Loendite tutvustus

Loend on kogum andmeid, mida saate oma meeskonna liikmetega ja saidi teiste kasutajatega ühiselt kasutada. Näiteks saate loendi abil luua sündmuse jaoks registreerimislehe või jälitada kalendris olevaid meeskonnaüritusi. Teie käsutuses on hulk kasutusvalmis loendeid ja loendimalle, mis on hea algus loendiüksuste korraldamiseks. Loendite korraldamine sõltub teie meeskonna vajadustest ning teabe talletamise ja otsimise eelistustest. Järgmises artiklis antakse ülevaade loendite funktsioonidest, kirjeldatakse seda, mida saate loenditega teha, ning tuuakse ära loetelu järgmistest toimingutest, mis aitavad loenditega töötada.

Selle artikli teemad


Loendite ülevaade

SharePointi sait hõlmab enamasti tervet hulka vaikeloendeid, mille seas on Lingid, Teadaanded, Kontaktid, Probleemijälitus, Küsitlused ja Tööülesanded ning mida saate kasutada meeskonna koostöö paremaks korraldamiseks või näiteks mõne ärilahenduse raames. Sageli kujutavad need vaikeloendid endast kiiret ja tõhusat lahendust, mida on vaja muuta üksnes minimaalselt (või üldse mitte). Näiteks saate kasutada järgmiseid loendeid.

  • Küsitlused: hõlmab tingimusharusid ja lehepiire ning võimaldab hinnata töötajate ja klientide rahulolu.
  • Probleemijälitus: sisaldab versioonimist ja versiooniajaloo talletamist, mis võimaldab töörühma projekte ja ühiseid tööülesandeid põhjalikult analüüsida.

Loendid on rikkalike võimalustega, paindlikud ja sisaldavad hulka valmisfunktsioone, mis pakuvad mugavaid võimalusi andmete talletamiseks ja ühiskasutuseks ning andmetega töötamiseks. Saate teha näiteks järgmist.

  • Saate luua loendi, mis sisaldab erinevaid veerge (sh Tekst, Arv, Valik, Valuuta, Kuupäev ja kellaaeg, Otsing, Jah/ei ning Arvutatud). Samuti saate loendiüksustele teabe lisamiseks manustada faile, näiteks olulisi arve sisaldava arvutustabeli või taustteabega dokumendi.
  • Saate luua loendivaateid, mis võimaldavad andmeid erinevatel ja konkreetsetel viisidel korraldada, sortida ja filtreerida ning muuta metaandmeid (nt veerge lisada või kustutada) ja valideerimisreegleid. Samuti saate loendeid mitmel saidil ühtemoodi kasutada, valides sarnased sisutüübid, saidiveerud ja mallid. Näiteks saate avalehel kuvada ainult praegused kalendris olevad sündmused ja luua teisel lehel seinakalendriga sarnase visuaalse vaate.
  • Loendite vahel saate luua seoseid, kombineerides omavahel kordumatuid veerge, otsinguveerge ja seoste jõustamist (kaskaad- ja piiratud kustutamist), mis kõik võimaldavad teil hõlpsamini luua keerukamaid ärilahendusi ja aitavad säilitada teie andmete terviklust.
  • Saate luua kohandatud loendeid, kuvada andmeid veebiosades ja veebiosalehtedel ning andmeid muudest programmidest (nt Microsoft Office Excel ja Office Access) importida, eksportida ja linkida.
  • Saate jälitada versioone ja üksikasjalikku ajalugu, määrata andmete muutmiseks kinnituse nõudmise, kasutada üksuse- ja kaustataseme turvet, sissemöllimist ja väljamöllimist ning püsida teatiste ja RSS-kanalite kaudu muudatustega automaatselt kursis.
  • Ühes loendis asuvat sisu saate suurema mugavuse ja parema jõudluse huvides korraldada kaustadesse; indekseerimine omakorda aitab mahukates loendites jõudlust parandada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Loenditega töötamise võimalused

Järgmistest kirjeldustest leiate teabe haldamist hõlbustavaid soovitusi loenditega töötamiseks.

