SharePointi saidil failide avamine, redigeerimine ja värskendamine

Kasutades rakendust Microsoft Office Outlook 2007, on failide sirvimiseks, redigeerimiseks ja otsimiseks võimalik luua ühendus SharePointi saidil asuva teegiga. Luues ühenduse oma SharePointi teegi ja Outlooki vahel, on teil võimalik failidega töötada arvuti kõvakettal, isegi kui olete kontorist eemal.

 Märkus.   Selles artiklis kirjeldatud funktsioonid töötavad SharePointi saitide puhul, kus töötab Windows SharePoint Services 3.0 või Microsoft Office SharePoint Server 2007. Kui te ei tea, millised Microsoft SharePointi tooted ja tehnoloogiad teie serveris töötavad, küsige abi serveriadministraatorilt.

Selle artikli teemad


Ülevaade

Kui kasutate teabe haldamiseks pidevalt Outlooki, võite SharePointi teegi failidega töötamiseks kasutada veebibrauseri asemel rakendust Office Outlook 2007. Näiteks võib tekkida olukord, kus meilisõnumile vastamisel soovite SharePointi saidilt mõnda rühmajuhist vaadata. Loonud ühenduse SharePointi teegi ja Outlooki vahel, võite sirvida ja vaadata soovitud faili nagu meilisõnumit, seejuures Outlookist lahkumata.

SharePointi teegi dokumendid Outlookis

Viiktekst 1 Rakenduses Outlook 2007 on SharePointi teegi vaate korraldamiseks ja sortimiseks mitmeid võimalusi.
Viiktekst 2 Failiga võrguühenduseta töötamisel ilmub punane nool, mille klõpsamisel kuvatakse täpsem info faili oleku kohta (nt millal faili muudeti).

Failide Outlookis redigeerimise teiseks eeliseks on failide salvestamine töötamise ajal arvuti kõvakettale, niisugune moodus on tavaliselt kiirem kui töö serveris.

Milliste failidega Outlookis töötada?

Kõige paremini sobivad Outlookis sirvimiseks ja redigeerimiseks SharePointi saidi dokumenditeegis asuvad igapäevases kasutuses olevad failid (nt dokumendid, arvutustabelid ja esitlused). Faile võib sirvida ka muudes teegitüüpides (nt pilditeekides). Keerukamate andmetehete korral (nt töötamine kohandatud loenditega või andmebaasi rakenduste värskendamine) sobib paremini töö otse SharePointi saidil. Kui soovite muuta teegi sätteid ja struktuuri või luua uue teegi, peaksite teegiga töötama otse SharePointi saidil.

Rakenduse Office Outlook 2007 abil on võimalik avada mitmete rakendustüüpide faile. Kui fail on ühilduv teenusega Windows SharePoint Services 3.0 või serveriga Office SharePoint Server 2007, võite pärast töö lõpetamist faili redigeerida ja muudatusi värskendada ka serveris. Ühilduvateks failideks on näiteks Microsoft Office Excel 2007 töölehed, Microsoft Office PowerPoint 2007 esitlused ja Microsoft Office Word 2007 dokumendid.

Samuti on faile võimalik välja möllida võrguühenduseta töötamiseks, näiteks kui olete lennureisil. Jõudnud tagasi kontorisse, võite SharePointi saidil olevaid failiversioone värskendada.

Faili salvestamisel või redigeerimisel ei värskendata failis tehtud muudatusi serveris automaatselt. See tagab kiirema töö võrguühenduseta failidega, kuna arvuti ei pea töö ajal serveriga ühendust looma. Faili sulgemisel palutakse värskendused serveris salvestada. Värskendatakse vaid muudetud faile, mis tähendab, et Outlook ei pea jälle kogu teeki serveriga sünkroonima.

