Access-tietokannassa olevien tietueiden valitseminen näytettäväksi suodattimella

Suodattamalla saat näkyviin juuri ne tiedot, joita haluat tarkastella. Microsoft Accessissa suodattimia kannattaa käyttää esimerkiksi silloin, kun haluat näyttää lomakkeessa, raportissa, kyselyssä tai taulukossa vain tietyt tietueet tai tulostaa raportista, taulukosta tai kyselystä vain haluamasi tietueet.

Suodatinta käyttämällä voit rajoittaa näkymässä näytettäviä tietoja muuttamatta itse kyselyn, lomakkeen tai raportin rakennetta. Sen sijaan, että esimerkiksi kävisit läpi 100-sivuisen tuoteluettelon etsiessäsi nimikkeitä, joiden hinta on 50–100 euroa, tai laatisit vain kyseiset nimikkeet sisältävän lyhyemmän raportin, voit suodattaa Tuotteet-taulukkoon näkyviin vain tietueet, joiden Hinta-kentän arvo on 50–100 €.

Tässä artikkelissa selostetaan, minkä tyyppisiä suodattimia Accessissa voi käyttää ja miten niitä käytetään, tallennetaan tai poistetaan. Tässä artikkelissa käsitellään suodattimien käyttämistä nimenomaan Access 2010 ‑asiakastietokannassa. WWW-tietokannoissa suodattimille on erilaiset vaatimukset, joten niitä ei käsitellä tässä. Lisätietoja suodattimien käyttämisestä muissa Office-ohjelmissa, esimerkiksi Microsoft Excel 2010- tai Microsoft Outlook 2010 ‑ohjelmassa, on näiden ohjelmien ohjeessa.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Suodattimien hyödyt

Suodatettu näkymä sisältää vain tietueet, joissa on valitsemasi arvot. Muut tiedot ovat piilotettuina, kunnes poistat suodattimen käytöstä.

 Huomautus   Taulukoiden sarakkeet sekä lausekkeisiin sidotut lomakkeiden ja raporttien ohjausobjektit eivät tue suodatusta.

Suodattimia on monentyyppisiä, ja joitakin niistä on helppo käyttää ja poistaa. Access 2010:ssä on joitakin yleisiä suodattimia, jotka ovat valmiina kaikissa näkymissä. Käytettävissä olevat suodatuskomennot määräytyvät kentän tyypin ja arvojen mukaan.

Jos esimerkiksi haluat tarkastella niiden henkilöiden tietueita, joiden syntymäpäivä on tietyssä kuussa, napsauta Syntymäpäivä-saraketta, valitse Aloitus-välilehdestä Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Päivämääräsuodattimet ja valitse sitten haluamasi päivämääräväli.

Suodattaminen päivämääräkentän mukaan

Kuvateksti 1 Käytettävissä olevat suodattimet määräytyvät valitussa sarakkeessa olevan tietotyypin mukaan.
Kuvateksti 2 Kaikki jakson päivämäärät ‑suodatin ohittaa päivämääräarvojen päivä- ja vuosiosan.

Tässä suodatetussa näkymässä näkyvät vain ne tietueet, joiden Syntymäpäivä-kentän kuukausiosaksi on määritetty huhtikuu.

Syntymäpäivä suodatettu huhtikuun perusteella

Kuvateksti 1 Sarakeotsikon ja tietueiden siirtymispalkin suodatinkuvake osoittaa, että näkymä on suodatettu Syntymäpäivä-sarakkeen mukaan.
Kuvateksti 2 Jos hiiriosoitin viedään taulukkonäkymässä sarakeotsikon päälle, näyttöön tulee käytössä oleva suodatusehto.

 Huomautus    Kun käytät suodatinta sarakkeessa, joka on jo suodatettu, aiemmin käytetty suodatin poistetaan automaattisesti. Vaikka kussakin kentässä voi olla käytössä vain yksi suodatin kerrallaan, voit määrittää eri suodattimen näkymän jokaista kenttää varten.

