Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris

Aruanne on suurepärane tööriist ülevaate saamiseks ettevõtetest, (konto: firma või asutus, kellega te tööalaselt suhtlete. Teenuse (nt hamba- või muu ravi) puhul võib konto olla ka klient.) ärikontaktidest (ärikontakt: isik, kellega suhtlete mõnes ettevõttes või asutuses tööalaselt.), müügivihjetest (müügivihje: potentsiaalne klient, kellega müügiesindaja peab ühendust võtma ning otsustama, kas tegemist on müügivõimalusega või mitte.), müügivõimalustest (võimalus: võimalus müüa oma tooteid või teenuseid kontole või ärikontaktile.), äriprojektidest (äriprojekt: Outlooki Ärikontaktide halduris loodud projekt. Äriprojekt koosneb ühest või mitmest projektiülesandest.) ja turundustegevustest (turundustegevus: toiming, mille eesmärk on tooteid ja teenuseid müüa või valitud sihtrühma jaoks määratleda. Turundustegevused võivad sisaldada kõneloendeid, meilisõnumeid ja prinditud flaiereid. Üks turunduskampaania võib sisaldada mitmeid turundustegevusi.). Rakenduses Outlooki ärikontaktide haldur saate avada kümneid vaikearuandeid ja muuta, salvestada, värskendada ning korduvalt kasutada peaaegu piiramatul arvul muid aruandeid.

Selles artiklis kirjeldatakse aruande funktsioone rakenduses Outlooki ärikontaktide haldur ja aruannetega töötamist, nende kohandamist ning nende abil muude äritegevuste käivitamist.

---

• Aruande avamine ja muutmine
• Avatud aruande salvestamine, värskendamine ja printimine
• Diagrammi loomine aruandest
• Aruande eksportimine Excelisse või mõnda muusse programmi analüüsimiseks
• Turundustegevuse käivitamine aruandest
• Aruande avamine vidinast
• Standardaruannete loendi vaatamine

---

Aruande avamine ja muutmine

Outlooki ärikontaktide haldur pakub mitmesuguseid eelmääratletud aruandeid. Kui te ei näe täpselt sellist aruannet, mida teil vaja on, saate avada sarnase aruande ja seejärel seda soovitud viisil muuta. Samuti saate oma kohandatud aruandeid hilisemaks taaskasutuseks salvestada.

Aruande avamine

1. Klõpsake lindil (lint: element, mis asendab varasemate versioonide enamikku menüüsid, tööriistaribasid ja tööpaane. Lint sisaldab toimingupõhiseid menüüsid ja loogilistesse jaotistesse korraldatud tööriistu ja suvandeid.) menüüd Aruanded. Saadaolevad aruanded on rühmitatud seotud tööruumide alusel: Kontaktihaldus, Müük, Turundus või Äriprojektid. Jaotis Avatud sisaldab teie muudetud ja salvestatud aruandeid.

2. Eelmääratletud aruande avamiseks klõpsake soovitud tüüpi aruande nuppu ja seejärel klõpsake loendis aruande nime.
3. Salvestatud muudetud aruande avamiseks klõpsake nuppu Salvestatud aruanded, klõpsake dialoogiboksis Salvestatud aruannete avamine aruande nime ja seejärel nuppu Ava.

 Näpunäide    Kui te pole kindel, milline rühm või kategooria sisaldab teie otsitavat aruannet, vaadake standardaruannete loendit.

Aruande muutmisel leiate abi teemast Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks.

Lehe algusesse

Aruande muutmine

Rakenduses Outlooki ärikontaktide haldur saate oma aruannete ilmet suurel määral kohandada.

---

• Aruande paigutuse muutmine
• Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks

---

Aruande paigutuse muutmine

Aruande paigutuse või ilme muutmiseks on mitu võimalust. Saate neid meetodeid kasutada eraldi või kombineeritult; tehtavate muudatuste järjekord pole oluline.

