Väliskasutajate jaoks ühiskasutusse andmise haldamine

Kui teie ettevõtte töökorraldus hõlmab dokumentide ühiskasutust või otsest koostööd hankijate ja klientidega, võib teil tekkida vajadus jagada oma meeskonnatöö saidil või OneDrive for Business saidil asuvat sisu ka nende inimestega, kes ei tööta teie ettevõttes ja kellel pole teie teenusekomplekti Office 365 Small Business tellimuse litsentsi.

Selleks on kolm võimalust.

Teavet saidi või dokumendi ühiskasutusse andmise kohta leiate teemast Ettevõttevälistele isikutele sisu ühiskasutusse andmine. Kui teid huvitab, millist tüüpi kasutajaid loetakse väliskasutajateks ja millised õigused välisel kasutajal olla võivad, lugege teemat Mis on väliskasutaja?.

Selle artikli teemad


Liigse ühiskasutuse vältimine

Saitide ühiskasutuse head tavad

Kui olete andnud kasutajale ühiskasutusse kogu saidi, saab see kasutaja saidile sisse logida ja töötada saidi täieõigusliku liikmena – sisu sirvida, otsida, vaadata ja redigeerida (sõltuvalt õiguserühmast, kuhu kasutaja on määratud). Näiteks saab kasutaja funktsiooni Inimestevalija abil saidi muude kasutajate nimesid või dokumentide metaandmeid vaadata. Ka väliskasutajad kuvatakse Inimestevalijas saidikasutajatena. See tähendab, et teised teie saiti kasutavad inimesed saavad anda neile erinevad õigused kui need, mille te algselt neile saidi ühiskasutusse andmisel määrasite. Enne väliskasutajate saidile kutsumist veenduge, et teaksite, kes need inimesed on.

Kui kutsute väliskasutajad oma meeskonnatöö saidile, saavad nad vaadata meeskonnatöö saidi ja kõigi selle alamsaitide sisu. Kui soovite vältida väliskasutajate juurdepääsu oma meeskonnatöö saidi olulisele või tundlikule teabele, peaksite looma meeskonnatöö saidi ainuõigustega alamsaidi ja seejärel andma väliskasutajatele ühiskasutusse üksnes selle alamsaidi. Lisateavet õiguste pärimise kohta leiate teemast Mis on õiguste pärimine?

Sarnaselt, kui soovite anda ühiskasutusse OneDrive for Business saidil loodud alamsaidi, peaksite veenduma, et sellel on kordumatud õigused. Nii ei anna te kasutajatele kogemata õigust oma OneDrive for Business saidi muudele saitidele või -sisule.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Dokumentide ühiskasutuse head tavad

Kui annate dokumendi ühiskasutusse anonüümsete külaliselinkide abil, saavad kutse adressaadid neid külaliselinke omakorda jagada teistega, kes võivad linke sisu vaatamiseks kasutada. Ärge kasutage külaliselinke tundliku sisuga dokumentide ühiskasutusse andmisel. Kui soovite minimeerida riski, et keegi võib anonüümset linki jagada, siis andke dokument ühiskasutusse sisselogimisnõudega.

Ühiskasutuse määramine

Kui arutate, kas ja kuidas soovite sisu väliselt ühiskasutusse anda, arvestage järgmisi tegureid.

  • Kellele soovite anda juurdepääsu oma meeskonnatöö saidi ja kõikide alamsaitide sisule ning mida peaksid inimesed seal teha saama?
  • Kellele soovite ettevõttes anda õiguse sisu välisühiskasutusse andmiseks?
  • Kas leidub sisu, mida te ei soovi kunagi ettevõttevälistele isikutele vaatamiseks saadaolevaks muuta?

Vastused neile küsimustele aitavad kavandada sisu ühiskasutusse andmise strateegiat.

Lahendus Toiming

Saidi ühiskasutus

Kui soovite anda saidi ühiskasutusse, kuid lisaks piirata väliskasutajate juurdepääsu teie ettevõttesisesele sisule, peaksite looma ainuõigustega alamsaidi, mida kasutate ainult väliskasutuse jaoks.

Soovite ettevõttevälisele inimesele anda püsiva juurdepääsu saidi teabele ja sisule ning anda talle õiguse tegutseda saidil täieõigusliku liikmena (st sisu luua, redigeerida ja vaadata).
Dokumendi ühiskasutus ja sisselogimise nõudmine Soovite dokumendi läbivaatuseks või koostöö tegemiseks anda ühele või mitmele ettevõttevälisele inimesele turvalise juurdepääsu mõnele kindlale dokumendile, kuid need inimesed ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.
Dokumendi ühiskasutus sisselogimise nõudmiseta Soovite ettevõttevälistele inimestele anda ühiskasutusse tundlikku ega konfidentsiaalset mittesisaldava dokumendi lingi ning lubada seda dokumenti vaadata ja tagasisidega täiendada. Kuid need isikud ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Välise ühiskasutuse sisse- või väljalülitamine

Meeskonnatöö saidile väliskasutajate kutsumise võimalus on vaikimisi lubatud ning saidi omanikud ja saidikogumi administraatorid saavad meeskonnatöö saidi igal ajal väliskasutajatele ühiskasutusse anda. Kui aga olete Office 365 administraator, saate selle funktsiooni kõigi saitide jaoks keelata ja sel juhul ei saa edaspidi enam kutseid saata. Kui see funktsioon on desaktiveeritud, ei pääse saitidele kutsutud väliskasutajad enam saitidele juurde.

