Sissejuhatus teekidesse

Teek on asukoht saidil, kus saate koos töökaaslastega faile luua, koguda, värskendada ja hallata. Igas teegis kuvatakse faililoend ja failide võtmeteave, mis hõlbustab liikmetel failide kasutamist koostöö tegemisel. Saate valida mitme kasutusvalmis teegi ja teegimalli vahel, mis on failide korraldamisel heaks lähtepunktiks. Pärast teegi loomist saate seda mitmel viisil kohandada. Näiteks saate dokumentide kuvamist, haldamist ja loomist reguleerida või versioonide arvu ja tüübi alusel versioone jälitada. Projektide ja äriprotsesside sujuvamaks muutmiseks saate koguni luua kohandatud vaateid, vorme ja töövooge.

Selle artikli teemad


Teekide ülevaade

Selle asemel, et teie meeskond peaks dokumente mitmelt poolt (nt töötajate arvutitest, võrguketastelt ja meilikaustadest) taga otsima, võite keskse asukohana kasutada SharePointi teeki, mis on juurdepääsetav kõigile teie töörühma liikmetele.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Mis on teek?

Tavaline teek SharePointi teek on saidil asukoht, kus saate faile oma töökaaslastega ühiselt luua, talletada ja värskendada ning nende osas koostööd teha. Igas teegitüübis (dokumendid, pildid, vormid, vikilehed, varad, aruanded, kirjed, andmeühendused, slaidid) kuvatakse failide loend koos olulisema teabega nende failide kohta (nt faili viimati muutnud inimese nimi). Sõltuvalt talletatavatest failitüüpidest ja nende plaanitud kasutusest saate valida mitme teegitüübi vahel. Kui olete teegiga töötamise lõpetanud, saate failid arhiivida, kasutamata teegi kustutada ja serveris kettaruumi kokku hoida.

Lisaks saate teeke mitmel viisil kohandada. Näiteks saate reguleerida dokumentide kuvamist, jälitamist, haldamist ja loomist. Samuti saate versioonide arvu ja tüübi alusel versioone jälitada ja dokumentide kinnituseelset kuvamisõigust piirata. Äriprotsessi optimeerimiseks saate teekides dokumentidega ühiselt töötamiseks töövooge kasutada. Segaduse vähendamiseks saate teekides dokumentide käsitlemise ja aegumise haldamiseks määrata teabehalduse poliitikaid.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kuidas üks tavaline meeskond teeki kasutab?

Ettevõtte Contoso turundusmeeskond peab projekti ja rühmadokumentide kallal üheskoos töötama. Meeskonnaliikmed vajavad keskset asukohta, kus nad saaksid dokumentide osas koostööd teha, kalendreid ja kohtumisi jälgida, projekte hallata ning meeskonna tööülesandeid jälitada. Kuna meeskonda kuulub ka mujal elav alltöövõtja, on SharePointi tehnoloogiate kasutamisel täiendavad eelised.

Esimene toiming on määrata üks liige saidiomanikuks ja saidi haldamise eest vastutajaks. Saidiomanik saab saidiadministraatori rolli ja teegi täielikud kasutusõigused ning tagab esmalt, et kõigil meeskonnaliikmetel oleks meeskonnasaidi ühisdokumentide teegis osalemisõiguse tase. Järgmisena paneb saidiomanik teegile nimeks Turundusdokumendid ja lisab üksikasjaliku kirjelduse. Nii saavad kõik kasutajad (kuid eriti esmakordsed kasutajad) teegi eesmärgist ja selles kuvatavast ja loodavast sisust täpse ülevaate. Meeskond on otsustanud, et teeki kasutatakse pressiteadete, eelarvefailide, lepingute, ettepanekute ja muude asjakohaste meeskonnadokumentide jaoks.

