SharePoint Online asjatundjatele ja väikeettevõtetele mõeldud Office 365 jaoks – põhitoimingud

Kuva kõik

Peida kõik

Selles teemas kirjeldatavate põhitoimingute ja teabe abil õpite kasutama rakendust SharePoint Online asjatundjatele ja väikeettevõtetele mõeldud Office 365 jaoks.

• SharePoint Online'i tutvustus
• Saidi osad
• Saidi tuntav eripära
• Õigused ja juurdepääs
• Veebisaidi kujundamise alustamine
• Sisu lisamine saidile
• Saidi sisuhaldus ja sisuga töötamine

SharePoint Online'i tutvustus

SharePoint Online kujutab endast ühte integreeritud kohta, kus töötajad saavad oma töörühma liikmetega tõhusalt koostööd teha, omavahel teadmisi jagada ning ettevõttesiseseid ressursse ja teavet otsida.

Kui võtate SharePoint Online'i saidi alles kasutusele, koosneb see algul kahest saidist: meeskonnatöö saidist ja veebisaidist. Teil tuleb nende kahe saidi vahelised erinevused kindlasti endale selgeks teha.

Meeskonnatöö sait.    Meeskonnatöö sait on sisesait, kus teie asutuse meeskonnad või töörühmad saavad omavahel ühendust pidada ning dokumentide ja muude failide osas koostööd teha. Saate koos oma töökaaslastega meeskonnatöö saidil dokumente talletada ning neid teiste kasutajatega jagada, ettevõttesiseseid teadaandeid postitada, koosolekuid kavandada, tööülesandeid ja probleeme jälitada, teavet loendites talletada jne. Samuti saate meeskonnatöö saidil saadaolevate saidimallide põhjal mitmesuguseid alamsaite luua. Näiteks võite luua meeskonna ajaveebi, kus töötajad saavad omavahel teavet vahetada, või sotsiaalse koosolekute tööruumi, mille kaudu korraldada mitmesuguseid ühisüritusi, ettevõttesiseseid koosolekuid jne.

Veebisait.    Veebisait on koht, kus saate kujundada oma avaliku Interneti-saidi. See on sait, kust kliendid teie ettevõtte kohta teavet otsivad. Veebisaidil on olemas kõik, mida teil saidi kujundamiseks vaja läheb – teegid saidi lehtedel kuvatava sisu (nt logode, piltide või dokumentide) talletamiseks ning Veebisaidi kujundustööriist, mis teeb saidi kujundamise imelihtsaks. Veebisaidi ja kujundusriista kohta leiate lisateavet lõigust Veebisaidi kujundamise alustamine.

Tagasi algusse

Saidi osad

Sait koosneb hulgast omavahel seostuvatest veebilehtedest, kus teie meeskond saab projektide osas koostööd teha, andmeid ja dokumente talletada ning omavahel teavet vahetada. Teie meeskonnal võib näiteks olla oma sait, kus talletatakse ajakavasid, faile ja protseduurilist teavet. Kõigil saitidel on ühiseid elemente, mille olemasolust peaksite kindlasti teadlikud olema: loendid, teegid, veebiosad ja vaated.

Loendid.    Loend on saidikomponent, mis võimaldab ettevõttel teavet talletada, seda ühiselt kasutada ja hallata. Näiteks saate luua tööülesannete loendi, et jälitada tööülesannete määramisi või töörühma ajakava kalendris. Samuti saate arutelutahvlil läbi viia küsitlusi või majutada arutelusid.

 Märkus.    Ehkki loendeid saate ettevõttesiseseks kasutamiseks luua ka avalikul veebisaidil, ei saa te loendites leiduvat teavet avaliku veebisaidi kaudu jagada.

Teegid.    Teek on loendi erijuhtum, kus saab lisaks failidele talletada ka teavet failide kohta. Soovi korral saate reguleerida dokumentide kuvamist, jälitamist, haldamist ja loomist teekides.

Vaated.    Vaateid saate kasutada kõige olulisemate või sobivamate loendis olevate üksuste vaatamiseks. Näiteks saate luua vaateid, mis sisaldavad kõiki hiljuti loodud või mõne kindla osakonnaga seostuvaid üksusi või tõsta teegis teatud dokumendid esile. Loendist või teegist saab luua mitu vaadet, mille seast siis kasutajad saavad valida. Loendi või teegi vaate kuvamiseks saidi mõnel omaette lehel saate kasutada veebiosa.

Veebiosad.    Veebiosa on sisu moodulühik, mis moodustab enamiku saidil olevate veebiosalehtede põhilise loomisploki. Kui teil on õigus veebisaidil lehti redigeerida, saate saiti veebiosade abil kohandada. Nii saate mugavalt kuvada pilte ja diagramme, osi teistest veebilehtedest, dokumendiloendeid, kohandatud äriandmevaateid ja palju muud.

