Kõneloendite loomine ja kasutamine Ärikontaktide halduris

Üks kõige olulisemaid ülesandeid äris on tegelike ja potentsiaalsete klientidega suhtlemine. Sageli sobib selleks kõige paremini lihtne telefonikõne.

Helistamiseks võib olla igasuguseid põhjuseid – näiteks soovite vestelda müügivihjetega (müügivihje: potentsiaalne klient, kellega müügiesindaja peab ühendust võtma ning otsustama, kas tegemist on müügivõimalusega või mitte.), kes on teile andnud oma visiitkaardi või jätnud oma telefoninumbri teie veebilehele, helistada klientidele, kes on küsinud, millal mingi kaup võiks taas lattu jõuda, või uurida praegustelt kontodelt (konto: firma või asutus, kellega te tööalaselt suhtlete. Teenuse (nt hamba- või muu ravi) puhul võib konto olla ka klient.) või ärikontaktidelt (ärikontakt: isik, kellega suhtlete mõnes ettevõttes või asutuses tööalaselt.), millal nood kavatsevad oma tasumata arved ära maksta.

Käesolevas artiklis kirjeldatakse kõneloenditega töötamist ja nende tõhususe mõõtmist Outlooki ärikontaktide halduris ning antakse üksikasjalikku teavet kõneloendite, kindlale sihtrühmale suunatud adressaadiloendite ja kõnestsenaariumide loomise ning tegevuste ja tulemuste jälgimise kohta.

Äri edendamine telefonikõnede abil

Outlooki ärikontaktide halduri abil saate konto- ja ärikontaktikirjete põhjal koostada kõneloendi, luua kõnestsenaariumi ja jälitada kõigi telefonikõnede tulemusi. Samuti saate kõneloendeid luua mõnes aruandes leiduvate nimede põhjal. Kõneloendi aruande põhjal loomise kohta leiate lisateavet teemast Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

Kõneloend on ühtlasi ka oluline turundustegevus (turundustegevus: toiming, mille eesmärk on tooteid ja teenuseid müüa või valitud sihtrühma jaoks määratleda. Turundustegevused võivad sisaldada kõneloendeid, meilisõnumeid ja trükitud flaiereid.), mis võib moodustada osa turunduskampaaniast (Turunduskampaania: turundusprogramm, mis kasutab mitut sidevahendit (nt reklaame või otseposti) mingi kindla tulemuse saavutamiseks, näiteks turuosa suurendamiseks, uute toodete tutvustamiseks või klientide säilitamiseks.).

Kõneloenditegevuse tulemuste jälitamiseks tuleb tegevuse nimi registreerida iga selle tegevuse genereeritud konto, ärikontakti, müügivihje (müügivihje: potentsiaalne klient, kellega müügiesindaja peab ühendust võtma ning otsustama, kas tegemist on müügivõimalusega või mitte.) või võimaluse (võimalus: võimalus müüa oma tooteid või teenuseid kontole või ärikontaktile.) väljal Algataja. Kindlasti registreerige kõneloendikirje lehtedel Üksikasjad ja Jälitus ka nii eelarvelise kui ka tegeliku kulu teave.

Kõneloendi tulemusi saate vaadata kõneloendivormi lehel Jälitus. Kui kõneloend on osa turunduskampaaniast, saab kampaania üldisi tulemusi jälitada tööruumi (tööruum: hõlmab kaustu Kontaktihaldus, Müük, Turundus ja Projektihaldus, kus kasutajad saavad vaadata äriteavet ja avatud kirjeid ning analüüsida äriandmeid. Tööruumides on eraldi jaotised vidinate ja vahekaartide jaoks.) Turundus vahekaardil Analüüs.

Selle artikli teemad


Kõneloendi loomine

Kõneloend ei tähenda Outlooki ärikontaktide halduris üksnes nimede ja numbrite loendit. Tegemist on süsteemiga, mis aitab teil olla telefoni juures alati valmis ja hoida silma peal kõigi kõnede tulemustel.

Turundustegevuse adressaadiloend võib sisaldada ainult ühte tüüpi kirjeid – kas kontosid või ärikontakte. Ärikontaktid ja müügivihjed võivad kuuluda samasse loendisse, kuna müügivihjekirjed põhinevad ärikontakti kirjetüübil.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur kausta Müük. Seejärel klõpsake käsku Turundus.
  1. Klõpsake lindi menüüs Avaleht jaotist Uus ja siis nuppu Kõneloend Ikoon Kõneloend.
  1. Sisestage kõneloendi nimi (nt "Tartumaa potentsiaalsed kliendid") kõneloendivormi jaotises Tegevus väljale Nimi.