Saidiomaniku üks esimesi ülesandeid on leida mitu olulist dokumenti ja need teeki üles laadida. Nii hakkab meeskond teeki keskse asukohana kasutama. Seejärel otsustab saidiomanik teha järgmist: teegis määratakse kohustuslikuks väljamöllimine, et keegi ei kirjutaks kogemata dokumendi muudatusi üle, ja versioonide jälitamine – sel viisil on meeskonnal olemas failide arenemise ajalugu ja vajadusel saab mõne varasema versiooni taastada. Ettevõttestandardite täitmiseks lisab saidiomanik teeki ka turundusaruannete, müügilepingute, kampaaniakavade ja eelarve töölehtede standardmallid. Kõik mallid sisaldavad ettevõtte logo ja sõnastatud eesmärki. Kui liikmed loovad dokumenditeegi kaudu uue faili, saavad nad hõlpsasti valida kasutatava malli.

Töö käigus lisavad meeskonnaliikmed faile ja töötavad ühiselt dokumentidega ning korraldavad teegi ümber, lisades mitmesuguseid veerge ja luues vaateid, mis võimaldavad sisust nende jaoks mugavama ülevaate saada. Saidiomanik näiteks lisab veeru Projekti nimi, mida liikmed saavad siis kasutada filtreerimis- või sortimisalusena.

Teised meeskonnaliikmed lisavad finantskvartali alusel rühmitatud avalikud vaated ja filtri, mis võimaldab kiiresti üles leida kuue kuu jooksul aeguvad lepingud. Lisaks loob iga liige isikliku vaate, mis aitab tal teavet kiiremini üles leida ja tööd lõpule viia.

Pärast koosolekul arutamist otsustab meeskond seadistada teegitasandi teatised, mis annavad värskendustest kord nädalas ülevaate. Vajadusel saab iga liige teatud kindlate failide jaoks lisateatised või RSS-kanalid seadistada. Lisaks otsustab meeskond kasutusele võtta selles uues koostöömaailmas oluliseks peetava tava: kui liikmed soovivad mõnda teegis leiduvat dokumenti levitada, ei manusta nad seda mitte meilisõnumile, vaid saadavad meilisõnumis hoopis dokumendi lingi. Dokumendilinke saab teegis menüülindi kaudu mugavalt otse meilisõnumisse lisada. Selline harjumus tagab, et töötajad saavad alati kasutada kõige värskemat versiooni ja kohalik võrk vabaneb liigsest andmeliiklusest.

Vahel on meeskonnaliikmete ja muude kasutajate juurdepääs teatud sisule blokeeritud, kuna neil pole vastavaid õigusi. Teatud dokumente kaitstakse, kuna need sisaldavad tundliku loomuga teavet (nt lepingu- või eelarveteavet). Kuna juurdepääsu taotlemine saidiomaniku kaudu on siiski lubatud, saavad liikmed mugavalt otse sama lehe kaudu juurdepääsu taotleda ja saidiomanik saab neile soovi korral määrata dokumendile vastava õiguse.

Turundusmeeskonna kõigile liikmetele (eriti alltöövõtjale) meeldib Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 pakutav võimalus kasutada teegi sisu vallasrežiimis, sellega kodus või kaugsaidil töötada ja muudatused võrgurežiimi naasmisel sujuvalt sünkroonida.

Turundusmeeskonna üks tähtsamaid ülesandeid on teha on müügi ja tulu suurendamiseks turunduskampaaniate ettepanekuid. Uue kampaaniakava väljatöötamisel jälitavad meeskonnaliikmed faili vaheversioone. Kui ühes versioonis tehakse viga, saab eelmise versiooni hõlpsasti taastada. Kui kampaaniakava on valmis, saavad liikmed luua põhiversiooni ning selle juriidilisele osakonnale ja juhatajale kinnitamiseks avaldada. Pärast faili kinnitamist saavad seda vaadata ka teised ettevõtte töötajad. Saidiomanik uurib võrgudokumentatsiooni, koolitusi ja ajaveebe ning määrab töövoo seadistamise, selle teegiga seostamise ja tagasiside kogumise, allkirjade kogumise ja lõppdokumendi avaldamise automaatseks muutmise protsessi – kõike seda saab ta teha ilma vajaduseta ise koodi kirjutada.