Versioonide ja üksikasjaliku ajaloo jälitamine.    Loendiüksusi jälitades saate näha, milliseid üksusi erinevates versioonides on muudetud ja kes need muudatused on teinud. Kui uuem versioon sisaldab vigu, saate taastada üksuse eelmise versiooni. Loendiajaloo jälitamine on oluline juhul, kui ettevõttel on vaja jälgida loendi loomist ja täiendamist.

Kinnitamise nõudmine.    Kui soovite, et loendiüksus ei oleks enne kinnitamist kõigile kasutajatele nähtav, saate nõuda üksuse eelnevat kinnitamist. Üksused jäävad ootele, kuni vastava õigusega kasutaja need kinnitab või hülgab. Saate reguleerida, millised kasutajate rühmad saavad loendiüksust enne selle kinnitamist vaadata.

Õiguste kohandamine.    Saate määrata, kas loendi osalejad saavad lugeda ja redigeerida ainult enda loodud või loendi kõiki üksusi. Kasutajad, kelle on loendite haldamise õigus, saavad lugeda ja redigeerida kõiki loendiüksusi. Kui loendiüksus sisaldab konfidentsiaalset teavet, saate selle üksusele rakendada eriõigused.

Vaadete loomine ja haldamine.    Meeskond saab ühe loendi jaoks luua mitu vaadet. Loendi tegelik sisu ei muutu, kuid üksused korraldatakse ja filtreeritakse nii, et kasutajad saaksid endale vajaliku ja huvipakkuva teabe hõlpsamini üles leida.

Loendite värskendamine.    Sõltumata sellest, millist tüüpi loendit te värskendate, on loendiüksuste lisamise, redigeerimise ja kustutamise protsess ikka ühesugune. Loendiüksuse lisamiseks või redigeerimiseks on kaks võimalust:

  • vormi abil (see on vaikemeetod);
  • tekstisiseselt: saate üksuse lisada otse loendilehel.

Loendi omanik või mõni teine kasutaja, kellel on loendi jaoks kujundusõigus, peab olema tekstisisese redigeerimise lubanud. Tekstisisene redigeerimine on vaatesäte (märkige lehel Vaate redigeerimine ruut Luba tekstisisest redigeerimist jaotises Tekstisisene redigeerimine); see pole loendisäte.

Kui loend on seadistatud versioonide jälitamiseks, luuakse loendiüksuse igal redigeerimisel loendiüksuse uus versioon. Saate vaadata loendiüksuse muutmise ajalugu ja vigase versiooni korral taastada eelmise versiooni.

Valemite ja arvutatud väärtuste kasutamine.    Valemeid ja arvutatud väärtusi saate kasutada loendi veergude teabe dünaamiliseks loomiseks. Toimingutesse saate kaasata nii loendi muude veergude teabe kui ka süsteemifunktsioonid (nt tänase kuupäeva tähistamiseks funktsiooni [today]). Näiteks saate määrata vaiketähtajaks tänasest kuupäevast seitse päeva hilisema kuupäeva.

Muudatustega kursis olemine.    Loendid ja vaated kasutavad RSS-i, mis võimaldab kõigil töörühma liikmetel automaatselt värskendusi saada. RSS on tehnoloogia, mille abil kasutajad saavad vaadata uudiste ja teabe värskendusi või RSS-kanaleid ühes keskses asukohas. Samuti saate luua loendi muudatustest ja uute üksuste lisamisest teavitavaid meiliteatisi. Teatiste abil saate hõlpsalt jälitada teie jaoks olulisi muudatusi.

Loendiseoste loomine.    Kahe loendi vahelise seose loomiseks tuleb lähteloendis luua otsinguveerg, mis toob (ehk "otsib") sihtloendist väärtusi, juhul kui need väärtused vastavad lähteloendi otsinguveeru väärtustele. Soovi korral saate sihtloendist lähteloendisse lisada ka muid veerge. Otsinguveeru loomisel saate soovi korral ka seosekäitumise jõustada, määrates kaskaad- või piiratud kustutamise, mis aitab tagada teie andmete tervikluse ja vältida edaspidi probleeme põhjustavate vastuolude tekkimist.

