Johdanto Accessin raportteihin

Raporttien avulla voidaan tarkastella ja muotoilla Microsoft Access -tietokantojen tietoja sekä luoda niistä yhteenvetoja. Voit esimerkiksi luoda yksinkertaisen raportin kaikista yhteystietoihin tallennetuista puhelinnumeroista tai yhteenvetoraportin, joka näyttää kokonaismyynnin eri alueilla ja eri aikoina.

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus Accessin raporteista. Lisäksi artikkelissa kerrotaan, miten raportteja luodaan, miten tietoja lajitellaan ja ryhmitellään, miten tiedoista luodaan yhteenvetoja sekä miten raportteja tulostetaan.

 Huomautus    Tämän artikkelin tiedot on tarkoitettu käytettäväksi vain Access-työpöytätietokannoissa.

Sisältö


Yleistä

Raporttien käyttökohteet

Raportti on tietokantaobjekti, joka on hyödyllinen, kun haluat esittää tietokannan tietoja seuraaviin käyttökohteisiin:

  • Yhteenvetotietojen näyttäminen ja jakaminen
  • Tietojen tilannevedosten arkistoiminen
  • Yksittäisten tietueiden tietojen näyttäminen.
  • Osoitetarrojen luominen

Raportin osat

On mahdollista luoda myös sitomattomia raportteja, jotka eivät näytä mitään tietoja, mutta tässä artikkelissa oletetaan, että kaikki raportit on sidottu tietolähteeseen, esimerkiksi taulukkoon tai kyselyyn. Raportin rakenne on jaettu osiin, joita voit tarkastella rakennenäkymässä. Osien toiminnan ymmärtäminen auttaa luomaan aiempaa parempia raportteja. Esimerkiksi osa, johon haluat sijoittaa lasketun ohjausobjektin, määrittää, kuinka Access laskee tulokset. Seuraava luettelo on yhteenveto eri osatyypeistä ja niiden käyttötavoista.

Osa Miltä osa näyttää tulostettaessa Missä osaa voidaan käyttää
Raportin ylätunniste Raportin alussa. Voit esittää raportin ylätunnisteessa tietoja, jotka muuten näkyisivät kansilehdellä, esimerkiksi logon tai otsikon ja päivämäärän. Jos esimerkiksi sijoitat Summa-koostefunktion raportin ylätunnisteeseen, koko raportin summa lasketaan. Raportin ylätunniste tulostuu ennen sivun ylätunnistetta.
Sivun ylätunniste Jokaisen sivun yläosassa. Ylätunnisteen avulla voit esimerkiksi toistaa raportin otsikon joka sivulla.
Ryhmän ylätunniste Ryhmän ylätunniste tulostetaan kunkin uuden tietueryhmän alkuun. Ryhmän ylätunnisteella voit esimerkiksi tulostaa ryhmän nimen. Voit käyttää ryhmän ylätunnistetta esimerkiksi tuotteen nimen tulostamiseen tuotteen mukaan ryhmitetyssä raportissa. Jos sijoitat Summa-koostefunktion raportin ylätunnisteeseen, se laskee koko raportin summan. Raportissa voi olla useita ryhmän ylätunnisteosia sen mukaan, kuinka monta ryhmittelytasoa olet lisännyt. Lisätietoja ryhmän ylä- ja alatunnisteiden luomisesta on osassa Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen.
Tiedot Tiedot tulostetaan kerran kunkin tietueen lähteen rivin osalta. Raportin päärungon muodostavat ohjausobjektit sijoitetaan Tiedot-osaan.
Ryhmän alatunniste Kunkin tietueryhmän lopussa. Ryhmän alatunnisteella voit tulostaa ryhmän yhteenvetotietoja. Raportissa voi olla useita ryhmän alatunnisteosia sen mukaan, kuinka monta ryhmittelytasoa olet lisännyt.
Sivun alatunniste Jokaisen sivun lopussa. Sivun alatunnisteella voit esimerkiksi tulostaa sivunumeroita tai sivukohtaisia tietoja.
Raportin alatunniste

Raportin lopussa.

 Huomautus    Rakennenäkymässä raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen alapuolella. Kaikissa muissa näkymissä (esimerkiksi rakennenäkymässä tai kun raportti tulostetaan tai sitä esikatsellaan) raportin alatunniste näkyy sivun alatunnisteen yläpuolella, aivan viimeisen sivun viimeisen ryhmän alatunnisteen tai tietorivin alapuolella.

