Access 2010:n perustoiminnot

Office 2010:n käytön aloittaminen Seuraavassa on joitakin perustoimintoja, joilla voit opetella käyttämään Microsoft Access 2010 ‑ohjelmaa.

 


Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet


Mikä Access on?

Access 2010 on tietokantasovellusten suunnittelu- ja toteutustyökalu, jolla voit seurata tärkeitä tietoja. Voit säilyttää tiedot omassa tietokoneessasi tai julkaista ne verkossa, jolloin muut käyttäjät voivat käyttää tietokantaasi selaimella. 

Monet ihmiset aloittavat Accessin käytön, kun ohjelma, jota he käyttävät jonkin asian seurantaan, ei enää täytä tehtäväänsä kunnolla. Jos olet esimerkiksi tapahtumasuunnittelija ja haluat seurata kaikkia asioita, jotka sinun on hoidettava, jotta tapahtuma onnistuu, tarvitset jonkin ohjelman näiden tietojen seurantaan. Jos käytät tähän tarkoitukseen esimerkiksi tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmaa, saatat joutua helposti vaikeuksiin päällekkäisten ja epäjohdonmukaisten tietojen vuoksi. Voit toki käyttää tähän tarkoitukseen myös esimerkiksi kalenteriohjelmaa, mutta sillä taloudellisten tietojen seuranta voi olla vaikeaa.

Accessin relaatiotietokannat

Joskus tietojen seuranta saattaa edellyttää relaatiotietokantaa. Se on tietokanta, jonka tiedot on jaettu pienempiin kokoelmiin, joita kutsutaan taulukoiksi. Tämä auttaa vähentämään päällekkäisten tietojen määrää. Tietokannan taulukot liittyvät toisiinsa yhteisten tieto-osien, eli kenttien, kautta. Esimerkiksi tapahtumasuunnittelun relaatiotietokannassa saattaa olla taulukko asiakastiedoista, taulukko toimittajien tiedoista ja taulukko tapahtumien tiedoista. Tapahtumatietojen taulukossa saattaa olla kenttä, joka liittää sen asiakastietojen taulukkoon, ja kenttä, joka liittää sen toimittajatietojen taulukkoon. Tämä mahdollistaa esimerkiksi sen, että toimittajan muuttunut puhelinnumero voidaan muuttaa vain kerran toimittajan taulukossa sen sijaan, että se pitäisi muuttaa erikseen jokaisessa tapahtumassa, jossa kyseinen toimittaja on mukana. 

Access on työkalu, jolla voit nopeasti ja helposti kehittää relaatiotietokantasovelluksia tietojen hallintaan. Voit luoda tietokannan miltei minkä tietojen tahansa seurantaan, esimerkiksi inventaarioihin, työyhteyshenkilöille tai liiketoiminnan prosesseille. Itse asiassa Access sisältää malleja, joilla voit seurata suoraan monenlaisia tietoja. Tämä tekee ohjelmiston käytön mahdolliseksi myös aloittelijoille.

Accessin käynnistäminen

Kun käynnistät Access 2010:n, näyttöön tulee ensimmäiseksi Microsoft Office Backstage -näkymä, jossa voit tarkastella nykyisen tietokannan tietoja, luoda uuden tietokannan, avata aiemmin luodun tietokannan tai tarkastella Office.com-sivuston sisältöä.

Access 2010:n Backstage-näkymä

Backstage-näkymä sisältää myös monia muita komentoja, joilla voit muokata, ylläpitää ja jakaa tietokantoja. Backstage-näkymän komennot koskevat yleensä koko tietokantaa, ei objekteja tietokannassa.

 Huomautus   Pääset Backstage-näkymään milloin tahansa napsauttamalla Tiedosto-välilehteä.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Mallin etsiminen ja käyttäminen

Accessissa on laaja valikoima malleja, jotka nopeuttavat tietokannan luontia. Malli on käyttövalmis tietokanta, joka sisältää kaikki tietyssä tehtävässä tarvittavat taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit. Malleja voidaan käyttää esimerkiksi seurannassa, yhteystietojen hallinnassa ja kulujen seurannassa. Joissakin malleissa on muutama mallin käyttöä esittelevä näytetietue. Mallitietokantoja voidaan käyttää sellaisenaan tai ne voidaan mukauttaa omien tarpeiden mukaan.

Voit etsiä mallin ja ottaa sen käyttöön toimimalla seuraavasti:

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi.
  2. Toimi Käytettävissä olevat mallit -kohdassa seuraavasti:
  • Jos haluat käyttää uudelleen äskettäin käyttämääsi mallia, valitse Viimeksi käytetyt mallit ja valitse sitten haluamasi malli.
  • Jos haluat käyttää jo asennettua mallia, valitse Omat mallit ja valitse sitten haluamasi malli.
  • Jos halua etsiä mallin Office.com-sivustosta, valitse Office.com-sivuston mallit. Valitse sitten Office.comissa haluamasi malliluokka ja malli. Lataa sitten malli Office.comista tietokoneeseesi valitsemalla Lataa.

 Huomautus    Voit myös hakea malleja Office.comista suoraan Accessissa. Kirjoita Hae malleja Office.comista -ruutuun haluamasi hakusanat ja aloita sitten haku napsauttamalla nuolipainiketta.

  1. Voit halutessasi napsauttaa Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa kansiokuvaketta, jos haluat siirtyä sijaintiin, johon haluat tallentaa tietokannan. Jos et määritä mitään sijaintia, Access luo tietokannan Tiedostonimi-ruudun alla ilmoitettuun oletussijaintiin.
  2. Valitse Luo.