Jos haluat esimerkiksi nähdä niiden yhteyshenkilöiden nimet, jotka asuvat Isossa-Britanniassa ja joiden syntymäpäivä on huhtikuussa, voit suodattaa Yhteyshenkilöt-taulukon MaaTaiAlue-kentän ja Syntymäpäivä-kentän mukaan. Kun suodatat useita yhden näkymän kenttiä, suodattimet yhdistetään AND-operaattorilla seuraavasti:

CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April

Voit palata suodattamattomaan näkymään seuraavasti: poista suodattimet. Kun suodatin poistetaan, se poistuu tilapäisesti näkymästä, joten voit siirtyä takaisin alkuperäiseen, suodattamattomaan näkymään.

Voit siirtyä suodatetusta näkymästä suodattamattomaan näkymään ja päinvastoin seuraavasti: Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä.

Voit poistaa suodattimen näkymästä pysyvästi seuraavasti: Poista suodatin. Ohjeet suodattimien poistamiseen ovat kohdassa Suodattimen poistaminen.

Suodatusasetukset ovat voimassa, kunnes suljet objektin, vaikka siirtyisit objektin toiseen näkymään. Toisin sanoen jos suodatat lomakkeen taulukkonäkymässä, suodatusasetukset ovat voimassa, vaikka siirtyisit lomake- tai asettelunäkymään, ja ne pysyvät voimassa, kunnes suljet lomakkeen. Jos tallennat objektin suodattimen ollessa käytössä, suodatin on käytettävissä, kun seuraavan kerran avaat objektin. Ohjeet suodattimien tallentamiseen ovat tämän artikkelin kohdassa Suodattimen tallentaminen

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodatintyypin valitseminen ja käyttäminen

Jokaiselle tietotyypille on useita valmiita suodattimia. Nämä suodattimet ovat käytettävissä valikkokomentoina taulukko-, lomake-, raportti- ja asettelunäkymissä. Näiden suodattimien lisäksi voit suodattaa lomakkeen tai taulukkonäkymän myös täyttämällä lomakkeen (tätä kutsutaan suodattamiseksi lomakkeen mukaan).

Jos tarvitset joustavampia toimintoja ja olet tottunut kirjoittamaan lausekkeita, voit luoda omia suodattimia käyttämällä Suodatin-tiedostovälilehden vaihtoehtoja.

Valittavissa on seuraavia suodatintyyppejä:

Yleisimmät suodattimet: Kun haluat suodattaa tiettyjen arvojen tai arvoalueiden mukaan.

Suodata valinnan mukaan: Kun haluat suodattaa taulukkonäkymässä taulukon kaikki rivit, joiden sisältämä arvo vastaa tiettyä rivin arvoa.

Suodata lomakkeen mukaan: Kun haluat suodattaa useita lomakkeen tai taulukon kenttiä tai etsit tiettyä tietuetta.

Erikoissuodatus:Kun haluat käyttää suodatintyyppiä, jolle määrität mukautetut suodatusehdot.

 Huomautus   Jos missään näkymässä ei näy suodatuskomentoja, lomakkeen tai tietokannan suunnittelija on saattanut poistaa suodatuksen käytöstä. Kysy neuvoja suunnittelijalta.

Yleisimmät suodattimet

Lukuun ottamatta OLE-objektikenttiä ja kenttiä, joissa näkyy laskettuja arvoja, kaikkia kenttätyyppejä varten on yleisimmät suodattimet. Käytettävissä olevien suodattimien luettelo määräytyy valitun kentän tietotyypin ja arvojen mukaan.

Napsauta suodatettavaa kenttää hiiren kakkospainikkeella. Jos haluat suodattaa useita sarakkeita tai ohjausobjekteja, valitse ja suodata jokainen sarake tai ohjausobjekti erikseen tai käytä erikoissuodatusta. Lisätietoja on tämän artikkelin kohdissa Suodatus lomakkeen mukaan ja Erikoissuodattimet.