Pärast kolme kasutuskuud on turunduse teek ja sait saanud turundusmeeskonna jaoks üheks äärmiselt oluliseks komponendiks, mis on olulisel määral kaasa aidanud töörühma tööviljakuse tõstmisele ja nähtavuse suurendamisele terves ettevõttes. Sellest on saanud nende töö lahutamatu osa ja nad uurivad aktiivselt muid võimalusi, kuidas SharePointi tehnoloogiate abil paremini koostööd teha.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Teekide tüübid

Mõni teek luuakse juba uue saidi loomisel (nt ühisdokumentide teek meeskonnasaidil). Teeke saate vastavalt oma eesmärkidele kohandada või ise juurde luua. Igal teegitüübil on kindel otstarve ning erinevate teekide käitumine ja funktsioonid võivad erineda.

Dokumenditeek.    Dokumenditeeki võite kasutada mitut tüüpi failide (sh dokumentide ja arvutustabelite) jaoks. Dokumenditeegis saate hoida ka muud tüüpi faile, kuigi teatud tüübid on turbekaalutlustel blokeeritud. Kui töötate programmidega, mis pole blokeeritud, saate need failid luua otse teegi kaudu. Näiteks võib teie turundusosakonnal olla oma dokumenditeek materjalide, uudiste ja trükiste kavandamiseks.

Pilditeek.    Pilditeeki võite kasutada digitaalsete piltide kogumi teistega ühiselt kasutamiseks. Kuigi pilte saab hoida ka muud tüüpi SharePointi teekides, on pilditeekidel mitu eelist. Näiteks saate pilditeegis pilte slaidiseansina vaadata, neid oma arvutisse alla laadida ja mõne ühilduva pilditöötlusprogrammiga (nt Microsoft Paint) töödelda. Pilditeegi loomise peale tasub mõelda juhul, kui soovite talletada pilte mõnest meeskonna ühisüritusest või toote turulepaiskamisest. Samuti saate teegis asuvate piltidega linkida saidi muudest kohtadest (nt vikidest ja ajaveebidest).

Vormiteek.    Kui soovite hallata XML-il põhinevate ettevõttevormide rühma, kasutage vormiteeki. Oletagem näiteks, et teie ettevõte soovib vormiteeki kasutada kuluaruannete jaoks. Vormiteegi seadistamiseks läheb vaja XML-i redaktorit või XML-i vormikujundusprogrammi (nt Microsoft InfoPath). Täidetav vorm on vormile sisestatud andmeid (ja ainult andmeid), näiteks kulu kuupäeva ja summat sisaldav XML-fail. Kogu ülejäänud osa kuluaruandest pärineb vormimallist. Kui kasutajad on vormi täitnud, saate andmed ühendada või analüüsimiseks eksportida.

Vikiteek.    Omavahel ühendatud vikilehtede komplekti loomiseks võite kasutada vikileheteeki. Viki võimaldab mitmel inimesel koguda teavet vormingus, mida on lihtne kasutada ja muuta. Teeki saate lisada vikilehti, mis sisaldavad pilte, tabeleid, hüperlinke ja sisemisi linke. Kui teie meeskond loob mõne projekti jaoks vikisaidi, saate saidil talletada näpunäiteid ja nippe, mis asuvad mitmel omavahel ühendatud lehel.

Varateek.    Varateegis saate ühiselt kasutada ja hallata mitmesuguseid digitaalmeediumivarasid – pilte, heliklippe ja videofaile. Varateegi abil on kasutajatel hõlpsam teiste loodud digitaalseid meediumifaile (nt logosid või ettevõttes kasutatavaid pilte) üles leida ja kasutada. Lisaks sisaldab varateek selliseid sisutüüpe (nt pisipildid ja metaandmete märksõnad), mille atribuudid ja vaated võimaldavad meediumivarasid hallata ja sirvida. Varateegis saate hallata ja talletada näiteks kaubamärkidega seotud pilte ja muudest rakendusest pärinevaid korduvkasutatavaid sisulõike, et need oleksid ühtseks kasutamiseks kättesaadavad kogu teie ettevõttes.

