SharePoint Online'i keskkonnas välise ühiskasutuse haldamine

Kui teie ettevõtte töö hõlmab dokumentide ühiskasutust või otsest koostööd hankijate või klientidega, siis võib-olla soovite kasutada SharePoint Online'i välise ühiskasutuse funktsioone sisu ühiskasutusse andmiseks ettevõttevälistele isikutele, kellel pole teie Microsoft Office 365 abonemendi jaoks litsentse.

Selles artiklis kirjeldatakse SharePoint Online'i välise ühiskasutuse funktsioone. Kui otsite muid Office 365 välise ühiskasutuse funktsioone, saate lisateavet järgmistest teemadest.

Millised on SharePoint Online'i välise ühiskasutuse funktsioonid?

Välise ühiskasutuse funktsioonide hulka kuuluvad järgmised funktsioonid.

  • Võimalus väline ühiskasutus globaalselt sisse või välja lülitada kogu SharePoint Online'i keskkonna (rentniku) jaoks.    Rentniku tasemel välise ühiskasutuse väljalülitamine tähendab, et dokumente, saite ja saidikogumeid ei saa anda välisesse ühiskasutusse.
  • Välise ühiskasutuse saab sisse või välja lülitada üksikute saidikogumite jaoks.    Sel viisil saate kaitsta kindlate saidikogumite sisu, mida te ei soovi teistega jagada.
  • Võimalus anda saidid ja dokumendid autenditud kasutajatega ühiskasutusse.    Autenditud kasutajad on need, kes on kutsutud sisse logima Microsofti konto või Office 365 kasutaja ID abil.
  • Võimalus anda saidid ja dokumendid külaliskasutajatega ühiskasutusse.    Külaliskasutajad (anonüümsed kasutajad) ei vaja teie saidile ega dokumentidele juurdepääsuks Microsofti kontot või Office 365 kasutaja ID-d. Neil on juurdepääs teie või teie töötajate antud külaliselinkide kaudu.

Kes on väliskasutaja?

Väliskasutaja on ettevõtteväline inimene, kellel on juurdepääs teie SharePoint Online'i saitidele ja dokumentidele, kuid kellel ei ole SharePoint Online'i või teenusekomplekti Microsoft Office 365 tellimuse jaoks litsentsi. Väliskasutajad ei tööta teie ettevõttes või tütarettevõtetes, ei tee nendes lepingulist tööd ega ole kohapealsed agendid.

Väliskasutajad pärivad selle SharePoint Online'i kliendi kasutusõigused, kes kutsub neid saidil koostööd tegema. See tähendab, kui ettevõte on ostnud lepingu E3 Enterprise ja loob saidi, mis kasutab ettevõttefunktsioone, siis väliskasutaja saab õigused kasutada ja/või kuvada selle saidikogumi ettevõttefunktsioone, mille kutse neile saadeti. Kuigi väliskasutajad saab kutsuda laiendatud projekti liikmetena saidil kõiki toiminguid tegema, siis pole neil täpselt samu võimalusi, mis on teie ettevõtte täieõiguslikel, tasulise litsentsiga liikmetel. Järgmises tabelis kirjeldatakse neid piiranguid.

Väliskasutajad saavad... Väliskasutajad ei saa...
kasutada Office Online'i dokumentide kuvamiseks ja redigeerimiseks. Kui teie leping hõlmab Office Pro Plusi, siis neil pole litsentsi Office'i töölauaversiooni installimiseks oma arvutitesse; luua oma isiklikke saite (varem nimetati saidiks Minu sait), redigeerida oma profiili, muuta oma fotot ega kuvada tööülesannete koondloendit. Omada OneDrive for Businessi dokumenditeeki;
teha saidil toiminguid vastavalt neile määratud õiguste tasemele. Kui lisate väliskasutaja näiteks rühma Liikmed, siis on neil redigeerimisõigused ja nad saavad loendeid lisada, redigeerida ja kustutada. Lisaks saavad nad kuvada, lisada, värskendada ja kustutada loendiüksuseid ja dokumente; olla saidikogumi administraator (v.a juhul kui olete Office 365 haldamise abistamiseks palganud partneri). Saate määrata väliskasutaja oma avaliku veebisaidi kujundajaks;
kuvada saitide muut tüüpi sisu. Näiteks saavad nad liikuda selle saidikogumi, mille kutse neile saadeti, muudele alamsaitidele. Lisaks saavad nad näiteks kuvada saidi kanaleid. kuvada ettevõtteülest uudistekanalit;
lisada rentnikule üldist talletusmahtu;
pääseda otsingukeskuse juurde või otsida igalt poolt. Muud otsingufunktsioonid, mis ei pruugi olla saadaval, on järgmised. Täpsem sisutöötlus, pidevanalüüs ja piiritlusatribuudid;
pääseda juurde saidipostkastidele;
pääseda juurde PowerBI funktsioonidele nagu Power View, Power Pivot, kiirülevaade või Timeline Slicer. Nende funktsioonide jaoks on vaja täiendavat litsentsi, mida ei päri väliskasutajad;
kasutada e-juurdlust Selleks on vaja ka Exchange Online'i litsentsi.

