Kontorist väljas oleku ajal sissetulevatele sõnumitele automaatselt vastamine

Kui te viibite arvuti juurest eemal ega saa oma meilisõnumeid vaadata, on võimalik Microsoft Office Outlook 2007 seadistada saatma automaatvastuseid mõnele või kõikidele teile saadetud meilisõnumitele.

Selle artikli teemad


Meilikonto tüübi määratlemine

Meilikonto (meilikonto: serveri nimi, kasutajanimi, parool ja meiliaadress, mida Outlook kasutab meiliteenusega ühenduse loomiseks. Meilikonto saate Outlookis luua võrguadministraatorilt või Interneti-teenuse pakkujalt saadud teabe abil.) tüüp, mida kasutate, määrab teile saadaolevad funktsioonid Outlookis.

  • Kui teate oma meiliserveri tüüpi, võite otse vastavasse jaotisesse pöörduda.
  • Kui teil on vaja oma meiliserveri tüüp tuvastada, lugege edasi.

Lihtsaim meetod kontrollida, kas kasutate Exchange'i kontot, on vaadata, kas menüüs Tööriistad on käsk Kontorist väljas oleku abimees. Veenduge, et klõpsate ka menüü allservas olevat laiendusnuppu Laiendusnupp, et kuvada kõiki käske menüüs Tööriistad.

Kui menüüs Tööriistad kuvatakse käsku Kontorist väljas oleku abimees ja kui te sellel klõpsates näete allolevat dialoogiboksi, on teil Exchange 2007 serveri konto. Pöörduge jaotisesse Automaatvastuste saatmine Microsoft Exchange Server 2007 kontodelt.

Dialoogiboks Kontorist väljas oleku abimees

Kui menüüs Tööriistad kuvatakse käsku Kontorist väljas oleku abimees ja kui te sellel klõpsates näete allolevat dialoogiboksi, on teil Exchange'i Server 2003 või varasema versiooni konto. Pöörduge jaotisesse Automaatvastuste saatmine Microsoft Exchange'i Server 2000 ja Exchange'i Server 2003 kontodelt.

Dialoogiboks Kontorist väljas oleku abimees

Kui menüüs Tööriistad ei kuvata käsku Kontorist väljas oleku abimees, ei kasuta te tõenäoliselt Exchange'i kontot. Sellegipoolest saate reegleid kasutades umbkaudselt simuleerida Kontorist väljas oleku abimehe käitumist. Pöörduge jaotisesse Automaatvastuste saatmine POP3- ja IMAP- kontodelt.

KuvaAlternatiivne viis meilikonto tüübi määratlemiseks

Et määratleda, mis tüüpi meilikontod teie Outlooki profiilis on, vaadake Outlooki dialoogiboksi Kontosätted.

  1. Klõpsake menüü Tööriistad käsku Kontosätted.
  2. Vahekaardi E-post jaotises Tüüp on loendatud iga meiliaadressi kontotüüp.

Kontosätete vahekaart E-post

Mõnede funktsioonide kasutamiseks võivad olla vajalikud Microsoft Exchange'i teatud versioonid. Näiteks funktsioon Outlook mujal nõuab Exchange 2003 või uuemat versiooni.

Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks, vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

Tagasi algusse Tagasi algusse


Automaatvastuste saatmine Microsoft Exchange Server 2007 kontodelt

Selle funktsiooni kasutamiseks on tarvis Microsoft Exchange 2007 kontot. Enamik koduseid ja isiklikke kontosid ei kasuta Exchange'i.