Kui enne serveris värskendamist teeb keegi teine failis muudatusi, pakub programm faili serveris värskendamisel kas kahe muudatuste komplekti ühendamist või võimalust valida, millise failiversiooni soovite säilitada. Et takistada teistel failis muudatuste tegemist, võite faili enne selle kallal tööle asumist välja möllida.

Kus Outlookis failid kuvatakse?

Pärast ühenduse loomist SharePointi teegi ja rakenduse Office Outlook 2007 vahel kuvatakse teek kaustas SharePointi loendid. Sellest hetkest alates võite kasutada Outlooki jälitamis- ja suhtlusfunktsioone (nt failile järeltegevuseks lipu seadmine, faili liigitamine ja kolleegidele edasisaatmine). Outlookis rakendatud lipud ja kategooriad pole saadaval, kui töötate saidil veebibrauseris, kuid Outlookis aitavad need teil tööd paremini korraldada.

Töötades Outlookis, on kerge leida tööks vajalikke faile, kui kasutate Outlooki otsingukaustu kaustas SharePointi loendid. Otsingukaustad ei talleta tegelikult üksusi, vaid on vaated, mis aitavad kergesti leida teistesse kaustadesse salvestatud üksusi.

Sama moodi, nagu vaatate sõnumeid kaustas Sisse, on võimalik vaadata teegi failide tiitleid, neid otsida ja avada. Teegi mis tahes kaustastruktuur kuvatakse ka Outlookis. Failid ei suurenda sisendkausta mahtu, vaid salvestatakse kõvaketta erakaustafaili (.pst).

Soovi korral võite Outlookis alla laadida ka vaid üksiku tööks vajaliku üksuse või kausta. Kui tööks kasutatavad fail või failid asuvad kaustas, laadib Outlook alla ka kausta struktuuri. Siiski pole võimalik alla laadida teegi filtreeritud vaadet (nt kindla osakonna poolt loodud faile).

Failide eelvaates vaatamine Outlookis

Rakenduse Office Outlook 2007 eelvaate paanil on võimalik eelvaates vaadata mitmeid SharePointi teegis salvestatud failitüüpe. Lisateave faili oleku kohta (nt millal viimati faili redigeeriti) võidakse kuvada faili ülaosas.

Eelvaate paanil SharePointi teegi faili kohta teabe kuvamine

 Märkus.   Kui kasutate suurt teeki, võib süsteemiadministraator reguleerida faili päise (nt tiitel ja muud atribuudid) või kogu faili allalaadimist. Kui vaikimisi laaditakse alla vaid faili päised, saate ka üksikud failid vajaduse tekkimisel alla laadida.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Ühenduse loomine SharePointi teegi ja Outlooki vahel

  1. Avage veebibrauseris SharePointi saidil teek.

Kui te ei leia teegi asukohta, klõpsake linki Kogu saidi sisu kuvamine ja klõpsake siis oma teegi nime.

  1. Klõpsake menüü Toimingud Menüü Toimingud käsku Ühenda Outlookiga.

Kausta Ühisdokumendid menüü Toimingud

  1. Kui teil palutakse kinnitada, et soovite SharePointi teegi ja Outlooki vahel ühenduse luua, klõpsake nuppu Jah.

Outlookis lisatakse teek uue kausta SharePointi loendid kaustaloendisse.

Kui klõpsate lisatud teeki, kuvatakse teegi failid sama moodi nagu meilisõnumidki. Faili avamiseks topeltklõpsake seda või paremklõpsake lisasuvandite nägemiseks.

 Märkused 

  • Kui teek sisaldab kaustu ning te soovite kõigi failide ja kaustade ning Outlooki vahel ühenduse luua, vaadake teeki enne Outlookiga ühenduse loomist kõrgeimal tasemel. Kui sirvite ühenduse loomisel teegi mõne kausta sisu, luuakse ühendus vaid Outlooki ja selle kausta sisu vahel.
  • Vaid kausta sisu ja Outlooki vahel ühenduse loomiseks on kaks võimalust. Kui teie faile sisaldav kaust pole avatud, valige soovitud kaust, klõpsake kuvatud noolt ning seejärel klõpsake käsku Ühenda Outlookiga. Kui kaust, millega soovite ühenduse luua, on juba avatud, järgige teegiga ühenduse loomise juhiseid, klõpsates menüüs Toimingud käsku Ühenda Outlookiga.