Tagasi algusse

Saidi tuntav eripära

Saidil kuvatavate ja kättesaadavate võimaluste valik on sõltuvalt SharePointi installimisviisist ja konfiguratsioonist erinev.

Õigused.    Kui teile on antud täielik kasutusõigus, saate saiti kõiki suvandeid kasutades hallata. Kui teie kasutusõiguste tasemeks on määratud Osalusõigus või Lugemisõigus, on teile kuvatavad suvandid ja juurdepääs veebisaidi sisule suuremal määral piiratud. Paljud selles teemas kirjeldatud suvandid pole lugemisõigusega (see tase võimaldab üksnes sisu vaadata, ent mitte muuta) kasutajate jaoks saadaval. Kuna õigused on paindlikud ja kohandatavad, võib teie ettevõttes olla välja töötatud teistsugune sätete kogum.

Kohandamine.    On võimalik, et teie ettevõte on teie saidi õiguste tasemeid ja firmasümboolika kasutust saidil muutnud või isegi kohandanud saidil navigeerimist või teisaldanud juhtelemendid (nt menüü Saiditoimingud) veebilehel mujale.

SharePointi versioon.    Selles artiklis antakse ülevaade Office 365 asjatundjate ja väikeettevõtete jaoks mõeldud tarkvara SharePoint Online kasutuselevõtust. Kui teie asutuses on tellitud mõni muu Office 365 kava või kui kasutate mõnda SharePointi varasemat versiooni, lugege vastava kava või versiooni spikrit.

Tagasi algusse

Õigused ja juurdepääs

Meeskonnatöö saidile või avalikule veebisaidile juurdepääsuks peavad teil olema vastavad õigused. Vaikimisi on enamikul teie saidi kasutajatest meeskonnatöö saidil kaasautorina osalemise õigus. Mõnel inimesel on tõenäoliselt ka avaliku veebisaidi kujundamise õigus. Saidikogumi administraatorid saavad hallata inimeste õigusi kõigil saitidel. Saidiomanikud saavad hallata inimeste õigusi üksnes neile endale kuuluvatel saitidel. Saidikogumi administraatori või saidiomanikuna saate kasutajaid saitidele, mille õigusi haldate, kiiresti lisada või neid saidilt eemaldada menüü Saiditoimingud lingi Anna see sait ühiskasutusse kaudu.

• Kasutajate meeskonnatöö saidile lisamise või sealt eemaldamise kohta leiate lisateavet teemast Kasutajate haldamine meeskonnatöö saidil.

• Kasutajate veebisaidile lisamise või sealt eemaldamise kohta leiate lisateavet teemast Kasutajate haldamine veebisaidil.

 Märkus.    Saidikogumi administraator saab kasutajaid kujundajatena veebisaidile lisada.

SharePointi põhilised õigusetasemed on järgmised: täielik kasutusõigus, kujundusõigus, osalusõigus ja lugemisõigus. Õigusetasemed on erinevate õiguste kombinatsioonid, mille koostamisel on arvesse võetud töö omapära. Näiteks võite määrata õigusetaseme Osalusõigus kasutajale, kes lisab meeskonnatöö saidile sisu, või õigusetaseme Kujundusõigus kasutajale, kelle tööülesannete hulka kuulub avaliku veebisaidi kujundamine. Rollide ja õigusetasemete kohta leiate lisateavet teemast Vaikerollid SharePoint Online'i saidil. Järgmine tabel annab kokkuvõtliku ülevaate sellest, millise juurdepääsutaseme annab iga vaikeõigusetase meeskonnatöö saidile ja veebisaidile.

Tagasi algusse

Veebisaidi kujundamise alustamine

SharePoint Online on varustatud funktsioonidega, mis võimaldavad teil ise oma avalikku veebisaiti kujundada, et teie töörühm või ettevõte oleks veebis esindatud parimal võimalikul viisil. Selles jaotises antakse ülevaade, kuidas neid funktsioone oma ettevõtte jaoks professionaalse ilmega veebisaidi kujundamiseks kõige tõhusamalt kasutada.

Kui olete varem kasutanud Microsoft Office Live Small Businessis saadaolevaid saidikujundusriistu või kui olete saitide kujundamise vallas alles uustulnuk, heitke enne alustamist pilk järgmistele ressurssidele, et end olulisemate punktidega kurssi viia.

Veebisait

Veebisaidil on olemas kõik komponendid, mida teil avaliku saidi kujundamiseks vaja läheb. Veebisait sisaldab olulisemaid teeke, kus saate talletada oma veebisaidiga seotud sisu (nt pilte, malle, dokumenti ja veebilehti). Veebisaidi menüülint pakub võimalusi failide haldamiseks ja sealtkaudu saate käivitada ka avaliku saidi kujundamist hõlbustava rakenduse Veebisaidi kujundustööriist.