Selles jaotises


Kontorist väljas oleku abimehe sisse- või väljalülitamine

Kui te kasutate Outlookis Exchange 2007 kontot, on teil juurdepääs kontorist väljas oleku abimehe lisafunktsioonidele ja täiustatud kasutajaliidesele. Uued funktsioonid on:

  • RTF-vorming    – võimaldab kasutada vastustes fonte, värve ja vormingut.
  • automaatvastuste saatmine isikutele väljaspool teie ettevõtet    – kontorist väljas oleku automaatvastuseid saab kohandada nii isikutele teie ettevõtte sees kui väljaspool. Võite näiteks soovida saata ettevõtteväliselt üldisema sõnumi , mis ei kuva teie alternatiivseid kontaktinimesid, telefoninumbreid või meiliaadresse.
  • kontorist väljas oleku automaatvastuste ettekavandamine koos algus- ja lõpuajaga    – te ei saa enam kunagi unustada kontorist väljas oleku automaatvastuse funktsiooni sisse- või väljalülitamist. Saate kavandada automaatvastuste saatmise kuupäeva ja kellaaega.
  1. Klõpsake menüü Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

  1. Klõpsake Saada kontorist väljas oleku automaatvastuseid.
  2. Tippige väljale Minu asutuse sisesed selle vastuse tekst, mille soovite saata, kui teid pole kontoris.

Juhtelementide abil saate muuta fonti, fondi suurust ja muud tekstivormingut.

Soovi korral võite saata automaatvastuseid ka isikutele väljaspool teie asutust. Saate valida, kas saata automaatvastus igale isikule, kes teile meilisõnumi saadab, või ainult neile isikutele, kes on teie kontaktide loendis.

 Märkus.   Kontakt peab olema teie Exchange'i kaustas Kontaktid. Kui kontakt asub üksnes mõnda erakaustafaili (.pst) kuuluvas kaustas, siis automaatvastust ei saadeta.

  1. Tippige väljale Minu asutuse välised selle vastuse tekst, mille soovite saata, kui teid pole kontoris.

Juhtelementide abil saate muuta fonti, fondi suurust ja muud tekstivormingut.

  1. Märkige ruut Saada automaatvastus väljaspool minu asutust töötavatele inimestele.
  2. Klõpsake nuppu Ainult minu kontaktid või Kõik väljaspool minu asutust töötavad inimesed, et määrata, kellele automaatvastuseid saadetakse.

Kui ruut Saada automaatvastus väljaspool minu asutust töötavatele inimestele on märgitud, kuvatakse vahekaardil Minu asutuse välised vahekaardi nime kõrval (Sees).

Reeglite kasutamine koos kontorist väljas oleku abimehega

Selle funktsiooni kasutamiseks on tarvis Microsoft Exchange 2000, 2003 või 2007 kontot. Enamik koduseid ja isiklikke kontosid ei kasuta Exchange'i. Exchange'i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange'i versiooni määratlemine.

Kui te ei kavatse kontorist väljas viibides oma e-posti vaadata, saate sissetulevaid sõnumeid automaatselt hallata kontorist väljas oleku abimehe reeglite abil, määrates, mida Outlook peaks sõnumitega tegema. Näiteks võite luua reeglid sõnumite automaatseks teisaldamiseks või kopeerimiseks teistesse kaustadesse, sõnumite kustutamiseks, kohandatud vastuste saatmiseks jne.

Reeglite loomisel on oluline mõista, kuidas Outlook neid rakendab.

  • Reegleid rakendatakse samas järjestuses nagu need on reegliloendis kuvatud (ülevalt alla).
  • Kui valite dialoogiboksis Reegli redigeerimine rohkem kui ühe reegli, rakendatakse reegel ainult sõnumitele, mis vastavad kõigile valitud tingimustele. Kui määrate saatjaks näiteks Esther Valle (tingimus) ja sisestate väljale Teema "Turunduskoosolek" (tingimus), rakendatakse reegel ainult sõnumitele, mis vastavad mõlemale tingimusele.
  • Kui aga määrate ühe tingimuse jaoks mitu kriteeriumi, rakendatakse reegel kõigile sõnumitele, mis vastavad vähemalt ühele selle tingimuse kriteeriumile. Kui määrate väljal Saatja näiteks "Esther Valle;Erik Andersen", siis rakendatakse reegel nii Esther Valle kui ka Erik Anderseni saadetud sõnumitele.
  1. Klõpsake menüüs Tööriistad funktsiooni Kontorist väljas oleku abimees.
  2. Klõpsake nuppu Lisa reegel.
  3. Määrake jaotises Kui saabub sõnum, mis vastab järgmistele tingimustele reegli tingimused, millele sõnum peab toimingute puhul vastama.
  4. Kui soovite määrata veel tingimusi, klõpsake nuppu Täpsemalt, valige soovitud suvandid ja klõpsake siis nuppu OK.
  5. Reegli viimasena rakendamise määramiseks märkige ruut Ära töötle edasisi reegleid.
  6. Valige jaotises Soorita need toimingud soovitud toimingud. Võite valida rohkem kui ühe toimingu.