Jos haluat nähdä esimerkiksi Syntymäpäivä-kentän käytettävissä olevat suodattimet, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Suodatin

Yleisimmät päivämääräsuodattimet

Esimerkki yleisimmistä päivämääräsuodattimista
Kuvateksti 1 Jos haluat suodattaa tiettyjen arvojen mukaan, käytä valintaruutuluetteloa. Luettelossa näkyvät kaikki ne arvot, jotka näkyvät tällä hetkellä kentässä.
Kuvateksti 2 Jos haluat suodattaa arvoalueen mukaan, napsauta jotakin näistä suodattimista ja määritä tarvittavat arvot.
Jos haluat nähdä esimerkiksi kuluvan päivän ja vuoden lopun välissä olevat syntymäpäivät, valitse Välillä ja määritä alkamis- ja päättymispäivä Välillä-valintaikkunassa. Jos haluat nähdä kaikki tietyn päivämäärän syntymäpäivät, napsauttamalla päivämäärää saat näkyviin kaikki syntymäpäivät kyseisenä päivänä.

On tärkeää muistaa, että päivämääräkentän arvot vaikuttavat tyyppikohtaisten suodattimien luetteloon. Jos päivämääräkentän viimeisimmän päivämäärän arvo on viimeisten kahden vuoden aikana, näkyvissä on pitempi, yksityiskohtaisempi luettelo. Jos mikään kentän päivämääristä ei ole kahta vuotta myöhempi, näkyvissä on lyhyempi suodatusluettelo.

Yleisimmät pitkän ja lyhyen päivämäärän suodattimien luettelot

Yleisimmät pitkän ja lyhyen päivämäärän suodattimien luettelot

 Huomautus   Tyyppikohtaisia suodattimia ei ole käytettävissä Kyllä/Ei-, OLE-objekti- ja liitekenttiä varten. Arvoluettelot eivät ole käytettävissä Muistio-kenttiä varten eivätkä Rich Text -tekstiä sisältäviä kenttiä varten.

Yleisimpien suodattimien käyttäminen

  1. Avaa taulukko, kysely, lomake tai raportti johonkin seuraavista näkymistä: taulukko, lomake, raportti tai asettelu.
  2. Varmista, että näkymää ei ole vielä suodatettu. Varmista, että tietueiden valitsinpalkissa näkyy joko Suodattamatta-kuvake tai himmennetty Ei suodatusta ‑kuvake.

 Vihje   Jos haluat poistaa kaikki tietyn objektin suodattimet, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Lisäasetukset ja valitse sitten Poista kaikki suodattimet.

  1. Napsauta jotakin aluetta sarakkeessa tai ohjausobjektissa, joka vastaa ensimmäistä suodatettavaa kenttää. Valitse sitten Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Suodatin

Voit käyttää yleistä suodatinta seuraavasti: valitse Teksti (tai Luku tai Päivämäärä) Suodattimet ja napsauta sitten haluamaasi suodatinta. Jos käytät On yhtä suuri kuin- tai Välillä-suodatinta, järjestelmä pyytää sinua antamaan tarvittavat arvot.

 Vihje    Tietyillä merkeillä, kuten *, % ja ?, on erikoismerkitys, kun ne määritetään suodatusruudussa. Esimerkiksi * vastaa merkkijonoa, joten merkkijono a* vastaa jokaista merkkijonoa, joka alkaa a-kirjaimella, eikä vain literaalimerkkijonoa a*. Jos et halua käyttää merkin erikoismerkitystä, kirjoita se hakasulkeisiin [] esimerkiksi seuraavasti: a[*]. ANSI-89-standardia käyttävät tietokannat käsittelevät merkkejä *, ?, [, ], !, - ja # erikoismerkkeinä. ANSI-92-standardia käyttävät tietokannat käsittelevät merkkejä %, _, [, ], ^ ja - erikoismerkkeinä. Voit käyttää Accessin kanssa kumpaa tahansa standardia, mutta et voi käyttää näitä kahta standardia yhtä aikaa (esimerkiksi ?a*) yhdessä lausekkeessa.

