Ettevõttevälistele isikutele saitide või dokumentide ühiskasutusse andmine

 Märkus    Kui siinne teave ei vasta sellele, mida te näete, siis on võimalik, et kasutate Office 365 versioonitäienduseelset versiooni. Asjakohast teavet leiate artiklist Saidi ühiskasutus väliskasutajatega .
Kas ma kasutan versioonitäiendusjärgseid Office 365 teenuseid?

Kui teie töö hõlmab dokumentide ühiskasutust või otsest koostööd hankijate või klientidega, siis võib-olla soovite kasutada oma saite sisu ühiskasutusse andmiseks ettevõttevälistele isikutele, kellel pole teie Microsoft Office 365 abonemendi jaoks litsentse.

Selleks on kolm võimalust.

See teema selgitab, kuidas saate saidi või dokumendi ettevõttevälistele isikutele ühiskasutusse anda.

Näpunäited enne alustamist

Enne selle sammu astumist ja sisu väliselt ühiskasutusse andmist peaksite lugema jaotist Liigse ühiskasutuse vältimise head tavad. Kui teid huvitab, millist tüüpi kasutajaid loetakse väliskasutajateks ja millised õigused välisel kasutajal olla võivad, lugege teemat Kes on väliskasutaja? Teavet välise ühiskasutuse funktsiooni sisse- ja väljalülitamise kohta leiate jaotisest Välise ühiskasutuse haldamine.

Selles artiklis


Saidi ühiskasutus

Kui annate saidi väliskasutajatele ühiskasutusse, saadate neile kutse, mida nad kasutavad teie saidile sisse logimiseks. Saate selle kutse saata mis tahes meiliaadressile. Kui adressaat võtab kutse vastu, saab ta sisse logida Microsofti konto või Office 365 kasutaja ID abil. Saate saidi ühiskasutusse andmisel valida, mis tüüpi õigused peaksid isikul saidil olema.

Olge ettevaatlik, kui annate ühiskasutusse oma meeskonnatöö saidi või mis tahes muu saidi, mida ettevõte kasutab peamiselt sisekasutuseks ja dokumentide jaoks – annate väliskasutajatele selle saidi ja kõigi selle õigusi ühiskasutavate alamsaitide pääsuõiguse. Võib-olla annate väliskasutajatele juurdepääsu tundlikule sisule. Kui peate jätkuvalt ettevõtteväliste isikutega koostööd tegema, siis häälestage vaid väliseks ühiskasutuseks kasutatav sait ja konfigureerige sait nii, et sellel on võrreldes muude saitidega ainuõigused. Lisateavet õiguste pärimise kohta leiate teemast Mis on õiguste pärimine?.

Peate saidi väliskasutajatele ühiskasutusse andmiseks olema saidi omanik või omama täielikke haldusõigusi. Lisaks peab välise ühiskasutuse funktsioon olema teie Office 365 abonemendis sisse lülitatud (sõltuvalt teie lepingust saab teie Office 365 administraator või SharePoint Online'i administraator seda teha).

  1. Avage sait, mille soovite väliskasutajatega ühiskasutusse anda.
  2. Klõpsake käsku Ühiskasutus.
    Pilt: käsk Ühiskasutus kuva paremas ülanurgas.
  3. Sisestage dialoogiboksis Ühiskasutus kutsutavate väliskasutajate nimed (nt keegi@outlook.com või keegi@contoso.com).

    Meeldetuletus: käsu Ühiskasutus abil saate saidile juurdepääsu anda ka litsentsiga sisekasutajatele. Sel juhul sisestage lihtsalt kutsutavate isikute nimed.
  4. Tippige kutsele lisatav sõnum.
  5. Kui soovite väliskasutaja teatud õiguserühma määrata, klõpsake nuppu Kuva suvandid ja seejärel valige soovitud rühm.

