Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mille Microsoft Outlook teostab sissetulevate ja väljaminevate meilisõnumite korral vastavalt teie määratud tingimustele automaatselt. Reegli saate luua mallist, meilisõnumist või oma tingimusi kasutades.

Kasutate selle asemel Outlook Web Appi? Lisateavat Outlooki töölauaprogrammiga töötavate reeglite loomise ja haldamise kohta vt vahekaardilt Sisendkausta reeglid.

Selles artiklis


Meilisõnumite haldamine reeglite abil

Reegel on toiming, mis Microsoft Outlook käivitub automaatselt teie määratud reeglile vastava meilisõnumi vastuvõtmisel või saatmisel. Reegliviisardi abil saate valida mitmeid tingimusi ja toiminguid.

Reeglid jagunevad kahte kategooriasse – korraldamine ja teavitamine. Reegleid rakendatakse ainult lugemata ja mitte juba loetud sõnumitele.

Reeglimallid viisardis Reeglid

Reegliviisard sisaldab järgmisi kõige sagedamini kasutatavate reeglite malle.

  • Olge organiseeritud! –     nende reeglite abil saate meilisõnumeid arhiivida ja jälgida. Näiteks saate luua reegli, mille kohaselt teatud saatja (nt Tiit Parts) meilisõnumid, mille Teema real on „müügipakkumine”, märgitakse järeltegevuse lipuga, kategoriseeritakse kui Müügipakkumine ning teisaldatakse kausta nimega Tiidu müügipakkumised.
  • Ajaga sammu pidamine –     need reeglid teavitavad teid, kui võtate vastu teatud sõnumi. Näiteks saate luua reegli, mis perekonnaliikmelt saadud meilisõnumi korral saadab automaatselt teatise teie mobiiltelefonile.
  • Tühjast reeglist alustamine –     need on reeglid, mille loote reeglimalli abita ja mida saate täielikult kohandada.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Reegli loomine

Outlook sisaldab enimesinevate olukordade jaoks reeglimalle. Kasutage neid reeglimalle või looge oma kohandatud reeglid.

Outlooki reeglimallide kasutamine

  1. Klõpsake menüüd Fail.
  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.
  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.
  4. Valige jaotises 1. juhis: valige mall soovitud mall mallikogumikest Olge organiseeritud! või Ajaga sammu pidamine.
  5. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust mõnda allakriipsutatud väärtust. Näiteks kui klõpsate linki inimesed või avalik rühm, avatakse aadressiraamat.
  6. Klõpsake valikut Edasi.
  7. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.
  8. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  9. Klõpsake valikut Edasi.
  10. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.
  11. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  12. Klõpsake valikut Edasi.
  13. Valige jaotises 1. juhis: valige erandid reegli jaoks soovitud erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.
  14. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  15. Klõpsake valikut Edasi.
  16. Sisestage jaotises 1. juhis: reegli nime määramine nimi.
  17. Märkige jaotises 2. juhis: seadistuse reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.
    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.
    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli välja lülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.
    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.
  18. Klõpsake nuppu Finish (Valmis).

Lehe algusesse Lehe algusesse

Kohandatud reegli kujundamine

  1. Klõpsake menüüd Fail.
  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.
  3. Klõpsake dialoogiboksi Reeglid ja teatised vahekaardil Meilireeglid nuppu Uus reegel.
  4. Klõpsake jaotises Alusta tühjast reeglist raadionuppu Kontrolli sõnumeid nende saabumisel või Kontrolli sõnumeid pärast saatmist.
  5. Klõpsake valikut Edasi.
  6. Valige jaotises 1. juhis: valige tingimused tingimused, millele sõnumid peavad reegli rakendamiseks vastama.
  7. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud tingimuse jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  8. Klõpsake valikut Edasi.
  9. Valige jaotises 1. juhis: valige toimingud toiming, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.
  10. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud toimingu jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  11. Klõpsake valikut Edasi.
  12. Valige jaotises 1. juhis: valige erandid reegli jaoks soovitud erandid ja klõpsake siis nuppu Edasi.
  13. Klõpsake jaotises 2. juhis: redigeerige reegli kirjeldust suvalise lisatud erandi jaoks allakriipsutatud väärtust ja seejärel määrake väärtus.
  14. Klõpsake valikut Edasi.
  15. Sisestage jaotises 1. juhis: reegli nime määramine nimi.
  16. Märkige jaotises 2. juhis: seadistuse reeglisuvandid soovitud suvandite märkeruudud.
    • Kui soovite reeglit rakendada sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse, märkige ruut Rakenda see reegel kohe sõnumitele, mis on juba kaustas Sisse.
    • Uus reegel lülitatakse vaikimisi sisse. Reegli välja lülitamiseks tühjendage ruut Lülita see reegel sisse.
    • Reegli rakendamiseks kõigile Outlookis seadistatud meilikontodele, märkige ruut Loo see reegel kõigi kontode puhul.
  17. Klõpsake nuppu Finish (Valmis).