Voit käyttää kentän arvoihin perustuvaa suodatinta seuraavasti: poista niiden arvojen vieressä olevien valintaruutujen valinta, joita et halua suodattaa, ja valitse sitten OK.

 Vihje    Jos haluat suodattaa pitkästä luettelosta vain yhden tai muutaman arvon, poista ensin (Valitse kaikki) ‑valintaruudun valinta ja valitse sitten haluamasi arvot.

Voit suodattaa teksti-, luku- ja päivämääräkenttien tyhjäarvot (tyhjäarvo tarkoittaa, että tietoja ei ole) seuraavasti: poista valintaruutuluettelossa (Valitse kaikki) ‑valintaruudun valinta ja valitse sitten (Tyhjät)-kohdan vieressä oleva valintaruutu.

Suodattaminen valinnan mukaan

Jos haluat tarkastella taulukon kaikkia rivejä, jotka sisältävät rivillä olevaa arvoa vastaavan arvon, voit suodattaa taulukkonäkymän nopeasti valitsemalla haluamasi arvon ja napsauttamalla Valinta-komentoa. Avattavassa luettelossa näkyvät käytettävissä olevat suodatusvaihtoehdot. Ne vaihtelevat valitun arvon tietotyypin mukaan. Saat valittavat suodatusasetukset näkyviin myös napsauttamalla kyseistä solua hiiren kakkospainikkeella.

Jos esimerkiksi arvo 21.2.1967 on valittuna Syntymäpäivä-kentässä, voit näyttää suodattimen valintakomentojen mukaan valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Valinta ja valita sitten haluamasi suodatusasetuksen.

Valintaan perustuvan suodattimen luettelo

Komentojen luettelo määräytyy myös sen mukaan, kuinka paljon arvosta on valittuna. Jos esimerkiksi valitset arvosta vain joitakin merkkejä, näkyvissä oleva komentojen luettelo määräytyy kentästä valitsemasi osan mukaan.

Osittain valittuun kenttään perustuvat suodattimet

Kuvateksti 1 Suodata käyttämällä kentän arvon alkuosaa...
Kuvateksti 2 ...kentän arvon keskiosaa...
Kuvateksti 3 ...tai kentän arvon loppuosaa.

 Huomautus   Osittaisen valinnan mukaan suodattaminen ei ole käytettävissä moniarvoisissa kentissä. Valinta-komento ei ole käytettävissä liitteissä.

Voit poistaa suodattimen valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmästä Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä tai valitsemalla Lisäasetukset ja sen jälkeen Poista kaikki suodattimet.

Valintaan perustuvan suodattimen käyttäminen

  1. Avaa taulukko, kysely, lomake tai raportti johonkin seuraavista näkymistä: taulukko, lomake, raportti tai asettelu.
  2. Varmista, että näkymää ei ole vielä suodatettu. Varmista, että tietueiden valitsinpalkissa näkyy joko Suodattamatta-kuvake tai himmennetty Ei suodatusta ‑kuvake.
  3. Siirry tietueeseen, jonka sisältämää arvoa haluat käyttää suodattimen osana, ja napsauta saraketta (taulukkonäkymässä) tai ohjausobjektia (lomake-, raportti- tai asettelunäkymässä).

Jos haluat suodattaa osittaisen valinnan mukaan, valitse haluamasi merkit, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Valinta ja napsauta sitten haluamaasi suodatinta.

Suodatus lomakkeen mukaan

Tämä suodatin on hyödyllinen silloin, kun halutaan suodattaa useita lomakkeen tai taulukkonäkymän kenttiä tai etsitään tiettyä tietuetta. Access luo tyhjän lomakkeen tai taulukkonäkymän, joka on samanlainen kuin alkuperäinen lomake tai taulukkonäkymä, ja antaa täyttää sen jälkeen tietoja niin moneen kenttään kuin haluat. Kun olet valmis, Access etsii määritetyt arvot sisältävät tietueet.