Kõneloendi kirje

 Märkus   Kui see kõneloend on osa mõnest turunduskampaaniast, tippige kampaania nimi väljale Kampaania või klõpsake mõne olemasoleva kampaania valimiseks noolenuppu. Kui kõneloend pole mõne kampaania osa, manustatakse sellele praegune tegevuste vaiketurunduskampaania.

  1. Klõpsake jaotises Adressaadiloend seda kirjetüüpi, mida kõneloend peaks hõlmama: Kõik kontod, Kõik ärikontaktid ja müügivihjed, Kõik ärikontaktid või Kõik müügivihjed.

Samuti võite klõpsata ühte järgmistest variantidest.

  • Otsingukaust. Kohandatud loendi loomiseks saate valida mõne filtreeritud adressaadiloendit sisaldava otsingukausta. Pärast kausta valimist nimetatakse väli ümber väljaks Kohandatud loend.
  • Olemasolev turundustegevus. Saate valida mõne varasema turundustegevuse jaoks kasutatud adressaadiloendi.
  • Uus loend. Saate avada dialoogiboksi Ärikontaktide filtreerimine ja valida loendi filtreerimiseks soovitud suvandid.

 Näpunäide   Adressaadiloendi saate luua ka mõne aruande põhjal. Lisateavet leiate teemast Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

Kui olete loonud uusi konto kirjetüübil põhinevaid kirjetüüpe, kuvatakse need loendis Kõik kontod. Kui olete uusi kirjetüüpe loonud ärikontakti kirjetüübi põhjal, kuvatakse need loendis Kõik ärikontaktid ja müügivihjed.

  1. Kui soovite valitud loendit redigeerimise kaudu filtreerida, klõpsake nuppu Läbivaatus ja filter.

Loendi filtreerimise kohta leiate lisateavet teemast Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.

  1. Tegevuse üksikasjade lehe avamiseks klõpsake lindi jaotises Kuvamine nuppu Üksikasjad. Soovi korral täitke väljad Kampaaniakood, Eelarveline maksumus, Alguskuupäev, Lõpukuupäev ja Kommentaarid.

 Märkus   Kõneloendivormi põhilehele naasmiseks klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Kuvamine nuppu Üldist.

  1. Adressaatide andmed kuvatakse lehe Üldist jaotises Adressaadi üksikasjad. Kui soovite muuta seda, millised kirje jaotised kuvatakse, klõpsake nuppu Vali jaotised Vali jaotised ja seejärel valige jaotised, mida soovite kuvada.
  2. Soovi korral saate luua stsenaariumi – nii on kõik kõned omavahel sarnased ja samuti aitab see tagada, et teil ei läheks olulised punktid meelest. Lisaks aitab stsenaarium ära hoida teemast kõrvalekaldumist ja lähenemist kiiresti korrigeerida, kui telefonivestlus ei kulge oodatud viisil.

KuvaKõnestsenaariumi loomine

  1. Klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Loo kõnestsenaarium Ikoon Kõnestsenaarium.
  2. Kõnede jaoks stsenaariumi koostamiseks tehke ühte järgmistest.
    • Tippige stsenaariumi tekst aknas Kõnestsenaarium.
    • Klõpsake jaotises Toimingud nuppu Laadi sisu Ikoon Laadi stsenaarium ja seejärel liikuge mõnele juba salvestatud dokumendile.
    • Kopeerige ja kleepige stsenaarium mõnest muust dokumendist.

Stsenaarium kuvatakse iga adressaadi telefonilogis.

Kõneloend koos stsenaariumiga

 Märkus   Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi versiooni üksnes valitud adressaadi jaoks. Kõigi kõnede stsenaariumi muutmiseks peate lindil klõpsama nuppu Kõnestsenaarium Ikoon Kõnestsenaarium ja seejärel redigeerima stsenaariumi aknas Kõneloend.