Lehe algusesse Lehe algusesse

Reegli loomine sõnumi saatjate või adressaatide alusel

Reegli saab kiirelt luua mistahes sõnumist. Selle reegloloomismeetodi eeliseks on see, et reegleid soovitatakse sõnumi saatja või adressaatide alusel. Näiteks sõnumi alustamisel pakub üks reegel, et kõik selle saatja sõnumid teisaldatakse teie valitud kausta.

  1. Klõpsake sõnumit, mille põhjal soovite reegli luua. Seejärel klõpsake seejärel menüü Avaleht jaotise Teisaldamine nuppu Reeglid.

Soovitatud reeglid kuvatakse sõnumi saatja ja adressaatide alusel.

  1. Valige üks järgmistest:
  • Klõpsake mõnda soovitatud reeglit, klõpsake sihtkausta ja seejärel nuppu OK.
  • Kui soovite täiendavaid reeglivalikuid sõnumi saatja, adressaatide või teema alusel, klõpsake nuppu Loo reegel.

Kui valisite 2. juhises valiku Loo reegel, kuvatakse dialoogiboks Reegli loomine. Jätkake järgmiste juhistega.

  1. Märkige jaotises Kui saan kõigi valitud tingimustega meilisõnumi ruudud soovitud tingimuste jaoks.
  2. Märkige jaotises Tee järgmist ruudud toimingute jaoks, mille reegel peaks määratud tingimuste täitmisel käivitama.
  3. Märkige ruut Teisalda üksus kausta.
  4. Klõpsake olemasolevat kausta või nuppu Uus, et luua sõnumite talletamiseks kaust.

Reeglile täiendavate tingimuste, toimingute või erandite lisamiseks klõpsake nuppu Täpsemad suvandid ja seejärel järgige viisardi Reegliviisard edasisi juhiseid. See on sama viisard, mis kuvatakse Backstage'i vaates nupu Halda reegleid ja hoiatusi klõpsamisel (menüü Fail klõpsamisel). Lisateavet leiate teemast Kohandatud reegli kujundamine.

  1. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Reeglite importimine või eksportimine

Lisateavet reeglite importimise ja eksportimise kohta nii, et teised saaksid neid kasutada vt vahekaardilt Reeglikogumi import või eksport.

Reegli käsitsi käivitamine

Ühe või mitme reegli käsitsi rakendamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüüd Fail.
  2. Klõpsake nuppu Halda reegleid ja teatisi.
  3. Klõpsake nuppu Rakenda reeglid kohe.
  4. Märkige dialoogiboksi Reeglite rakendamine jaotises Valige reeglid rakendamiseks ruut nende reeglite kõrval, mida soovite rakendada.
  5. Klõpsake väljal Käivita kaustas, kuis soovite valida erineva kausta, klõpsake nuppu Sirvi, klõpsake kausta ja seejärel nuppu OK.

Märkige ruut Kaasa alamkaustad, et kaasata kõik 5. juhises määratud kausta kuuluvad kaustad.

  1. Loendis Reeglite rakenduskoht: on vaikevalikuks kõik sõnumid. Saate seda muua loetud või lugemata sõnumite jaoks.
  2. Klõpsake nuppu Rakenda kohe.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Serveripõhiste ja kliendikohaste reeglite võrdlus

Rakenduses Outlook on kahte tüüpi reegleid – serveripõhised ja vaid kliendikohased.