    Kasutajatele tuleks määrata soovitud toimingu tegemiseks minimaalselt vajalikud õigused. Näiteks kui kutsutud isikud peavad vaid sisu lugema, siis määrake nad rühma Külastajad, millel on vaikimisi lugemisõigused. Kui väliskasutajad peavad saama sisu redigeerida või värskendada, siis lisage nad rühma Liikmed, millel on vaikimisi redigeerimisõigused. Olge ülimalt ettevaatlik, kui lisate väliskasutajad mis tahes rühma, millel on täielikud haldamisõigused.


    Pilt: saidi dialoogiboks Ühiskasutus koos väliskasutajate kasutajanimedega.
  6. Klõpsake nuppu Ühiskasutus.

Vaikimisi aeguvad kõik väliskasutajatele saadetud kutsed 7 päeva pärast. Kui kutsutud isik ei võta 7 päeva jooksul kutset vastu ja soovite sellele isikule siiski saidile juurdepääsu anda, peate kutse uuesti saatma.

Kui väliskasutajad saavad kutse, peavad nad klõpsama nuppu, mis avab lehe, kus nad saavad Microsofti konto või Office 365 kasutaja ID abil teie SharePoint Online'i saidile sisse logida. Kui kasutajatel pole vähemalt Microsofti kontot, saavad nad tasuta Microsofti konto jaoks registreeruda.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Dokumendi ühiskasutusse andmine anonüümse külaliselingi saatmise või postitamise abil

Saate luua anonüümse külaliselingi ja seda vabalt valitud viisil jagada. Näiteks postitada suhtlusmeedialehel või kleepida meilisõnumisse. Saate luua külaliselingi, mis annab redigeerimisõiguse või ainult kuvamise õiguse.

Peate dokumendi väliskasutajatele ühiskasutusse andmiseks olema saidi omanik või omama täielikke haldusõigusi. Lisaks peab välise ühiskasutuse funktsioon olema Office 365 teenusesätetes või SharePoint Online'i administreerimiskeskuses sisse lülitatud (sõltuvalt teie lepingust). Saidikogumi väline ühiskasutus peab olema samuti sisse lülitatud (vaid suurettevõtete lepingud).

  1. Klõpsake dokumendi viiktekstiakna avamiseks dokumendi kõrval kolmikpunkti (...) ja seejärel käsku Ühiskasutus.
    Dokumendi ühiskasutusse andmine SharePointi teegis
  2. Valige dialoogiboksis Ühiskasutus suvand Hangi link.
  3. Valige Loo link antava õiguste tüübi jaotisest.
    Luuakse külaliselingi URL.
  4. Valige külaliselingi URL ja kopeerige see.
    Anonüümise külaliselingi loomine ja kopeerimine
    Nüüd saate külaliselingi URL-i kleepida soovitud kohta.
  • Kui dokument asub meeskonnatöö saidi teegis, siis leiavad saidi teised liikmed külaliselingi dialoogiboksis Ühiskasutus ja saavad seda teistele saata.
  • Kui ühiskasutusse antav fail asub teegis, mis kasutab teabeõiguste haldust, ei saa te seda väliselt ühiskasutusse anda.
  • Anonüümseid külaliselinke saab võib-olla edasi saata või ühiskasutusse anda teistele isikutele, kes saavad sisselogimiseta ka võib-olla sisu vaadata või redigeerida. Vältige tundliku sisu jaoks anonüümsete külaliselinkide kasutamist.
  • Isikud, kes saavad dokumendile juurdepääsukutse anonüümsete külaliselinkide kaudu, saavad faile vaid vastavas veebirakenduses Office Online kuvada või lugeda. Nad ei saa faile vastava Office'i programmi töölauaversioonis avada.
  • Kui väline ühiskasutus on Office 365 teenusesätetes või SharePoint Online'i administreerimiskeskuses globaalselt välja lülitatud, siis ükski ühiskasutuses link ei tööta. Pärast funktsiooni taasaktiveerimist hakkavad lingid uuesti tööle. Lisaks saate keelata üksikud ühiskasutusse antud lingid, kui soovite tühistada juurdepääsu teatud dokumendile. Vaadake teemat Anonüümse külaliselingi keelamine.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Teistel nende jaoks ühiskasutusse antud dokumentide külaliselingi loomise lubamine