Raportin alatunnisteella voit esimerkiksi tulostaa raportin kokonaissummia tai raportin muita yhteenvetotietoja.

Raporttien luomista helpottaa, jos tietokannan taulukkorakenne ja yhteydet on hyvin suunniteltu. Tietoja tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Raportin luominen

Voit luoda raportteja Access-työpöytätietokannoista toimimalla seuraavien ohjeiden mukaisesti:

Vaihe 1: tietuelähteen valitseminen

Raportin tietuelähde voi olla taulukko, nimetty kysely tai upotettu kysely. Tietuelähteessä on oltava kaikki raportissa näytettävät tietorivit ja -sarakkeet.

  • Jos haluamasi tiedot ovat aiemmin luodussa taulukossa tai kyselyssä, valitse haluamasi taulukko tai kysely siirtymisruudussa ja jatka sitten vaiheeseen 2.
  • Jos tietuelähdettä ei vielä ole valittu, toimi seuraavasti:

Vaihtoehto:

  • Luo taulukko tai kysely, joka sisältää tarvittavat tiedot. Valitse kysely tai taulukko siirtymisruudussa ja siirry vaiheeseen 2.

Vaihe 2: raporttityökalun valitseminen

Raporttityökalut ovat valintanauhan Luo-välilehden Raportit-ryhmässä. Vaihtoehdot on kuvattu seuraavassa taulukossa:

Työkalu Kuvaus

Raportti

Luo yksinkertaisen taulukkomuotoisen raportin, joka sisältää kaikki siirtymisruudusta valitsemasi tietuelähteen kentät.

Raportin rakenne

Avaa rakennenäkymässä tyhjän raportin, johon voit lisätä tarvittavat kentät ja ohjausobjektit.

Tyhjä raportti

Avaa tyhjän raportin asettelunäkymässä, ja näyttöön tulee Kenttäluettelo-tehtäväruutu, jossa voit lisätä kenttiä raporttiin.

Ohjattu raportin luominen

Avaa monivaiheisen ohjatun toiminnon, jossa voit määrittää raportin kentät, ryhmittely- ja lajitteluasetukset sekä asettelun.

Osoitetarrat

Avaa ohjatun toiminnon, jossa voit valita vakiokokoiset tai mukautetun kokoiset osoitetarrat sekä niissä näkyvät kentät ja lajittelun.

Vaihe 3: raportin luominen

  1. Napsauta haluamasi työkalun painiketta. Jos näkyviin tulee ohjattu toiminto, noudata ohjatun toiminnon antamia ohjeita ja valitse viimeisessä sivussa Valmis.
    Access avaa raportin asettelunäkymässä.
  2. Muotoile raportti haluamasi näköiseksi:
  • Voit muotoilla kenttiä ja selitteitä valitsemalla ne ja vetämällä niiden reunat haluamasi kokoisiksi.
  • Voit siirtää kenttää valitsemalla sen (ja sen mahdollisen selitteen) ja vetämällä sen haluamaasi paikkaan.
  • Voit yhdistää tai jakaa soluja, poistaa tai valita kenttiä ja tehdä muita muotoilutoimia, kun napsautat kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitset pikavalikosta haluamasi komennon.

Lisäksi voit parantaa raportin ulkoasua ja luettavuutta seuraavissa osissa kuvatuilla toiminnoilla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Ryhmittelyn, lajittelun ja summien lisääminen

Nopein tapa lisätä työpöytätietokannan raporttiin ryhmittelyjä, lajitteluja tai summia on napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kenttää, johon haluat lisätä ryhmittelyn, lajittelun tai summan, ja valita haluamasi komento pikavalikosta.

Voit lisätä ryhmittelyjä, lajitteluja ja summia myös Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruudusta, kun raportti on avattu asettelu- tai rakennenäkymässä:

  1. Jos Ryhmittely, lajittelu ja summa ‑ruutu ei ole näkyvissä, valitse Rakenne-välilehden Ryhmittely ja summat ‑ryhmästä Ryhmittele ja lajittele.
  2. Valitse Lisää ryhmittely tai Lisää lajittelu ja valitse sitten kenttä, jonka haluat ryhmitellä tai lajitella.
  3. Saat näkyviin lisää vaihtoehtoja ja summien lisäämismahdollisuuksia valitsemalla ryhmittely- tai lajitteluriviltä Lisää.