Muud funktsioonid, mis ei pruugi olla väliskasutaja jaoks saadaval, on järgmised.

  • Teenuse Excel Services funktsioonid (sh arvutatud mõõdud ja arvutatud liikmed, eraldatud PivotTable-liigendtabelid ja PivotChart-liigenddiagrammid, väljaloend ja välja tugi, filtreerimistäiustused, otsingufiltrid).
  • SharePoint Online'i andmeühendusteek
  • Visio teenused

Lehe algusesse Lehe algusesse

Ühiskasutuse määramine

Väline ühiskasutus on vaikimisi sisse lülitatud kogu teie SharePoint Online'i keskkonnas (ehk rentnikus) ja selle saidikogumites. Võib-olla soovite selle globaalselt välja lülitada, enne kui inimesed hakkavad saite kasutama või kuni teate täpselt, kuidas soovite seda funktsiooni kasutada.

Välise ühiskasutuse lubamine on paindlik, seega kaaluge oma võimalusi. Saate näiteks lubada ühiskasutamise rentniku piires, mis annab kõigile kasutajatele ühiskasutuse võimaluse. Saate piirata ühiskasutuse ainult teatud saidikogumitele, seega saavad väliskasutajaid kutsuda üksnes saidikogumi administraatorid ja nendes kogumites olevate saitide administraatorid. Samuti saate piirata saitide ja dokumentide ühiskasutusse andmise võimalust valitud kasutajarühmale.

Kui arutate, kas ja kuidas soovite sisu väliselt ühiskasutusse anda, arvestage järgmisi tegureid.

  • Kellele soovite anda juurdepääsu oma meeskonnatöö saidi ja kõikide alamsaitide sisule ning mida peaksid isikud seal teha saama?
  • Kellele soovite ettevõttes anda õiguse sisu välisühiskasutusse andmiseks?
  • Kas leidub sisu, mida te ei soovi kunagi ettevõttevälistele isikutele vaatamiseks saadaolevaks muuta?

Vastused neile küsimustele aitavad kavandada sisu ühiskasutusse andmise strateegiat.

Lahendus. Toiming.

Saidi ühiskasutus

Kui soovite anda saidi ühiskasutusse, kuid lisaks piirata väliskasutajate juurdepääsu teie ettevõttesisesele sisule, peaksite looma ainuõigustega alamsaidi, mida kasutate vaid väliskasutuse jaoks. Sarnaselt, kui soovite anda ühiskasutusse OneDrive for Businessi asukohas loodud alamsaidi, peaksite veenduma, et sellel on ka ainuõigused. Nii ei anna te kasutajatele kogemata õigust oma OneDrive for Businessi saidi muudele saitidele või -sisule.

SharePoint kasutab õiguste pärimise mudelit, kus uued saidid pärivad automaatselt õigused nende emasaitidelt. Alamsaitide kordumatute õiguste määramise teel katkestatakse pärilussuhe. Lisateavet õiguste pärimise kohta leiate teemast Mis on õiguste pärimine?

Soovite ettevõttevälisele inimesele anda püsiva juurdepääsu saidi teabele ja sisule ning anda talle õiguse tegutseda saidil täieõigusliku liikmena (st sisu luua, redigeerida ja vaadata).
Dokumendi ühiskasutus ja sisselogimise nõudmine Soovite dokumendi läbivaatuseks või koostöö tegemiseks anda ühele või mitmele ettevõttevälisele inimesele turvalise juurdepääsu mõnele kindlale dokumendile, kuid need inimesed ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.
Dokumendi ühiskasutus sisselogimise nõudmiseta

Soovite ettevõttevälistele inimestele anda ühiskasutusse tundlikku ega konfidentsiaalset mittesisaldava dokumendi lingi ning lubada seda dokumenti vaadata ja tagasisidega täiendada. Kuid need isikud ei vaja püsivat juurdepääsu teie sisevõrgusaidi sisule.