Võimalik, et soovitegi osasid dokumente võimalikult paljudele ühiskasutusse anda ja soovite julgustada teisi neid dokumente omakorda ühiskasutusse anda. Selliste dokumentide jaoks saate lubada teistel luua anonüümseid külaliselinke dokumentide jaoks, mille olete neile ühiskasutusse andnud.

Selle funktsiooni lubamiseks peavad teil olema täielikud õigused.

  1. Minge teeki, kus soovite teistele anda õiguse luua külaliselinke.
  2. Valige hammasrattaikoon ja valige Saidi sätted.
  3. Valige lehe Saidi sätted jaotises Kasutajad ja õigused suvand Saidiõigused.
  4. Valige menüü Õigused nupp Juurdepääsutaotluste sätted.
  5. Märkige dialoogiboksis Juurdepääsutaotluste sätted ruut Võimaldab liikmetel saidi ning üksikuid faile ja kaustu ühiskasutusse anda.

Nüüd kui inimesed valivad dokumendi, mille olete andnud nende jaoks ühiskasutusse, ja avavad dialoogiboksi Ühiskasutus, siis saavad nad luua külaliselingi. Võtke arvesse, et nad saavad külalistele dokumendi redigeerimist lubava külaliselingi luua ainult juhul, kui andsite neile dokumendi algselt ühiskasutusse andmisel redigeerimisõiguse. Kui neil on ainult kuvamisõigus, siis saavad nad luua ainult kuvamisõigusega külaliselinke.

Juurdepääsutaotluste sätete ülevaate leiate videost Saidi ühiskasutus juurdepääsutaotluseta.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Teie saidil sisselogimist nõudva dokumendi ühiskasutusse andmine

Peate dokumendi väliskasutajatele ühiskasutusse andmiseks olema saidi omanik või omama täielikke haldusõigusi. Lisaks peab välise ühiskasutuse funktsioon olema Office 365 teenusesätetes või SharePoint Online'i administreerimiskeskuses sisse lülitatud (sõltuvalt teie lepingust). Saidikogumi väline ühiskasutus peab olema samuti sisse lülitatud (vaid suurettevõtete lepingud).

  1. Klõpsake dokumendi viiktekstiakna avamiseks dokumendi kõrval kolmikpunkti (...) ja seejärel käsku Ühiskasutus.
    Dokumendi ühiskasutusse andmine SharePointi teegis
  2. Tippige nende inimeste meiliaadressid, kellele soovite saata dokumendi ühiskasutuse kutse. Näiteks: keegi@outlook.com või keegi@gmail.com või väliskasutaja@contoso.com.
  3. Valige ripploendist õigusetase, mille soovite neile kasutajatele määrata.
  4. Soovi korral võite tippida meilisõnumiga kaasatava sõnumi. Sõnum võib sisaldada näiteks ühikasutusse antud dokumendi teavet või juhiseid.
  5. Märkige ruut Nõua sisselogimist.

 Ettevaatust!    Kui te ei märgi ruutu Nõua sisselogimist, siis sisaldab meilisõnum dokumendi anonüümset külaliselinki. Anonüümseid külaliselinke võidakse edasi saata või jagada teiste isikutega, kes võivad samuti saada sisselogimiseta sisu kuvada või redigeerida.