 Huomautus   Moniarvoisten kenttien eikä kenttien, joiden tietotyyppi on Muistio, Hyperlinkki, Kyllä/Ei tai OLE-objekti, arvoja ei voi määrittää käyttämällä suodatusta lomakkeen mukaan, vaikka tietuejoukon muille kentille voidaan määrittää arvoja.

Jos haluat esimerkiksi löytää kaikki asiakastietueet, joissa yhteyshenkilön tehtävänimike on Omistaja ja henkilön asuinpaikka on joko Portland tai Eugene, avaa Asiakkaat-taulukko tai ‑lomake, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Suodata lomakkeen mukaan.

Syötä ensimmäinen arvojoukko, valitse taulukon tai lomakkeen alareunasta Tai-välilehti ja syötä sitten seuraava arvojoukko. Huomaa, että jos haluat kentän arvon toimivan suodattimena itsenäisesti muista kenttien arvoista, anna kyseinen arvo Hae-välilehdessä ja kummassakin Tai-välilehdessä. Kukin Tai-välilehti vastaa vaihtoehtoista suodatusarvojen joukkoa.

Saat näkyviin vain syöttämiäsi arvoja vastaavat tietueet seuraavasti:    Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä.

Suodattimen käyttäminen täyttämällä lomake

  1. Avaa taulukko tai kysely taulukkonäkymään tai lomake lomakenäkymään.
  2. Varmista, että näkymää ei ole vielä suodatettu. Varmista, että tietueiden valitsinpalkissa näkyy joko Suodattamatta-kuvake tai himmennetty Ei suodatusta ‑kuvake.
  3. Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Lisäasetukset ja valitse pikavalikosta Suodata lomakkeen mukaan.
  4. Sen mukaan, käytätkö taulukkonäkymää vai lomakenäkymää, tee jompikumpi seuraavista toimista:

Taulukkonäkymä: Napsauta suodatettavan sarakkeen ensimmäistä riviä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse arvo. Voit lisätä arvoja valitsemalla taulukon alareunassa olevan Tai-välilehden ja valitsemalla sitten haluamasi arvon.

Lomakenäkymä: Napsauta ohjausobjektissa näkyvää nuolta ja valitse suodatettava arvo. Voit lisätä arvoja valitsemalla lomakkeen alareunassa olevan Tai-välilehden ja valitsemalla sitten haluamasi arvon.

 Vihje   Moniarvoisille kentille ei voi määrittää arvoja käyttämällä suodatusta lomakkeen mukaan. Tietuejoukon ei-moniarvoiselle kentälle voidaan kuitenkin määrittää arvoja.

  • Jos haluat määrittää kentälle mahdollisten arvojen luettelon, käytä tai-operaattoria. Määritä esimerkiksi Kaupunki-kenttään "Portland" tai "Oregon", jos haluat suodattaa jommankumman arvon sisältävät tietueet.
  • Jos haluat suodattaa ohjausobjektin, kuten valintaruudun tai painikkeen, tilan perusteella, napsauta ohjausobjektia siten, että sen tila on haluamasi. Kun palautat ohjausobjektin neutraaliin asentoon, jotta sitä ei käytetä tietueiden suodattamisen ehtona, varmista, että se ei ole käytettävissä (se näkyy himmennettynä).
  • Jos haluat suodattaa tietueet, joissa on Null-arvoja (puuttuvia arvoja), muita kuin Null-arvoja (tyhjiä arvoja tai lainausmerkit "") tai muita kuin tyhjiä arvoja, kirjoita kenttään Is Null, Is Not Null, "" tai Not "".

