Dokumendikomplektide tutvustus

Uue dokumendikomplekti sisutüübi abil saate luua ja hallata mitmest dokumendist koosnevaid tooteid. Dokumendikomplekt on seotud dokumentide rühm, mille saab luua ühe toiminguna ja mida saab hallata ühe olemina.

Selle artikli teemad


Mis on dokumendikomplekt?

Projektide kallal töötades luuakse harva üksikuid dokumente. Paljude projektitüüpide puhul võib olla mõistlikum koostada mitme seotud dokumendi komplekt. Mõnel juhul võib see dokumentide komplekt olla projekti lõpptulemus ehk "esitatav materjal". Professionaalne teenuseid pakkuv ettevõte võib näiteks võimalikelt klientidelt saadud pakkumistaotlustele vastamiseks koostada kataloogi. Mõnes muus olukorras võib see dokumendikomplekt sisaldada mitmesugust teavet, mis toetab ühte suuremat projekti ja mille tulemusena võidakse luua või esitada midagi muud. Tootmisettevõte võib koostada näiteks standardse dokumendikomplekti, mis on seotud toodetavate toodete kujundamise, testimise ja kokkupanekuga.

Üks või mitu inimest saab neid dokumente koostada samaaegselt või järkjärgult ja kaasata võib erinevates failivormingutes dokumente (nt Wordi dokumendid, PowerPointi esitlused, Visio diagrammid, Exceli failid jne).

Ettevõtted, kes soovivad pidevalt luua ja hallata mitmest dokumendist koosnevaid tooteid, saavad konfigureerida uue dokumendikomplekti sisutüübi kõigi nende mitmest dokumendist koosnevate toodete jaoks, mida nad tavaliselt loovad. Dokumendikomplekti sisutüüp on kaustapõhine sisutüüp, milles mitu seotud dokumenti koondatakse ühte vaatesse, kus nendega saab töötada ja neid hallata ühe olemina.

Kui dokumendikomplekti sisutüüp lisatakse teeki, saavad kasutajad teegi lindil nuppu Uus dokument klõpsates luua dokumendikomplekti uusi eksemplare.

Menüü Uus dokument käsk Dokumendikomplekt

Tagasi algusse Tagasi algusse

Dokumendikomplekti võimalused

Dokumendikomplekti sisutüüp sisaldab mitmesuguseid võimalusi, mis hõlbustavad mitmest dokumendist koosnevate toodete edukat koostamist ja haldamist. Dokumendikomplekti sisutüübi konfigureerimisel saate teha järgmist.

  • Saate määrata sisutüübid, mis on dokumendikomplektis (nt dokumendifailid, pildid, heli või video) lubatud.
  • Saate määrata mis tahes vaikedokumendid, mida soovite dokumendikomplekti uue eksemplari loomisel automaatselt luua. Vaikedokumendid saate vastendada lubatud sisutüüpidega. Kui teie ettevõttel on näiteks standardmallid, mida kasutate lepingute puhul, või firmastiilis mallid, mida kasutate konkreetsete suhtlustüüpide puhul, saate need dokumendikomplekti sisutüübi konfigureerimisel üles laadida.
  • Saate määrata mis tahes ühiskasutatavad metaandmed, mida soovite kõigi komplektis olevate dokumentidega sünkroonida.
  • Saate kohandada dokumendikomplekti tervituslehe, mis kuvatakse iga dokumendikomplekti sisutüübi kaudu loodud toote eksemplaris. See tervitusleht on veebiosa, mille saab seadistada projektiteabe või -ressursside kuvamiseks, et olla abiks dokumendikomplektiga töötavatele meeskonnaliikmetele (nt projekti ajaskaala, ressursside lingid jne).
  • Saate konfigureerida töövood, mille soovite dokumendikomplekti jaoks kättesaadavaks muuta. Kasutada saab dokumendikomplektide jaoks mõeldud standardset läbivaatamise või kinnitamise töövoogu. Lisaks saate oma ettevõttes arendada dokumendikomplektide kohandatud töövooge, kasutades rakenduses Microsoft SharePoint Designer 2010 dokumendikomplekti jaoks saadaolevat nelja töövootoimingut.

Kui olete dokumendikomplekti sisutüübi konfigureerinud ja teeki lisanud, saavad dokumendikomplektis dokumente loovad või haldavad saidikasutajad dokumendikomplekti dokumentidega töötamisel kasutada nii tuttavaid dokumendihaldusfunktsioone kui ka selliseid erifunktsioone nagu lindi Dokumendikomplekt menüü Halda.

Dokumendikomplekti autorid saavad teha järgmisi toiminguid.

  • Dokumenditeegi käsu Uus dokument abil saate kiirelt ja hõlpsalt luua uusi mitmest dokumendist koosnevaid tooteid.
  • Saate dokumendikomplekti praegustest atribuutidest ja dokumentidest teha versiooniajaloo hetktõmmise.
  • Selliste levinud toimingute nagu läbivaatamine ja kinnitamine haldamiseks saate terve dokumendikomplekti või üksikute üksuste jaoks käivitada töövooge.
  • Meilisõnumiga saate saata dokumendikomplekti linki.
  • Dokumendikomplekti teisaldamiseks või kopeerimiseks mõnda muusse asukohta saate kasutada käsku Saada (sihtkoht tuleb konfigureerida administreerimiskeskuses).
  • Saate hallata dokumendikomplektiga seotud õigusi.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
SharePoint Online ettevõtete jaoks, SharePoint Server 2010