Slaiditeek.    Kui soovite esitluseslaide tõhusalt ja mugavalt töökaaslastega jagada, kasutage slaiditeeki. Slaiditeekides saate ühiselt kasutada, talletada ja hallata nii Microsoft PowerPointi kui ka mõne muu ühilduva rakenduse slaide. Esitluse avaldamisel slaiditeegis laaditakse slaidid üles üksikfailidena, et neid saaks ka ükshaaval muuta ja jälitada. Slaiditeek säilitab lingi esitlusele; slaidide muutmisel antakse teile sellest teada. Slaiditeegis saate slaide sortida, välja möllida ja slaidide ajalool silma peal hoida. Samuti sisaldavad slaiditeegid erifunktsioone slaidide leidmiseks, haldamiseks ja korduvaks kasutamiseks.

Kirjeteek.    Kui soovite oma ettevõtte kirjete või oluliste äridokumentide talletamise ja haldamise jaoks ühte keskset hoidlat, kasutage kirjeteeki. Oletagem näiteks, et teie asutusel on vaja kinni pidada teatud eeskirjadest või normatiividest, mis nõuab vastavate dokumentide haldamiseks organiseeritud protsessi. Kirjekeskuse sait võib sisaldada arvukalt kirjeteeke, kus saate talletada erinevat tüüpi kirjeid. Igas teegis saate määrata poliitikad talletatavate kirjete valimiseks, dokumentide marsruutimise ja haldamiseks ning selleks, kui kaua tuleb kirjeid alles hoida.

Aruandeteek.    Veebilehtede, dokumentide ning mõõdikute ja sihtide KPI-de loomise, haldamise ja kohaletoimetamise lihtsustamiseks võite kasutada aruandeteeki. Aruandeteek on keskne koht aruannete (nt Exceli töövihikute) ja armatuurlaualehtede loomiseks ja salvestamiseks. Exceli töövihiku avaldamisel aruandeteegis saab selle ühe hiireklõpsuga avada brauserivaates – nii on töövihikuid mugav kuvada ilma neid veebiosalehele lisamata.

Protsessidiagrammide teek (meetermõõdustik ja USA mõõdustik).    Protsessidiagrammide dokumentide (nt Microsoft Office Visio 2010 abil loodud diagrammide) talletamiseks ja ühiskasutuseks saate kasutada protsessidiagrammide teeki. Meetermõõdustiku ja USA mõõdustiku teegid on sobitatud vastava süsteemi mõõtühikutega.

 Märkus.   Sõltuvalt teie saidist ja konfiguratsioonist luuakse teie jaoks automaatselt ka muid süsteemiteeke (nt laaditeek, saidivarade teek ja saidilehtede teek). Neid spetsiifilisi teeke ei saa te ise kasutajaliidese kaudu luua.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Teekidega töötamise võimalused

Järgnevalt on esitatud mõned teekidega töötamise ja nende rühmas kasutamise võimalused.

Vaadete loomine.   Vaate (vaade: veergude kogum veebilehel, mis kuvab loendi või dokumenditeegi üksused. Vaates saab kuvada sorditud või filtreeritud üksused, valitud veerud või kohandatud küljenduse.) abil saate teegis kuvada just need üksused, mis on teie jaoks kõige olulisemad või otstarbekohasemad. Teegi tegelik sisu jääb muutumatuks, kuid failid korraldatakse või filtreeritakse nii, et neid oleks hõlpsam leida ja sirvida.