Access luo tietokannan ja avaa sen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietokannan luominen alusta asti

 Huomautus   Jos haluat tutustua tarkemmin siihen, miten tietokanta luodaan Accessissa, tutustu ohjeartikkeliin Tietokannan suunnittelun perusteet.

Jos mikään malleista ei vastaa tarpeitasi tai haluat tuoda tietoja jostakin toisesta ohjelmasta Accessiin, voit halutessasi luoda tietokannan alusta asti. Access 2010:ssä voit luoda joko tavallisen tietokannan tai WWW-tietokannan.

 Huomautus   Jos haluat lisätietoja WWW-tietokannoista, tutustu ohjeartikkeliin Internetin kautta jaettavan tietokannan luominen.

Voit luoda uuden tietokannan seuraavasti:

  1. Käynnistä Access.
  2. Valitse Backstage-näkymästä Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta tai Tyhjä WWW-tietokanta.

 Tärkeää   Valitsemasi asetus määrää tietokannassa käytettävissä olevat ominaisuudet. Tavallisia tietokantoja ei voi julkaista Internetissä, ja WWW-tietokannat eivät tue joitain tavallisten tietokantojen ominaisuuksia, kuten summakyselyitä.

  1. Kirjoita tietokannan nimi oikealla olevaan Tiedostonimi-ruutuun.

Jos haluat muuttaa tiedoston sijaintia, napsauta Tiedostonimi-ruudun vieressä olevaa Painikkeen kuva Selaa-painiketta, etsi ja valitse uusi sijainti sekä valitse sitten OK.

  1. Valitse Luo.

Access luo tietokannan ja avaa sitten tyhjän taulukon (nimeltään Taulukko1) taulukkonäkymään (taulukko: Näkymä, jossa näytetään taulukon, lomakkeen, kyselyn, näkymän tai tallennetun toimintosarjan tiedot taulukkomuodossa. Taulukkonäkymässä voi muokata kenttiä sekä lisätä, poistaa ja etsiä tietoja.).

  1. Access siirtää kohdistimen uuden taulukon Lisää napsauttamalla -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

Jos haluat lisätä tietoja, kirjoita haluamasi tiedot. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä. Löydät ohjeet tietojen liittämiseen tämän ohjeartikkelin kohdasta Tietojen liittäminen Access-taulukkoon toisesta lähteestä

 Huomautuksia 

  • Tietojen antaminen taulukkonäkymään on suunniteltu siten, että tiedot annetaan lähes samalla tavalla kuin Excel-laskentataulukkoon. Päärajoitus on, että tiedot on annettava yhtenäisiin riveihin ja sarakkeisiin alkaen taulukkonäkymän vasemmasta yläkulmasta. Älä yritä muotoilla tietoja lisäämällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita kuten voisit tehdä Excelissä, koska tällöin taulukon tilaa menee hukkaan. Taulukko sisältää vain antamasi tiedot. Tietojen ulkoasua muokataan myöhemmin suunniteltavissa lomakkeissa ja raporteissa.

Jos et halua vielä antaa tietoja, valitse Sulje Painikkeen kuva.

 Huomautus   Access poistaa Taulukko1-taulukon, jos suljet sen tallentamatta.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

 Vihje   Jos haluat avata nopeasti jonkun useista viimeksi avoinna olleista tietokannoista, valitse Tiedosto-välilehdessä Viimeisimmät ja valitse sitten haluamasi tiedosto.

  1. Valitse Tiedosto-välilehdessä Avaa.
  2. Napsauta Avaa-valintaikkunassa olevaa pikakuvaketta tai napsauta Kohde-ruudussa asemaa tai kansiota, joka sisältää haluamasi tietokannan. 
  3. Kaksoisnapsauta kansioluettelon kansioita, kunnes tietokannan sisältävä kansio avautuu.
  4. Kun löydät haluamasi tietokannan, toimi seuraavasti:
  • Jos haluat avata tietokannan oletusavaustilassa, kaksoisnapsauta sitä.
  • Jos haluat avata tietokannan yhteiskäyttö (yhteiskäytössä oleva (jaettu) tietokanta: Tietokanta, jonka tietoja useat käyttäjät voivat muokata samanaikaisesti.)ympäristössä tapahtuvaa jaettua käyttöä varten, jolloin sinä ja muut käyttäjät voitte samaan aikaan sekä lukea tietokantaa että kirjoittaa siihen, valitse Avaa.
  • Jos haluat avata tietokannan Vain luku -tilassa, jolloin voit tarkastella tietokantaa, muttet muokata sitä, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa vain luku -muodossa.
  • Jos haluat avata tietokannan yksityistä käyttöä varten, jotta kukaan muu ei voi avata sitä silloin, kun se on avattuna itsellesi, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa yksityisesti.
  • Jos haluat avata tietokannan Vain luku -käyttöä varten, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti vain luku -muodossa. Muut käyttäjät voivat edelleen avata tietokannan, mutta heillä on Vain luku -oikeudet.

Avattavaa tietokantaa ei löydy    

  1. Napsauta Avaa-valintaikkunassa olevaa Oma tietokone -pikakuvaketta tai valitse Kohde-ruudussa Oma tietokone
  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä asemaluettelossa olevaa asemaa, jonka arvelet sisältävän tietokannan, ja valitse sitten Hae.
  3. Kirjoita hakuehdot ja hae tietokanta painamalla ENTER-näppäintä.
  4. Jos tietokanta löytyi, avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä Hakutulokset-valintaikkunassa.