Teabevahetus loendi ja andmebaasiprogrammi vahel.    Kui teie arvutis on mõni andmebaasiprogramm (nt Microsoft Office Access 2010), saate andmeid saidile ja saidilt nii importida kui ka eksportida ning linkida andmebaasitabeli loendiga. Kui töötate loendi andmetega Accessi andmebaasis, saate ka luua päringuid, vorme ja aruandeid).

Loendite ühtne kasutamine saitidel.    Kui teie rühm töötab erinevat tüüpi loenditega, saate sisutüüpide, saidiveergude ja mallide abil erinevatele loenditele ühtsust lisada. Need funktsioonid võimaldavad teil sätteid ja loendistruktuuri tõhusalt taaskasutada. Näiteks võite klienditeeninduse küsimuse jaoks luua sisutüübi, kus määratakse kindlad veerud (näiteks kliendi kontaktandmed), ja äriprotsessid selle sisutüübi jaoks. Samuti võite luua osakondade nimede jaoks saidiveeru, mis sisaldab osakondade rippmenüüd. Veergu saate kasutada mitmes loendis: nimed kuvatakse igas loendis ühtemoodi.

Loendiüksustega töötamine meiliprogrammis.    Kui kasutate mõnda SharePointi tehnoloogiatega ühilduvat meiliprogrammi, saate olulise teabe kõikjale kaasa võtta. Näiteks programmis Microsoft Office Outlook 2010 saate vaadata ja värskendada oma saidil olevaid tööülesandeid, kontakte ja arutelutahvleid.

Sihtrühma määramine.    Soovi korral saate loendi jaoks lubada sihtrühmad ja seejärel määrata, et loendiüksused kuvatakse üksnes neile inimestele, kes on mõne kindla SharePointi ja Active Directory rühma või sihtrühma liikmed. See saavutatakse veebiosadega (nt sisupäringu veebiosa, mis kasutab sihtrühma määramist loendi filtreerimiseks kasutaja rühmakuuluvuse alusel). Enne loendiüksuste lubamist teatud sihtrühma jaoks tuleb loendiüksused seadistada veeruga Sihtrühma määramine.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Loendite tüübid

Kasutatav loenditüüp sõltub ühiselt kasutatava teabe tüübist.

Teadaanded.    Teadaandeloendiga saate ühiselt kasutada teavet ja olekut ning saata meeldetuletusi. Teadaanded toetavad keerukamat vormingut koos piltide, hüperlinkide ja vormindatud tekstiga.

Kontaktid.    Kontaktide loend võimaldab talletada teavet inimeste ja rühmade kohta, kellega te koos töötate. Kui kasutate mõnda SharePointi tehnoloogiatega ühilduvat meili- või kontaktihaldusprogrammi, saate SharePointi saidil olevaid kontakte selles programmis vaadata ja värskendada. Näiteks saate oma ettevõtte tarnijate loendit värskendada mõnes SharePointi tehnoloogiate ühilduvas meilikliendis (nt Outlook 2010). Kontaktiloend ei halda tegelikult teie saidi liikmeid – seda kasutatakse ettevõtte kontaktide (nt tarnijate loendi) talletamiseks ja ühiselt kasutamiseks.

Arutelutahvlid.    Arutelutahvli abil saab meeskonna arutelude salvestamiseks ja talletamiseks pakkuda keskset kohta, mis oma ülesehituselt sarnaneb uudiserühmadega. Kui teie administraator on lubanud teie saidi loendites meilisõnumite vastuvõtmise, saavad arutelurühmad talletada meiliarutelusid enam levinud meiliprogrammidest. Näiteks võite luua arutelutahvli ettevõtte uue toote turuletoomiseks.

Lingid.    Lingiloendit saate kasutada keskseks asukohaks linkidele Internetis, asutuse sisevõrgus ja teistes ressurssides. Saate näiteks luua linkide loendi oma kliendi veebisaitide aadressidega.