 Näpunäide.   Pärast teegi ja Outlooki vahel ühenduse loomist saate saata kolleegidele ühiskasutussõnumi, kutsudes neid teegiga ühendust looma. Paremklõpsake Outlookis teegi nime, seejärel klõpsake käsku Anna teegi nimi ühiskasutusse. Sellega luuakse meilisõnum, mis sisaldab linki ja käsku teegiga ühenduse loomiseks.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi teegis asuva faili allalaadimine Outlooki

Väga suurte teekide korral võib Outlook alla laadida vaid saadaolevate failide loendi, andes võimaluse alla laadida vaid vajalikud failid. Lisaks on võimalus alla laadida esialgu vaid failide loend ning seejärel aja jooksul kõik failid. See võimaldab näha failide loendit kiiremini. Ka teie süsteemiadministraator võib määrata, et kõiki faile automaatselt alla ei laadita.

Kui te pole faili alla laadinud, kuvatakse see sõnumiloendi rühmas Allalaadimiseks saadaval. Võite märkida faili allalaadimiseks käsu Saada / võta vastu järgmise kasutuskorra või laadida faili alla kohe, juhul kui teil on ühendus SharePointi saidiga.

  1. Sõnumiloendi rühmas Allalaadimiseks saadaval paremklõpsake faili, mille soovite alla laadida.

 Näpunäide.   Mitme faili korraga märkimiseks hoidke failipäiste klõpsamisel all juhtklahvi (CTRL).

  1. Klõpsake kiirmenüü käsku Märgi dokumendid allalaadimiseks.

 Märkus.   Veel allalaadimata faili eelvaates saate nupu Laadi see dokument alla klõpsamisel faili serveriühenduse korral alla laadida.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi teegis asuva faili avamine Outlooki abil

Faili avamiseks rakenduses Office Outlook 2007 peate esmalt teegi ja Outlooki vahel ühenduse looma. Lisateabe saamiseks vaadake selle artikli teemat Ühenduse loomine SharePointi teegi ja Outlooki vahel.

Pärast failide Outlooki allalaadimist saate need avada ka ühenduseta töötades. Et teha kindlaks, kas failid on saadaval, aktiveerige vaade, kus failid on korraldatud nende saadavaloleku järgi. Kõik allalaadimata failid kuvatakse rühmas Allalaadimiseks saadaval. Jaotises Vt ka on linke üldisemale teabele vaadete korraldamise kohta Outlookis.

  1. Laiendage vaate Elektronpost  navigeerimispaanil kausta SharePointi loendid ja valige siis oma SharePointi teegi nimi.

Kui kausta SharePointi loendid pole kuvatud, klõpsake nupu Kõik meiliüksused kõrval asuvat noolt ning veenduge, et ruut SharePointi loendid oleks märgitud.

  1. Faili avamiseks topeltklõpsake selle nime. Kui teil palutakse faili allikas kinnitada ja te olete faili turvalisuses veendunud, klõpsake nuppu Ava.
  2. Kui faili on serveris pärast selle Outlooki allalaadimist värskendatud, võidakse teilt küsida, kas soovite avada faili uusima versiooni. Klõpsake nuppu Jah või Ei, olenevalt sellest, kas soovite avada oma arvuti kõvakettal asuva versiooni või serveris leiduva versiooni.
  3. Fail avatakse selle loomiseks kasutatud programmis, juhul kui teil on vastav programm arvutisse installitud.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi teegis asuva faili redigeerimine Outlooki abil

Faili redigeerimiseks rakenduses Office Outlook 2007 peate esmalt teegi ja Outlooki vahel ühenduse looma. Lisateabe saamiseks vaadake selle artikli teemat Ühenduse loomine SharePointi teegi ja Outlooki vahel.