 Huomautus   Koska haku aloitettiin Avaa-valintaikkunassa, tietokanta avautuu vasta, kun kyseisessä valintaikkunassa valitaan Peruuta.

Voit avata datatiedoston suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa (esimerkiksi dBASE-, Paradox-, Microsoft Exchange- tai Excel-muodossa). Voit avata suoraan myös minkä tahansa ODBC-tietolähteen (ODBC-tietolähde: Sisältää tiedot ja määritykset, jotka mahdollistavat Open Database Connectivity (ODBC) -protokollaa tukevien ohjelmien ja tietokantojen tietojen käyttämisen.), kuten Microsoft SQL Server- tai Microsoft FoxPro -tietolähteen. Access luo automaattisesti uuden Access-tietokannan samaan kansioon, jossa datatiedosto on, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Uuden tietokannan käytön aloittaminen

Valitsemastasi mallista riippuen sinun on ehkä suoritettava yksi tai useita seuraavista toimenpiteistä ennen uuden tietokannan käytön aloittamista:

  • Jos Access näyttää Sisäänkirjaus-ikkunan, jossa ei ole lueteltu yhtään käyttäjää, toimi seuraavasti:
  1. Valitse Uusi käyttäjä.
  2. Täytä käyttäjän tietojen lomake.
  3. Valitse Tallenna ja sulje.
  4. Valitse juuri antamasi käyttäjänimi ja valitse sitten kirjautumisen toiminto.
  • Jos Access näyttää tyhjän taulukon, voit kirjoittaa tietoja suoraan taulukkoon. Voit myös tarkastella tietokantaa muilla painikkeilla ja välilehdillä.
  • Jos Access näyttää Aloittaminen-sivun, voit hankkia lisätietoja tietokannasta napsauttamalla sen linkkejä. Voit myös tarkastella tietokantaa muilla painikkeilla ja välilehdillä.
  • Jos Access näyttää sanomapalkissa suojausvaroituksen ja jos luotat mallin lähteeseen, valitse Ota sisältö käyttöön. Jos tietokanta edellyttää kirjautumista, sinun on kirjauduttava uudelleen.

Tavallisissa ja WWW-tietokannoissa voit halutessasi aloittaa myös seuraavasti:

Sivun alkuun Sivun alkuun

Taulukon lisääminen

Voit lisätä uuden taulukon aiemmin luotuun tietokantaan Luo-välilehden Taulukot-ryhmän työkaluilla.

Luo-välilehden Taulukot-ryhmä

 Huomautus   WWW-tietokantojen yhteydessä Taulukot-ryhmässä on käytettävissä vain Taulukko-komento.

Aloitustavasta riippumatta voit milloin tahansa siirtyä toiseen näkymään Access-ikkunan tilarivin näkymäpainikkeilla.

Tyhjän taulukon lisääminen taulukkonäkymässä    Taulukkonäkymässä voit antaa tietoja heti ja antaa Accessin muodostaa taulukon rakenteen taustalla. Kentät saavat numeroidut nimet (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen), ja Access määrittää kenttien tietotyypin antamiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukko Painikkeen kuva.
  2. Access luo taulukon ja siirtää sen jälkeen kohdistimen Lisää napsauttamalla -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.
  3. Aloita tietojen lisääminen kirjoittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä tässä artikkelissa jäljempänä kuvatulla tavalla. 
  • Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita uusi nimi.

 Vihje   Anna kullekin kentälle merkitsevä nimi, jotta tiedät kentän sisällön katsomatta tietoja.

  • Jos haluat siirtää saraketta, valitse se napsauttamalla sen sarakeotsikkoa ja vedä se haluamaasi paikkaan. Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vetää ne kaikki uuteen paikkaan yhdessä.

Jos haluat lisätä taulukkoon lisää kenttiä, voit joko aloittaa tietojen kirjoittamisen taulukkonäkymän Lisää napsauttamalla -sarakkeeseen tai voit lisätä uusia kenttiä Kentät-välilehden Lisää ja poista -komennolla.

Taulukon luominen rakennenäkymästä käsin    Luo ensin uuden taulukon rakenne rakennenäkymässä. Siirry sen jälkeen taulukkonäkymään antamaan tietoja tai anna tiedot jollain muulla tavalla, esimerkiksi lomakkeella.

 Huomautus   Rakennenäkymä ei ole käytettävissä WWW-tietokantojen taulukoissa.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä.Painikkeen kuva.
  2. Kirjoita taulukon jokaisen kentän nimi vuorollaan Kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi-luettelosta.
  3. Halutessasi voit kirjoittaa jokaisesta kentästä lisätietoja Kuvaus-sarakkeeseen. Kirjoittamasi kuvaus näkyy tilarivillä, kun kohdistin on kentässä, ja sitä käytetään tilarivin tekstinä niitä ohjausobjekteja varten, jotka luodaan vetämällä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen tai raporttiin, ja niitä ohjausobjekteja varten, jotka luodaan kenttää varten ohjatulla lomakkeen tai raportin luomisella.
  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, tallenna taulukko:
    • Valitse Tiedosto-välilehdestä Tallenna.
  5. Voit aloittaa tietojen antamisen taulukkoon milloin tahansa siirtymällä taulukkonäkymään, napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua ja kirjoittamalla tietoja. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä seuraavassa osassa kuvatulla tavalla.

