Office'i dokumentidest peitandmete ja isikliku teabe eemaldamine

Enne tähtsa dokumendi edastamist kolleegidele või klientidele vaatate dokumendi sisu tõenäoliselt eelnevalt läbi või kontrollite õigekirja, et kõik oleks õige ja dokument ei sisaldaks midagi sellist, mida te teistega jagada ei soovi. Kui plaanite ühiskasutada Microsoft Office'i dokumendi elektroonilist koopiat, on soovitatav dokument läbi vaadata, et see ei sisaldaks dokumendis või selle atribuutides talletatud võimalikke peitandmeid või isikuandmeid (metaandmeid (metaandmed: muid andmeid kirjeldavad andmed. Andmed on näiteks dokumendi sõnad, sõnaarvestus aga on metaandmete näide.)). Peidetud teave võib avaldada üksikasju teie ettevõtte või dokumendi kohta, mida te avalikustada ei soovi, seetõttu on soovitatav peidetud teave enne dokumendi ühiskasutusee andmist eemaldada.

Käesolev artikkel selgitab, kuidas dokumendiinspektori funktsiooni abil saab rakendustes Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ja Microsoft Office PowerPoint 2007 leida ja eemaldada Office'i dokumentidest peitandmeid ning isiklikku teavet.

Selle artikli teemad


Office'i dokumentides talletatud peitandmete ja isikuandmete tüübid

Office'i dokumentidesse võib olla salvestatud mitut tüüpi peitandmeid ja isikuandmeid. See teave ei pruugi olla kohe nähtav, kui dokumenti Office'i programmis kuvate, kuid teistel võib olla siiski võimalik seda näha ja alla laadida.

Peidetud teave võib sisaldada Office'i programmides failile lisatud andmeid, mille abil saate dokumendi kirjutamisel ja redigeerimisel teistega koostööd teha. Ühtlasi võib see sisaldada ka teavet, mille olete teadlikult peidetuks määranud.

Office'i dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid.     Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi.
  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.    Dokumendi atribuudid ehk metaandmed (metaandmed: muid andmeid kirjeldavad andmed. Andmed on näiteks dokumendi sõnad, sõnaarvestus aga on metaandmete näide.) sisaldavad üksikasju dokumendi kohta (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis Office'i programmides automaatselt sisaldub (nt dokumendi viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate erilisi funktsioone, võib teie dokumendis lisaks olla ka muud tüüpi isikuttuvastavat teavet (PII) (isikuttuvastav teave (PII): mis tahes teave, mida saab kasutada isiku tuvastamiseks, näiteks nimi, aadress, meiliaadress, valitsuse ID, IP-aadress või mõni ainuidentifikaator, mis on seotud isikuttuvastava teabega mõnes muus programmis.) (nt meilisõnumipäised, läbivaatamiseks saadetud teave, marsuudilipikud, printeriteed ja failiteid puudutav teave nende avaldamiseks veebilehtedel).
  • Päised, jalused ja vesimärgid.    Teave võib sisalduda Wordi dokumentide ja Exceli töövihikute päistes. Lisaks võib teie Wordi dokumendile olla lisatud vesimärk.
  • Peittekst.     Wordi dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te pole kindel, kas teie dokument sisaldab peitteksti või mitte, saate seda dokumendiinspektori abil kontrollida.
  • Peidetud read, veerud ja töölehed.     Exceli töövihikus võivad read, veerud ja terved töölehed olla peidetud. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihikueksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.
  • Nähtamatu sisu.    PowerPointi esitlused ja Exceli töövihikud võivad sisaldada nähtamatutena vormindatud objekte.
  • Slaidiväline sisu.     PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida pole esmapilgul näha, kuna need on slaidilt slaidivälisele alale lohistatud. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte ning tabeleid.
  • Esitlusmärkmed.     PowerPointi esitluse märkmeala võib sisaldada teksti, mis ei pruugi olla mõeldud levitamiseks, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse läbiviija jaoks.
  • Dokumendiserveri atribuudid.     Kui dokument on salvestatud mõnes dokumendihalduse serveris asuvasse kohta (nt dokumentide tööruumi saidile või teenusel Microsoft Windows SharePoint Services põhinevasse teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.
  • Kohandatud XML-andmed.     Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektor võib need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektorisse koosneb mitmest erinevast inspektorist, mida saate kasutada erinevat tüüpi peit- ja isikuandmete leidmiseks ning eemaldamiseks. Mõned neist inspektoritest kuuluvad teatud Office'i programmi juurde. Dokumendiinspektor kuvab programmides Office Word 2007, Office Excel 2007 ja Office PowerPoint 2007 erinevaid inspektorikomplekte, mille abil saate leida ja eemaldada neile programmidele iseloomulikke peit- ja isikuandmeid.

