Kirjete lisamine, redigeerimine või kustutamine

Andmebaasi teave salvestatakse tabelites, mis sisaldavad andmeid kindla teema kohta (nt varad ja kontaktid). Iga kirje tabelis sisaldab teavet üksuse kohta (nt teatud kontakt). Kirje koosneb väljadest (nt nimi, aadress ja telefoninumber). Kirjet nimetatakse tavaliselt reaks ja välja veeruks. Microsoft Office Access 2007 lubab kirjeid lisada, redigeerida või kustutada otse tabelis andmelehevaates (andmelehevaade: vaade, kus kuvatakse tabeli, vormi, päringu, vaate või salvestatud protseduuri andmed ridade ja veergudega vormingus. Andmelehevaates saab redigeerida välju ning lisada, kustutada ja otsida andmeid.). Kui kujundasite ja lõite valikupäringu (valikupäring: päring, mis küsib teie tabelites salvestatud andmete kohta küsimuse ning annab tulemi andmelehe kujul, kuid ei muuda andmeid.), saate kirjeid kuvada ja redigeerida otse andmelehel, mis saadakse päringu käivitamisel. Saate luua ka vormi, mis põhineb suvalisel tabelil või päringul, ning lisada või redigeerida kirjeid sellel vormil.

Selle artikli teemad


Ülevaade

Kui loote andmebaasi malli järgi, luuakse esialgsed tabelid, päringud ja vormid automaatselt. Selles artiklis käsitletakse Accessi mallist loodud andmebaasi kirjete lisamist, redigeerimist ja kustutamist.

Lisateavet kirjete lisamise, redigeerimise ja kustutamise kohta andmebaasides, mis ei ole loodud Accessi mallidest, leiate järgmistest artiklitest.

Lisateavet meili teel andmete kogumise ja värskendamise funktsiooni kohta leiate artiklist Andmete kogumine meilisõnumitega.

Lisateavet andmete importimise kohta Accessi leiate järgmistest artiklitest.

Lisateavet tabelisse uue välja või veeru lisamise kohta leiate artiklist Tabelis uue välja sisestamine, lisamine või loomine.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Uue kirje lisamine

Kirje lisatakse andmebaasi, kui on jälitada uus üksus. Näiteks soovite lisada tabelisse Kontaktid uue kontakti, kui soovite uue sõbra või kolleegi teavet salvestada. Uue kirje lisamisel lisab Office Access 2007 selle tabeli lõppu.

Kirje lisamiseks tuleb tabel või vorm esmalt avada. Mõnikord avatakse vorm automaatselt andmebaasi avamisel. Kui avate näiteks mallist Kontaktid loodud andmebaasi, avatakse automaatselt vorm Kontaktide loend. Vorm Kontaktide loend on andmebaasi Kontaktid käivitusvorm.

Vorm Kontaktide loend

Järgmises jaotises tutvustatakse mitut meetodit uute kirjete lisamiseks andmelehevaates või vormivaates.

Malli käivitusvormi kasutamine

Kui loote uue andmebaasi Accessi mallist, laaditakse tavaliselt andmebaasi esmakäivitamisel käivitusvorm. Kui loote näiteks andmebaasi mallist Kontaktid, laaditakse käivitusvorm Kontaktide loend. Käivitusvormi eesmärk on olla käivituspunkt andmebaasis navigeerimiseks ja selle kasutamiseks. Paljud sellised mallid (kuid mitte kõik) võimaldavad uute kirjete lisamiseks klõpsata nuppu käivitusvormil. Näiteks vormil Kontaktide loend on nupp Uus kontakt ja vormil Probleemide loend on nupp Uus probleem.

Vorm Kontaktide loend, ringiga tähistatud nupp Uus kontakt

Sellise nupu vajutamisel avatakse vorm, millel saate sisestada vajaliku teabe. Kui klõpsate nuppu Uus kontakt, avatakse vorm Kontakti üksikasjad.

