivitettävien tuotetunnusten luettelon.
  4. Valitse Rakenne-välilehdestä Suorita.

Kun avaat Chicagon tilaukset -taulukon, Tuotetunnus-kentän numeeriset arvot on korvattu Tuotteet-taulukon tuotteiden nimillä. Lisätietoa on kohdassa Päivityskyselyn luominen.

Poistokyselyn luominen

Poistokyselyllä voit poistaa tietoja taulukoista ja määrittää ehdot, joiden mukaan rivit poistetaan. Kun käytät poistokyselyä, voit ennen poistoa tarkistaa, mitkä rivit olet aikeissa poistaa.

 Huomautus    Poistokysely ei ole käytettävissä Access-sovelluksissa.

Oletetaan, että valmistellessasi edellisen esimerkin Chicagon tilaukset -taulukon lähettämistä Chicagossa olevalle liikekumppanillesi, huomasit, että joillakin riveillä on useita tyhjiä kenttiä. Päätit poistaa nämä rivit ennen taulukon lähettämistä. Voit avata taulukon ja poistaa rivit manuaalisesti, mutta jos poistettavia rivejä on paljon ja niille voidaan määrittää selkeät poistamisehdot, poistokysely voi olla käytännöllinen vaihtoehto.

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit poistaa poistokyselyllä ne Chicagon tilaukset -taulukon rivit, jotka eivät sisällä Tilaustunnus-arvoa:

  1. Valitse Luo-välilehdestä Kyselyn rakenne.
  2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -ruudussa kohtaa Chicagon tilaukset ja sulje Näytä taulukko -ruutu.
  3. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poistamiskysely. Rakenneruudukon Lajittelu- ja Näytä-rivit poistuvat näytöstä ja Poista-rivi tulee näyttöön.
  1. Kaksoisnapsauta Chicagon tilaukset -taulukon Tilaustunnus-kenttää. Kenttä lisätään rakenneruudukkoon.
  2. Kirjoita rakenneruudukon Tilaustunnus-sarakkeen Ehto-riville Is Null.
  3. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Lisätietoa on kohdassa Poistokyselyn luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2013