Veebisaidile jõudmiseks on kaks võimalust.

1. Rakenduses Office 365 väikeettevõtete jaoks klõpsake ülemisel navigeerimisribal linki SharePoint Online.

- VÕI -

1. Avage veebisait oma brauseris ja klõpsake avalehel linki Liikmete sisselogimine. Seejärel sisestage dialoogiboksis oma Windows Live ID ja parool.

 Märkus.    Kui te ei tea oma veebisaidi URL-i, pöörduge saidikogumi administraatori poole.

2. Klõpsake SharePointi saidi ülemisel lingiribal linki Veebisait.

Veebisaidi kujundusvõimaluste komplekt koosneb kolmest komponendist: menüülint, teegid ja Veebisaidi kujundustööriist.

Veebisaidi menüülint

Veebisaidi menüülindi kaudu saate teha mitmesuguseid põhitoiminguid – lehti luua, kustutada või redigeerida, vaadata lehe atribuute, kuvada lehe brauseris, dokumente üles laadida ja kasutajaid kujundajatena veebisaidile lisada.

 Märkus.    Enamik menüülindil leiduvatest suvanditest on saadaval ka rakenduses Veebisaidi kujundustööriist. Näiteks saate lehti lisada, redigeerida ja kustutada, lehe eelvaadet kuvada või leheatribuute vaadata ka rakenduse Veebisaidi kujundustööriist kaudu.

Kui menüülindil olevad suvandid on kuvatud tuhmina, võivad põhjused olla järgmised.

• Toiming sõltub mõnest muust toimingust. Kui töötate näiteks parasjagu loendis Veebilehed, on osa menüülindi suvandeid (nt Redigeeri, Kustuta või Atribuudid) saadaval alles siis, kui olete loendist mõne üksuse valinud.
• Suvand ei pruugi teil parajasti avatud loendi või teegi kontekstis asjakohane olla. Suvand Laadi fail üles on saadaval näiteks ainult teegis Dokumendid, samas kui teegis Mallid on saadaval üksnes nupud Kustuta ja Atribuudid.

 Märkus.    Menüülinti ei kuvata, kui töötate teegis Pildid.

Teegid

Veebisait hõlmab komplekti vaikeveebilehti ja -teeke, kus saate talletada oma veebisaidiga seostuvat sisu (nt pilte, malle või dokumente). Neile teekidele juurdepääsuks klõpsake vastavat linki kiirkäivitusalal (veebisaidi vasakpoolsel navigeerimisalal). Failide teekidesse lisamise kohta leiate lisateavet käesoleva artikli lõigust Faili lisamine teeki.

 Märkused 

• Veebisaidile väljastpoolt teie ettevõtet saabuvad külastajad ei näe veebisaidi loendeid ja teeke; samuti ei saa neid vaadata rakenduse Veebisaidi kujundustööriist kaudu. Veebisaidi loendite ja teekide kuvamiseks klõpsake menüüd Fail ning siis nuppu Salvesta ja avalda või Sule veebileht.
• Microsoft Office'i dokumentide avamisel teegi kaudu võidakse kuvada dialoogiboks, kus teil palutakse sisestada oma kasutajatunnus ja parool. Sel juhul sulgege dialoogiboks või klõpsake nuppu Loobu. Dokument peaks nüüd avatama nagu tavaliselt.

Täpsemat teavet leiate järgmisest tabelist.

Veebisaidi kujundustööriist

Veebisaidi kujundustööriist lihtsustab avaliku veebisaidi kujundamist. Kõigest mõne hiireklõpsuga saate teha näiteks järgmist:

• valida tervele veebisaidile ühtse ilme andmiseks sobiva kujunduse ja laadi;
• kujundada saidinavigeerimise nii, et saidi külastajad leiaksid soovitud teabe teie veebisaidilt kiiresti üles;
• kasutada saidilehtede kujundamiseks saadaolevaid värviskeeme ja fonte;
• lisada lehtedele päise- ja jaluseteksti;
• lisada ja vormindada veebilehtede teksti (nt luua täpp- ja numberloendeid, määratleda fonte ja joondust jne);
• lisada leheelemente (nt pilte, tabeleid ja hüperlinke);
• lisada vidinaid ehk teabe moodulüksusi, milles kuvatakse paljudest allikatest pärinevat teavet.

Veebisaidi kujundustööriista menüülint

Rakenduses Veebisaidi kujundustööriist on lint kolme põhimenüüga (Avaleht, Lisa ja Kujundus) ning ühe kontekstimenüüga (Pildiriistad) kindlate toimingute jaoks asjakohaste suvanditega.