Kui annate dokumendi anonüümsete külaliselinkidega ühiskasutusse, saavad kutse adressaadid neid külaliselinke jagada teistega, kes võivad linke sisu vaatamiseks kasutada.

Peaksite lisama välise ühiskasutuse kavandamise oma SharePoint Online'i õiguste üldisesse kavandamisse. Üldiselt on hea tava kasutada „vähimate õiguste põhimõtet” ja anda väliskasutajatele teie keskkonnas minimaalne ja piiratud juurdepääs. Võib-olla soovite isegi luua erilise õigusterühma, kuhu väliskasutajad kutse saamisel määratakse. Lisaks peaksite kaaluma sisu segmentimist turbetasemete alusel, nii et tundlik sisu on keskses asukohas ja kindlalt kaitstud. Kui arvestate, et väliskasutajatel on ka edaspidi vajadus teie saidile sisse logida ja teatud toiminguid teostada, peaksite looma välise ühiskasutuse jaoks eraldi saidikogumi. Nii saate anda väliskasutajatele teatud sisule juurdepääsu, ilma et avaksite neile kogu keskkonna.

Lisateavet õiguste kavandamise kohta leiate teemast Õiguste strateegia kavandamine.

Lehe algusesse Lehe algusesse

SharePoint Online'i keskkonnas (rentnik) välise ühiskasutuse sisse või välja lülitamine

Peate välise ühiskasutuse konfigureerimiseks olema SharePoint Online'i administraator.

  1. Klõpsake SharePointi administreerimiskeskuses nuppu Sätted.
  2. Tehke jaotises Väline ühiskasutus ühte järgmistest.
Soovitud toiming Sobiv suvand Tulemus
Kõigi saitide kõigi kasutajate jaoks saitide või sisu väliskasutajatele ühiskasutusse andmise vältimine.

Ära luba ettevõttevälist ühiskasutust

  • Kasutajad ei saa anda saite ega sisu ühiskasutusse kasutajatele, kellel pole teie Office 365 abonemendi litsentsi.
  • Välist ühiskasutust ei saa mis tahes üksiku saidikogumi jaoks sisse lülitada.
Saitide või sisu vaatamiseks kutse saanud väliskasutajatelt sisule juurdepääsuks Microsofti kontoga sisse logimise nõudmine. Luba väliskasutajad, kes aktsepteerivad ühiskasutuse kutse ja logivad sisse autenditud kasutajana
  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad saidid väliskasutajatele ühiskasutusse anda.
  • Kõik väliskasutajad peavad enne sisu vaatamist sisse logima.
  • Sisu vaatamise kutse saab vaid korra lunastada. Kui kutse aktsepteeritakse, ei saa seda juurdepääsu saamiseks teistega jagada ega kasutada.
Saidikasutajad tohivad saidid autenditud kasutajatena sisselogitud isikutele ühiskasutusse anda, kuid lisaks saavad saidikasutajad anda dokumendid ühiskasutusse anonüümsete külaliselinkide abil, mis ei nõua kutsutud adressaatidelt sisselogimist.

Luba nii ühiskasutuse kutse kui külaliselingi aktsepteerinud väliskasutajad

  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad saidid väliskasutajatele ühiskasutusse anda.
  • Kõik väliskasutajad peavad enne sisu vaatamist ühiskasutusse antud saidile sisse logima.
  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad dokumendid ühiskasutusse anda ja nõuda sisselogimist või saata dokumentide jaoks anonüümse külaliselingi.
  • Kui saidikasutajad annavad dokumendi ühiskasutusse, annavad nad väliskasutajatele dokumendi vaatamis- või redigeerimisõiguse.
  • Anonüümse külaliselingi saanud väliskasutajad saavad sisselogimiseta sisu vaadata või redigeerida.
  • Anonüümseid külaliselinke saab võib-olla edasi saata või ühiskasutusse anda teistele isikutele, kes saavad sisselogimiseta ka võib-olla sisu vaadata või redigeerida.