 Märkus.   Kui määrate, et sõnum tuleb kustutada, siis dialoogiboksi Kontorist väljas oleku abimees reegliloendi kustutusreeglid sõnumit ei mõjuta.

Kontorist väljas oleku abimehe puhul kasutatavate reeglite redigeerimine

Selle funktsiooni kasutamiseks on tarvis Microsoft Exchange 2000, 2003 või 2007 kontot. Enamik koduseid ja isiklikke kontosid ei kasuta Exchange'i. Exchange`i versiooniga ühendus määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

  1. Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

  1. Reeglite redigeerimiseks tehke mõnda järgmistest.
    • Teatud reegli muutmine    
      1. Klõpsake käsku Reeglid valige soovitud reegel ja klõpsake nuppu Redigeeri reeglit.
      2. Tehke reegli tingimustes ja toimingutes muutused.
    • Sissetulevatele sõnumitele rakendatavate reeglite järjestuse muutmine    
  1. Klõpsake jaotises Kui te pole kontoris, rakendatakse saabuvatele sõnumitele need reeglid reeglit, mida soovite loendis üles või alla nihutada.
  2. Klõpsake nuppu Nihuta üles või Nihuta alla.
  • Reegli kustutamine    
  1. Klõpsake jaotises Kui te pole kontoris, rakendatakse saabuvatele sõnumitele need reeglid reeglit, mille soovite kustutada.
  2. Klõpsake nuppu Kustuta reegel.

Kontorist väljas oleku abimehe puhul kasutatavate reeglite sisse- või väljalülitamine

Selle funktsiooni kasutamiseks on tarvis Microsoft Exchange 2000, 2003 või 2007 kontot. Enamik koduseid ja isiklikke kontosid ei kasuta Exchange'i. Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

  1. Kontorist väljas oleku reeglite sisse- või väljalülitamiseks klõpsake menüü Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

  1. Klõpsake nuppu Reeglid.
  2. Märkige või tühjendage sisse- või väljalülitatava reegli kõrval asuv ruut Olek.

Tagasi algusse Tagasi algusse


Automaatvastuste saatmine Microsoft Exchange'i Server 2000 ja Exchange'i Server 2003 kontodelt

Selle funktsiooni kasutamiseks vajate Microsoft Exchange'i versiooni 2000 või 2003 kontot. Enamik isiklikest kontodest ei kasuta Exchange'i tuge. Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

Selles jaotises


Kontorist väljas oleku abimehe sisse- või väljalülitamine

  1. Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.
  2. Klõpsake nuppu Olen praegu kontorist väljas.
  3. Tippige väljale Saada ainult üks kord igale saatjale järgmise tekstiga automaatvastus sõnum, mida soovite teistele kontorist väljas oleku ajal saata.
  4. Soovi korral looge sissetulevate meilisõnumite haldamiseks reeglid.
    1. Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

 Märkus.   Käsk Kontorist väljas oleku abimees kuvatakse ainult juhul, kui kasutate Exchange Serveri meilikontot.

  1. Klõpsake nuppu Lisa reegel.
  2. Määrake jaotises Kui saabub sõnum, mis vastab järgmistele tingimustele reegli tingimused, millele sõnum peab toimingute puhul vastama.
  3. Kui soovite määrata veel tingimusi, klõpsake nuppu Täpsemalt, valige soovitud suvandid ja klõpsake siis nuppu OK.
  4. Reegli viimasena rakendamise määramiseks märkige ruut Ära töötle edasisi reegleid.
  5. Valige jaotises Soorita need toimingud soovitud suvandid. Võite valida rohkem kui ühe suvandi.