Luo SharePoint-luetteloon perustuva taulukko    SharePoint-luettelon ansiosta tietojasi voivat käyttää myös sellaiset käyttäjät, joilla ei ole Accessia. Lisäksi luettelon tiedot tallennetaan palvelimeen, minkä ansiosta tiedot ovat yleensä paremmin suojattuna tietojen katoamiselta kuin tavalliseen työpöytätietokoneeseen tallennetut tiedostot. Voit joko aloittaa uuden luettelon kanssa tai voit linkittää olemassa olevaan luetteloon. Sinulla on oltava tarvittavat oikeudet SharePoint-sivustossa, johon haluat luettelon luoda. Tämä saattaa kuitenkin vaihdella, joten pyydä lisätietoja tästä SharePoint-järjestelmänvalvojaltasi.

 Huomautus   Tämä ominaisuus ei ole käytettävissä WWW-tietokannoissa.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä SharePoint-luettelot.
  2. Voit luoda SharePoint-vakioluettelon (esimerkiksi Yhteystiedot tai Tapahtumat) jollain luettelomallilla.

Voit myös luoda mukautetun luettelon tai linkittää olemassa olevaan luetteloon tai tuoda sellaisen. Valitse haluamasi asetus.

  1. Jos valitset jonkin luettelomallin tai luot mukautetun luettelon, näyttöön avautuu Luo uusi luettelo -valintaikkuna, joka opastaa sinua läpi prosessin. Jos käytät olemassa olevaa luetteloa, näyttöön avautuu avuksesi Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

Lisätietoja taulukoista on artikkelissa Johdanto taulukoihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen liittäminen toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Jos tietosi on tallennettu tällä hetkellä toiseen ohjelmaan, kuten Exceliin, voit kopioida ja liittää tiedot Access-taulukkoon. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo eroteltu valmiiksi sarakkeisiin, kuten Excel-taulukossa yleensä tehdään. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, tietosarakkeet on parasta erottaa toisistaan sarkaimilla (tai tiedot kannattaa muuntaa taulukoksi tekstinkäsittelyohjelmassa ennen niiden kopioimista). Jos tietoja on muokattava tai käsiteltävä (esimerkiksi muutettava kokonimet etu- ja sukunimiksi), tämä kannattaa tehdä ennen tietojen kopioimista, etenkin jos et tunne Accessia vielä kovin hyvin.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Access määrittää jokaisen kentän tietotyypin sen sisältämän tiedon mukaan. Jos esimerkiksi liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access ottaa käyttöön Pvm./kello-tietotyypin kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja kyllä ja ei, Access ottaa käyttöön Kyllä/Ei-tietotyypin kentässä.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää liitettyjen tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi vastaa muiden rivien tyyppiä, Access päättää, että ensimmäinen rivi on osa tietoja ja antaa kentille yleiset nimet (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Access päättää, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Access ei tässä tapauksessa sisällytä ensimmäistä riviä tietoihin.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannuksen välttämiseksi. Toimi seuraavasti:

  1. Tallenna taulukko valitsemalla Tiedosto-valikosta Tallenna.
  1. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä jokaisen sarakkeen otsikkoa ja kirjoita jokaiselle sarakkeelle nimi.
  2. Tallenna taulukko uudelleen.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen tuominen tai linkittäminen toisesta lähteestä

Olet ehkä kerännyt toiseen ohjelmaan tietoja, joita haluaisit käyttää Accessissa. Ehkä sinulla on yhteistyökumppaneita tai kollegoita, jotka tallentavat tietonsa muilla ohjelmilla, ja haluat käyttää heidän tietojaan. Sinulla saattaa toisaalta myös olla useita hajanaisia tietolähteitä ja tarvitset yhden keskitetyn ratkaisun, jolla voit yhdistää ne tarkempia analyyseja varten.

Accessilla tietojen tuominen muista ohjelmista ja linkittäminen muiden ohjelmien tietojen kanssa on helppoa. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukosta, toisen Access-tietokannan taulukosta, SharePoint-luettelosta tai useista muista lähteistä. Prosessi on hieman erilainen sen mukaan, mistä lähteestä tiedot tuodaan, mutta seuraavien ohjeiden avulla pääset alkuun:

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä sen tiedostotyypin komento, josta aiot tuoda tietoja.

Jos olet esimerkiksi tuomassa tietoja Excel-laskentataulukosta, valitse Excel. Jos oikeaa ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

 Huomautus   Jos Tuo ja linkitä -ryhmässä ei ole oikeaa tiedostomuotoa, sinun täytyy ehkä käynnistää ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja tallentaa tiedot tässä ohjelmassa sellaiseen tiedostomuotoon, jota Access tukee (kuten erotinmerkkejä sisältäväksi tekstitiedostoksi (erotinmerkkejä sisältävä tekstitiedosto: Datatiedosto, jonka kenttien välissä on erotinmerkki, kuten pilkku tai sarkain.)), ennen kuin voit tuoda tiedot tai linkittää niihin.

  1. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa ja etsi lähdetietojen tiedosto tai kirjoita lähdetietojen tiedoston koko polku Tiedostonimi-ruutuun.
  2. Valitse haluamasi asetus Määritä, miten ja mihin tiedot tallennetaan tietokantaan -kohdasta. Voit luoda uuden taulukon tuotujen tietojen pohjalta tai luoda linkitetyn taulukon, joka säilyttää yhteyden tietolähteeseen.
  3. Valitse OK.

Valitsemastasi asetuksesta riippuen näyttöön avautuu joko objektien linkittämisen tai objektien tuomisen valintaikkuna.

  1. Viimeistele toiminto valintaikkunassa. Tarkka toimintatapa määräytyy valitsemasi tuonti- tai linkitysasetuksen perusteella.
  2. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

Jos toit tiedot, Access kysyy, haluatko tallentaa juuri suoritetun tuontitoiminnon tiedot.