 Märkused 

  • Kui lülitate välise ühiskasutuse kogu keskkonnas välja ja hiljem lülitate selle uuesti sisse, siis väliskasutajad, kellel enne oli sisule või dokumentidele juurdepääs, saavad selle juurdepääsu tagasi. Kui teate, et väline ühiskasutus oli teatud saidikogumites enne sisse lülitatud ja kasutusel ning te ei soovi, et väliskasutajad saaksid välise ühiskasutuse globaalselt uuesti sisse lülitamisel pääsuõigust tagasi, siis soovitame nendes saidikogumites esmalt väline ühiskasutus välja lülitada.
  • Kui lülitate välise ühiskasutuse välja saidikogumitasemel, kustutatakse kõik selle saidikogumi väliskasutajate õigused jäädavalt.
  • Kui lülitate välise ühiskasutuse välja saidikogumitasemel, siis keelatakse külaliselingid, kuid need võivad uuesti tööle hakata, kui väline ühiskasutus uuesti sisse lülitatakse. Kui soovite juurdepääsu teatud dokumentidele jäädavalt tühistada, peate keelama anonüümsed külaliselingid.
  • Kui keelate välise juurdepääsu või rakendate välise juurdepääsu piiratud kujul, kaotavad väliskasutajad juurdepääsu tavaliselt ühe tunni jooksul pärast muudatust.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Üksikute saidikogumite jaoks välise ühiskasutuse sisse või välja lülitamine

Peate üksikute saidikogumite välise ühiskasutuse konfigureerimiseks olema SharePoint Online'i administraator. Saidikogumi administraatorid ei tohi muuta välise ühiskasutuse konfiguratsioone.

  1. Klõpsake lehel SharePointi halduskeskus nuppu Saidikogumid.
  2. Märkige nende saidikogumite kõrval olev ruut, mille ühiskasutuse sätteid soovite sisse või välja lülitada.
  3. Klõpsake menüülindil nuppu Ühiskasutus.

SharePoint Online'i administreerimiskeskuse lint koos ühiskasutusega nupuga on esile tõstetud

  1. Tehke ühte järgmistest.
Soovitud toiming Sobiv suvand Tulemus
Kõigi saitide kõigi kasutajate jaoks saitide või saitide sisu väliskasutajatele ühiskasutusse andmise vältimine.

Ära luba ettevõttevälist ühiskasutust

  • Kasutajad ei saa anda selle saidikogumi saite ega sisu ühiskasutusse kasutajatele, kellel pole teie Office 365 abonemendi litsentsi.
  • Kui saidikogumi ühiskasutus oli eelnevalt sisse lülitatud, kustutatakse jäädavalt kõik väliskasutajad, kes said kutse saidikogumi saitidele sisse logima ja sisu vaatama.
  • Kui plaanite tulevikus selle saidikogumi välise ühiskasutuse uuesti sisse lülitada, tuleb need väliskasutajad uuesti kutsuda.
Saitide või sisu vaatamiseks kutse saanud väliskasutajatelt sisule juurdepääsuks Microsofti kontoga sisse logimise nõudmine. Luba väliskasutajad, kes aktsepteerivad ühiskasutuse kutse ja logivad sisse autenditud kasutajana
  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad saidid väliskasutajatele ühiskasutusse anda.
  • Saidiomanikud või teised saidi täielike haldusõigustega kasutajad saavad dokumendid sisselogimisnõudega väliskasutajatele ühiskasutusse anda.
  • Kõik väliskasutajad peavad enne sisu vaatamist sisse logima.
  • Sisu vaatamise kutse saab vaid korra lunastada. Kui kutse aktsepteeritakse, ei saa seda juurdepääsu saamiseks teistega jagada ega kasutada.
Saidikasutajad tohivad saidid autenditud kasutajatena sisselogitud isikutele ühiskasutusse anda, kuid lisaks saavad saidikasutajad anda dokumendid ühiskasutusse anonüümsete külaliselinkide abil, mis ei nõua kutsutud adressaatidelt sisselogimist.