  1. Jos haluat määrittää kaksi vaihtoehtoista ehtojoukkoa esimerkiksi siinä tapauksessa, että haluat tarkastella vain niiden yhteyshenkilöiden nimiä, joiden maan/alueen arvo on USA ja joiden syntymäpäivä on huhtikuussa, toimi seuraavasti:
  • Jos haluat hakea kaikki tietueet, jotka vastaavat mitä tahansa useista ehtojoukoista, määritä ehdot antamalla ensimmäinen ehtojoukko, napsauta Tai-välilehteä ja anna seuraava ehtojoukko. Huomaa, että jos haluat kentän arvon toimivan suodattimena itsenäisenä muista kenttien arvoista, anna kyseinen arvo Hae-välilehdessä ja kummassakin Tai-välilehdessä. Hae-välilehti ja jokainen Tai-välilehti vastaavat toisin sanoen vaihtoehtoista suodatinarvojen joukkoa.
  • Huomaa myös, että aina, kun lisäät kentän ehdon Tai-välilehteen, Access luo toisen Tai-välilehden. Näin voit määrittää useita "tai"-ehtoja. Suodatin palauttaa ne tietueet, jotka sisältävät kaikki Hae-välilehdessä määritetyt arvot, kaikki ensimmäisessä Tai-välilehdessä määritetyt arvot tai kaikki toisessa Tai-välilehdessä määritetyt arvot ja niin edelleen.

Voit poistaa suodattimen ja näyttää kaikki tietueet napsauttamalla uudelleen Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä ‑painiketta.

Voit muokata lomakkeen mukaan tehtävää suodatusta valitsemalla Lisäasetukset ja valitsemalla sitten uudelleen Suodata lomakkeen mukaan. Nykyinen suodatusehtojen joukko tulee näkyviin.

Erikoissuodatus

Haluat ehkä joskus käyttää suodatinta, joka on tyypiltään erikoissuodatin. Tällöin voit joutua kirjoittamaan suodatusehdot itse. Haluat ehkä esimerkiksi etsiä tietueita, joiden sisältämät päivämäärät ovat viimeisten seitsemän päivän tai kuuden kuukauden ajalta.

Erikoissuodattimia käytettäessä on kirjoitettava lausekkeita. Lausekkeet muistuttavat Excelin kaavoja ja kyselyn suunnittelussa määritettäviä ehtoja.

Voit käyttää erikoissuodatinta esimerkiksi silloin, kun haluat löytää niiden yhteyshenkilöiden nimet, joiden syntymäpäivä on ollut viimeisten seitsemän päivän aikana. Käytettyäsi erikoissuodatinta voit vielä rajata tulokset niihin yhteyshenkilöihin, joiden asuinpaikka on Yhdysvallat.

Erikoissuodattimen käyttäminen

  1. Avaa taulukko, kysely, lomake tai raportti johonkin seuraavista näkymistä: taulukko, lomake, raportti tai asettelu.
  2. Varmista, että näkymää ei ole vielä suodatettu. Varmista, että Ei suodatusta näkyy tietueiden siirtymispalkissa himmennettynä (ei ole käytettävissä). Jos tietueiden siirtymispalkki ei ole näkyvissä, valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Lisäasetukset ja valitse sitten Poista kaikki suodattimet (jos Poista kaikki suodattimet näkyy himmennettynä, suodattimia ei ole voimassa).
  3. Valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten pikavalikosta Erikoissuodatus ja lajittelu.
  4. Lisää ruudukkoon kentät, jotka haluat suodattaa.
  5. Määritä ehto kunkin kentän Ehdot-rivillä. Ehtoja käytetään siten kuin ne on määritetty, ja näyttöön tulevat vain Ehdot-rivin kaikkia ehtoja vastaavat tietueet. Jos haluat määrittää vaihtoehtoiset ehdot yhtä kenttää varten, kirjoita ensimmäinen ehto Ehdot-riville ja toinen ehto Tai-riville ja niin edelleen.

 Vihje    Tai-rivin koko ehtojoukkoa käytetään vaihtoehtona Ehdot-rivin ehtojoukolle. Jos haluat käyttää jotakin ehtoa molemmissa ehtojoukoissa, kirjoita se sekä Ehdot- että Tai-riville. Saat suodatetut rivit näkyviin valitsemalla Ota suodatus käyttöön tai poista se käytöstä.