  1. Jos aiot suorittaa saman tuontitoiminnon uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheet ja anna tiedot.

Sen jälkeen voit toistaa tuontitoiminnon helposti valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Tallennetut tuonnit, napsauttamalla tuontimääritystä ja valitsemalla sitten Suorita.

  1. Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sen jälkeen taulukon siirtymisruudun Taulukot-kohdassa.

Saat lisätietoja tietojen tuomisesta Accessiin tutustumalla tämän artikkelin Katso myös -osan linkkeihin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Seuraavat vaiheet

Muut prosessin vaiheet riippuvat tavoitteistasi, mutta sinun kannattaa ehkä luoda kyselyitä, lomakkeita, raportteja ja makroja. Tämä artikkeli ei sisällä tietoja muiden tietokantaobjektien luomisesta.

Saat lisätietoja seuraavista artikkeleista:

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen tuominen laskentataulukosta tai toisesta ohjelmasta

Jos olet aiemmin käyttänyt tietokanta- tai laskentataulukko-ohjelmaa, tunnet luultavasti näiden sovellusten perusteet sekä tietokantojen käyttötarkoituksen. Access eroaa useista muista tietokantasovelluksista siinä, että Accessissa voidaan luoda relaatiotietokantoja (relaatiotietokanta: Tietokantalaji, jossa tiedot tallennetaan taulukoihin. Tässä tietokannassa yhdessä taulukossa olevat tiedot yhdistetään toisen taulukon tietoihin taulukoissa olevan yhteisen tiedon perusteella. Tietyt tiedot tallennetaan relaatiotietokantaan yleensä vain yhden kerran.). Lisäksi se eroaa muista laskentataulukko-ohjelmista siinä mielessä, että se tarjoaa työkalut kehittyneiden kyselyiden, lomakkeiden ja raporttien luomiseen. Accessissa on myös useita toimintoja, joilla voit käyttää muita tietokantaohjelmia, kuten SQL Serveriä.

Excel-laskentataulukon tuominen Accessiin

Moni alkaa perehtyä Accessin käyttämiseen muodostettuaan ensin luettelon Excelissä. Excel on hyvä ohjelma aloittaa luettelon muodostaminen, mutta luettelon kasvaessa sen järjestäminen ja päivittäminen on yhä vaikeampaa. Siirtyminen Accessiin on yleensä seuraava looginen vaihe.

Tietokantataulukko on rakenteeltaan samanlainen kuin laskentataulukko, sillä tiedot tallennetaan riveille ja sarakkeisiin. Tämän takia laskentataulukko on yleensä helppo tuoda tietokantataulukkoon. Pääero tietojen laskentataulukkoon ja tietokantaan tallentamisen välillä on se, kuinka tiedot on järjestetty. Tietojen järjestämiseen ja päivittämiseen liittyviä ongelmia ei ratkaista yksinkertaisesti tuomalla koko laskentataulukko uutena taulukkona tietokantaan etenkään silloin, kun laskentataulukko sisältää tarpeettomia tietoja. Voit ratkaista nämä ongelmat jakamalla laskentataulukon tiedot erillisiin taulukoihin, joista jokainen sisältää toisiinsa liittyviä tietoja. Lisätietoja siitä, kuinka taulukoiden tiedot järjestetään, on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Accessissa on ohjattu taulukon analysoiminen, josta voi olla apua tämän prosessin päättämisessä. Kun tiedot on tuotu taulukkoon, voit jakaa ohjatun toiminnon avulla taulukon erillisiksi taulukoiksi, joista jokainen sisältää tietoja, joiden kaksoiskappaleita ei ole muissa taulukoissa. Ohjattu toiminto luo myös tarvittavat yhteydet taulukoiden välille.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Excel-laskentataulukon tuominen taulukkona uuteen tietokantaan

  1. Valitse Tiedosto-välilehdestä Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta.
  2. Kirjoita uuden tietokannan nimi Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Luo.

Uusi tietokanta avautuu ja näkyviin tulee uusi tyhjä taulukko, jonka nimi on Taulukko1.

  1. Sulje Taulukko1.

Kun ohjelma kysyy, haluatko tallentaa Taulukko1:n rakenteeseen tehdyt muutokset, valitse Ei.

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Excel. Painikkeen kuva Excel.
  2. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa.
  3. Etsi tiedosto Avaa tiedosto -valintaikkunassa.
  4. Valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa.
  5. Varmista, että Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon -asetus on valittuna Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa.
  6. Valitse OK.

Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy. Siinä kysytään tiedoista muutama kysymys.

  1. Noudata ohjeita ja siirry sivulta toiselle valitsemalla Seuraava tai Edellinen. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

 Huomautus   Access kysyy, haluatko tallentaa juuri päättyneen tuontitoiminnon tiedot. Jos aiot suorittaa saman tuontitoiminnon uudelleen, valitse Kyllä ja kirjoita tiedot. Se jälkeen voit toistaa toiminnon helposti myöhemmin valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Tallennetut tuonnit. Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sen sitten siirtymisruudun Kaikki taulukot -kohdassa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Tietojen järjestäminen ohjatulla taulukon analysoinnilla

Kun tiedot on tuotu Access-taulukkoon, voit nopeasti tunnistaa toistuvat tiedot käyttämällä ohjattua taulukon analysoimista. Sen jälkeen toistuvat ja päällekkäiset tiedot on helppo järjestää ohjatun toiminnon avulla erillisiksi taulukoiksi, jotta niiden tallennus tapahtuu tehokkaimmalla tavalla. Access säilyttää alkuperäisestä taulukosta varmuuskopion ja luo sen jälkeen uudet taulukot, joita voit käyttää tietokantasovelluksen perustana.