  1. Klõpsake nuppu Ühiskasutus.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Liigse ühiskasutuse vältimine

Saitide ühiskasutuse head tavad

Kui olete andnud kasutajale ühiskasutusse kogu saidi, saab see kasutaja saidile sisse logida ja töötada saidi täieõigusliku liikmena – sisu sirvida, otsida, vaadata ja redigeerida (sõltuvalt õiguserühmast, kuhu kasutaja on määratud). Näiteks saab kasutaja funktsiooni Inimestevalija abil saidi muude kasutajate nimesid või dokumentide metaandmeid vaadata. Ka väliskasutajad kuvatakse Inimestevalijas saidikasutajatena. See tähendab, et teised teie saiti kasutavad inimesed saavad anda neile erinevad õigused kui need, mille te algselt neile saidi ühiskasutusse andmisel määrasite. Enne väliskasutajate saidile kutsumist veenduge, et teaksite, kes need inimesed on.

Kui kutsute väliskasutajad oma meeskonnatöö saidile, saavad nad vaadata meeskonnatöö saidi ja kõigi selle alamsaitide sisu. Kui soovite vältida väliskasutajate juurdepääsu oma meeskonnatöö saidi olulisele või tundlikule teabele, peaksite looma meeskonnatöö saidi ainuõigustega alamsaidi ja seejärel andma väliskasutajatele ühiskasutusse üksnes selle alamsaidi. Lisateavet õiguste pärimise kohta leiate teemast Mis on õiguste pärimine?

Sarnaselt, kui soovite anda ühiskasutusse teenusest OneDrive for Business loodud alamsaidi, peaksite veenduma, et sellel on kordumatud õigused. Nii ei anna te kasutajatele kogemata õigust saidi Minu sait lisasaitidele või -sisule.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Dokumentide ühiskasutuse head tavad

Kui annate dokumendi ühiskasutusse anonüümsete külaliselinkide abil, saavad kutse adressaadid neid külaliselinke omakorda jagada teistega, kes võivad linke sisu vaatamiseks kasutada. Ärge kasutage külaliselinke tundliku sisuga dokumentide ühiskasutusse andmisel. Kui soovite minimeerida riski, et keegi võib anonüümset linki jagada, siis andke dokument ühiskasutusse sisselogimisnõudega.

Ühiskasutuse määramine

Kui arutate, kas ja kuidas soovite sisu väliselt ühiskasutusse anda, arvestage järgmisi tegureid.

  • Kellele soovite anda juurdepääsu oma meeskonnatöö saidi ja kõikide alamsaitide sisule ning mida peaksid inimesed seal teha saama?
  • Kellele soovite ettevõttes anda õiguse sisu välisühiskasutusse andmiseks?
  • Kas leidub sisu, mida te ei soovi kunagi ettevõttevälistele isikutele vaatamiseks saadaolevaks muuta?

Vastused neile küsimustele aitavad kavandada sisu ühiskasutusse andmise strateegiat.

Lahendus. Toiming.

Saidi ühiskasutus

Kui soovite anda saidi ühiskasutusse, kuid lisaks piirata väliskasutajate juurdepääsu teie ettevõttesisesele sisule, peaksite looma ainuõigustega alamsaidi, mida kasutate ainult väliskasutuse jaoks.

Soovite ettevõttevälisele inimesele anda püsiva juurdepääsu saidi teabele ja sisule ning anda talle õiguse tegutseda saidil täieõigusliku liikmena (st sisu luua, redigeerida ja vaadata).
Dokumendi ühiskasutus ja sisselogimise nõudmine Soovite dokumendi läbivaatuseks või koostöö tegemiseks anda ettevõttevälisele isikule turvalise juurdepääsu mõnele kindlale dokumendile, kuid need inimesed ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.
Dokumendi ühiskasutusse andmine anonüümse külaliselingi abil Soovite ettevõttevälistele inimestele anda ühiskasutusse tundlikku ega konfidentsiaalset mittesisaldava dokumendi lingi ning lubada seda dokumenti vaadata ja tagasisidega täiendada. Kuid need isikud ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Teatud saidi või dokumendi pääsuõigusega isikute vaatamine

Lisaks saate käsu Ühiskasutus abil vaadata kiirelt loendit isikutest, kellele dokument on ühiskasutusse antud.