 Menüü Avaleht sisaldab suvandeid mitmesuguste põhiliste ja sagedamini vajaminevate toimingute jaoks: uute lehtede loomine, teksti ja joonduse vormindamine jne.

 Menüü Lisa sisaldab suvandeid, mis lubavad teil lisada mitmesuguseid leheelemente, näiteks pilte, hüperlinke, tabeleid, jooni ja vidinaid.

 Menüü Kujundus suvandid võimaldavad teil töötada elementidega terve veebisaidi ilme muutmiseks.

 Menüü Pildiriistad suvandid võimaldavas teil piltidega töötada. Erinevalt kolmest ülejäänud menüüst on menüü Pildiriistad kontekstipõhine – menüü kuvatakse üksnes siis, kui olete rakenduses Veebisaidi kujundustööriist valinud mõne lehel asuva pildi.

Kiirpääsuriba

Kiirpääsuriba kuvatakse rakenduses Veebisaidi kujundustööriist menüülindi kohal. Kiirpääsuribal kaudu saate teha enamikku rakenduse Veebisaidi kujundustööriist põhitoimingutest, näiteks tööriistas praegu avatud lehe salvestada ja avaldada ning oma veebisaidi brauseris kuvada.

Lehe ilme veebisaidi kujundustööriistas

Kui avate mõne lehe rakenduses Veebisaidi kujundustööriist, siis näete, et veebilehe keha sisaldab mitut erinevat tsooni koos kohatäitesisuga. Tsoonide sisu saab redigeerida – võite lihtsalt tsooni klõpsata, kohatäitesisu kustutada ja oma teksti asemele tippida. Tsooni saate lisada nii teksti, pilte, hüperlinke, tabeleid kui ka vidinaid. Rakenduses Veebisaidi kujundustööriist kuvatakse veebilehel olenevalt lehe paigutusest mitu tsooni.

Iga tsooni kohal on kaks suurusepidet, mille abil saate reguleerida tsooni laiust ja paigutust lehel.

Tsoone saate vastavalt lehe paigutusele lisada või eemaldada. Lehe paigutuse muutmiseks klõpsake rakenduses Veebisaidi kujundustööriist menüüd Kujundus. Seejärel klõpsake jaotises Tsoon nuppu Paigutus ja valige siis paigutuselaad, mida soovite kasutada. Sõltuvalt valitud paigutuselaadist lisatakse tsoonid lehele või eemaldatakse lehelt automaatselt.

Veebisaidi põhitoimingud

Selles jaotises käsitletakse veebisaidil sooritatavaid põhitoiminguid (nt rakenduse Veebisaidi kujundustööriist avamine ja lehe lisamine või redigeerimine).

Rakenduse Veebisaidi kujundustööriist avamine

Rakenduse Veebisaidi kujundustööriist saate avada veebisaidi loendi Veebilehed kaudu.

1. Klõpsake veebisaidil kiirkäivitusalas nuppu Veebilehed.
2. Klõpsake lindil menüüd Lehed.
3. Klõpsake lindi jaotises Sait nuppu Kujundus.

Veebisaidile lehe lisamine

Veebisaidile saate lehti lisada mitmesuguste saadaolevate mallide abil. Samuti võite kasutada kohandatud malle. Vaikimisi sisaldab teie veebisait näiteks järgmisi lehti: Avaleht, Tutvustus, Kontaktteave ja Saidikaart.

Uue lehe saate lisada nii menüülindi kaudu kui ka rakenduses Veebisaidi kujundustööriist. Lisateavet leiate teemast Lehe lisamine või kustutamine.

Veebilehe redigeerimine

Veebilehte saate redigeerida menüülindi nupuga Redigeeri või rakenduses Veebisaidi kujundustööriist.

1. Klõpsake veebisaidil kiirkäivitusalas nuppu Veebilehed.
2. Klõpsake lindil menüüd Lehed.
3. Märkige soovitud veebilehe kõrval asuv ruut ja siis klõpsake lindil nuppu Redigeeri.

– VÕI –

Klõpsake lindil menüüd Kujundus ja seejärel klõpsake rakenduses Veebisaidi kujundustööriist soovitud lehe linki (nt Avaleht või Tutvustus).

Tagasi algusse

Sisu lisamine saidile

Meeskonnatöö saidil või veebisaidil saate loenditesse üksusi ja teekidesse faile lisada veebibrauseri kaudu. Enamik selleks toiminguks vajaminevatest nuppudest asub lindil, mis paikneb saidi enamiku lehtede ülaservas.

Lindil olevad nupud võidakse kuvada tuhmina järgmistel põhjustel.

• Toimingut ei saa sooritada või sõltub selle sooritatavus mõnest toimingust. Näiteks peate enne mõne dokumendi ülevaatamist märkima vastava ruudu.
• Teil pole selle toimingu sooritamiseks õigust.
• Funktsioon pole selle saidi puhul lubatud. Näiteks võivad töövood olla sellel saidil keelatud.