  1. Avaa analysoitavan taulukon sisältävä Access-tietokanta.
  2. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Analysoi-ryhmästä Analysoi taulukko.

Ohjattu taulukon analysoiminen käynnistyy.

Ohjatun toiminnon kaksi ensimmäistä sivua sisältävät lyhyen opetusohjelman, joka sisältää painikkeet, joita napsauttamalla voit tutustua esimerkkeihin. Jos esittelysivuja ei näy, mutta näkyvissä on Näytä esittelysivut -valintaruutu, valitse valintaruutu ja valitse sitten Edellinen kahdesti, jotta voit lukea esittelyn. Jos et halua, että esittelysivut tulevat uudelleen näyttöön sen jälkeen, kun olet lukenut esittelyn, poista Näytä esittelysivut -valintaruudun valinta. 

  1. Valitse analysoitava taulukko Mikä taulukko sisältää kenttiä, joiden arvot toistuvat useissa tietueissa? -sivussa, ja valitse sitten Seuraava.
  2. Voit antaa ohjatun toiminnon päättää, mitkä kentät mihinkin taulukkoon sijoitetaan, tai voit tehdä päätöksen itse. Vaikka noudattaisit ohjatun toiminnon ehdotuksia, voit kuitenkin tehdä muutoksia taulukon asetteluun ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla.

 Huomautus   Jos annat ohjatun toiminnon päättää, mitkä kentät mihinkin taulukkoon sijoitetaan, ohjatun toiminnon valinnat eivät ehkä aina sovi tietoihin etenkin, jos käsiteltäviä tietoja ei ole paljon. Tarkista ohjatun toiminnon tulokset huolella. Toisaalta ohjattu toiminto saattaa ehdottaa tehokkaampaa tapaa järjestää tiedot kuin tapa, jota muuten käyttäisit, joten ohjatun toiminnon päätöksiä kannattaa kokeilla ainakin kerran. Jos et pidä sen ehdotuksista, voit järjestää kentät uudelleen manuaalisesti. Voit milloin tahansa valita Edellinen ja järjestää kaikki kentät itse.

  1. Valitse Seuraava. Määritä tällä sivulla, mitkä taulukot sisältävät mitä kenttiä. Jos annat ohjatun toiminnon päättää, näyttöön pitäisi tulla useita taulukoita, jotka on yhdistetty toisiinsa suhdeviivoilla. Muussa tapauksessa Access luo vain yhden taulukon, joka sisältää kaikki kentät. Kummassakin tapauksessa voit tehdä muutokset tällä sivulla.
  • Voit luoda uuden kenttiä sisältävän taulukon vetämällä kyseiset kentät taulukosta sivun tyhjään alueeseen. Access pyytää antamaan taulukon nimen.
  • Voit vetää kenttiä taulukosta toiseen, jos arvelet, että niiden tallennus siihen on tehokkaampaa.
  • Useimmat taulukot saavat Tunnus- tai Luotu yksilöllinen tunnus -kentän. Saat lisätietoja tunnuskentistä valitsemalla ohjatun toiminnon oikeassa yläkulmassa Vihjeitä.
  • Jos haluat kumota muutoksen, napsauta Kumoa-painiketta.
  • Jos haluat nimetä taulukon uudelleen, kaksoisnapsauta sen otsikkoriviä, kirjoita uusi nimi ja valitse sitten OK.
  1. Kun kentät on järjestetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.
  2. Kun ohjattu toiminto löytää tietueita, joissa on hyvin samanlaisia arvoja, se tunnistaa arvot mahdollisiksi kirjoitusvirheiksi, ja näyttöön tulee näyttö, jossa voit vahvistaa, mitä haluat tehdä niille. Vieritä luetteloa ja etsi kohdat, joissa Korjattu-sarakkeessa on arvoja, ja valitse sitten asianomainen kohta avattavasta luetteloruudusta. Valitse (Älä muuta), jos et halua ohjatun toiminnon tekevän muutoksia arvoon. Kun olet valmis, valitse Seuraava.
  3. Ohjattu toiminto kysyy, haluatko luoda alkuperäistä taulukkoa muistuttavan kyselyn. Jos olet jo muodostanut alkuperäiseen taulukkoon perustuvia lomakkeita ja raportteja, tällaisen kyselyn luominen on hyvä ajatus. Jos valitset Luo kysely, ohjattu toiminto nimeää alkuperäisen taulukon uudelleen lisäämällä taulukon nimeen tekstin "_vanha", ja sen jälkeen se nimeää uuden kyselyn käyttämällä alkuperäisen taulukon nimeä. Taulukkoon perustuvat lomakkeet ja raportit käyttävät nyt kyselyä tietojen osalta ja toimivat kuten aiemminkin.
  4. Valitse Valmis.

Ohjattu toiminto luo uusia taulukoita määritysten mukaan ja avaa ne sitten. Sulje ne, kun olet tutkinut tulokset.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Muista ohjelmista peräisin olevien tietojen käyttäminen

Access 2010 tarjoaa ominaisuuksia, joilla voit käsitellä muissa ohjelmissa tallennettuja tietoja.

Uuden toisessa tiedostomuodossa oleviin tietoihin linkitetyn Access-tietokannan luominen    Voit avata Accessin avulla toisessa tiedostomuodossa olevan tiedoston, esimerkiksi tekstitiedoston, dBASE-tiedoston tai laskentataulukon. Access luo automaattisesti Access-tietokannan ja linkittää tiedoston puolestasi.