Kirje lisamine nupuga Uus

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Nupu pilt ja seejärel käsku Ava.
  1. Valige dialoogiboksis Avamine andmebaas ja avage see.
  2. Kui kuvatakse käivitusvormi, klõpsake uue kirje lisamise nuppu.

Näiteks vormis Kontaktide loend klõpsake nuppu Uus kontakt. Avatakse vorm Kontakti üksikasjad.

  1. Täitke vorm. Sisestage teave igale väljale, järgmisele väljale liikumiseks vajutage tabeldusklahvi TAB, eelmisele välja liikumiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT+TAB.

 Märkus.   Uue rea alustamiseks väljal, mis toetab mitut tekstirida (nt tekstiväli või memoväli), vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+ENTER. Kui soovite redigeerimiseks rohkem ruumi, saate avada välja Suum. Välja Suum avamiseks klõpsake redigeeritaval väljal nii, et kursor oleks väljal ja väli valitud. Seejärel vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT+F2.

  1. Kui lõpetate kirjete sisestamise, klõpsake tabeli salvestamiseks nuppu OK. Kui soovite veel kirjeid lisada, klõpsake (kui see nupp on saadaval) nuppu Salvesta ja loo uus.

Kui kasutate vormi Kontaktide loend, saate lisada uusi kirjeid klõpsates nupul Lisa Outlookist, seejärel saate valida kirjed oma Microsoft Office Outlook 2007 aadressiraamatust.

Kirje lisamine nupuga Lisa Outlookist

Mõnel mallil on nupp Lisa Outlookist, millega saate lisada kirjeid Office Outlook 2007 aadressiraamatust. Arvestage, et see nupp on olemas ainult teatud mallidel ning vaikimisi ei ole seda uutel vormidel või tabelitel.

  1. Klõpsake nuppu Lisa Outlookist.
  2. Kui kuvatakse dialoogiboks Profiili valimine, valige väljal Profiili nimi soovitud profiili nimi ja klõpsake siis nuppu OK.

 Märkus.   Võidakse kuvada dialoogiboksi järgmise teatega: Programm proovib juurde pääseda teie salvestatud meiliaadressidele Outlookis. Kas soovite seda lubada? Kui see on ootamatu, võib see olla viirus ning te peaksite valima käsu Ei. Selle dialoogiboksi kuvamine on tavaline, kui klõpsate nuppu Lisa Outlookist ja nuppu Ei pole vaja vajutada. Kui kavatsete valida mitu kontakti, võite märkida ruudu Luba juurdepääs kaustale ja määrata lühikese ajavahemiku (nt 5 minutit). See annab Accessile ligipääsu Outlookis salvestatud meiliaadressidele ainult määratud ajavahemikuks. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Jah.

  1. Topeltklõpsake dialoogiboksis Valige lisatavad nimed soovitud nimedel ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Nimed lisatakse vormile.

Kontakti kirje salvestamine Outlooki aadressiraamatusse

Mõnel mallil on nupp Loo Outlooki kontakt, millega saate salvestada kirjeid kontaktina Outlooki aadressiraamatusse. Arvestage, et see nupp on olemas ainult teatud mallidel ning vaikimisi ei ole seda uutel vormidel või tabelitel.

  1. Klõpsake nuppu Loo Outlooki kontakt.
  2. Kui kuvatakse dialoogiboks Profiili valimine, valige väljal Profiili nimi soovitud profiili nimi ja klõpsake siis nuppu OK.
  3. Outlook avab valitud kirje andmeid sisaldava uue kontakti vormi. Kontrollige uue kontakti vormi andmeid ja tehke vajalikud muudatused.
  4. Klõpsake uue kontakti vormi menüü Kontakt jaotises Toimingud nuppu Salvesta ja sule.

Mõned mallid esitavad kasutajaliidese Microsoft Office Fluenti kasutajaliides lindil käsu Salvesta Outlooki kontaktina, millega saate kontakti kirje oma Outlooki aadressiraamatusse salvestada. Arvestage, et see käsk on saadaval ainult teatud mallides ning vaid sellistes tabelites, mis salvestavad meiliaadresse, või sellisel tabelil põhinevates päringutes või teatud mallidel põhinevates andmebaasides.