  1. Soovi korral saate Outlooki kategooriafunktsiooni abil lisada kõneloendile värvikategooria. Klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Sildid nuppu Kategoriseeri ja seejärel soovitud värvikategooriat.
  2. Kui soovite kohe helistama asuda, võite alustada loendi esimesest nimest. Muul juhul salvestage kõneloend.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Olemasoleva kõneloendi avamine

Kui teil ei õnnestunud kõigile kontaktidele ühe seansi jooksul helistada, peate tööd kõneloendiga hiljem jätkama. Samuti võib juhtuda, et soovite muuta kas adressaadiloendit või stsenaariumi teksti.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur kausta Müük. Seejärel klõpsake käsku Turundus.
  1. Kirje avamiseks topeltklõpsake loendipaani vahekaardil Kõneloendid soovitud kõneloendikirjet.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Kõneloendi muutmine

Kõneloendeid on lihtne nii luua kui ka muuta. Saate muuta loendis kuvatavate kirjete tüüpi, loendite filtreerimise (filter: filtri abil saab määrata, millised kirjed või veerud päringust tagastatakse. Filter piiritleb alati tulemeid.) või adressaatide valimise abil täpsemalt piiritleda ning muuta stsenaariumi teksti kas kõigi adressaatide või üksnes mõne kindla adressaadi jaoks.

  1. Avage kõneloend, mida soovite muuta.
  2. Kõneloendi muutmiseks täitke jaotises Kõneloendi loomine toodud juhised.

 NB!   Pärast mõne loendis leiduva kirje kõne oleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Selle asemel paremklõpsake kõneloendit ja seejärel klõpsake olemasoleval kõneloendil põhineva uue loendi loomiseks käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Helistamine ja kõnede jälitamine kõneloendi abil

  1. Avage või looge kõneloend.

Adressaadiloendi jaotises on loendi esimene nimi esile tõstetud.

Adressaatide kõneloend; tehtud on 0 kõnet

 Märkus   Kuvatavad nimed pärinevad lähtekirje väljalt Nime esitusviis. Jaotises Adressaadi üksikasjad kuvatav nimi pärineb väljalt Täisnimi.

  1. Helistage kontaktile adressaadi üksikasjade jaotises leiduval telefoninumbril.
  2. Avage stsenaarium. Klõpsake lindi menüüs Telefonilogi nuppu Kõnestsenaarium. Kui kontakt on kõne vastu võtnud, lugege stsenaarium loomulikul viisil ette või stsenaariumi puudumisel andke oma sõnum oma sõnadega edasi.

 Märkus   Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi üksnes valitud adressaadi jaoks.

  1. Klõpsake telefonikõne kestust telefonilogi jaotises Kogukestus või sisestage kõne kestus. Soovi korral saate kõne kestust ka automaatselt mõõta.

KuvaKõne kestuse automaatne mõõtmine

  1. Kõne alustamisel või pärast pausi jätkamisel klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Käivita taimer Ikoon Käivita taimer.
  2. Kui kõnes tekib paus või kui olete kõne lõpetanud, klõpsake nuppu Peata taimer Ikoon Peata taimer.

Kõne kestus registreeritakse telefonilogi väljal Kogukestus. Samuti võite kõne kestust klõpsata või selle ise tippida.

  1. Vestlusega seotud märkuste lisamiseks klõpsake lindi (lint: element, mis asendab varasemate versioonide enamikku menüüsid, tööriistaribasid ja tööpaane. Lint sisaldab toimingupõhiseid menüüsid ja loogilistesse jaotistesse korraldatud tööriistu ja suvandeid.) jaotises Telefonilogi nuppu Lisa ajatempel ja tippige siis oma kommentaarid samale väljale, kus on kuvatud stsenaarium.

 Märkus   Teksti ilme muutmiseks klõpsake vormingukäskude kuvamiseks lindil menüüd Vorminda teksti. Failide, piltide või tabelite lisamiseks klõpsake menüüd Lisa.

  1. Kõne ajal või pärast selle lõppemist võite lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud klõpsata mõnda järgmistest nuppudest.
  • Nupu Uus ajalooüksus abil saate adressaadi kirjesse lisada suhtlusajalooüksuse (nt ärilise märkuse, tööülesande, faili või meilisõnumi). Kõneloendifunktsioon loob adressaadi jaoks automaatselt uue telefonilogi.
  • Nupu Järeltegevus abil saate kirjele lisada järeltegevuse lipu või märkida järeltegevusega üksuse lõpuleviiduks (käsuga Märgi lõpetatuks).
  • Nupu Ava abil saate kuvada adressaadi kirje.
  • Nupu Veebileht abil saate kuvada adressaadi kirjega seostatud veebilehe (kui see on saadaval).
  1. Kõne lõpus värskendage kirje kõneloendi jaotises Kõne olek. Vaikimisi on valitud Pole helistatud. Klõpsake ühte järgmistest suvanditest:
  • Sõnum jäetud
  • Kõne lõpetatud
  • Ära helista