Lisätietoja raporttien tietojen ryhmittelemisestä, lajittelemisesta ja summien lisäämisestä on artikkelissa Ryhmitetyn raportin tai yhteenvetoraportin luominen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen korostaminen ehdollisen muotoilun avulla

Accessissa on työkaluja, joiden avulla voit korostaa raportin tietoja. Voit lisätä ehdollisia muotoilusääntöjä kuhunkin ohjausobjektiin tai ohjausobjektiryhmään. Asiakasraportteihin voit myös lisätä tietopalkkeja, joilla voit vertailla tietoja.

Lisää ehdollisia muotoiluja ohjausobjekteihin seuraavasti:

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Asettelunäkymä.
  2. Valitse tarvittavat ohjausobjektit ja valitse Muotoile-välilehden Ohjausobjektin muotoilu -ryhmässä Ehdollinen muotoilu.

 Vihje    Voit valita useita ohjausobjekteja pitämällä CTRL-näppäintä painettuna ja valitsemalla sitten ohjausobjektit.

  1. Valitse Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta ‑valintaikkunassa Uusi sääntö.
  2. Valitse arvo Uusi muotoilusääntö ‑valintaikkunan Valitse säännön tyyppi ‑kohdasta:
  • Jos haluat luoda säännön, joka arvioi kutakin tietuetta erikseen, valitse Tarkista nykyisen tietueen arvot tai käytä lauseketta.
  • Jos haluat luoda säännön, joka vertaa tietueita toisiinsa, valitse Vertaa muihin tietueisiin.
  1. Määritä Muokkaa säännön kuvausta ‑kohdassa sääntö, joka määrittää, milloin ja mitä muotoilua käytetään, ja valitse sitten OK.
  2. Jos haluat luoda lisäsäännön samaan ohjausobjektiin tai ohjausobjektijoukkoon, toista toimet vaiheesta 4 alkaen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Värien ja fonttien mukauttaminen

App Theme -vaihtoehtojen avulla voit mukauttaa värit ja fontit.

  1. Avaa raportti asettelunäkymässä napsauttamalla raporttia hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten Asettelunäkymä.
  2. Valitse Rakenne-välilehden Raportin asettelutyökalut -asetuksissa Teemat ja esikatsele teemavalikoimaa siirtämällä kohdistin teemavalikoiman kohteiden kohdalle. Valitse teema napsauttamalla sitä ja tallenna sitten raportti.
  3. Jos haluat määrittää yksilöllisiä värejä tai fontteja, käytä Värit- tai Fontit-valikoimaa.


Sivun alkuun Sivun alkuun

Logon tai taustakuvan lisääminen   

Voit lisätä logon tai taustakuvan raporttiin. Jos päivität kuvan, päivitys tehdään automaattisesti aina, kun kuvaa käytetään tietokannassa.

Lisää tai poista kuva seuraavasti:

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Asettelunäkymä.
  2. Napsauta raportissa kohtaa, johon haluat lisätä kuvan, ja valitse sitten Rakenne-välilehden Ylä- ja alatunniste ‑ryhmässä Logo.
  3. Selaa kuvaan ja valitse Avaa. Access lisää kuvan raporttiin.
  4. Jos haluat poistaa kuvan, napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Poista.

Lisää taustakuva seuraavasti:

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Asettelunäkymä.
  2. Valitse Muoto-välilehden Tausta-ryhmästä Taustakuva.
  3. Valitse Kuvavalikoima-luettelossa kuva tai valitse Selaa, valitse kuva ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Raportin esikatseleminen ja tulostaminen

Raportin esikatseleminen

  1. Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tulostuksen esikatselu. Esikatselu-välilehden komennoilla voit tehdä seuraavat toimet:
  • raportin tulostaminen
  • sivun koon tai asettelun muuttaminen
  • näkymän lähentäminen tai loitontaminen tai usean sivun katseleminen samanaikaisesti
  • raportin tietojen päivittäminen
  • raportin vieminen toiseen tiedostomuotoon.
  1. Valitse Sulje esikatselu.

Raportin tulostaminen

Voit tulostaa raportin ilman esikatselua seuraavasti:

  • Napsauta raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tulosta. Raportti lähetetään oletustulostimeen.

 Huomautus    Jos valitset raportin siirtymisruudussa ja valitset Tulosta-komennon Tiedosto-välilehdessä, voit valita lisätulostusasetuksia, kuten sivujen ja kopioiden määrän, ja määrittää tulostimen.

  • Jos haluat avata valintaikkunan, jossa voit valita tulostimen, määrittää tulostettavin kopioiden määrän ja tehdä muita asetuksia, valitse Tulosta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2013