  1. Valige kirje, mida soovite Outlooki kontaktiks salvestada.
  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Veel ja seejärel käsku Salvesta Outlooki kontaktina.
  3. Kui kuvatakse dialoogiboks Profiili valimine, valige väljal Profiili nimi soovitud profiili nimi ja klõpsake siis nuppu OK.
  4. Outlook avab valitud kirje andmeid sisaldava uue kontakti vormi. Kontrollige uue kontakti vormi andmeid ja tehke vajalikud muudatused.
  5. Klõpsake uue kontakti vormi menüü Kontakt jaotises Toimingud nuppu Salvesta ja sule.

Kirje lisamine käivitusvormi

Sõltuvalt kasutatud mallist saab teavet sisestada ka otse käivitusvormi. Access kuvab tavaliselt olemasolevat teavet andmelehel. Otse viimase andmerea all on uus tühi kirje, mille kirjevalijas kuvatakse tärni (*). Sisestage teave tärnile järgnevasse kirjesse. Võtke arvesse, et kui mõnele väljale on määratud vaikeväärtus, kuvatakse uut kirjet juba määratud vaikeväärtustega. Et pääseda kiiresti tabeli lõpus olevasse uude kirjesse, võite klõpsata navigeerimisnuppu Uus (tühi) kirje või menüü Avaleht jaotises Kirjed olevat nuppu Uus kirje.

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Nupu pilt ja seejärel käsku Ava.
  1. Valige dialoogiboksis Avamine andmebaas ja avage see.
  2. Kui kuvatakse käivitusvormi ning seal pole olemasolevaid andmeid, sisestage teave uude kuvatavasse tühja kirjesse. Kui vormis on mingi teave juba olemas, toimige järgmiselt.
    • Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Uus.
  • Klõpsake nuppu Uus (tühi) kirje, kui see on saadaval.
  • Leidke kirje, mille kirjevalijas on tärn, ning sisestage sinna soovitud teave.
  1. Täitke kirje. Sisestage teave igale väljale, järgmisele väljale liikumiseks vajutage tabeldusklahvi TAB, eelmisele välja liikumiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT+TAB.

 Märkus.   Uue rea alustamiseks väljal, mis toetab mitut tekstirida (nt tekstiväli või memoväli), vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+ENTER. Kui soovite redigeerimiseks rohkem ruumi, saate avada välja Suum. Selleks vajutage sel ajal, kui kursor on redigeeritaval väljal, klahvikombinatsiooni SHIFT+F2.

  1. Vajutage pärast kõigi väljade täitmist uuele tühjale väljale liikumiseks tabeldusklahvi (TAB).

Kui kuvate teist kirjet või sulgete vormi, salvestab Access kirje, mille just lisasite.

Tabeli või vormi avamine navigeerimispaanilt

Uue kirje saate sisestada malli käivitusvormilt, aga saate ka avada tabeli või vormi navigeerimispaanilt ning siis uue kirje sisestada.

Tabeli või vormi avamine

  • Topeltklõpsake navigeerimispaanil avatavat üksust (või klõpsake seda korra, kui olete muutnud dialoogiboksi Navigeerimissuvandid suvandit Ava objekt programmiga).

Tabel või vorm avatakse selle vaikevaates.

Olemasolevat teavet kuvatakse enamasti andmelehe ridades. Nende ridade all kuvatakse kirjevalijas uut tühja kirjet, mida tähistab tärn. Sisestage uus teave sellele reale.

Kirje lisamine tabelisse või vormi    

Kui kuvatakse andmelehte või vormi ning seal pole olemasolevaid andmeid, sisestage teave uude kuvatavasse tühja kirjesse. Kui vormis on mingi teave juba olemas, toimige järgmiselt.

  • Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Uus.
  • Klõpsake nuppu Uus (tühi) kirje, kui see on kuvatud.
  • Leidke kirje, mille kirjevalijas on tärn, ning sisestage sinna oma uus teave.

Vajutage pärast kõigi väljade täitmist uuele tühjale väljale liikumiseks tabeldusklahvi (TAB).

Kui kuvate teist kirjet või sulgete tabeli või vormi, salvestab Access kirje, mille just lisasite.

Miks tundub, et ID-numbrid vahetevahel numbri vahele jätavad?

Kui loote välja, mille andmetüüp on Automaatnumber, loob Access automaatselt igas uues kirjes selle välja jaoks väärtuse. Seda väärtust muudetakse vaikimisi nii, et iga uus kirje saab järgmise saadaoleva järgarvu. Andmetüübi Automaatnumber ülesanne on anda primaarvõtmena kasutamiseks sobiv väärtus.

Primaarvõtmete kohta leiate lisateavet artiklist Primaarvõtme lisamine, seadmine, muutmine või eemaldamine.

Kui kustutate tabelist rea, mis sisaldab välja, mille andmetüüp on Automaatnumber, ei kasutata selle rea automaatnumbrivälja väärtust alati automaatselt uuesti. Sellel põhjusel võib Access luua oodatust erineva automaatnumbri ja tekitada lüngad ID-numbrite järjestuses – see on sisseprogrammeeritud. Teile on vajalik just automaatnumbri välja väärtuste kordumatus, mitte nende järjekord.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kirje leidmine redigeerimiseks või kustutamiseks

Kirje redigeerimiseks või kustutamiseks peate selle esmalt leidma. Tabelis, milles on vähe kirjeid, saate kasutada kirjetes navigeerimiseks kirje navigeerimisnuppe, kuni leiate otsitud kirje. Suuremas tabelis aga peaksite kasutama kirjete otsimiseks teisi meetodeid.

Kirje navigeerimisnuppude kasutamine

Kirjete vahel saab navigeerida navigeerimisnuppudega. Nende noolenuppudega saate liikuda esimesse, eelmisesse, järgmisesse või viimasesse kirjesse või lisada uue kirje.


Navigeerimisnupud

Viiktekst 1 Esimene kirje
Viiktekst 2 Eelmine kirje
Viiktekst
3 Praegune kirje
Viiktekst 4 Järgmine kirje
Viiktekst 5 Viimane kirje
Viiktekst 6 Uus (tühi) kirje
Viiktekst 7 Filtriindikaator
Viiktekst 8 Väli Otsing

Kui klõpsate väljal Praegune kirje, tippige kirje number ning vajutage sisestusklahvi ENTER, et sellesse kirjesse liikuda. Kirjenumbreid loetakse järjest vormi või andmelehe algusest. Kirjenumber ei ole sama, mis välja väärtus.

Filtri indikaatornupp näitab, kas rakendatakse filtrit. Filtri eemaldamiseks klõpsake seda nuppu, kui see kuvab kirja Filtreeritud. Kui nupp kuvab kirja Filtreerimata, rakendub klõpsamisel viimatikasutatud filter.

Kui sisestate teksti väljale Otsing, tuuakse tippimise käigus esimene vastav väärtus reaalajas esile. Selle funktsiooniga leiate kiiresti väljale Otsing tipitud vastava väärtusega kirje.

Dialoogiboksi Otsing ja asendus funktsiooni Otsing kasutamine

Teatud kirjete otsimiseks saate kasutada dialoogiboksi Otsing ja asendus funktsiooni Otsing. Kui leiate otsingule vastava kirje, saab sellest jooksev kirje ja saate seda redigeerida või kustutada.

Vastava kirje leidmine

  1. Klõpsake otsitavat välja.
  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Otsimine nuppu Otsi või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+F.

Klaviatuuri otsetee  Vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+F.

Kuvatakse dialoogiboks Otsing ja asendus.