• Paani Aruande kohandamine kasutamine.     Klõpsake lindi jaotises Paigutus suvalist suvandit, et avada paan Aruande kohandamine.
• Vali veerg. Kui soovite muuta kuvatavate veergude valikut, klõpsake seda nuppu ja seejärel klõpsake loendi laiendamiseks märki + (plussmärki). Vaadake kõiki selles sisalduvaid üksusi. Saadaolevad suvandid sõltuvad muudetavast aruandest. Märkige nende veergude ruudud, mille soovite kuvada, ja tühjendage nende üksuste ruudud, mida te ei soovi aruandes näha.
• Päis ja jalus. Klõpsake seda nuppu, kui soovite lisada aruandesse päise või jaluse või märkusi. Seejärel märkige kuvatavate veergude ruudud ja sisestage teave. Tühjendage nende veergude ruudud, mida te ei soovi aruandes näha.
• Fondid. Klõpsake nuppu Fondid, kui soovite muuta fontide ja numbrite kuvamise viisi. Klõpsake suvandeid, mida soovite muuta, ja värskendage need vastavalt vajadusele. Saate muuta aruande keha, rea- ja veerusiltide ning summade ja vahesummade arvuväljade fonti.
• Sortimis- ja filtreerimisjuhtelementide kasutamine.      Tehke lindi jaotises Sortimine ja filtreerimine mõnda järgmistest.
• Filter. Aruannet filtreerides saate piirata aruandes kuvatavaid tulemeid. Aruande filtreerimise kohta leiate teavet artiklist Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.
• Laskuv järjestus või Tõusev järjestus. Aruande kirjete sortimisjärjestuse muutmiseks klõpsake ühte neist suvanditest. Loendid sorditakse vaikimisi tähestikulises järjestuses aruande põhivälja põhjal. Näiteks aruandes Ärikontaktid ettevõtte alusel sorditakse loend algselt ettevõtte nime alusel. Jaotises Ettevõtte nimi kuvatakse tähestikulises järjestuses kõik ettevõttega seotud ärikontaktid.

 Näpunäide    Nimed kuvatakse väljal Täisnimi oleva teabe alusel. Kui täisnimi sisaldab tiitleid, siis kaasatakse need sortimisse. Näiteks täisnimi Sir Carlos Lacerda loetletakse S-tähe all.

• Muuda veerujärjestust    . Veergude järjestuse muutmiseks aruandes klõpsake lihtsalt veeru nime ja seejärel lohistage veerg soovitud kohta.
• Üksuste sortimine teisesel andmeväljal    Teisese andmevälja teksti või numbrite järjestuse tühistamiseks klõpsake välja nime aruandes. Näiteks aruandes Ärikontaktid ettevõtte alusel saate klõpsata veergu Ärikontakti nimi, et sortida loetletud ärikontaktide nimed iga ettevõttenime all ümber tähestikulises pöördjärjestuses. Algse järjestuse taastamiseks klõpsake uuesti veerutiitlit. Sarnaselt sorditakse veerunime Aadress – sihtnumber klõpsamisel iga ettevõttenime all olev ärikontaktide loend ümber arvulises pöördjärjestuses.
• Rühmade ahendamine ja laiendamine teisesel andmeväljal.     Kõigi alamüksuste ahendamiseks ja ainult aruandekirje esimese rea kuvamiseks klõpsake aruande suvalisel real märki - (miinusmärki). Näiteks aruandes Ärikontaktid ettevõtte alusel saate klõpsata ettevõttenime kõrval olevat märki - (miinusmärki), et peita seotud ärikontaktide loend. Näitamaks, et loend on ahendatud, muutub märk - (miinusmärk) märgiks + (plussmärgiks). See funktsioon võib olla kasulik aruande mahu ja keerukuse vähendamiseks. Rühma laiendamiseks klõpsake plussmärki +.

Lehe algusesse

Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks

Aruannete muutmiseks endale või kaastöötajatele kasulikumaks on mitu võimalust.

• Tulemite filtreerimine.    Pärast aruande avamist saate filtrite (filter: filtri abil saab määrata, millised kirjed või veerud päringust tagastatakse. Filter piiritleb alati tulemeid.) Lihtne ja Täpsem abil välistada aruandest kindlaid kirjeid. Aruande tulemite filtreerimine võib olla kasulik mitmesuguste ülesannete puhul. Näiteks müügivihjete aruanne, mis on filtreeritud asukoha alusel, on suurepärane alus turunduskampaania otsepostituse jaoks mingi ürituse kohta, mida te selles piirkonnas plaanite. Filtreerimise kohta leiate lisateavet artiklist Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.
• Ilme muutmine.    Teema Aruande paigutuse muutmine teabe alusel saate värskendada oma aruannete ilmet.
• Andmete kohandamine.    Enne aruande avamist saate teha sinna olulisi muudatusi ja kohandusi nagu kasutaja määratletud väljad (kasutaja määratletud väli: väli, mille saate luua ja määratleda oma äritegevusega seotud teavet jälitama.) või muuta erinevate loendite vaikekirjeid. Näiteks saate lisada kasutaja määratletud väljad vormile (vorm: Outlooki Ärikontaktide halduri üksuste jaoks teabe kogumise ja levitamise vahend.) Müügivihje, et salvestada vajalikku valdkonnakohast teavet ja luua selle põhjal aruandeid. Saate muuta loendis saadaolevaid suvandeid, mis muutuvad teie järgmise aruande andmeveergudeks.