Välise ühiskasutuse lubamine pole sama, mis anonüümse juurdepääsu lubamine. Kui väline ühiskasutus on lubatud, tuleb kasutajad ettevõttesisestele ressurssidele juurdepääsuks alati esmalt autentida (sisselogimisega).

  1. Valige Administraator > Teenusesätted > Saitide ja dokumentide ühiskasutus.
  2. Tehke ühte järgmistest.
  • Lülitage väline ühiskasutus sisse.
  • Lülitage väline ühiskasutus välja.

Pilt, kus on näha välistele kasutajatele teie meeskonnatöö saidile ja dokumentidele juurdepääsu andmise sisse ja välja lülitamise suvand.

Turvalisus  

  • Välise ühiskasutuse desaktiveerimisel keelatakse funktsiooni desaktiveerimise ajal juurdepääsu omanud väliste kasutajate juurdepääs saidile ja uusi kutseid ei saa saata. Kui funktsiooni uuesti aktiveerimisel sisestatakse SharePointi õigusterühmas olevate väliste kasutajate nimed, saavad need kasutajad automaatselt taas juurdepääsu saidile. Selleks, et jäädavalt takistada kasutaja juurdepääsu SharePointi saidile, saate ta väliskasutajate loendist eemaldada.
  • Kui väline ühiskasutus on globaalselt välja lülitatud, ei toimi enam ka teistega jagatud külaliselingid. Kui funktsioon aktiveeritakse hiljem uuesti, saab neid linke jälle kasutada. Konkreetsed teistega jagatud lingid saab ka keelata, kui soovite jäädavalt tühistada juurdepääsu mõnele kindlale dokumendile.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Individuaalsete väliskasutajate eemaldamine

Kui soovite väliskasutaja eemaldada nii, et ta ei pääseks enam ühiskasutusse antud saitidele juurde, eemaldage see kasutaja Office 365 teenusesätete kaudu väliskasutajate loendist.

  1. Valige Administraator > Teenusesätted > Saitide ja dokumentide ühiskasutus.
  2. Klõpsake linki Eemalda individuaalsed välised kasutajad.
  3. Valige eemaldatavad välised kasutajad ja seejärel klõpsake nuppu Kustuta (prügikastiikooni).

Lehe algusesse Lehe algusesse

Anonüümse külaliselingi keelamine

Kui dokument on külaliselingi kaudu ühiskasutusse antud, kuvatakse see teave dokumendi atribuudimenüüs. Lisateavet selle kohta, kuidas saate dokumente külaliselinkide kaudu jagada, leiate artiklist Ettevõttevälistele isikutele saitide või dokumentide ühiskasutusse andmine.

Atribuutide dialoogiboks, mis näitab, et dokument on külaliselingi kaudu ühiskasutusse antud.

Selle lingi keelamisel saate tühistada juurdepääsu külaliselingi kaudu ühiskasutusse antud dokumendile.

  1. Avage teek, mis sisaldab dokumenti, mille jaoks soovite külaliselingi eemaldada.
  2. Osutage dokumendile ja klõpsake nuppu Ava menüü.
  3. Klõpsake lauses Ava kõigile, kellel on külaliselink osa külaliselink.
  4. Klõpsake külaliselingi URL-i kõrval nuppu Kustuta.
  5. Kui teilt küsitakse, kas soovite lingi keelata, klõpsake nuppu Keela link.
    Dialoogiboks küsimusega, kas soovite ühiskasutusse antud dokumendi külaliselingi keelata, nii et link enam ei töötaks

Kui ettevõttevälised isikud üritavad külaliselingi kaudu sisule juurde pääseda, näitab kuvatav teade, et juurdepääs pole võimalik.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Kutsete tagasi võtmine

Kui soovite väliskasutajale saadetud kutse tagasi võtta, saate kutse enne selle kinnitamist tühistada.

Liikuge saidile, mille jaoks soovite kutse tagasi võtta.

  1. Valige SättedNupp Sätted > Saidi sätted.
  2. Klõpsake jaotises Kasutajad ja õigused linki Juurdepääsutaotlused ja kutsed.
  3. Leidke jaotises Väliste kasutajate kutsed inimene, kelle saidilekutse soovite tühistada, ja klõpsake nuppu Ava menüü.
  4. Klõpsake atribuudiaknas nuppu Võta tagasi.

Kui väliskasutaja on juba kutse vastu võtnud ja soovite tema juurdepääsu eemaldada, saate selleks eemaldada kasutaja SharePointi õiguserühmast, kuhu te ta määrasite.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
Office 365 Small Business, Office 365 väikeettevõtete väljaande administraator, SharePoint Online Small Business