Dokumentides peidetud andmete ja isikliku teabe kontrollimine

Kui plaanite Microsoft Office Wordi dokumendi elektroonilist koopiat klientide või kolleegidega ühiskasutada, on soovitav see läbi vaadata, et dokumendis või selle atribuutides ei sisalduks peidetud andmeid või isiklikku teavet (metaandmeid (metaandmed: muid andmeid kirjeldavad andmed. Andmed on näiteks dokumendi sõnad, sõnaarvestus aga on metaandmete näide.).) Peidetud teave võib avaldada üksikasju teie ettevõtte või dokumendi kohta, mida te avalikustada ei soovi, seetõttu on soovitav peidetud teave enne dokumendi ühiskasutusee andmist eemaldada.

Selles artiklis selgitatakse, kuidas dokumendiinspektori funktsioon programmis Microsoft Office Word 2007 võimaldab teil leida ja eemaldada dokumentidest peidetud andmeid ning isiklikku teavet.

---

• Wordi dokumentides talletatud peidetud andmete ja isikliku teabe tüübid
• Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave Wordi dokumentides
• Wordi dokumentidest peidetud andmete ja isikliku teabe leidmine ja eemaldamine

---

Wordi dokumentides talletatud peidetud andmete ja isikliku teabe tüübid

Wordi dokumentidesse võib olla salvestatud mitut tüüpi peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Teave ei pruugi dokumendi kuvamisel programmis Office Word 2007 kohe nähtav olla, kuid see võib olla nähtav ja allalaaditav teiste inimeste jaoks.

Peidetud teabe hulka võivad kuuluda andmed, mille programm Office Word 2007 lisab dokumendile, et saaksite dokumenti kirjutada ning koos teistega redigeerida. Ühtlasi võib see sisaldada ka teavet, mille olete teadlikult peidetuks määranud.

Wordi dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

• Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid.     Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi.
• Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.    Dokumendi atribuudid ehk metaandmed (metaandmed: muid andmeid kirjeldavad andmed. Andmed on näiteks dokumendi sõnad, sõnaarvestus aga on metaandmete näide.) sisaldavad dokumendi kohta üksikasju, nt dokumendi autorit, teemat ja pealkirja. Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis Office'i programmides automaatselt sisaldub (nt dokumendi viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate erilisi funktsioone, võib dokument sisaldada ka mitmesugust isikut tuvastavat teavet (PII) (isikuttuvastav teave (PII): mis tahes teave, mida saab kasutada isiku tuvastamiseks, näiteks nimi, aadress, meiliaadress, valitsuse ID, IP-aadress või mõni ainuidentifikaator, mis on seotud isikuttuvastava teabega mõnes muus programmis.) (nt meilisõnumipäiseid, teavet läbivaatuseks saatmise kohta, marsruudilipikuid ja mallinimesid).
• Päised, jalused ja vesimärgid.    Teavet võib sisalduda Wordi dokumentide päistes ja jalustes. Lisaks võib teie Wordi dokumendile olla lisatud vesimärk.
• Peittekst.    Wordi dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te pole kindel, kas teie dokument sisaldab peitteksti või mitte, saate seda dokumendiinspektori abil kontrollida.
• Dokumendiserveri atribuudid.    Kui dokument on salvestatud mõnes dokumendihalduse serveris asuvasse kohta (nt dokumentide tööruumi saidile või teenusel Microsoft Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.
• Kohandatud XML-andmed.    Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektor võib need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Tagasi algusse

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave Wordi dokumentides

Programmis Office Word 2007 kuvab dokumendiinspektor mitu erinevat inspektorit, mis võimaldavad teil otsida ning eemaldada Wordi dokumendile iseloomulikke peidetud andmeid ja isiklikku teavet. Loend erinevatest peidetud andmete ja isikliku teabe tüüpidest, mida dokumendiinspektori abil Wordi dokumentidest otsida ja eemaldada saab, on alltoodud tabelis.

 Märkus.   Kui teie asutuses on dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite dokumentidest otsida ka muud tüüpi teavet.

Office Word 2007

Tagasi algusse

Wordi dokumentidest peidetud andmete ja isikliku teabe leidmine ja eemaldamine

Dokumendiinspektorit saate kasutada peidetud andmete ja isikliku teabe otsimiseks ning eemaldamiseks programmis Office Word 2007 ja Wordi varasemates versioonides loodud dokumentidest. Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada Wordi dokumendis (nt meilisõnumi manuses) enne selle ühiskasutusse andmist.

1. Avage Wordi dokument, milles soovite peitandmete ja isikuandmete olemasolu kontrollida.
2. Klõpsake nuppu Microsoft Office'i nupp, seejärel käsku Salvesta nimega ja tippige siis algdokumendi koopia salvestamiseks nimi väljale Faili nimi.

 NB!   Dokumendiinspektorit on soovitav kasutada originaaldokumendi koopia kontrollimiseks, sest dokumendiinspektori eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

3. Klõpsake algdokumendi koopias nuppu Microsoft Office'i nupp, valige käsk Valmista ette ja klõpsake seejärel käsku Kontrolli dokumenti.
4. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud, et määrata, millist tüüpi peitsisude olemasolu te kontrollida soovite. Erinevate inspektorite kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave Wordi dokumentides.
5. Klõpsake käsku Kontrolli.
6. Vaadake kontrollimise tulemeid dialoogiboksis Dokumendiinspektor.
7. Klõpsake kontrolli tulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik , et eemaldada dokumendist soovitud tüüpi peitsisu.

 NB!   Eemaldades dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi vajutamise abil võimalik olla.

Tagasi algusse