  • Serveripõhised reeglid –     kui kasutate Microsoft Exchange Serveri kontot, on mõned reeglid serveripõhised reeglid. Need reeglid töötavad teie postkastis Exchange'i meiliserveris, isegi kui rakendus Outlook ei tööta. Serveripõhised reeglid tuleb rakendada sõnumitele nende kausta Sisse esmakordsel edastamisel ja reeglid peavad saama töötada kuni nende serveris lõpule viimiseni. Näiteks sõnumi printimist määravat reeglit ei saa käivitada enne, kui reegel on serveris lõpule viidud. Kui reeglit ei saa serveris rakendada, rakendatakse see Outlooki käivitamisel ja reegel muutub seejärel kliendikohaseks reegliks.
  • Kliendikohased reeglid     – kliendikohased reeglid on reeglid, mis rakendatakse ainult arvutis. Kliendikohaseid reegleid ei saa käivitada enne, kui need on serveris rakendatud (nt määratud sõnumite printimine). Kliendikohased reeglid rakendatakse ainult siis, kui Outlook on käivitatud.

Kui reeglite loendis on mõlemat tüüpi reegleid, rakendatakse enne serveripõhised ja seejärel kliendikohased reeglid.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Reeglite rakendamine rakenduse Outlook muudele üksustele

Vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused

Reeglite rakendamisel töödeldakse vastuvõtuteatisi, lugemisteatisi, hääletusvastuseid ja automaatvastuseid (kontorist väljasoleku teatised) sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab kõik üksused (üksus: üksus on Outlookis teavet sisaldav põhielement (sarnane failiga muudes programmides). Üksuste hulka kuuluvad meilisõnumid, kohtumised, kontaktid, tööülesanded, päevikukanded, märkmed ja postitatud üksused ning dokumendid.), mille teema sisaldab sõna "koosolek", kindlaksmääratud kausta, teisaldab ka kõik vastuvõtuteatised, hääletusvastused ja automaatvastused, mille teema sisaldab sõna "koosolek".

 Märkus    Kui reegel teisaldab kõik hääletusvastused kaustast Sisse mõnda muusse kausta, mõjutab see hääletuse jälgimist. Kui avate hääletusnuppu sisaldava saadetud sõnumi, siis jälitusteabesse ei kaasata reegli eemaldatud sõnumi vastuste arvestust. Vastuse käsitsi eemaldamine ja kustutamine ei mõjuta jälitusteavet.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Koosolekukutsed, tööülesannete määramised ja dokumendid

Reeglite rakendamisel käsitletakse koosolekukutseid, tööülesannete määramisi ja dokumente sõnumitena. Näiteks reegel, mis teisaldab kõik üksused (üksus: üksus on Outlookis teavet sisaldav põhielement (sarnane failiga muudes programmides). Üksuste hulka kuuluvad meilisõnumid, kohtumised, kontaktid, tööülesanded, päevikukanded, märkmed ja postitatud üksused ning dokumendid.), mille väljal Teema on sõna "koosolek", määratud kausta, teisaldab see ka kõik sellele reeglile vastavad koosolekukutsed ja tööülesannete määramised. Siiski tuleb seda tüüpi üksusi mõjutavate reeglite loomisel meeles pidada järgmisi piiranguid.

  • Kui üksus teisaldatakse mittemeilikausta, ei pruugi see eeldatud viisil töötada. Kui sõnum teisaldatakse näiteks kausta Kalender, siis uut kohtumist ei looda.
  • Kui koosolek või tööülesande vastus teisaldatakse reegli abil kausta Kustutatud, siis ei jälitata vastust algse sõnumiga.
  • Kui koosolekukutse teisaldatakse automaatselt kausta Kustutatud, ei lisata koosolekut kausta Kalender.
  • Sõnumi saatmist mõjutavaid reegleid ei rakendata tööülesande määramistele ja koosolekukutsetele.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Kontaktirühmad

Kontaktirühma sisaldav reegel võib sõltuvalt reegli loomise viisist erinevalt käituda.

  • Kontaktirühm kausta saadetud sõnumite teisaldamine     – see reegel on saadaval ainult siis, kui kasutate Exchange Serveri kontot. Määratud kausta teisaldatakse ainult kontaktirühmale saadetud sõnumid. Kontaktirühma liikmete saadetud sõnumeid määratud kausta ei teisaldata.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Sõnumite edasisaatmine ettevõttest välja

Kui kasutate vaikimisi Microsoft Exchange Server 2010 kontot ei saa te kasutada reegleid sõnumite edasi saatmiseks ettevõttevälisele meiliaadressile. Selle sättega takistatakse konfidentsiaalse ja privaatse ettevõtteteabe avalikustamist. Seda sätet saab muuta vaid Exchange'i administraator.

Lisateavet leiate teemast Selle Microsoft Exchange Serveri versiooni määratlemine, millega konto ühenduse loob.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
Outlook 2010