Luba nii ühiskasutuse kutse kui külaliselingi aktsepteerinud väliskasutajad

  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad saidid väliskasutajatele ühiskasutusse anda.
  • Kõik väliskasutajad peavad enne sisu vaatamist ühiskasutusse antud saidile sisse logima.
  • Saidiomanikud või teised täielike haldusõigustega kasutajad saavad lisaks dokumendid väliselt ühiskasutusse anda ja nõuda sisselogimist või saata dokumentide jaoks anonüümse külaliselingi.
  • Kui kasutajad annavad dokumendi ühiskasutusse, annavad nad väliskasutajatele dokumendi vaatamis- või redigeerimisõiguse.
  • Anonüümse külaliselingi saanud väliskasutajad saavad sisselogimiseta sisu vaadata või redigeerida.
  • Anonüümseid külaliselinke saab võib-olla edasi saata või ühiskasutusse anda teistele isikutele, kes saavad sisselogimiseta ka võib-olla sisu vaadata või redigeerida.


 Märkused 

  • Kui väline ühiskasutus on kogu SharePoint Online'i keskkonnas välja lülitatud, ei saa seda teatud saidikogumite jaoks sisse lülitada.
  • Üksikute saidikogumite välise ühiskasutuse sätted ei tohi olla vähem piiratud, kui on lubatud kogu SharePoint Online'i keskkonnas, kuid need sätted saavad olla rohkem piiratud. Näiteks kui väline ühiskasutus on sisse lülitatud kogu SharePoint Online'i keskkonna jaoks, kuid on piiratud vaid autenditud kasutajatega lubamisega, siis on see ainus välise ühiskasutuse viis, mida saate teatud saidikogumis lubada. Kui kogu SharePoint Online'i keskkonnas on lubatud väline ühiskasutus nii sisselogimise kui anonüümsete külaliselinkide kaudu, saate soovi korral teatud saidikogumi jaoks kogu välise ühiskasutuse välja lülitada või piirata välist ühiskasutust vaid autenditud kasutajatega (külaliselinkideta).
  • Kui väline ühiskasutus on SharePoint Online'i administreerimiskeskuses globaalselt välja lülitatud, siis ükski ühiskasutuses link ei tööta. Pärast funktsiooni taasaktiveerimist hakkavad lingid uuesti tööle. Lisaks saate keelata üksikud ühiskasutusse antud lingid, kui soovite jäädavalt tühistada juurdepääsu teatud dokumendile.
  • Kui muudate välise ühiskasutuse sätteid saidikogumi Minu sait jaoks, rakendatakse need muudatused ka kõigile olemasolevatele või äsja loodud isikliku sisu saitidele (varasema nimega Minu sait).
  • Ühiskasutuse sätted saidikogumis –minu sait (nt https://contoso-my.sharepoint.com) rakendatakse ettevõtte kõigi kasutajate OneDrive for Business saitidele. Te ei saa valikuliselt teatud kasutaja OneDrive for Business saidi ühiskasutuse sätteid hallata.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Saidikogumite välise ühiskasutuse sätete vaatamine

Saidikogumi rühma välise ühiskasutuse sätete vaatamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake lehel SharePointi halduskeskus nuppu Saidikogumid.
  2. Märkige nende saidikogumite kõrval olev ruut, mille ühiskasutuse sätteid soovite kontrollida.
  3. Klõpsake menüülindil nuppu Ühiskasutus.
  4. Sirvige URL-ide loendit, et näha iga saidikogumi ühiskasutussätteid.

kahele saidikogumile dialoogikuvamise sätete ühiskasutusse andmine

Lehe algusesse Lehe algusesse

Väliste kasutajakontode ja kutsete haldamine

Kui väline ühiskasutus on lubatud rentniku ja/või saidi saidikogumi jaoks ja loodud ühiskasutusõigused, saavad vastava õigusega kasutajad saata kutseid, luua külaliselinke, tühistada juurdepääsu ja teha veel palju muud. Täielike juhiste lugemiseks vt teemat Ettevõttevälistele isikutele saitide või dokumentide ühiskasutusse andmine.


 Märkused 

  • Pole globaalset võimalust vaadata loendit kõigist saitidest, millele väliskasutajal on juurdepääs. Kui soovite määratleda, kas teatud kasutajal on saidile juurdepääs, peate vastava saidi avama.
  • Pole globaalset võimalust vaadata loendit kõigist dokumentidest, mis on välises ühiskasutuses.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Lisateave

Välise ühiskasutuse haldussätted erinevad sõltuvalt sellest, mis Office 365 lepingut teie ettevõte tellib.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
Office 365 Enterprise'i haldus, Office 365 Midsize Businessi administraator, SharePoint Online Enterprise (E1 ja E2), SharePoint Online Enterprise (E3 ja E4), SharePoint Online Midsized Business, SharePointi administreerimiskeskus