Kalender.    Kalendrit saate kasutada kõikide oma meeskonna ürituste ja sündmuste (näiteks pühade) jaoks. Kalender pakub visuaalseid vaateid, mis sarnanevad laua- või seinakalendriga ning kuhu saab kanda meeskonna üritusi, näiteks koosolekuid, pidulikke sündmusi ja kogupäevasündmusi. Samuti saate jälgida vahe-eesmärkide (nt tähtaegade või toote väljalaskmise kuupäevade) täitmist, mis pole seotud kindla ajalise intervalliga. Kui kasutate mõnda SharePointi tehnoloogiatega ühilduvat meili- või kalendriprogrammi, saate oma saidi kalendrit vaadata ja värskendada ka muus programmis töötades. Näiteks saate saidi kalendrit vastavalt Office Outlook 2010 kalendri kuupäevadele muuta, vaadates kahte kalendrit rakenduses Office Outlook 2010 üksteise kõrval või kohal.

Tööülesanded.    Tööülesannete loendi abil saate jälgida teavet nii rühma projektide kui ka muude tegemist vajavate asjade kohta. Tööülesandeid saate inimestele määrata; samuti saate vaadata tööülesannete olekut ja valmiduse protsenti. Kui kasutate mõnda Office SharePointi tehnoloogiatega ühilduvat meiliprogrammi või tööülesannete haldamise programmi, saate oma tööülesandeid muus programmis vaadata ja värskendada. Näiteks võite luua tööülesannete loendi ettevõtte eelarve koostamise protsessi kohta ning seejärel seda programmis Office Outlook 2010 koos teiste tööülesannetega vaadata ja värskendada.

Projektiülesanded.    Projektiülesannete loendit saate kasutada tööülesandeteabe salvestamiseks Gantti vaates koos edenemisribadega. Jälitada saate nii valmiva tööülesande valmimise olekut kui ka protsenti. Kui kasutate mõnda SharePointi tehnoloogiatega ühilduvat meili- või tööülesannete haldusprogrammi, saate projekti tööülesandeid kuvada ja värskendada oma saidilt teises programmis. Saate näiteks luua oma saidil projektiülesandeloendi, mis tuvastab ja määrab töö koolitusjuhendi loomiseks ning seejärel saate töö edenemist juba Office Project 2010 kaudu jälitada.

Probleemijälitus.    Probleemijälitusloendis saate salvestada teavet teatud probleemide kohta (nt tugiprobleemid) ning jälitada nende edasijõudmist. Saate probleeme määrata, kategoriseerida ja omavahel seostada. Samuti saate näiteks luua probleemijälitusloendi klienditeeninduse probleemide ja lahenduste haldamiseks. Iga kord, kui muudate mõnda probleemi, saate lisada ka kommentaari: nii saate ilma probleemi esialgset kirjeldust muutmata luua kommentaaride ajaloo. Klienditeenindaja näiteks saab salvestada iga sammu, mis probleemi lahendamisel ette võeti, koos tulemustega. Probleemijälitusloendit saate kasutada ka koos kolme olekuga töövooga, et hallata ettevõtte probleemide ja projektide jälitamist.

Küsitlus.    Tagasiside (näiteks töötajate rahulolu uuringu või küsimustiku vastuste) kogumiseks ja kompileerimiseks võite kasutada küsitlust. Küsimused ja vastused saab kujundada mitmel erineval viisil ning vaadata tagasiside ülevaadet. Kui teil on installitud mõni SharePointi tehnoloogiatega ühilduv arvutustabeli- või andmebaasiprogramm, saate tulemid eksportida ja neid analüüsida.

Kohandatud.    Kohandatud loendi abil saate loendi otsast peale ise luua. Kui teil on olemas mõni SharePointi tehnoloogiatega ühilduv tabelarvutusprogramm, saate luua arvutustabelil põhineva kohandatud loendi. Näiteks võite importida rakenduses Office Excel 2010 tarnijatega sõlmitud lepingute talletamiseks ja haldamiseks loodud loendi.

Kohandatud loend andmelehe   vaates. Funktsiooni Kohandatud loend andmelehevaates abil saate luua tühja loendi, mis sarnaneb küll kohandatud loendiga, kuid kuvatakse vaikimisi andmelehevaates. Andmelehevaade sisaldab andmeruudustikku, kus saate andmeid vaadata ja redigeerida ridade ja veergudena. Samuti saate ridu ja veerge lisada ja redigeerida, filtreid ja sortimisjärjestusi rakendada, kuvada arvutatud väärtusi ja kokkuvõtteid ning andmeid mugavalt ruudustikulahtrites redigeerida. Andmelehevaate jaoks peab teil olema 32-bitise opsüsteemiga klientarvutisse installitud Office 2010 ja brauser, mis toetab ActiveX-juhtelemente. Andmelehevaate kasutamise kohta leiate lisateavet andmelehespikrist, mille avamiseks kuvage loend andmelehevaates ja klõpsake olekuribal nuppu Spikker.