Teeki saab faile salvestada ka mõnest klientprogrammist, mis ühildub SharePoint Online'iga. Näiteks saate salvestada Microsoft Wordi dokumendi SharePointi saidi teeki, kui töötate Wordiga.

Üksuse lisamiseks loendisse või faili lisamiseks teeki peab teil olema vastavasse loendisse või teeki lisamise õigus. Lisateavet õiguste ja õigustasemete kasutamise kohta oma ettevõttes saate saidi omanikult või administraatorilt.

Üksuse või faili lisamisel saavad kasutajad, kellel on selle loendi lugemise õigus, lisatud üksust või faili vaadata, kui ei nõuta selle üksuse või faili eelnevat kinnitamist. Kui üksus või fail vajab kinnitamist, talletatakse see loendis või teegis ootel olekus, kuni vastavate õigustega kasutaja selle kinnitab. Kui töötate loendi või teegiga ajal, kui sinna lisatakse mõni üksus või fail, peate lisatud üksuse või faili vaatamiseks brauseri vaadet värskendama.

Lisaks sisu lisamisele olemasolevatesse loenditesse või teekidesse võib teil olla ka uute loendite või teekide loomise õigus. Alustamiseks saate kasutada loendi- ja teegimalle. Sõltuvalt õiguste tasemest saate luua ja kohandada ka uusi saite ja lehti.

Loendid (sh kalendrid ja kontaktid)

Kuigi loendeid võib olla mitut tüüpi (sh kalendrid ja kontaktiloendid), on sisu lisamise toimingud kõigi loenditüüpide puhul ühesugused ning teil pole eri tüüpi loenditega töötamiseks vaja omandada mitut tehnikat. Loendiüksus sisaldab veergudes asuvat teksti, kuid mõnes loendis on võimalik lisada üksustele manuseid.

Loendiüksuse lisamine

1. Klõpsake loendis, kuhu soovite üksuse lisada, lindi menüüd Üksused (kalendri korral menüüd Sündmused).
2. Klõpsake nuppu Uus üksus (kalendri korral nuppu Uus sündmus).

    Näpunäide.    Kalendrisse saate sündmuse lisada ka siis, kui valite kalendris soovitud kuupäeva ja klõpsate seejärel nuppu Lisa.

3. Täitke nõutavad väljad ja soovi korral ka muud väljad.
4. Klõpsake nuppu Salvesta.

Loendiüksuse redigeerimine või kustutamine

1. Osutage soovitud üksusele ja märkige seejärel üksuse kõrval olev ruut.

    Näpunäide.    Kui märgite mitu ruutu, saate toimingut mitme üksusega sooritada.

2. Klõpsake lindi menüüs Üksused nuppu Redigeeri üksust või Kustuta üksus.

Teatud tüüpi saitidel luuakse loendid teie eest automaatselt. Need vaikeloendid võivad olla nii arutelutahvlid kui ka kalendriloendid. Kui teil on vastav õigus, saate loendi loomise hõlbustamiseks kasutada eri tüüpi struktuuri ja sätetega loendimalle.

Loendi loomine

1. Loendi loomiseks klõpsake menüü Saiditoimingud  käsku Veel loomissuvandeid.

    Märkus.    Kui menüüd Saiditoimingud või loomissuvandit ei kuvata, ei pruugi teil olla loendi loomise õigust.

2. Klõpsake loomislehel loodava loendi tüüpi. Näiteks võite klõpsata tüüpi Lingid.
3. Tippige loendi Nimi ja täitke kõik muud vajalikud väljad. Seejärel klõpsake nuppu Loo.

Teegid

Teek on koht saidil, kus saate koos meeskonnaliikmetega faile luua, koguda, värskendada ja hallata. Igas teegis kuvatakse failide loend ja olulisem teave failide kohta, mis aitab töötajatel faile ühistööks paremini kasutada.

Faili lisamiseks teeki võite faili veebibrauserist üles laadida. Pärast faili lisamist teeki saavad sobiva õigusega kasutajad faili vaadata. Kui kasutate teeki faili lisamise ajal, peate lisatud faili vaatamiseks brauseriakna värskendama.

Kui kasutate mõnda SharePoint Online'iga ühilduvat programmi, saate mallil põhineva uue faili luua teegis töötamise ajal. Faili saate teeki salvestada ka mõnest muust programmist (nt SharePoint Workspace või Microsoft Word).

Faili lisamine teeki

1. Klõpsake teegis, kuhu soovite faili lisada, lindi menüüd Dokumendid.
2. Klõpsake nuppu Laadi dokument üles.
3. Liikuge dokumendi nimele ja klõpsake nuppu OK.