  1. Käynnistä Access.
  2. Valitse Tiedosto-välilehdestä Avaa.
  3. Valitse avattavan tiedoston tyyppi Avaa-valintaikkunasta. Jos et ole varma tiedostotyypistä, valitse Kaikki tiedostot (*.*).
  4. Selaa tarvittaessa kansioon, joka sisältää avattavan tiedoston. Kun olet löytänyt tiedoston, avaa se kaksoisnapsauttamalla.
  5. Noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

Tietojen tuominen tai linkittäminen aiemmin luotuun Access-tietokantaan    Voit joko tuoda tiedot muista lähteistä ja ohjelmista Access-taulukoihin, jolloin tiedot tulevat Access-tiedostoon, tai voit linkittää tietoihin Accessista, jolloin tiedot pysyvät alkuperäisessä tiedostossa (Access-tiedoston ulkopuolella).

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä muoto, jossa tiedot on tallennettu.

Voit tuoda tietoja seuraavista lähteistä ja linkittää seuraavista lähteistä peräisin oleviin tietoihin:

  • Excel    Voit tuoda taulukon tiedot tai Excel-työkirjan nimetyn alueen tiedot. Kukin taulukko tai nimetty alue on tuotava ja linkitettävä yksitellen.
  • Access    Tämä on erittäin kätevä tapa erottaa prosessi tiedoista luomalla jaettu tietokanta. Voit siis käyttää yhtä tietokantaa kaikkien lomakkeiden, raporttien ja makrojen säilyttämiseen ja toista tietojen säilyttämiseen. Näin voit kehittää parannuksia häiritsemättä kenenkään töitä. Voit myös yhdistää tietoja useista Access-tietokannoista yhteen tietokantaan, mikä helpottaa tietojen yhteenvetoa eri osastojen ja kumppaneiden kesken.
  • ODBC-tietokanta    Monet ohjelmat tukevat tätä muotoa, mukaan lukien monet tietokantapalvelintuotteet. Tällä voit luoda keskitetyn tietokannan, johon voit yhdistää eri järjestelmien tietoja.
  • Tekstitiedosto    Voit muodostaa yhteyden yksinkertaiseen tekstitiedostoon ja jopa muokata sen sisältöä Accessilla. Tämän ansiosta Access-tietoja voidaan hyödyntää useilla erilaisilla ohjelmilla.
  • XML-tiedosto    Tämä muoto mahdollistaa yhteensopivuuden useiden muiden ohjelmien kanssa, mukaan lukien jotkin WWW-palvelimet.
  • SharePoint-luettelo    Tämä muoto mahdollistaa tietojen käytön selaimella, joka on SharePoint-luettelon tavallinen käyttötapa.
  • Tietopalvelut    Voit muodostaa yhteyden yrityksesi sisäisiin WWW-tietopalveluihin.
  • HTML-tiedosto    
  • Outlook-kansio    Voit muodostaa yhteyden Outlook-kansioihin, joten yhteystietojen integrointi muihin tietoihin on helppoa.
  • dBase-tiedosto    dBase on suosittu vaihtoehtoinen tietokantajärjestelmä, jota Access tukee.

Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

  1. Noudata valintaikkunan ohjeita.

Access tuo tai linkittää tiedot tietokantaan. Useimpia muotoja varten on määritettävä tietojen sijainti, jonka jälkeen on valittava, kuinka tiedot tallennetaan tietokantaan.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Aiemman version tietokannan käyttäminen Accessin useissa versioissa

Jos Access-tietokanta tai Access-projekti on luotu Access 2000:ssa tai sitä uudemmassa versiossa, voit käyttää tietokantaa tai projektia siinä Accessin versiossa, jossa se on luotu, sekä missä tahansa sitä uudemmassa versiossa (vaikka tiedosto olisi suojattu). Esimerkiksi Access 2000 -tiedostoja voidaan käyttää Access 2000-, Access 2002-, Access 2003-, Access 2007- ja Access 2010 -versioissa. 

Jos haluat säilyttää tiedot Accessin aiemmassa versiossa, mutta Accessin uudemman version käyttäjät haluavat linkittää kyseisiin tietoihin ja käyttää kuitenkin hyväksi uudemman version ominaisuuksia, ratkaisuna on luoda uudemmassa versiossa uusi edustatietokanta (joka sisältää lomakkeita, raportteja, kyselyjä ja makroja mutta ei taulukoita) ja linkittää se aiemman version tiedoston taulukoihin. Tee jokin seuraavista toimista sen mukaan, sisältyykö tietokanta yhteen tiedostoon vai onko se jaettu edusta-/taustasovellukseksi (edusta-taustasovellus: Tietokantasovellus, joka muodostuu taulukot sisältävästä ”taustatietokannasta” ja muut tietokantaobjektit sisältävistä ”edustatietokannoista”. Edustatietokannan objektit on linkitetty taustatietokannan taulukoihin.).