Olekuloend.    Olekuloendi abil saate projekti eesmärke kuvada ja jälitada. Loend sisaldab värvilisi ikoone, mis näitavad eesmärkide täitmise astet.

Ringkirjad.    Ringkirjade loendi abil saate meeskonnaliikmetele saata teavet (sh kinnitustempleid).

Microsofti IME-sõnastike loend.    Microsofti IME-sõnastike loendi saate valida juhul, kui soovite loendis leiduvaid andmeid kasutada Microsofti IME-sõnastikuna. Soovi korral saate lugemisveeru üksused Microsofti IME abil kuvamisüksusteks teisendada ja sisu siis IME kommentaariaknas kommentaarina vaadata. Andmed saab linkida mõne kindla URL-iga.

PerformancePointi sisu loend.    PerformancePointi sisu loendis saate talletada mitmesuguseid armatuurlauaüksusi (nt tulemuskaarte, aruandeid, filtreid, armatuurlaualehti ja muid PerformancePointi armatuurlauakujundajaga loodud armatuurlauaüksusi).

Keeled ja tõlkijad.    Keelte ja tõlkijate loendit saate kasutada koos tõlkehaldusteegi tõlkehaldustöövooga. Töövoog kasutab loendit tõlketööülesannete määramiseks iga keele loendis määratud tõlkijale. Selle loendi saab luua käsitsi või automaatselt, kui lisate tõlkehaldusteeki tõlkehaldustöövoo.

KPI loend.    KPI loendi abil saate jälitada tootluse võtmenäitajaid (KPI), mis võimaldavad teil kiirelt hinnata mõõdetavate eesmärkide täitmist. Kui soovite tulemuslikkuse jälitamiseks KPI loendid seadistada, saate kasutada ühte neljast andmeallikast: käsitsi sisestatud andmed, SharePointi loendi andmed, andmed Microsoft Office Exceli töövihikutes või analüüsiteenuste andmed (analüüsiteenused on Microsoft SQL Serveri komponent). Kui KPI loend on loodud, saate seda kasutada armatuurlaua lehe näidu oleku kuvamiseks.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Loendite korraldamine saidil

Kuigi loendite funktsioone saab kasutada mitmel erineval viisil, sõltub nende kasutusviis loendite suurusest ja arvust ning ettevõtte vajadustest.

Mitme üksuse talletamine ühes loendis

Üks suur loend võib teenida mitut eesmärki. Näiteks võib ettevõttes vaja olla jälitada suurt hulka tehnilisi probleeme, mis võivad omakorda olla seotud mitme projekti ja rühmaga.

Ühte loendit kasutage järgmistes olukordades.

  • Kui teie rühmal on vaja näha loendiüksuste kohta kokkuvõtvat teavet või ühte üksuste komplekti mitmes vaates. Näiteks võib juht soovida näha kõigi ettevõtte tehniliste probleemide edenemist või kõiki probleeme, millest on teatatud sama ajavahemiku jooksul.
  • Kui probleeme soovitakse saidil sirvida või otsida samast asukohast.
  • Kui soovite loendiüksustele ühesuguseid sätteid rakendada (nt versioonide jälitamine või heakskiidu nõudmine).
  • Kui loendiga töötavatel rühmadel on sarnased omadused, näiteks samad õigusetasemed. Teatud loendiüksustele saab rakendada kordumatuid õigusi, ent kui õigusetasemed on väga erinevad, tuleks kaaluda mitme loendi koostamist.
  • Kui soovite loendi teavet analüüsida või saada loendi jaoks konsolideeritud värskendusi. Võite saada loendiüksuste muutumisel hoiatuse või näha loendis tehtud muudatusi RSS-tehnoloogia abil. RSS-kanalid võimaldavad töörühma liikmetel näha muudetud teabe kohta konsolideeritud loendit.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Mitme loendi loomine

Mitut loendit võib vaja minna siis, kui hallatavate üksuste või nendega töötavate rühmade vahel on suur erinevus.