Ehtoja voi opetella kirjoittamaan käyttämällä jotakin yleisimmistä suodattimista tai sellaista valintaan perustuvaa suodatinta, jonka tuottama tulos on lähellä haluamaasi. Kun suodatinta on käytetty näkymässä, tuo näkyviin Suodatin-objektivälilehti.

Suodatin-tiedostovälilehden erikoiskomennot

Suodatin-tiedostovälilehdessä on kaksi erikoiskomentoa. Kun napsautat hiiren kakkospainikkeella jotakin kohtaa välilehden rakenneruudukon yläpuolella, Lataa kyselystä- ja Tallenna kyselynä ‑komennot ovat käytettävissä pikavalikossa.

Suodattimen erikoisasetukset

Lataa kyselystä ‑komento lataa valitun kyselyn rakenteen ruudukkoon. Näin voit käyttää kyselyn ehtoja suodatusehtoina.

Tallenna kyselynä ‑komennolla voit tallentaa suodatusasetukset uutena kyselynä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodattimen poistaminen tai uudelleenkäyttäminen

Jos haluat palata suodattamattomaan tietonäkymään, poista suodattimet valitsemalla tietueiden siirtymispalkissa Suodatettu.

Kun poistat nykyiset suodattimet, ne poistuvat tilapäisesti näkymän kaikista kentistä. Jos esimerkiksi käytät suodattimia ensin CountryRegion- ja BirthDate-kentissä ja poistat sen jälkeen suodattimet, kaikki tietueet tulevat uudelleen näyttöön.

Jos haluat käyttää viimeksi käytettyjä suodattimia uudelleen, valitse tietueiden siirtymispalkissa Suodattamaton.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodattimen poistaminen

Poista suodatin pysyvästi, kun et enää tarvitse sitä. Kun suodatin poistetaan pysyvästi, se poistetaan näkymästä, eikä sitä voi enää käyttää napsauttamalla tilarivin Suodattamaton-painiketta. Voit poistaa yhden suodattimen yhdestä kentästä tai kaikki suodattimet näkymän kaikista kentistä

  • Voit poistaa yksittäisen suodattimen yhdestä kentästä seuraavasti: napsauta suodatettua saraketta tai ohjausobjektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista suodatin kohteesta kentän nimi.
  • Voit poistaa kaikki suodattimet kaikista kentistä seuraavasti: valitse Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata ‑ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten pikavalikosta Poista kaikki suodattimet.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Suodattimen tallentaminen

Suodattimet kannattaa tallentaa myöhempää käyttöä varten. Ne suodatusasetukset, jotka ovat voimassa, kun taulukko, kysely, lomake tai raportti suljetaan, tallentuvat automaattisesti objektin kanssa, ja niitä voidaan käyttää uudelleen. Oletusarvon mukaan suodatusasetuksia ei kuitenkaan käytetä automaattisesti, kun avaat objektin seuraavan kerran.

Asettamalla objektin ominaisuustaulukossa objektin SuodataLadattaessa-ominaisuuden arvoksi Kyllä voit varmistaa, että nykyisiä suodattimia käytetään automaattisesti, kun seuraavan kerran avaat taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. SuodataLadattaessa-ominaisuutta käytetään, kun avaat objektin seuraavan kerran. Kun muutat tätä asetusta, sulje aina objekti ja avaa se uudelleen, jotta uusi asetus otetaan käyttöön.

 Huomautus    SuodataLadattaessa-ominaisuuden asetusta käytetään vain ladattaessa objektia. Jos tämä ominaisuus asetetaan objektille rakennenäkymässä ja sen jälkeen siirrytään toiseen näkymään, järjestelmä ei käytä asetusta. Objekti on suljettava ja avattava uudelleen, jotta SuodataLadattaessa-ominaisuuden asetukseen tehdyt muutokset tulevat voimaan..

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2010