 Näpunäide.    Kui kasutate mõnda SharePoint  Online'iga ühilduvat programmi (nt Microsoft Word 2010), saate dokumendid Windows Explorerist otse dialoogiboksi Dokumendi üleslaadimine lohistada.

Faili redigeerimine või kustutamine teegis

1. Osutage soovitud failile ja märkige seejärel faili nime kõrval olev ruut.
2. Klõpsake lindi menüüs Dokumendid vastavalt vajadusele kas nuppu Redigeeri dokumenti või Kustuta dokument.

Mitut tüüpi saitide loomisel luuakse teie jaoks automaatselt vaiketeek nimega Ühisdokumendid. Ühisdokumendid on dokumenditeek, mida saate kasutada erinevat tüüpi failide talletamiseks. Kui teil on loendite haldamise õigus, saate luua ka muid teeke (nt pilditeegi piltide talletamiseks).

Dokumenditeegi loomine

1. Dokumenditeegi loomiseks klõpsake menüü Saiditoimingud  käsku Uus dokumenditeek.

    Märkus.    Kui menüüd Saiditoimingud või loomissuvandit ei kuvata, ei pruugi teil olla teegi loomise õigust.

2. Tippige teegi nimi väljale Nimi ja täitke kõik muud vajalikud väljad. Seejärel klõpsake käsku Loo.

 Märkus.    Kui soovite vaadata, millist tüüpi teeke saate veel luua, klõpsake menüü Saiditoimingud käsku Veel loomissuvandeid. Vastavale teegisuvandile osutamisel kuvatakse selle kirjeldus.

Saidid ja lehed

Saiti saate kasutada nii üldistel eemärkidel (nt salvestada ajakavasid, juhiseid, faile ja muud sageli kasutatavat teavet) kui ka mõnel kindlal eesmärgil (nt jälgida koosolekut või majutada ajaveebi, kus organisatsiooni mõni liige avaldab sageli uudiseid või uusi ideid).

Teie ettevõte saab saidi sisu jaotada omaette hallatavateks alamsaitideks. Näiteks võib ettevõtte igal osakonnal olla oma meeskonnatöö sait.

Saidile sisu lisamiseks peate lisama loendi või teegi. Kui teil on vastavad õigused, saate saidile lisada ka lehti. Kui soovite dünaamilise sisu kiireks lisamiseks kasutada veebiosi, võite saidile lisada veebiosalehti (veebiosaleht: eri tüüpi veebileht, mis koosneb ühest või enamast veebiosast. Veebiosaleht konsolideerib andmeid, näiteks loendeid ja diagramme, ning veebisisu, näiteks teksti ja pilte, dünaamilisse teabeportaali, mis on ühise tööülesande ümber ehitatud.).

Kui teil on vaja luua uus sait, saate töö alustamiseks valida mitut tüüpi saidimallide hulgast. Saitide ja alamsaitide loomise võimalus sõltub sellest, kuidas ettevõte on oma saidid ja nende loomise õigused häälestanud.

Saidi loomine

1. Saidi loomiseks klõpsake menüü Saiditoimingud  käsku Uus sait.

    Märkus.    Kui menüüd Saiditoimingud või loomissuvandit ei kuvata, ei pruugi teil olla saidi loomise õigust.

2. Valige sobiv saidimall jaotises Esiletõstetud üksused või klõpsake kõigi suvandite kuvamiseks nuppu Sirvi kõiki.
3. Tippige saidi Tiitel ja URL-i nimi.
4. Kui valite malli galeriist Sirvi kõiki, valige ka muud soovitud suvandid ja siis klõpsake nuppu Loo.

Tagasi algusse

Saidi sisuhaldus ja sisuga töötamine

Meeskonna tööviljakuse suurendamiseks saate loendite, teekide ja saitide sisu mitmel viisil hallata ja laiendada. Mõned funktsioonid aitavad meeskonnaliikmetel vajalikku teavet kiiresti üles leida ja sellega tõhusamalt töötada, teised seevastu võimaldavad hallata teabele juurdepääsu.

Liikumine sisuni

Navigeerimiselemendid aitavad liikuda vajaliku sisuni. Kaks kohandatavat navigeerimisüksust on ülemine lingiriba ja kiirkäivitusriba.

Iga loendi või teegi sätete lehel saate valida kiirkäivitusribal kuvatavad loendid ja teegid. Samuti saate muuta linkide järjestust, linke lisada või kustutada ja lisada või kustutada jaotisi, kuhu lingid on koondatud. Näiteks kui jaotises Loend on liiga palju linke, saate tööülesannete loendite linkide koondamiseks lisada uue jaotise Tööülesannete loend. Kiirkäivitusriba kõik need muudatused saate teha mõnes veebibrauseris. Lisaks sellele saate lisada ka saidiväliseid linke.