Failide väljamöllimise nõudmine.    Faili väljamöllimist (väljamöllimine: faili lukustamine redigeerimise ajaks, et takistada teistel selle samaaegset ülekirjutamist või redigeerimist. Ainult dokumendi välja möllinud kasutaja saab dokumenti redigeerida.) nõudes saate tagada, et faili saab enne selle sissemöllimist (sissemöllimine: luku vabastamine redigeerimiseks ning selleks, et lubada teistel kasutajatel uuendatud faili vaadata või välja möllida.) redigeerida ainult üks kasutaja. Dokumentide väljamöllimise nõue aitab ära hoida dokumendi samaaegset muutmist mitme isiku poolt, mis võiks põhjustada redigeerimiskonflikte ja segadust. Samuti aitab dokumendi väljamöllimise nõue meeskonnaliikmetel meeles pidada, et nad lisaksid dokumendi sissemöllimisel vajalikud kommentaarid. Nii saate hõlpsamini jälitada igas versioonis tehtud muudatusi.

Versioonide jälitamine.    Kui teil on vaja säilitada failide varasemaid versioone (redaktsiooni loomine: protsess, mille käigus luuakse failist või üksusest nummerdatud koopia alati, kui redaktsioon teeki või loendisse salvestatakse.), aitavad teegid faile jälitada, talletada ja taastada. Soovi korral saate kõiki versioone jälitada ühtemoodi või määrata mõne versiooni põhiversiooniks (nt versioon, kuhu on lisatud kasutusjuhendi uus peatükk) ning teised jälle vaheversioonideks (nt versioonid, kus on tehtud õigekirjaparandusi). Mäluruumi haldamise hõlbustamiseks võite iga versioonitüübiga määrata ka talletatavate versioonide arvu.

Dokumendi kinnitamise nõudmine.    Saate määrata, et dokumendi kinnitamine on vajalik. Dokumendid jäävad ooteolekusse, kuni vastava õigusega isik on need kinnitanud või tagasi lükanud. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või protseduure, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada.

Õiguste määramine.    SharePointi rühmade ja õigusetasemete abil saate sisule juurdepääsu efektiivselt hallata. Vaikimisi päritakse teekide, teekides olevate kaustade ja dokumentide õigused nende emasaidilt. Teatud üksusele õigusetasemete määramisega saate ülejäänud saidile juurdepääsu piiramata tundlikku sisu (nt lepingu- või eelarveteavet) kaitsta.

Muudatustega kursis olemine.    Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumisel) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Lisaks saate luua meiliteatised, mis teavitavad teid failide muutmisest.

Töövoogude loomine.    Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie rühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel). SharePointi töövoog on automaatne viis dokumentidele või üksustele toimingu- või tööülesandejada läbimiseks. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: Kinnitamine, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, Tagasiside kogumine, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning Allkirjade kogumine, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks.

Sisutüüpide määratlemine.    Kui teie rühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi (sisutüüp: uuestikasutatav sätete rühm sisu kategooria jaoks. Sisutüüpe võib kasutada metaandmete, mallide ning üksuste ja dokumentide käitumiste ühtseks halduseks. Sisutüübid määratletakse saidi tasemel ning kasutatakse loendite ja teekide puhul.) määratlemise ja lubamisega teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüüp saab määrata malli ja koguni töövoo (töövoog: dokumentide või üksuste automatiseeritud liigutamine läbi äriprotsessiga seotud toimingute või tööülesannete kindla jada. Töövooge võib kasutada tüüpiliste äriprotsesside (nt dokumendi kinnitamine või läbivaatus) ühtseks halduseks.)protsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina.

Klientrakendusega integreerimine.    Teatud ühilduvad klientprogrammid töötavad SharePointi funktsioonidega otse klientrakendusest. Näiteks saate Microsoft Word 2010 kasutamisel sisse- ja väljamöllimist lihtsamalt hallata. Samuti saate teegisisu rakendusest Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 või Microsoft Outlook 2010 vallasrežiimi viia, sisuga kaugsaidil töötada ja hiljem võrgurežiimi naasmisel muudatused sujuvalt sünkroonida.

Jälitamise audit.    Kui teil on rühm tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika.