 Näpunäide.   Kui soovite takistada teistel faili muudatuste tegemist samal ajal, kui te failiga töötate, võite faili esmalt SharePointi saidi teegist välja möllida. Kui fail enne avamist välja möllitakse, avaneb fail redigeerimisrežiimis ning saate kohe alustada muudatuste sisseviimist.

Pärast failide Outlooki allalaadimist saate need avada ka ühenduseta töötades. Et teha kindlaks, kas failid on saadaval, aktiveerige vaade, kus failid on korraldatud nende saadavaloleku järgi. Kõik allalaadimata failid kuvatakse rühmas Allalaadimiseks saadaval. Jaotises Vt ka on linke üldisemale teabele vaadete korraldamise kohta Outlookis.

  1. Laiendage vaate Elektronpost  navigeerimispaanil kausta SharePointi loendid ja valige oma SharePointi teegi nimi.

Kui te ei leia kausta SharePointi loendid, klõpsake nupu Kõik meiliüksused kõrval asuvat noolt ja veenduge, et ruut SharePointi loendid oleks märgitud.

  1. Faili avamiseks topeltklõpsake selle nime. Kui teil palutakse faili allikas kinnitada ja te olete faili turvalisuses veendunud, klõpsake nuppu Ava.
  2. Kui faili on serveris pärast selle Outlooki allalaadimist värskendatud, võidakse teilt küsida, kas soovite avada faili uusima versiooni. Klõpsake nuppu Jah või Ei, olenevalt sellest, kas soovite avada oma arvuti kõvakettal asuva versiooni või serveris leiduva versiooni.
  3. Fail avatakse selle loomiseks kasutatud programmis, juhul kui teil on vastav programm arvutisse installitud.

Kui fail on loodud programmiga, mis on ühilduv teenusega Windows SharePoint Services 3.0 (nt Word 2007, Excel 2007 või PowerPoint 2007), võib teateriba olla kuvatud faili ülaosas. Teateriba kuvatakse tiitliribast ja kõigist faili ülaosas kuvatavatest tööriistaribadest allpool. Teateriba sisaldab teksti Ühenduseta serveri dokument ja nuppu Redigeeri ühenduseta.

  1. Klõpsake nuppu Redigeeri ühenduseta.

Võidakse kuvada sõnum, mis annab teavet ühenduseta töötamise kohta (nt lingid kõvaketta SharePointi mustandite kausta ja suvandite Ühenduseta redigeerimise suvandid juurde).

  1. Tehke faili soovitud muudatused ning salvestage fail nagu tavaliselt.
  2. Sulgege fail.

Kui olete faili sulgemise hetkel serveriga ühenduses, kuvatakse dialoogiboks Ühenduseta redigeerimine, mis võimaldab tehtud muudatusi serveris värskendada. Kui teil faili sulgemisel puudub SharePointi saidi serveriga ühendus, dialoogiboksi ei kuvata. Dialoogiboksi kuvamiseks peate taastama ühenduse serveriga ning taasavama faili.

  1. Kui olete valmis värskendama faili serveris, klõpsake nuppu Värskenda.
  2. Kui olete faili välja möllinud, ei näe teised serveris muudatusi enne faili sissemöllimist. Kui fail on välja möllitud, võidakse teil paluda fail taas sisse möllida. Kui olete valmis faili sisse möllima, klõpsake nuppu Jah.

Teid võidakse paluda sisestada lisateavet (nt kommentaare tehtud muudatuste või teiste faili detailide kohta).

  1. Kui töötate failiga serveriühenduseta, ei paluta teil faili sulgemisel faili värskendada. Kui olete valmis faili serveris värskendama, avage fail uuesti, tehke soovitud lisamuudatused ja seejärel sulgege fail. Dialoogiboksi Ühenduseta redigeerimine kuvamisel klõpsake nuppu Värskenda.