Ülemisel lingiribal kuvatakse iga saidi lehe ülaosas omaette sakirida. Selle lingiriba abil saavad saidi kasutajad liikuda saidikogumi teistele saitidele. Uue saidi loomisel saate valida, kas sait kaasatakse emasaidi ülemisele lingiribale ja kas saidi puhul kasutatakse emasaidi ülemist lingiriba.

Kui sait kasutab ülemist lingiriba, saate selle saidi ülemisel lingiribal kuvatavaid linke kohandada. Iga emasaidi alla loodud saidi nime saab samuti kuvada ülemisel lingiribal, kuid seda eeldusel, et sait on konfigureeritud pärima emasaidi ülemise lingiriba. Ülemisele lingiribale saate kaasata ka linke saitidele, mis ei kuulu teie saidikogumisse.

Sisule juurdepääsu haldamine

Saidi omanik või administraator saab määrata kasutajatele ja kasutajaid sisaldavatele SharePointi rühmadele erinevad pääsutasemed. Õigusi saab rakendada saidile, saidil olevatele loenditele või teekidele ja loendite või teekide üksustele.

Erinevatele objektidele (nt saidile, loendile, teegile, loendi või teegi kaustale, loendiüksusele või dokumendile) saab määrata erinevad õigusetasemed.

Loendite ja teekide korraldamine

Loendite ja teekide korraldamisviis sõltub teie meeskonna vajadustest ning teabe talletamise ja otsimise eelistustest. Asutusele sobivaima süsteemi loomisel on kindlasti abiks mõningane plaanimine.

Loendites ja teekides talletatakse teavet veergudes (nt Ametinimetus, Perekonnanimi või Ettevõte). Veergude abil saate üksusi sortida ja filtreerida sama moodi nagu arvutustabelites, klõpsates loendis või teegis veerupäist. Lisaks saate enda jaoks kõige olulisemate loendi- või teegiüksuste kuvamiseks kasutada vaateid.

Loendi- või teegivaate vahetamine

1. Klõpsake loendis või teegis, kus soovite vaadet vahetada, lindi menüüd Loend või Teek.
2. Klõpsake menüü Halda vaateid jaotises Praegune vaade vaadete loendi kõrval olevat noolt ja valige soovitud vaade.

Kui teil on vaja loendiüksuste või teegis asuvate failide kohta lisateavet talletada, saate loendi paremaks sortimiseks, rühmitamiseks või selle jaoks mitme vaate loomiseks veerge lisada. Näiteks saate loendit tähtaja alusel sortida või üksusi osakonna nime alusel rühmitada.

Veerutüübi loomisel on teil valida mitme variandi vahel (nt üks tekstirida, rippmenüü suvandite jaoks, muude veergude alusel arvutatud arv või koguni mõne teie saidil leiduva inimese nimi ja pilt).

Veeru loomine

1. Klõpsake loendis või teegis, kus soovite veeru luua, lindi menüüd Loend või Teek.
2. Klõpsake nuppu Loo veerg.
3. Tippige veeru nimi ja valige veeru tüüp.
4. Valige täpsemad sätted ja klõpsake nuppu OK.

Lisaks saate loendi- või teegiveerge kasutada vaadete loomiseks, mis võimaldavad kindla osakonna töötajatel leida just neid huvitavat teavet (nt olulised ülesanded või töötajatele määratud üksused). Lisateavet vaadete loomise ja muutmise kohta leiate teemast Vaate loomine, muutmine või kustutamine.

Teatud loendifunktsioonid võimaldavad meeskonnaliikmetel üksusi luua ja hallata mitmes loendis või teegis. Näiteks saate luua loendiüksuste teavet sisaldava veeru ja seejärel jagada seda teiste loenditega. Kui soovite, et fail oleks kättesaadav mitmes teegis, saate selle hõlpsalt kopeerida saidi teistesse teekidesse. Faili muutmise korral võidakse küsida kinnitust värskendamise kohta.

Lisateavet mahukate loendite ja teekide haldamise kohta leiate teemast Paljude üksustega loendite ja teekide haldamine.

Hõlbustusfunktsioonide kasutamine

Saidid on kujundatud nii, et kõik loendid, teegid ja muud funktsioonid oleksid juurdepääsetavad ka ainult klaviatuuri abil. Hõlbustusrežiim lihtsustab hõlbustustehnoloogia kasutajatel menüüde ja juhtelementide käsitsemist. Lingi Põhisisu juurde abil saavad klaviatuuri kasutajad jätta vahele korduvad navigeerimislingid ja liikuda otse lehe põhisisu juurde.

Pealkirjade märgistus aitab määratleda struktuuri ja muudab saidil liikumise ekraaniriideri kasutajatele hõlpsamaks. Saidile üles laaditud piltide jaoks saab määratleda kohandatud aseteksti. Näiteks saate kohandatud aseteksti määrata saidi pildi veebiosas kuvatavale või pilditeeki lisatavale pildile. Saitide vaatamisel on vaegnägijatele abiks Windowsi kõrge kontrastsuse suvandid.