 NB!   Pärast mõne loendis leiduva kirje (kirje: konto, ärikontakti või võimaluse valmis vorm. Kirje sisaldab konto, ärikontakti või võimaluse teavet ning sellega lingitud muid kirjeid ja üksusi.) kõne oleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Küll aga saate luua uue kõneloendi, mis on olemasoleva kõneloendi duplikaat. Paremklõpsake kõneloendit tööruumis (tööruum: hõlmab kaustu Kontaktihaldus, Müük, Turundus ja Projektihaldus, kus kasutajad saavad vaadata äriteavet ja avatud kirjeid ning analüüsida äriandmeid. Tööruumides on eraldi jaotised vidinate ja vahekaartide jaoks.) Turundus ja seejärel klõpsake käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

  1. Kui mõni adressaat soovib enda eemaldamist teie kõneloendist, märkige ruut Ära helista. Konto või ärikontakt tähistatakse nii adressaadiloendis kui ka konto- või ärikontaktikirje lehel Üksikasjad märkega Ära helista. Seda adressaati ei saa edaspidistesse kõneloenditesse kaasata.
  2. Järgmiste muudatuste tegemiseks klõpsake nuppu Salvesta ja edasi:
  • muudatuste salvestamine telefonilogina valitud kirje suhtlusajaloosse ja helistamiseks järgmisele kirjele liikumine;
  • taimeri peatamine ja kõne kogukestuse registreerimine telefonilogis;
  • kõne oleku märkimine adressaadiloendis.

Adressaatide kõneloend; tehtud on 2 kõnet

Viiktekst 1 Sõnum jäetud
Viiktekst 2 Kõne lõpetatud
Viiktekst 3 Ära helista
Viiktekst 4 Praegune adressaat
  1.  Märkus   Ehkki olek värskendatakse kirje sulgemisel jaotises Adressaadiloend, tuleb jaotises Olek kuvatavad väärtused muuta käsitsi.

  2. Kui olete kõigile kõneloendis leiduvatele inimestele helistanud, sulgege tegevus. Klõpsake lindi jaotises Turundus nuppu Märgi suletuks.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Turunduse kõneloendite tõhususe mõõtmine

Kõneloendeid ja stsenaariumeid saate luua mitmesugusel otstarbel. Turunduskõnede tegemisel soovite aga kindlasti teada saada ka seda, kui tulemuslik on teie töö olnud. Kõneloendi tulemused saate läbi vaadata kõneloendi lehel Jälitus.

  1. Avage kõneloend.
  2. Klõpsake lindi jaotises Kuvamine nuppu Jälita Leht Jälitus.
  3. Vaadake lehel Jälitus läbi järgmised üksused.
    • Jaotises Tegevuse tulemused näete kokkuvõtlikku teavet tegevuse järgmiste osade kohta: Algatatud müügivihjed, Algatatud võimalused, Algatatud kontod, Algatatud kontaktid, Algatatud telefonilogid ja Oodatav müügitulu. Igal väljal on ka nupp Kuva aruanne, mille klõpsamisel kuvatakse üksikasjalik aruanne selle välja andmete kohta.

 Märkus   Teave (sh oodatav müügitulu) värskendatakse vastava kõneloendi sisestamisel konto-, ärikontakti-, müügivihje- või võimalusekirje väljale Algataja.

  • Alas Tegevuse teave saate värskendada järgmist teavet.
    • Tegelik maksumus.     Investeeringu tasuvuse arvutamiseks sisestage kõneloendi tegelik maksumus.
    • Suletud.     Märkige see ruut, kui kõneloend on lõpule viidud ja tegevus on nüüd suletud. Kõneloendi taasaktiveerimiseks tühjendage see ruut.
  • Jaotises Adressaadid saate tehtud kõnede loendi läbi vaadata; soovi korral saate otse adressaadikirjest luua võimalusekirje. Klõpsake lihtsalt loendis soovitud nime ja seejärel nuppu Algata võimalus.

 Märkus   Võimalusekirje saate luua ka kõneloendi lehe Üldist adressaadiloendi kaudu. Valige adressaadiloendis soovitud nimi, klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud nuppu Uus ajalooüksus Ikoon Uus ajalooüksus ja seejärel klõpsake käsku Võimalus.

  1. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule Ikoon Salvesta ja sule.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
Outlook 2013, Outlook 2010