Tehke ühte järgmistest.

  • Klõpsake saidi pääsuõigustega isikute vaatamiseks lehe paremas ülaosas käsku Ühiskasutus ja seejärel klõpsake dialoogiboksis Ühiskasutus välja Ühiskasutuses järel linki, et kuvada saidi pääsuõigustega isikute loend.
  • Kui soovite vaadata dokumendi, kausta või dokumendikogumi pääsuõigustega isikuid, siis valige dokumenditeegis üksus ja nipsake menüü Failid nuppu Ühiskasutuses.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Kutsete tagasi võtmine

Kui soovite väliskasutajale saadetud kutse tagasi võtta, saate kutse enne selle kinnitamist tühistada.

Liikuge saidile, mille jaoks soovite kutse tagasi võtta.

  1. Valige SättedNupp Sätted > Saidi sätted.
  2. Klõpsake jaotises Kasutajad ja õigused linki Juurdepääsutaotlused ja kutsed.
  3. Leidke jaotises Väliste kasutajate kutsed inimene, kelle saidilekutse soovite tühistada, ja klõpsake nuppu Ava menüü.
  4. Klõpsake atribuudiaknas nuppu Võta tagasi.

Kui väliskasutaja on juba kutse vastu võtnud ja soovite ta saidilt eemaldada, saate selleks eemaldada kasutaja SharePointi õiguserühmast, kuhu te ta määrasite. Lisaks saab teie ettevõtte Office 365 või SharePoint Online'i administraatoriõigustega isik kasutaja teie keskkonna kasutajaloendist eemaldada. Lisateavet leiate jaotise Välise ühiskasutuse haldamine artiklitest.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Anonüümse külaliselingi keelamine

Kui dokument on antud külaliselingi kaudu ühiskasutusse, kuvatakse see teave dokumendis viiktekstis..

Atribuutide dialoogiboks, mis näitab, et dokument on külaliselingi kaudu ühiskasutusse antud.

Saate tühistada juurdepääsu külaliselingi kaudu ühiskasutusse antud dokumendile, kui selle lingi keelate.

  1. Avage teek, mis sisaldab dokumenti, mille jaoks soovite külaliselingi eemaldada.
  2. Osutage dokumendile ja klõpsake nuppu Ava menüü.
  3. Klõpsake lauses Ava kõigile, kellel on külaliselink osa külaliselink.
  4. Klõpsake külaliselingi URL-i kõrval nuppu Keela.
  5. Kui teilt küsitakse, kas soovite lingi keelata, klõpsake nuppu Keela link.
    Dialoogiboks küsimusega, kas soovite ühiskasutusse antud dokumendi külaliselingi keelata, nii et link enam ei töötaks

Kui ettevõttevälised isikud üritavad külaliselingi kaudu sisule juurde pääseda, kuvatakse neile teade, et juurdepääs puudub.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Välise ühiskasutuse haldamine

Välise ühiskasutuse haldussätted erinevad sõltuvalt sellest, mis Office 365 lepingut teie ettevõte tellib. Lisateavet välise ühiskasutuse funktsiooni sisse- või väljalülitamise kohta või selle muul viisil konfigureerimise kohta leiate järgmistest teemadest.

Kui teie ettevõttes on kasutusel Office 365 Small Business, lugege artiklit Väliskasutajatele ühiskasutusse andmise haldamine.

Kui teie ettevõte kasutab mõnda Office 365 lepingut suurettevõtetele, vaadake teemat SharePoint Online'i keskkonna välise ühiskasutuse haldamine.

Saitidele juurdepääsu taotluste häälestamise ja haldamise kohta leiate teavet teemast Juurdepääsutaotluste häälestamine ja haldamine.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
SharePoint Online Enterprise (E1 ja E2), SharePoint Online Enterprise (E3 ja E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePoint Online Small Business, SharePointi administreerimiskeskus