 Märkus.   Kui määrate, et sõnum tuleb kustutada, siis dialoogiboksi Kontorist väljas oleku abimees reegliloendi reeglid, mis järgnevad kustutusreeglile, sõnumit ei mõjuta.

Reeglite kasutamine koos kontorist väljas oleku abimehega

Selle funktsiooni kasutamiseks vajate Microsoft Exchange'i versiooni 2000 või 2003 kontot. Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

Kui te ei kavatse kontorist väljas viibides oma e-posti vaadata, saate sissetulevaid sõnumeid automaatselt hallata kontorist väljas oleku abimehe reeglite abil, määrates, mida Outlook peaks sõnumitega tegema. Näiteks võite luua reeglid sõnumite automaatseks teisaldamiseks või kopeerimiseks teistesse kaustadesse, sõnumite kustutamiseks, kohandatud vastuste saatmiseks jne.

Reeglite loomisel on oluline mõista, kuidas Outlook neid rakendab.

  • Reegleid rakendatakse samas järjestuses nagu need on reegliloendis kuvatud (ülevalt alla).
  • Kui valite dialoogiboksis Reegli redigeerimine rohkem kui ühe reegli, rakendatakse reegel ainult sõnumitele, mis vastavad kõigile valitud tingimustele. Kui määrate saatjaks näiteks Esther Valle (tingimus) ja sisestate väljale Teema "Turunduskoosolek" (tingimus), rakendatakse reegel ainult sõnumitele, mis vastavad mõlemale tingimusele.
  • Kui aga määrate ühe tingimuse jaoks mitu kriteeriumi, rakendatakse reegel kõigile sõnumitele, mis vastavad vähemalt ühele selle tingimuse kriteeriumile. Kui määrate väljal Saatja näiteks "Esther Valle;Erik Andersen", siis rakendatakse reegel nii Esther Valle kui ka Erik Anderseni saadetud sõnumitele.
  1. Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

  1. Klõpsake nuppu Reeglid.
  2. Klõpsake nuppu Lisa reegel .
  3. Määrake jaotises Kui saabub sõnum, mis vastab järgmistele tingimustele reegli tingimused, millele sõnum peab toimingute puhul vastama.
  4. Kui soovite määrata veel tingimusi, klõpsake nuppu Täpsemalt, valige soovitud suvandid ja klõpsake siis nuppu OK.
  5. Reegli viimasena rakendamise määramiseks märkige ruut Ära töötle edasisi reegleid.
  6. Valige jaotises Soorita need toimingud soovitud suvandid. Võite valida rohkem kui ühe suvandi.

 Märkus.   Kui määrate, et sõnum tuleb kustutada, siis dialoogiboksi Kontorist väljas oleku abimees reegliloendi kustutusreeglid sõnumit ei mõjuta.

Kontorist väljas oleku abimehe puhul kasutatavate reeglite redigeerimine

Selle funktsiooni kasutamiseks vajate Microsoft Exchange'i versiooni 2000 või 2003 kontot. Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

  1. Klõpsake menüüs Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

Käsk Kontorist väljas oleku abimees kuvatakse ainult juhul, kui kasutate Exchange Serveri meilikontot.

  1. Reeglite redigeerimiseks tehke mõnda järgmistest.
    • Teatud reegli muutmine    
      1. Valige reegel ja seejärel klõpsake nuppu Redigeeri reeglit.
      2. Tehke reegli tingimustes ja toimingutes muutused.
    • Sissetulevatele sõnumitele rakendatavate reeglite järjestuse muutmine    
  1. Klõpsake jaotises Kui te pole kontoris, rakendatakse saabuvatele sõnumitele need reeglid reeglit, mida soovite loendis üles või alla nihutada.
  2. Klõpsake nuppu Nihuta üles või Nihuta alla.
  • Reegli kustutamine    
  1. Klõpsake jaotises Kui te pole kontoris, rakendatakse saabuvatele sõnumitele need reeglid reeglit, mille soovite kustutada.
  2. Klõpsake nuppu Kustuta reegel.

