Koosoleku plaanimine

Koosolek on kohtumine, millele kutsute inimesi või broneerite ressursse. Võite luua ja saata koosolekukutseid ning broneerida ressursse tavakoosolekuteks või võrgukoosolekuteks. Koosoleku loomisel määrate kutsutavad inimesed ning broneeritavad ressursid ning valite koosolekule aja. Koosolekukutsete vastused kuvatakse teie kaustas Sisse. Samuti võite lisada inimesi olemasolevatele koosolekutele või koosoleku ümber ajastada.

Selle artikli teemad


Reaalse koosoleku plaanimine

  1. Valige menüü Fail käsk Uus ja klõpsake käsku Koosolekukutse.

Klaviatuuri otsetee  Uue koosolekukutse loomiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SHIFT+Q.

  1. Tippige kirjeldus väljale Teema.
  2. Tippige väljale Asukoht kirjeldus või klõpsake nuppu Ruumid, et valida Microsoft Exchange'i abil mõni automaatseks plaanimiseks kasutada olev ruum.
  3. Valige koosolekule soovitud algus- ja lõpuaeg loendites Algusaeg  ja Lõpuaeg. Kui tegemist on kogupäevasündmusega, märkige ruut Kogupäevasündmus.

Kogupäevasündmus on ööpäev läbi kestev sündmus, mis kestab keskööst keskööni.

 Märkus.   Vaikimisi kasutatakse koosolekute plaanimisel teie arvutisüsteemis praegu valitud ajavööndit. Kui soovite plaanida koosolekuid mõne muu ajavööndi põhjal, klõpsake menüü Koosolek jaotise Suvandid nuppu Ajavööndid.

  1. Tippige mis tahes teave, mida soovite adressaatidega ühiselt kasutada, manustage soovitud failid või looge koosolekute tööruum.

Lisateavet koosoleku tööruumide kohta leiate jaotisest Vt ka.

  1. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Kuva nuppu Planeerimisabimees.

Planeerimisabimees aitab teil koosolukuks sobiva aja leida.

  1. Klõpsake nuppu Lisa teisi ja seejärel käsku Lisa aadressiraamatust.
  2. Sisestage dialoogiboksi Osavõtjate ja ressursside valimine väljale Otsi selle inimese või ressursi nimi, keda või mida soovite koosolekule kutsuda. Kui kasutate otsimisel suvandit Veel veerge, klõpsake seejärel nuppu Mine.
  3. Valige tulemusteloendist nimed ja klõpsake vastavaid nuppe Nõutav, Fakulatiivne või Ressursid. Seejärel klõpsake nuppu OK.

Nõutavad ja Fakulatiivsed osalejad kuvatakse menüü Koosolek väljal Adressaat ning Ressursid väljal Asukoht.

Vaba/hõivatud ruudustiku abil kuvatakse osalejate kättesaadavus. Roheline vertikaaljoon tähistab koosoleku algust. Punane vertikaaljoon tähistab koosoleku lõppu.

Vaba/hõivatud ruudustik

Paanil Soovitatavad ajad kuvatakse koosolekuks kõige sobivam aeg. See on aeg, mil enamik osalejaid on kättesaadavad. Koosolekuks sobivaim aeg kuvatakse paani ülaservas. Et valida suvaline soovitatud aegadest, klõpsake paanil Soovitatavad ajad mõnda soovitatud aega. Võite vaba/hõivatud ruudustikust valida aja ka käsitsi.

Paan Soovitatavad ajad

  1. Kui soovite koosoleku korduvaks muuta, klõpsake menüü Koosolek jaotise Suvandid nuppu Korduvus ja valige kordussagedus. Lõpuks klõpsake nuppu OK.

Kordussageduse lisamisel koosolekutsele muutub menüü Koosolek menüüks Korduv koosolek.

  1. Klõpsake menüü Koosolek jaotise Kuva nuppu Kohtumine.
  2. Klõpsake nuppu Saada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Koosoleku muutmine

  1. Avage koosolek, mida soovite muuta.
  2. Tehke ühte järgmistest:
    • Sarja mittekuuluva koosoleku suvandite muutmine    
      1. Muutke soovitud suvandeid (nt teema, asukoht, aeg).
      2. Klõpsake nuppu Saada värskendus.
    • Kõigi sarja kuuluvate koosolekute suvandite muutmine    
  1. Klõpsake raadionuppu Ava sari.
  2. Muutke soovitud suvandeid (nt teema, asukoht, aeg).
  3. Korduvussuvandite muutmiseks klõpsake menüü Korduv koosolek jaotise Suvandid käsku Korduvus. Seejärel muutke suvandeid (nt aeg, korduvusmuster või korduvusulatus) ning klõpsake seejärel nuppu OK.
  4. Klõpsake nuppu Saada värskendus.
  • Sarja kuuluva ühe koosoleku suvandite muutmine    
  1. Klõpsake raadionuppu Ava see kord.
  2. Muutke menüüs Korduv koosolek soovitud suvandeid (nt teema, asukoht, aeg).
  3. Klõpsake nuppu Saada värskendus.

 Näpunäide.   Kalendris võite koosoleku lohistada muule kuupäevale. Samuti võite teemat redigeerida, klõpsates kirjeldusteksti (või vajutades klahvi F2) ja tippides oma muutused.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Koosoleku muutmine korduvaks

  1. Avage koosolek, mille soovite korduvaks muuta.
  2. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Suvandid nuppu Korduvus.
  3. Klõpsake korduvussagedust (Iga päev, Iga nädal, Iga kuu, Iga aasta), millega teie koosolek peaks korduma, ning valige seejärel sagedussuvandid. Lõpuks klõpsake nuppu OK.
  4. Klõpsake nuppu Saada värskendus.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Koosoleku muutmine eraviisiliseks

  1. Looge või avage koosolek, mille soovite eraviisiliseks muuta.
  2. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Suvandid nuppu Era.

 NB!   Koosoleku, kontakti või tööülesande detailidele teiste isikute juurdepääsu takistamiseks ei peaks te lootma jääma ainult funktsioonile Era. Veendumaks, et teised isikud teie eraüksust lugeda ei saa, keelake neile lugemisõigused kaustadele Kalender, Kontaktid ja Tööülesanded. Isik, kellele on teie kaustadele juurdepääsuks antud lugemisõigus, saab teatud programmeerimismeetodite abil või teiste e-posti rakenduste kaudu teie eraüksuse üksikasju siiski vaadata. Kasutage funktsiooni Era ainult siis, kui ühiskasutate kaustu inimestega, keda usaldate.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Meeldetuletuse seadmine või eemaldamine

Tehke ühte järgmistest:

  • Kõik loodavad uued koosolekud    
    1. Klõpsake menüü Tööriistad käsku Suvandid.
    2. Meeldetuletuse automaatseks sisse- või väljalülitamiseks uute koosolekute puhul märkige või tühjendage ruut Meeldetuletus vaikimisi.
    3. Ruudu märkimisel sisestage aeg enne koosolekut, mil meeldetuletus peaks kuvatama.
  • Olemasolevad koosolekud    
  1. Avage koosolek (või sari, kui koosolek on korduv).
  2. Meeldetuletuse sisse- või väljalülitamiseks valige menüü Koosolek jaotise Suvandid loendist väärtus Pole või sobiv meeldetuletusaeg.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Outlook 2007