Poliitikate seadmine.    Poliitikasätted on sätted, mis lubavad teatud vanuseni jõudnud dokumentide aegumist, automaatset kustutamist või perioodilist ülevaatust (töövoo kaudu). Teekide arenemisel saate täitunud kõvakettaruumi käsitsi puhastamise asemel ja kvoodipiirangute vältimiseks nende korraldussätete kasutamisega aega ja vaeva säästa

Dokumendikeskuse saidi kasutamine.    Dokumendikeskuse saiti saab kasutada suure arvu dokumentide loomiseks, haldamiseks ja talletamiseks. Dokumendikeskus põhineb saidimallil ja on mõeldud toimima suure arvu dokumentide haldamise keskhoidlana. Mitmesugused funktsioonid (nt metaandmete põhine ja puuvaates navigeerimine, sisutüübid ja veebiosad) aitavad teil dokumente korraldada ning alla laadida teie kasutajate jaoks tõhusal ja mõistlikul viisil. Sisuhaldurid saavad selleks eraldi indekseid loomata konfigureerida metaandmepõhise navigeerimise kiiresti enamiku teekide jaoks piisavalt sujuvaks; lisaindeksite loomisel, et parandada jõudlust paljude filtrite ja vaadete lõikes, on dokumendikeskus neile toeks. Dokumendikeskuse saiti saate kasutada ka sisuloomekeskkonnana (kasutajad möllivad faile aktiivselt sisse ja välja ning loovad nende failide kaustastruktuurid) või sisuarhiivina (kasutajad üksnes kuvavad dokumente või laadivad neid üles).

Tagasi algusse Tagasi algusse

Saidil teekide korraldamine

Failide korraldamine teegis sõltub teie meeskonna vajadustest ning teabe talletamise ja otsimise eelistustest. Mõningane plaanimine võib aidata teid rühmale sobivaima süsteemi loomisel. Teekides on hulk funktsioone, mille abil saate ühes teegis mitme failiga töötada. Siiski võib mitu teeki teie rühmale paremini sobida.

Dokumentide talletamine ühes teegis

Vahel võib juhtuda, et soovite ühte teeki kasutada mitmel otstarbel: näiteks on ühes rühmas mitu projekti või töötab mitu rühma sama projektiga. Ühe teegi kasutamine on mõistlik järgmistel juhtudel.

  • Teie rühm soovib vaadata sama failikogumi koondteavet või kogumi erinevaid vaateid. Näiteks soovib juhataja vaadata kõiki faile, mis on rühmitatud osakonna või tähtaja alusel.
  • Inimesed soovivad otsida saidil samas kohas asuvaid faile.
  • Soovite failidele rakendada samu sätteid (nt failide versioonide jälitamine või kinnituse nõudmine).
  • Teegis töötavatel rühmadel on sarnased omadused (nt samad õigusetasemed).
  • Soovite failide teavet arvutustabelis analüüsida või failide kohta koondvärskendusi saada.

Dokumentidega ühes teegis efektiivselt töötamiseks saate failid teegis veergude lisamise, vaadete määratlemise või kaustade loomisega korraldada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Dokumentide talletamine mitmes teegis

Kui talletatavate või hallatavate failikogumite või failidega töötavate inimeste rühmade vahel on selged erinevused, võib teil tekkida vajadus luua mitu teeki. Kasutage mitut teeki järgmistel juhtudel.

  • Talletatavad ja hallatavad failitüübid on erinevad ja teil pole alust arvata, et inimesed sooviksid sageli failide kokkuvõtet vaadata või faile koos otsida.
  • Faile kasutavate inimeste rühmad on erinevad ja neil on selgelt erinevad õigusetasemed.
  • Peate erinevatele failikogumitele erinevad sätted (nt versioonide jälitamine või kinnitamine) rakendama.
  • Teil pole vaja faile koos analüüsida ega failide koondvärskendusi vastu võtta.
  • Soovite uute failide loomiseks erinevaid võimalusi pakkuda või teegi menüü Uus suvandid erinevas järjestuses kuvada.