Loendite väärtuste redigeerimise kohta leiate lisateavet artiklist Kirjetüüpide ja loendite loomine ja kohandamine.

 Märkus    Kui aruandesse lisatud kasutaja määratletud väli kustutatakse teie Ärikontaktide halduri andmebaasist (Ärikontaktide halduri andmebaas: andmebaas, kus talletatakse teavet kontode, ärikontaktide, võimaluste, äriprojektide ja muude üksuste kohta., siis salvestatud aruandes kustutatud välja teavet ei kuvata. Kui ekspordite selle teabega aruande enne selle välja kustutamist Excelisse, siis see aruannet ei mõjuta.

Lehe algusesse

Andmevigade parandamine aruandes

Aruannet läbi vaadates võite leida vigu, mida soovite parandada. Näiteks võib ärikontakt olla seostatud vale ettevõttega. Sellist viga ei saa aruandes parandada, kuid see tuleb parandada üksikkirjetes, mida see mõjutab.

Vea parandamiseks selle näite alusel avage ärikontakti kirje ja sisestage selle üldlehe väljale Seotud ettevõte õige ettevõte. Kui lähete siis tagasi aruandesse ja klõpsate jaotises Toimingud nuppu Värskenda, on aruanne parandatud.

Lehe algusesse

Avatud aruande salvestamine, värskendamine ja printimine

Pärast aruande läbivaatamist soovite võib-olla salvestada sinna tehtud muudatused, andmeid värskendada või aruande printida. Nende toimingute tegemist tuleb alustada avatud aruandest.

Muudetud aruande salvestamine

Pole vajadust salvestada aruannet, mida te pole muutnud, kuna see on saadaval lindi menüü Aruanded kaudu. Salvestatud aruandeid talletatakse rakenduse Outlooki ärikontaktide haldur andmebaasis.

1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded, seejärel seda tüüpi aruannet, mille soovite avada, ning siis klõpsake aruande avamiseks selle nime.
2. Kohandage aruannet vastavalt teemas Aruande avamine ja muutmine kirjeldatule.
3. Klõpsake lindi jaotises Toimingud nuppu Salvesta nimega.
4. Tippige avanevasse dialoogiboksi Nimega salvestamine aruande nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Kohandatud aruande avamiseks klõpsake nuppu Salvestatud aruanded.

 Näpunäide    Aruanne salvestatakse samasse kategooriasse, kus asub aruanne, mida te salvestatud aruande loomiseks muutsite.

Aruande andmete värskendamine

Aruande andmeid värskendatakse iga kord, kui te avate salvestatud aruande. Saate seda ka vajadusel värskendada.

1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded, seejärel seda tüüpi aruannet, mille soovite avada, ning siis klõpsake aruande avamiseks selle nime.
2. Klõpsake lindi jaotises Toimingud nuppu Värskenda.

Aruande printimine

1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded, seejärel seda tüüpi aruannet, mille soovite avada, ning siis klõpsake aruande avamiseks selle nime.
2. Klõpsake lindi jaotises Toimingud nuppu Prindi.

Lehe algusesse

Diagrammi loomine aruandest

Outlooki Ärikontaktide halduris saate luua diagrammi enamikust aruannetest ja aruande põhjal loodud kohandatud aruannetest. Aruannetes, mida saab kuvada diagrammivormis, on lindil kuvatud aktiivne nupp Diagramm ( ). Aruandeid, kus pole andmeid, ei saa diagrammidena kuvada.

1. Avage aruanne, mida soovite kuvada diagrammina.
2. Klõpsake lindi jaotises Kuvamine nuppu Diagramm. Kui diagramm on teie arvutiekraanil kuvamiseks liiga lai, kuvatakse diagrammi all horisontaalne kerimisriba.