Lisateavet saitide sirvimise ja hõlbustusrežiimi kasutamise kohta leiate teemast Hõlbustusvahendid.

Versioonide jälitamine

Kui soovite, et saaksite vea korral taastada eelmise versiooni või vaadata muudatuste ajalugu, saate loendi või teegi seadistada versioone jälitama. Versioonide jälitamisel talletatakse üksuste ja failide ning nende atribuutide kõik muudatused. See hõlbustab sisu haldamist muudatuste korral; kui teete kasutatavas versioonis mõne vea, saate soovi korral taastada eelmise versiooni. Versioonimisest on kasu eriti siis, kui ühe projektiga töötab korraga mitu inimest või kui teave läbib mitu koostamise ja läbivaatamise etappi.

 Avaldatud põhiversioon on esile tõstetud ja versiooninumber on täisarv.

 Versioon luuakse atribuutide või metaandmete muutumisel.

 Faili esimene versioon on alati vaheversioon numbriga 0.1.

Versioonimine on saadaval kõigi loendivaiketüüpide (sh kalendrite, probleemijälitusloendite ja kohandatud loendite) loendiüksuste ning kõigi teekides talletatavate failitüüpide (sh veebiosade) jaoks.  

Dokumentide kaasautorlus

Wordi dokumenti või PowerPointi esitlust saab üheaegselt redigeerida mitu kasutajat. See uus funktsioon võimaldab SharePointis talletatud faili osi lugeda ja uusi lõike kirjutada. Kui teie kolleeg näiteks täiendab Wordi dokumendi mõnda kindlat peatükki, saate teie samal ajal töötada sama dokumendi teise peatükiga.

Muudatustega kursis püsimine

RSS-i abil on mugav teavet (sh loendite ja teekide värskendusi) standardsel kujul levitada ja vastu võtta. Standarditud XML-failivorming võimaldab teavet vaadata paljude erinevate programmidega. Soovi korral saate sisumuudatustega kursis olemiseks loendite ja teekide muudatuste kohta teavitusi tellida.

Kanalite abil saab meeskond kohandada sisu meeskonnaliikmete jaoks, kes on vastava RSS-kanali tellinud, ja pakkuda veebisaidile viivaid linke. RSS-kanalite abil saate olla kursis meeskonna töö edenemise ja projekti värskendustega. Selle asemel, et sirvida paljusid erinevaid meeskonnatöö saite, saadetakse teile nende saitide uudised ja värskendused automaatselt.

Töövoo haldamine

Töövoo abil saab saidil olevate dokumentidele ja üksustele rakendada kindlaid äriprotsesse; samuti hõlbustab töövoog ühist töötamist dokumentidega ja projektitoimingute haldamist. Töövood aitavad tagada äriprotsesside järjepidevuse ning tänu äriprotsessidesse kaasatud ülesannete ja etappide haldamisele suurendada ettevõtte tõhusust ja tööviljakust. Töövood võimaldavad tööülesandeid täitvatel inimestel keskenduda töö tegemisele, mitte töövoo haldamisele.

Tänu protsessi kaasatud tööülesannete haldamisele ja jälitamisele aitavad töövood optimeerida igapäevaste äriprotsesside (nt projekti kinnitamise või dokumendi läbivaatamise) koordineerimise kulusid ja aega. Ettevõte saab näiteks luua ja juurutada dokumentide mustandite dokumenditeegis kinnitamise toimingute haldamiseks kohandatud töövoo.

Sisutüüpidega töötamine

Loend või teek võib toetada mitut sisutüüpi. Sisutüübid võimaldavad ettevõtetel tõhusamalt mahukat sisu korraldada, hallata ja käsitseda. Kui loend või teek on seadistatud lubama mitut sisutüüpi, saate saadaolevate valikute loendist lisada ettevõttes sagedamini kasutatavaid sisutüüpe (nt Turundusesitlused või Lepingud).

Kui lisate loendile või teegile mõne sisutüübi, saab see loend või teek edaspidi sisaldada lisatud tüüpi üksusi. Kasutajad saavad sel juhul nupu Uus üksus abil luua selles loendis või teegis uusi selle sisutüübiga üksusi.

Loendi ja teegi sisutüübi üks peamisi eeliseid on ühes loendis või teegis mitme üksuse- või dokumenditüübi lubamine. Igal lubataval tüübil võivad olla kordumatud metaandmed või käitumine. Lisateavet sisutüüpidega töötamise kohta leiate teemast Sisutüüpide kasutamine sisu haldamiseks SharePointi saidil.

Tagasi algusse