Mitut loendit kasutage järgmistes olukordades.

  • Kui teil pole vaja kokkuvõtet kõigist üksustest.
  • Kui teabega töötavad rühmad on erinevad ja erinevate õigusetasemetega.
  • Kui soovite mitmele üksusehulgale rakendada erinevaid sätteid (nt versioonimist ja kinnitamist).
  • Kui teil pole vaja kõiki üksusi koos analüüsida või failide jaoks konsolideeritud värskendusi vastu võtta.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Loendi üksuste korraldamine

Loendeid ja loendiüksusi saab korraldada järgmiselt.

Veergude lisamine.    Rühma kõige tähtsamate üksuste esiletõstmiseks saate loendisse veerge lisada. Näiteks võite loendisse lisada veeru Projekt, et kindla projektiga töötavad inimesed saaksid üksusi hõlpsamini vaadata ja nendega töötada. Veerge võite lisada ka siis, kui soovite iga loendiüksuse kohta lisateavet koguda (nt osakonna või töötaja nimi).

Kui loendis on mitu üksust, võiksite teatud veerud indekseerida, et mitme üksuse kuvamine või ühest vaatest teise siirdumine kulgeks kiiremini. See funktsioon ei muuda üksuste korraldamise viisi, kuid võib ettevõtetel lihtsustada suure hulga üksuste talletamist ühes loendis. Indekseerimine võib andmebaasis rohkem ruumi võtta.

Vaadete loomine.    Kui rühmaliikmetel on vaja andmeid sagedasti teatud kujul vaadata, saate selleks kasutada vaateid. Vaated kasutavad andmete sortimiseks, filtreerimiseks ja kuvamiseks veerge. Saate valida, mitu üksust vaates korraga kuvatakse. Näiteks saab loendit sirvida 25 või 100 üksusega komplektide kaupa, sõltuvalt eelistustest ja võrguühenduse kiirusest.

Vaated võimaldavad teil loendis suure hulga üksusi salvestada, kuid vaadata teatud ajal üksnes soovitud alamhulki (nt üksnes sel aastal postitatud probleemid või jooksvad sündmused kalendris). Saate luua isiklikke vaateid, mis on kättesaadavad üksnes teile; kui teil on õigus loendit muuta, saate luua ka kõigile kättesaadavaid avalikke vaateid.

Kaustade loomine.    Kaustu saate lisada enamikule loenditüüpidele, kui loendi omanik on kaustade loomise lubanud. Sellest on eriti kasu siis, kui loendiüksused on teatud viisil jagatavad (nt projekti või rühma alusel). Kaustade abil saab loendiüksusi lihtsamini kontrollida, otsida ja hallata. SharePointi tehnoloogiad pakuvad puuvaadet, mis võimaldab saitidel ja kaustades liikuda sarnaselt kõvakettal kaustadega töötamisega. Näiteks võib igal osakonnal olla oma kaust.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Järgmised toimingud

Eelmistes jaotistes saite loenditest ülevaate. Järgmine loend annab ülevaate sellest, milliseid levinumaid ja kasulikke toiminguid saate loenditega teha.

  • Siseloendi, välisloendi ja loendiseoste loomine või kustutamine
  • Veergude, kaustade ja vaadete loomine või kustutamine
  • Erinevat tüüpi loendite (nt kalendrite ja arutelutahvlite) loomine
  • Projektiülesandeloendite loomine ja haldamine
  • Loendiüksuste lisamine, redigeerimine või kustutamine
  • Palju üksusi sisaldava loendi haldamine
  • Asukohapõhiste vaadete konfigureerimine
  • Loendimallide ja sisutüüpidega töötamine
  • SharePointi loendi sünkroonimine arvutis töötavate klientprogrammidega
  • Loendi õiguste ja täpsemate sätete seadmine
  • Kasutajate kaustadele ja loendiüksustele juurdepääsu kohandamine
  • Töövoogude kasutamine koos loendiga

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
SharePoint Online ettevõtete jaoks, SharePoint Online professionaalide ja väikeettevõtete jaoks