Järgnevalt antakse põgus ülevaade mitme teegiga tõhusalt töötamise võimalustest.

Saidi mallide ja veergude koostamine.    Asutuse teekide ühtlustamiseks saate koostada saidimalle ja -veerge. Seadistusi saate erinevate teekide vahel jagada – nii pole vaja neid iga kord uuesti luua.

Failide saatmine mõnda teise asukohta.    Kui soovite, et failid oleksid kättesaadavad mitmest teegist, saate need salvestada ühes teegis ja seejärel saata koopia muudesse teekidesse. Algse dokumendi värskendamisel saate valida meeldetuletuse, et värskendaksite dokumenti ka muudes asukohtades.

Teegimallide loomine.    Kui soovite teekidele ühtsemaid sätteid määrata või kasutada samasuguseid võimalusi erinevates teekides, saate teegi salvestada mallina. Teegimallid on teie saidil suvandina saadaval, kui klõpsate menüüs Saiditoimingud käsku Loo.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Failide korraldamine teegis

Failide teegis korraldamiseks on mitu võimalust. Näiteks võite lisada veerge, määratleda vaateid ja luua kaustu. Igal võimalusel on omad eelised ning võimalusi saate oma teegi ja meeskonna kordumatute vajaduste rahuldamiseks omavahel kombineerida.

Veergude lisamine

Teegid jälitavad vaikimisi faili nime ja teavet faili oleku kohta (nt kas fail on sisse möllitud). Lisaks saate määrata täiendavaid veerge, mis aitavad teie rühmal faile kategoriseerida ja jälitada (nt kampaania nimi, projekti number või muu meeskonnale oluline teave). Veerutüübi loomisel on teil valida mitme variandi vahel (nt üks tekstirida, rippmenüü suvandite jaoks, muude veergude alusel arvutatud arv või koguni mõne teie saidil leiduva inimese nimi ja pilt).

Veergudes on veerupäised, mis muudavad dokumentide sortimise ja filtreerimise lihtsamaks. Teegis failide kuvamisel saate faile ajutiselt sortida või filtreerida. Selleks osutage veerunimele ja klõpsake nime kõrval olevat allanoolt. See on abiks failide teatud kujul esitamisel, kuid peate neid juhiseid teegi järgmisel kuvamisel kordama.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Vaadete määratlemine

Mida soovivad kasutajad tihti näha: kõiki teatud projektiga seotud dokumente, kõiki teatud osakonda kuuluvaid dokumente või dokumendirühmi tähtaja kuu kaupa? Kui eeldate, et faile kuvatakse tihti teatud viisil, saate määratleda vaate. Seda vaadet saate seejärel teegiga töötamisel alati kasutada. Vaate loomisel lisatakse see teegi menüülindil asuvasse ripploendisse Praegused vaated.

Teegivaade on teegi üksusi kuvaval lehel määratletud veeruvalik, mis määrab sageli kindlaks teatud sortimisjärjestuse, filtri, rühmitamise ja kohandatud paigutuse. Teekidel võivad olla nii isiklikud vaated kui ka avalikud vaated. Osalemisõiguse tasemega kasutaja saab failide teatud viisil kuvamiseks või üksnes vajalike failide filtreerimiseks luua isikliku vaate. Kui teil on teegi kujundusõigus, saate luua avaliku vaate, mida saavad teegi kuvamisel kasutada kõik soovijad. Lisaks saate suvalise avaliku vaate vaikevaateks muuta – sel juhul näevad inimesed teegi seda vaadet automaatselt.

Kui teie rühma liikmed vaatavad teeke mobiilsideseadmes, saate luua ka mobiilivaateid, millel on seadmete ribalaiusele ja kitsendustele sobivad piirangud (nt vaates kuvatud üksuste arv).