 Märkus.   Kui te ei möllinud faili enne selle kallal töötamist välja ning keegi värskendas samal ajal seda faili serveris, kuvatakse serveri konfliktiteade. Muudatuste sobitamiseks järgige juhiseid.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi faili eemaldamine Outlookist

Kui teil on suur teek, ei pruugi te kõiki selle faile rakenduses Outlook 2007 näha. Üksikud failid või kaustad, mida te oma töös ei vaja, saate Outlooki kaustast SharePointi loendid eemaldada. See toiming ei kustutata faile SharePointi teegist.

  1. Valige vaate Elektronpost navigeerimispaanil kaustas SharePointi loendid teek, millest soovite eemaldada ühe või mitu faili.
  2. Valige sõnumiloendis fail, mille soovite eemaldada.

Mitme faili valimiseks hoidke failipäiste klõpsamisel all juhtklahvi (CTRL). Kõigi failide valimiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+A.

  1. Paremklõpsake valikut ning klõpsake käsku Eemalda ühenduseta eksemplar.

Eemaldatud failipäis liigub rühmast Allalaaditud dokumendid rühma Allalaadimiseks saadaval. Kui klõpsate eemaldatud faili päist, ei kuvata lugemispaanil enam eelvaadet, kuna faili kohalik koopia on eemaldatud.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi teegi eemaldamine Outlookist

  1. Märkige vaate Elektronpost navigeerimispaanil kaustas SharePointi loendid teek, mille soovite eemaldada.
  2. Paremklõpsake kausta ning klõpsake kiirmenüü käsku Kustuta teegi nimi.
  3. Kui kustutamist palutakse kinnitada, siis klõpsake nuppu Jah.

 Märkus.   Selle toiminguga eemaldatakse teek vaid Outlookist, mitte SharePointi saidilt.

Tagasi algusse Tagasi algusse

SharePointi teeki faili lisamine e-posti teel

Kui teie SharePointi sait ja teek on häälestatud vastu võtma e-posti, võib faile teeki lisada, saates neid meilisõnumi manusena (nagu saadaksite kolleegile manusega meilisõnumi). Te ei pea teegi ja Outlooki vahel ühendust looma.

Enne teeki e-posti saatmist peate kindlaks tegema, kas teek on häälestatud vastu võtma e-posti, ning vajadusel hankima teegi aadressi.

  1. Teegi meiliaadressi saamiseks tehke ühte või mitut järgmistest toimingutest.
    • Kui meiliaadressi pole aadressiraamatus, saate selle teegi koostanud isikult. Lisage aadress kontaktiloendisse, et võiksite selle hiljem vaevata üles leida.
    • Vaadake SharePointi saidil teegi tiitli all kuvatavat teegi kirjeldust, kuhu saidi omanik on võinud lisada teegi meiliaadressi.
    • Kui teil on ligipääs teegi sätetele, vaadake teegi meilisätteid.
      1. Teegi avamiseks klõpsake brauseris oma saidil teegi nime.

Kui teie teegi nime ei kuvata, klõpsake linki Kogu saidi sisu kuvamine ning seejärel oma teegi nime.

  1. Klõpsake menüüs SättedMenüü pilt avatava teegitüübi sätteid.

Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

  1. Kui teegil on lubatud vastu võtta e-posti, kuvatakse selle aadress jaotises Loenditeave välja Meiliaadress kõrval.
  1. Lisage meilisõnumile Outlookis manusfail (nt dokument või tööleht).
  2. Lisage teegi aadress väljale Adressaat või Koopia. Kui teie SharePointi rühm juba sisaldab teeki, siis lisage selle asemel SharePointi rühma meiliaadress.
  3. Klõpsake nuppu Saada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Outlook 2007