Kontorist väljas oleku abimehe puhul kasutatavate reeglite sisse- või väljalülitamine

Selle funktsiooni kasutamiseks vajate Microsoft Exchange'i versiooni 2000 või 2003 kontot. Exchange`i versiooniga ühenduse määratlemiseks vaadake teemat Microsoft Exchange`i versiooni määratlemine.

  1. Kontorist väljas oleku reeglite sisse- või väljalülitamiseks klõpsake menüü Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

Menüü Tööriistad käsk Kontorist väljas

  1. Märkige või tühjendage sisse- või väljalülitatava reegli kõrval asuv ruut Olek.

Tagasi algusse Tagasi algusse


Automaatvastuste saatmine POP3- ja IMAP- kontodelt

Kui teie profiil ei sisalda Exchange'i serveri meilikontot, võite Kontorist väljas oleku abimehe funktsionaalsuse imiteerimiseks kombineerida Outlooki meilisõnumi malli ja Outlooki reeglid. Sellise kombinatsiooni kasutamine võimaldab teil ka oma POP3- või IMAP- meilikontolt sissetulevatele meilisõnumitele automaatvastuseid saata.

 NB!   Automaatvastuste saatmiseks peate Outlooki ja oma arvuti tööle jätma.

Selles jaotises


Meilisõnumi malli loomine

  1. Menüüs Fail klõpsake käsku Uus ja seejärel klõpsake käsku Meilisõnum.
  2. Klõpsake menüü Suvandid jaotises Vorming nuppu Lihttekst.
  3. Tippige sõnumi kehasse tekst, mille soovite saata automaatvastusena.
  4. Sõnumiaknas klõpsake Microsoft Office'i nuppu Nupu pilt ja seejärel klõpsake käsku Salvesta nimega.
  5. Salvesta nimega dialoogiboksis valige loendis Salvestustüüp väärtus Outlooki mall (*.oft).
  6. Tippige väljale Faili nimi uue sõnumimalli nimi ja klõpsake nuppu Salvesta.

Uutele meilisõnumitele automaatvastuste saatmise reegli loomine

Tehke ühte järgmistest.

  1. Klõpsake menüü Tööriistad käsku Reeglid ja teatised.
  2. Dialoogiboksis Reeglid ja teatised klõpsake nuppu Uus reegel.
  3. Loendis Alusta tühjast reeglist valige Kontrolli sõnumeid nende saabumisel ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.
  4. Loendis Milliseid tingimusi soovite kontrollida? märkige ruut saadetud ainult mulle ja muud soovitud kriteeriumid ning seejärel klõpsake nuppu Edasi.
  5. Kui kuvatakse dialoogiboksi, mis teatab, et antud reegel rakendub igale vastuvõetud sõnumile, klõpsake nuppu Jah.
  6. Loendis Mida soovite selle sõnumiga teha? märkige ruut vasta kindla malli abil.
  7. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust (klõpsake mõnda allakriipsutatud väärtust) linki kindel mall.
  8. Dialoogiboksis Vali vastusemall klõpsake loendis Vt väärtust Kasutajamallid failisüsteemis.
  9. Valige eelmises jaotises loodud sõnumimall ja klõpsake nuppu Ava.
  10. Klõpsake nuppu Edasi.
  11. Soovi korral võite märkida erandid automaatvastuse reeglitele.
  12. Klõpsake nuppu Edasi.
  13. Tippige väljale 1. samm: määrake selle reegli nimi automaatvastuse saatmise reegli nimi ja klõpsake nuppu Valmis.

Reegliviisardi reegel vasta kindla malli abil saadab automaatvastuse ühe seansi ajal ainult ühe korra igale saatjale. See reegel takistab Outlooki korduvate vastuste saatmisest ühele saatjale, kellelt saate mitu sõnumit. Seansi kestel jälgib Outlook vastuse saanud kasutajate loendit. Kui Outlooki sulgete ja taaskäivitate, lähtestatakse automaatvastuse saanud kasutajate loend.

 NB!   Et reegliviisard saaks automaatvastust saata, peab Outlook töötama ning olema konfigureeritud perioodiliselt uusi sõnumeid vaatama.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Outlook 2007