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kaustade loomine

Kaustad (ehk ümbrised) on veel üks võimalus teegis või loendis sisu rühmitamiseks ja haldamiseks. Kui kaustad on teegi jaoks lubatud, saate kaustu lisada enamikule teegitüüpidele. Kui teek sisaldab mitut üksust, saate kaustade abil üksustele juurdepääsu täiustada. Kausta loomisel loote taustal siseindeksi. See siseindeks luuakse nii loendi või teegi juurkausta kui ka ülataseme kausta kohta. Kui pöördute kaustas olevate üksuste poole, siis kasutate andmepääsuks tegelikult seda siseindeksit.

Kui teek sisaldab mitut üksust, mida saab teatud viisil rühmitada, saate teegis sisu korraldada kaustade abil. Rühmade head näited on projektid, meeskonnad, osakonnad, tootekategooriad, vanusevahemikud, tähestikulised loendid ja tähestikulised alamrühmad (A–C, D–F jne). Kaustade abil saavad inimesed suurel hulgal faile tuttaval viisil kontrollida ja hallata.

Kaustad teegis

Vaikimisi kuvatakse kaustad teegis, kus kaustad on lubatud, teegi vaikevaates filtriteta. Sellest on kasu, kuna kasutajad saavad uute dokumentide lisamisel valida sobiva kausta. Kõigi kaustade kuvamise korral väheneb tõenäosus, et üksused lisatakse teegis ekslikult kaustadest väljapoole. Teegi lindil saadaoleva käsu Ava Windows Exploreriga abil saate dokumendid hõlpsasti erinevatesse teegikaustadesse ümber korraldada.

 Märkus.    Teegivaate saab määratleda kujul Sortimine praegusel kujul.Sel juhul ei kuvata kaustu vaates enne üksusi. Kui soovite, et kasutajad leiaksid õige kausta lihtsalt üles, ei peaks te seda vaate sortimissuvandit kasutama.

Kuigi teegikaustad pole kiirkäivitusala jaotises Dokumendid kuvatud, saab saidiomanik või saidi kujundusõigusega kasutaja aktiveerida puuvaate: kiirkäivitusalas kuvatakse jaotis Saidi hierarhia, kus saate teekide kaustu kerge vaevaga laiendada, ahendada ja nende vahel liikuda.

Kaustad puuvaates

Tagasi algusse Tagasi algusse

Veergude, vaadete ja kaustade kasutuse kombineerimine

Kõiki kolme võimalust saab koos kasutada. Neid samu veerge, mida kasutate teegi vaikevaates projektide jälitamiseks, saab kasutada ka mitme filtreerimiskriteeriumiga vaate loomiseks. Lisaks saab vaadet dünaamiliselt sortida ja filtreerida – veerupäiseid klõpsates saate vajalikku sisu kiiresti täpsemalt esile tõsta ja üles leida. Kui teegis on määratletud kaustastruktuur, saate teegivaate lamedaks muuta. Selleks märkige vaate loomisel või muutmisel jaotises Kaustad ruut Kuva kõik üksused kaustadeta. Kui kasutate kõiki võimalusi koos, leiate soovitud sisu alati kiiresti üles.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Järgmised toimingud

Eelmistes jaotistes saite teekidest ülevaate. Järgmine loend annab ülevaate sellest, milliseid levinumaid ja kasulikke toiminguid saate teekidega teha.

  • Teegi või teegikausta loomine või kustutamine
  • Failide lisamine, avamine ja redigeerimine teegis
  • Veergude lisamine teeki ja teegivaadete loomine
  • Teegimallide ja sisutüüpidega töötamine
  • Arvutis klientprogrammidega SharePointi teegi sünkroonimine
  • Dokumentide teekide vahel teisaldamine ja kopeerimine
  • Töövoogude kasutamine teegiga
  • Teegis õiguste ja täpsemate sätete seadmine
  • Slaidi-, pildi- ja meediumivarateekide kasutamine
  • Palju dokumente sisaldava teegi haldamine
  • Metaandmete abil mahukate dokumendi- ja kirjeteekide haldamine

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
SharePoint Online ettevõtete jaoks, SharePoint Online professionaalide ja väikeettevõtete jaoks