Access-tietokantatiedoston käyttäminen useissa Access-versioissa

Jos aiemman Access-version tietokannan kaikki taulukot, lomakkeet ja muut objektit sisältyvät yhteen .mdb-tiedostoon ja haluat käyttää tietokantaa Accessin useissa versioissa, voit luoda uuden edustatietokannan uudemmassa versiossa ja linkittää sen alkuperäiseen tiedostoon. Accessin aiemman version käyttäjät voivat edelleen käyttää alkuperäistä tietokantaa. Uudemman version käyttäjät voivat linkittää samoihin tietoihin käyttämällä uutta edustatietokantaa. Voit luoda useita edustaversioita, jos sinun on mahdollistettava käyttö useilla Access-versioilla.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Vaihe 1: kopioi olemassa oleva tietokanta ja tallenna se uudessa muodossa

Tekemällä seuraavat toimet voit muuntaa tietokannan johonkin kolmesta uusimmasta muodosta: Access 2000, Access 2002–2003 tai Access 2007 . Tämä komento säilyttää alkuperäisen tietokannan alkuperäisessä muodossaan ja luo kopion määrittämässäsi muodossa.

  1. Sulje Access-tiedosto. Jos tiedosto on palvelimessa tai jaetussa kansiossa oleva usean käyttäjän Access-tietokanta, varmista, ettei se ole avoinna kenelläkään muulla.
  2. Käynnistä Access 2010.
  3. Valitse Tiedosto-välilehdestä Avaa.
  4. Siirry muunnettavan tiedoston sijaintiin ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

 Huomautus   Jos näyttöön tulee Tietokannan parannus -valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko parantaa tietokantaa, valitse Ei.

  1. Jos lomake avautuu, kun avaat tietokannan, sulje lomake.
  2. Valitse Tiedosto-välilehdestä Tallenna tietokanta nimellä.
  3. Kirjoita uuden tietokannan nimi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.

 Huomautus   Tietokannan nimi ei saa olla sama kuin alkuperäisellä tietokannalla, ellet tallenna uutta tietokantaa eri paikkaan. Joka tapauksessa yleensä kannattaa käyttää eri nimeä, jotta edustatietokanta ja taustatietokanta on helppo erottaa toisistaan. Kuitenkin jos muunnat Access 2007 -muotoon, tiedostotunniste muuttuu tunnisteesta .mdb tunnisteeksi .accdb, joten voit käyttää samaa tiedostonimeä.

  1. Valitse Tallenna.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Vaihe 2: jaa tietokanta ja käytä alkuperäistä versiota taustatietokantana

Jaa muunnettu tietokanta seuraavasti:

  • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Siirrä tiedot -ryhmästä Access-tietokanta.Painikkeen kuva.
  • Valitse Tietokannan jakaminen osiin -valintaikkunassa Jaa tietokanta osiin.

 Huomautus   Voit halutessasi tehdä varmuuskopion, mutta voit myös luoda kopion uudelleen alkuperäisestä tietokannasta.

  • Kirjoita taustatietokannan nimi ja valitse sitten Jaa osiin.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Vaihe 3: muodosta uudesta edustatietokannasta yhteys alkuperäiseen tietokantaan

  1. Poista Tietokannan jakaminen osiin -työkalun luoma taustatietokanta, mutta älä poista vahingossa alkuperäistä tietokantaa.  
  2. Linkitä uusi edustatietokanta alkuperäisen tietokannan taulukoihin seuraavasti: valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmästä Linkitettyjen taulukoiden hallinta. Painikkeen kuva
  3. Valitse Valitse kaikki ja valitse sitten Pyydä aina uutta sijaintia -valintaruutu.
  4. Valitse OK, etsi aiemman version tietokanta ja kaksoisnapsauta sitä.

Jos kaikki sujuu hyvin, näyttöön tulee viesti, jossa ilmoitetaan, että kaikkien valittujen linkitettyjen taulukoiden päivitys onnistu.

Nyt voit parantaa uuden edustatietokannan toimintoja niin, että se tukee uusia ominaisuuksia käyttäjillä, jotka ovat päivittäneet uudempaan Access-versioon. Käyttäjät, joilla on aiempi versio, voivat käyttää edelleen aiemman version tietokantaa.

Sivun alkuun Sivun alkuun

Edusta- ja taustasovelluksen käyttäminen useissa Access-versioissa

Jos Access-tietokanta on jo edusta- tai taustasovellus (edusta-taustasovellus: Tietokantasovellus, joka muodostuu taulukot sisältävästä ”taustatietokannasta” ja muut tietokantaobjektit sisältävistä ”edustatietokannoista”. Edustatietokannan objektit on linkitetty taustatietokannan taulukoihin.), voit muuntaa edustan uuteen tiedostomuotoon. Taustatietokantaa ei tarvitse muuttaa.

Seuraavassa näytetään, kuinka edustatietokanta muunnetaan Tallenna tietokanta nimellä -komennolla joksikin kolmesta uusimmasta muodosta: Access 2000, Access 2002–2003 tai Access 2007. Tämä komento säilyttää alkuperäisen tietokannan alkuperäisessä muodossaan ja luo kopion määrittämässäsi muodossa.

  1. Sulje edustatietokanta. Jos tiedosto on palvelimessa tai jaetussa kansiossa oleva usean käyttäjän Access-tietokanta, varmista, ettei se ole avoinna kenelläkään muulla.
  2. Käynnistä Access 2010.
  3. Valitse Tiedosto-välilehdestä Avaa.
  4. Etsi edustatietokanta ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

 Huomautus   Jos näyttöön tulee Tietokannan parannus -valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko parantaa tietokantaa, valitse Ei.

  1. Jos näyttöön tulee lomake, kun avaat tietokannan, sulje lomake.
  2. Valitse Tiedosto-välilehdestä Tallenna tietokanta nimellä.
  3. Kirjoita uuden tietokannan nimi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.
  4. Valitse Tallenna.

Nyt voit parantaa uutta edustatietokantaa tukemaan uusia ominaisuuksia.

Sivun alkuun Sivun alkuun

 
 
Käyttö:
Access 2010