  1. Klõpsake vahekaarti Otsi.
  2. Tippige otsitav väärtus väljale Otsitav.
  3. Kui soovite otsida mõnelt teiselt väljalt või kogu aluseks olevast tabelist, kasutage loendit Vt:.
  4. Loendis Vastenda võite valida väärtuse Välja iga osa. Selle suvandiga on otsing võimalikult lai.
  5. Valige loendis Otsi väärtus Kõik ja klõpsake seejärel nuppu Otsi järgmine.

Lisateavet dialoogiboksi Otsing ja asendus kasutamise kohta leiate artiklist Andmete muutmine dialoogiboksis Otsing ja asendus.

Filtri rakendamine

Filtriga saate piirata kuvatavaid kirjeid nii, et kuvatakse vaid otsingukriteeriumidele vastavad kirjed. Filtri rakendamine lihtsustab redigeeritavate ja kustutavate kirjete leidmist. Kuvatavate kirjete hulga kiireks kitsendamiseks paremklõpsake väljal, mille väärtust soovite vastendada, ning klõpsake kiirmenüü allservas sobivat käsku Võrdub, Ei võrdu, Sisaldab või Ei sisalda.

Valikupõhise filtri rakendamine

  1. Avage tabel või vorm.
  2. Tagamaks, et tabel või vorm ei ole juba filtreeritud, klõpsake menüü Avaleht jaotises Sordi ja filtreeri nuppu Täpsemalt ning käsku Eemalda kõik filtrid (kui see käsk on saadaval).
  3. Liikuge kirjeni, mis sisaldab filtri osana kasutatavat väärtust ja klõpsake väljal. Osalise valiku põhiseks filtreerimiseks valige ainult soovitud märgid.
  4. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sordi ja filtreeri nuppu Valik ning seejärel klõpsake soovitud filtrit.

-või-

Paremklõpsake väljal ja klõpsake kiirmenüü allservas käsku Võrdub, Ei võrdu, Sisaldab või Ei sisalda.

  1. Muude väljade valikupõhiseks filtreerimiseks korrake juhiseid 3 ja 4.

Teiste filtreerimismeetoditega saate tutvuda menüü Avaleht jaotises Sordi ja filtreeri olevate käskudega.

Filtri rakendamise kohta leiate lisateavet artiklist Filter: kirjete arvu piiramine vaates.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Olemasoleva kirje redigeerimine

Mõnikord on vaja teha muudatusi olemasolevas kirjes, näiteks muuta aadressi. Olemasoleva kirje redigeerimiseks avage vorm või tabel, liikuge muudetavasse kirjesse ning tehke muudatused.

Tabeli või vormi avamine

  • Topeltklõpsake navigeerimispaanil avatavat üksust (või klõpsake seda korra, kui olete muutnud dialoogiboksi Navigeerimissuvandid suvandit Ava objekt programmiga).

Tabel või vorm avatakse selle vaikevaates.

Vormi või tabeli avamisel kuvatakse seal olemasolevat teavet ja valitakse tavaliselt esimese kirje esimene väli (tuuakse värviga esile). Kui hakkate tippima väljal, mis sisaldab andmeid, asendatakse need uute märkidega.

Välja väärtuse asendamine

  1. Valige välja sisu, mida soovite asendada.

 Näpunäide.   Andmelehevaates saate välja valida klõpsates välja vasakul serval, kui kursor muutub plussmärgiks (+). Vormivaates klõpsake välja valimiseks välja sildil.

  1. Tippige või valige uus välja väärtus.

Tipitud märgid või valitud väärtus asendab välja endise väärtuse. Kui liigute teise kirjesse või sulete vormi või tabeli, salvestatakse tehtud muudatused.

Väljale teabe sisestamiseks klõpsake väljal ja asetage kursor sinna, kuhu soovite teavet sisestada. Kui kursor on väljal, saate seda liigutada nooleklahvidega.

 Märkus.   Väljale praeguse kuupäeva sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SEMIKOOLON (;). Praeguse aja sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SHIFT+KOOLON (:).