 Näpunäide    Kui soovite luua keerukamaid diagramme, eksportige aruande andmed Excelisse ja looge selle programmi abil oma diagramm. Aruande andmete Excelisse eksportimise kohta saate lisateavet artiklist Aruande eksportimine Excelisse või mõnda muusse programmi analüüsimiseks.

3. Diagrammide kohandamiseks kasutage lindi jaotise Diagramm juhtelemente.

• Sildid.     Nupu Sildid klõpsamisel saate lisada või eemaldada teljetiitleid ja legendi.
• Väärtused.     Nupu Väärtused klõpsamisel saate valida aruandes kuvatavad andmed. Näiteks diagrammis Müügivõimalused allika alusel saate kuvada andmed müügivõimaluste arvu    või tulu kohta.
• Eeldatav     ja Kokku.    Märkige need ruudud, kui soovite diagrammil kuvada tegeliku tulu, eeldatava tulu või mõlemad.

 Märkus    Need märkeruudud pole kõigis diagrammides saadaval.

Lehe algusesse

Aruande eksportimine Excelisse või mõnda muusse programmi analüüsimiseks

Saate hõlpsalt eksportida Outlooki ärikontaktide halduri aruande Microsoft Excelisse või mõnda muusse programmi põhjalikumaks analüüsimiseks. Aruande andmete eksportimiseks mõnda muusse programmi peale Exceli eksportige esmalt andmed Excelisse. Seejärel saate Excelis salvestada andmed failivormingus, mida saab teise programmiga avada. Näiteks csv-vormingus salvestatud Exceli faili saab avada paljudes programmides.

Tehke ühte järgmistest.

Aruande salvestamine arvutisse Exceli failina    

1. Avage aruanne, mille soovite Excelisse eksportida.
2. Klõpsake lindi jaotises Toimingud nuppu Ekspordi Excelisse. Aruanne avaneb Excelis.
3. Klõpsake Excelis nuppu Salvesta, et avada dialoogiboks Nimega salvestamine. Teil on aruande salvestamiseks võimalik valida üle 20 failivormingu seast.

Aruande saatmine e-posti teel Exceli faili manusena    

1. Avage aruanne, mille soovite saata meilimanusena.
2. Klõpsake lindi jaotises Toimingud nuppu Saada e-postiga. Avaneb Outlooki meilisõnumi vorm, millele on manustatud aruanne Exceli failina (xlsx-vormingus).
3. Täitke read Adressaat ja Teema, tippige sõnum (valikuline) ja seejärel klõpsake nuppu Saada.

Lehe algusesse

Turundustegevuse käivitamine aruandest

Outlooki ärikontaktide halduris saate ettevõtete, ärikontaktide või müügivihjete aadresse, telefoninumbreid või meiliaadresse sisaldavate aruannete abil käivitada turundustegevuse.

1. Avage aruanne, mida soovite kasutada turundustegevuse alusena.
2. Loendi kõigi kirjete esiletõstmiseks klõpsake klahvikombinatsiooni CTRL+A.
3. Klõpsake lindi jaotises Suhtlus nuppu Uus kõneloend, Meilisõnumite hulgipostitus või Otsepostituse print ja seejärel klõpsake käsku Kõik adressaadid või Valitud adressaadid.
4. Looge avaneval turundustegevuse vormil tegevuse adressaadiloend ja sisu.

Kõneloendi loomise kohta leiate teavet artiklist Kõneloendite loomine ja kasutamine Ärikontaktide halduris. Muude turundustegevuste loomise kohta leiate teavet artiklist Toodete ja teenuste turustamine Ärikontaktide halduri abil.

Lehe algusesse

Aruande avamine vidinast

Aruande avamiseks vidinast klõpsake vidinas aruande ikooni. Vidinate kaudu avatud aruanded käituvad sarnaselt lindi kaudu avatud aruannetega.

Vidinate kohta leiate lisateavet artiklist Vidinate kasutamine Ärikontaktide halduris.

Lehe algusesse

Standardaruannete loendi vaatamine

Järgmine Outlooki ärikontaktide halduris saadaolev standardaruannete loend on korraldatud kirjetüübi alusel.

 Näpunäide    Enamikku aruandeid saab teisendada diagrammiks, nagu on kirjeldatud teemas Diagrammi loomine aruandest.

Ettevõtete aruanded    

Ärikontaktide aruanded    

Müügivihjete aruanded

Müügivõimaluste aruanded

Muud müügiaruanded

Turundusaruanded

Äriprojektide aruanded