Access 2013 -tietokannan perustoiminnot

Accessin tietokantoja voi käyttää monenlaisten tietojen tallentamiseen ja jäljittämiseen. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi varastotiedot, yhteystiedot ja liiketoimintaprosessit. Seuraavassa esitellään tapoja, joilla voit luoda Access-tietokannan ja lisätä siihen tietoja. Lisäksi kerrotaan, miten voit tämän jälkeen mukauttaa ja käyttää uutta tietokantaa.

 Huomautus    Jos olet kiinnostunut uudentyyppisistä verkkokäyttöön suunnitelluista Access-sovelluksista, katso, miten voit luoda Access-sovelluksen, ja lue Access-sovelluksen perustehtävistä.

Lisätietoja uusista toiminnoista on kohdassa Access 2013:n uudet ominaisuudet.

Mallin valitseminen

Access-malleissa on valmiina käyttövalmiita taulukoita, kyselyjä, muotoja ja raportteja. Kun käynnistät Accessin, näet ensimmäiseksi valikoiman malleja, joita voit myös etsiä verkosta lisää.

Käynnistysnäytön mallinäkymä

  1. Valitse Accessissa Tiedosto > Uusi.
  2. Valitse tietokannan malli ja kirjoita tietokannan nimi kohdassa Tiedostonimi. (Jos et näe haluamaasi mallia, käytä Hae verkkomalleja -ruutua.)
  3. Voit käyttää joko oletussijaintia, jonka Access näyttää Tiedostonimi-ruudun alla, tai valita sijainnin napsauttamalla kansiokuvaketta.
  4. Valitse Luo.

työpöytätietokannan luominen mallista

Mallista riippuen sinun on ehkä suoritettava jokin seuraavista toimenpiteistä, jotta voit aloittaa käytön:

  • Jos Access näyttää Kirjaudu sisään -valintaikkunan ja tyhjän käyttäjäluettelon, toimi seuraavasti:
  1. Valitse Uusi käyttäjä.
  2. Täytä Käyttäjän tiedot -kaavake.
  3. Valitse Tallenna ja sulje.
  4. Valitse juuri kirjoittamasi käyttäjänimi ja valitse sitten Kirjaudu sisään.
  • Jos Access näyttää Suojausvaroitus-viestin sanomapalkissa ja luotat mallin lähteeseen, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta vaatii sisäänkirjautumisen, kirjaudu sisään uudelleen.

Lisätietoja on kohdassa Access-tietokannan luominen alusta alkaen.

Tietokannan luominen alusta alkaen

Jos mikään malli ei vastaa tarpeitasi, voit aloittaa tyhjästä tietokannasta.

  1. Valitse Accessissa Uusi > Tyhjä tietokanta.
  2. Kirjoita tietokannalle nimi Tiedoston nimi -ruutuun.
  3. Voit käyttää joko oletussijaintia, jonka Access näyttää Tiedostonimi-ruudun alla, tai valita sijainnin napsauttamalla kansiokuvaketta.
  4. Valitse Luo.

Taulukon lisääminen

Tietokannassa tietosi tallennetaan useisiin toisiinsa liittyviin taulukoihin. Luo taulukko toimimalla seuraavasti:

  1. Kun avaan tietokannan ensimmäisen kerran, näet tyhjän taulukon taulukkonäkymässä, jossa voit lisätä tietoja. Jos haluat lisätä uuden taulukon, valitse Luo-välilehti > Taulukko. Voit alkaa kirjoittaa tietoja tyhjään kenttään (soluun) tai liittää tiedot muusta lähteestä, kuten Excel-työkirjasta.
  2. Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

 Vihje    Kuvaavat nimet kertovat sinulle, mitä kukin kenttä sisältää ilman, että sinun tarvitsee nähdä niiden sisältöä.

  1. Valitse Tiedosto > Tallenna.
  • Jos haluat lisätä uusia kenttiä, kirjoita tekstiä Lisää napsauttamalla -sarakkeeseen.
  • Jos haluat siirtää jonkin sarakkeen, valitse se napsauttamalla sarakkeen otsikkoa ja vedä se sitten haluamaasi kohtaan. Voit myös valita vierekkäisiä sarakkeita ja vetää ne kaikki samalla kertaa uuteen sijaintiin.

Lisätietoja on kohdassa Johdanto taulukoihin.