Väljale uue teabe sisestamine

  1. Klõpsake väljal, või liikuge väljale tabeldusklahviga (TAB) või nooleklahvidega ja klõpsake klahvi F2.
  2. Asetage kursor sinna, kuhu soovite teavet lisada.
  3. Tippige soovitud tekst. Kui teete tippimisel vea vajutage tagasilükkeklahvi (BACKSPACE).

Kui liigute teise kirjesse või sulgete vormi või tabeli, salvestab Access tehtud muudatused.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kirje kustutamine

Kirje kustutamisel kustutatakse see teave tabelist jäädavalt. Seepärast peaksite enne kirje kustutamist veenduma, et soovite seda kindlasti kustutada. Kui soovite kustutada vaid osa teabest, mitte tervet kirjet, valige ainult kustutatavad andmed ning vajutage kustutusklahvi (DELETE).

Kirje kustutamine

  1. Valige kirje või kirjed, mida soovite kustutada.

Kirje valimiseks klõpsake kirje kõrval kirjevalijas, kui kirjevalijat kuvatakse.

Valiku laiendamiseks või vähendamiseks lohistage kirjevalijat (kui see on saadaval) või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT+ALLANOOL või SHIFT+ÜLESNOOL.

  1. Vajutage kustutusklahvi (DELETE).

-või-

Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Lõika.

Lisateavet kirjete kustutamise kohta leiate teemast Andmebaasist ühe või mitme kirje kustutamine.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Millal andmed salvestatakse?

Kui redigeerite vormi või tabeli andmeid, salvestatakse muudatused automaatselt, kui liigute teise kirjesse või sulgete vormi või tabeli. Kui redigeerite kirjet, kuvab Access praeguse kirje vasakul küljel kirjevalijaribal pliiatsi kujutist. Kui liigute teise kirjesse, kaob pliiatsi kujutis, see tähendab, et muudatused on salvestatud.

Järgnevas tabelis näete mõningaid kuvatavaid kirjevalija sümboleid.

Sümbol Tähendus
Jooksva kirje sümbol See on jooksev kirje; kirje on salvestatud selles olekus. Jooksvat kirjet tähistab kirjevalijas värvimuutus.
Redigeeritud kirje sümbol Seda kirjet redigeeritakse; kirje muudatused pole veel salvestatud.
Lukustatud kirje sümbol Teine kasutaja on selle kirje lukustanud; kirjet ei saa redigeerida.
Uue kirje sümbol See on uus kirje, millesse saate teavet sisestada.
Primaarvõtme sümbol See on primaarvõtme (primaarvõti: üks või mitu välja (veergu), mis identifitseerivad üheselt iga kirje tabelis. Primaarvõti ei tohi sisaldada väärtust Null ning sellel peab alati olema ühene indeks. Primaarvõtit kasutatakse tabeli seostamiseks teiste tabelite võõrvõtmetega.) väli ja sisaldab kirjet kordumatult identifitseerivat väärtust.

 Märkus.   Kui tahate kirjes tehtud muudatusi salvestada ilma teise kirjesse liikumata, klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Salvesta kirje.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Muudatuste tagasivõtmine

Kui tipite andmed valesti, saate muudatused tavaliselt tagasi võtta. Kui näiteks redigeerite andmeid väljal, saate muudatuste tagasivõtmiseks klõpsata kiirpääsuriba nuppu Võta tagasi või vajutada klahvi ESC. Kirjes kõikide muudatuste tagasi võtmiseks vajutage veel kord klahvi ESC. Isegi kui salvestate muudatused või liigute teise kirjesse, saate eelnevalt redigeeritud kirje muudatused tagasi võtta, kui klõpsate kiirpääsuriba nuppu Võta tagasi. Niipea kui hakkate teist kirjet redigeerima, lisate või eemaldate filtri või liigute teise aknasse või dokumendi vahekaardile, muutuvad muudatused jäävaks.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Access 2007