Tietojen kopioiminen ja liittäminen

Voit kopioida tietoja toisesta ohjelmasta, kuten Excelistä tai Wordista, ja liittää ne Access-taulukkoon. Tämä toimii parhaiten, kun tiedot on eroteltu sarakkeisiin. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, kuten Wordissa, erottele sarakkeet tunnisteilla tai muuta tiedot taulukkomuotoon ennen kopioimista.

  1. Jos tiedot vaativat muokkaamista, kuten koko nimien erottelua etu- ja sukunimiin, suorita muokkaus ensin lähdeohjelmassa.
  2. Avaa lähde ja kopioi (CTRL + C) tiedot.
  3. Avaa Access-taulukko, johon haluat lisätä tiedot taulukkonäkymässä, ja liitä se (Ctrl + V).
  4. Kaksoisnapsauta kunkin sarakkeen otsikkoa ja kirjoita niihin kuvaavat nimet.
  5. Valitse Tiedosto > Tallenna ja anna uudelle taulukolle nimi.

 Huomautus    Access asettaa kunkin kentän tietotyypin kunkin sarakkeen ensimmäiselle riville liittämiesi tietojen perusteella, joten varmista, että seuraavilla riveillä olevat tiedot vastaavat ensimmäisen rivin tietoja.

Tietojen tuominen tai tietoihin linkittäminen

Voit joko tuoda tiedot muista lähteistä tai linkittää tietoihin Accessista niin, ettei sinun täydy siirtää tietoja niiden tallennuspaikasta. Linkittäminen voi olla hyvä vaihtoehto, jos tietoja päivittäviä käyttäjiä on useita ja haluat varmistaa, että näet viimeisimmän version, tai jos haluat säästää tallennustilaa. Useimmissa muodoissa voit valita, haluatko luoda tietoihin linkin vai tuoda tiedot.

Ulkoiset tiedot -välilehden asetukset

Menetelmä poikkeaa hieman tietolähteestä riippuen, mutta pääset alkuun näiden ohjeiden avulla:

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehdessä tietomuoto, josta tuot tai johon linkität. Jos haluamasi muoto ei ole näkyvissä, valitse Lisää.

 Huomautus    Jos et edelleenkään löydä oikeaa muotoa, sinun on ehkä vietävä tiedot ensin tiedostomuotoon, jota Access tukee (kuten eroteltu tekstitiedosto (erotinmerkkejä sisältävä tekstitiedosto: Datatiedosto, jonka kenttien välissä on erotinmerkki, kuten pilkku tai sarkain.)).

  1. Noudata Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunan ohjeita.

Kun linkität, jotkin muodot ovat käytettävissä ainoastaan vain luku -muodossa. Seuraavat ulkoiset lähteet on mahdollista tuoda tai niistä voi luoda linkin:

Tuominen Linkki
Microsoft Excel Kyllä Kyllä
(vain luku)
Microsoft Access Kyllä Kyllä
ODBC-tietokannat (esimerkiksi SQL Server) Kyllä Kyllä
Tekstiä tai pilkkuerottimia sisältävät tiedostot (CSV) Kyllä Kyllä
(vain uusien tietueiden lisääminen)
SharePoint-luettelo Kyllä Kyllä
XML Kyllä
Tietopalvelut Kyllä
(vain luku)
HTML-tiedosto Kyllä Kyllä
Outlook-kansio Kyllä Kyllä

Lisätietoja on kohdissa Tietojen vieminen Access-tietokantaan ja Tietojen vieminen Access-tietokannasta.

Tietojen järjestäminen Taulukon analysoimisen avulla

Voit käyttää ohjattua taulukon analysoimista, kun haluat tunnistaa tarpeettomat tiedot nopeasti. Ohjatun toiminnon avulla voi järjestää tiedot erillisiin taulukoihin helposti. Access säilyttää alkuperäisen taulukon varmuuskopiona.

  1. Avaa Access-tietokanta, jossa on analysoitava taulukko.
  2. Valitse Tietokantatyökalut > Analysoi taulukko.

Ohjatun toiminnon kahdella ensimmäisellä sivulla on lyhyt opastus  ja esimerkkejä. Kun Näytä esittelysivu -valintaruutu on näkyvissä, valitse se ja valitse sitten kaksi kertaa Takaisin, jotta pääset johdantoon. Jos et halua tarkastella johdantosivuja enää uudelleen, poista valinta valintaruudusta Näytä esittelysivu.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Suunnittelun muut vaiheet vaihtelevat sen mukaan, mitä haluat tehdä, mutta sinun kannattaa harkita kyselyiden, lomakkeiden, raporttien ja makrojen luomista. Seuraavista artikkeleista voi olla apua:

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2013