Lisateabe saamiseks selle kohta, millist tüüpi peitandmeid ja isikuandmeid dokumendiinspektor erinevatest Microsoft Office'i programmidest leida ja eemaldada suudab, vaadake alltoodud tabeleid.

 Märkus.   Kui teie asutuses on dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võite dokumentidest otsida ka muud tüüpi teavet.

Office Word 2007

Inspektori nimi Otsib ja eemaldab
Kommentaarid, parandused, versioonid ja marginaalid
  • Kommentaarid
  • Jälitatud muutuste parandusmärgid
  • Dokumendi versiooniteave
  • Tindimarginaalid
Dokumendi atribuudid ja isikuandmed
  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)
  • Meilipäised
  • Marsruudilipikud
  • Läbivaatusele saatmise teave
  • Dokumendiserveri atribuudid
  • Dokumendihalduspoliitika teave
  • Sisutüübiteave
  • Andmetega siduv linkimisteave andmetega seotud väljade jaoks (viimane väärtus on teisendatud tekstiks)
  • Kasutajanimi
  • Malli nimi
Päised ja jalused
  • Dokumendi päistes leiduv teave
  • Dokumendi jalustes leiduv teave
  • Vesimärgid
Peittekst
  • Peidetuna vormindatud tekst (dialoogiboksis Font saadaolev fondiefekt)

 Märkus.    Inspektor ei leia teksti, mis on mõnel muul viisil peidetud (nt valge tekst valgel taustal).

Kohandatud XML-andmed
  • Dokumendis talletatud kohandatud XML-andmed

Office Excel 2007

Inspektori nimi Otsib ja eemaldab
Kommentaarid ja marginaalid
  • Kommentaarid
  • Tindimarginaalid
Dokumendi atribuudid ja isikuandmed
  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)
  • Meilipäised
  • Marsruudilipikud
  • Läbivaatusele saatmise teave
  • Dokumendiserveri atribuudid
  • Dokumendihalduspoliitika teave
  • Sisutüübiteave
  • Kasutajanimi
  • Printeri tee teave
  • Stsenaariumikommentaarid
  • Veebilehtede avaldamise failitee
  • Määratletud nimede ja tabelinimede kommentaarid
  • Passiivsed välisandmeühendused
Päised ja jalused
  • Töölehe päistes leiduv teave
  • Töölehe jalustes leiduv teave
Peidetud read ja veerud
  • Peidetud read
  • Andmeid sisaldavad peidetud veerud

 Märkused 

  • Kui töövihikus on peidetud veerge, mis ei sisalda andmeid, kuid asuvad andmeid sisaldavate veergude vahel, tuvastatakse ja eemaldatakse ka need peidetud veerud.
  • Kui töövihikus peidetud read või veerud sisaldavad andmeid, võib nende ridade või veergude eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read või veerud sisaldavad, siis sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud read või veerud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.
  • Inspektor ei leia peidetud veergudes asuvaid kujundeid, diagramme, juhtelemente, Microsoft ActiveX-objekte ja juhtelemente, pilte ega SmartArt-pilte.
Peidetud töölehed
  • Peidetud töölehed

 Märkus.   Kui töövihikus peidetud töölehed sisaldavad andmeid, võib nende töölehtede eemaldamine muuta töövihiku arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud töölehed sisaldavad, siis sulgege dokumendiinspektor, tooge peidetud töölehed peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

Kohandatud XML-andmed
  • Töövihikus talletatud kohandatud XML-andmed
Nähtamatu sisu
  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

 Märkus.   Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Office PowerPoint 2007

Inspektori nimi Otsib ja eemaldab
Kommentaarid ja marginaalid
  • Kommentaarid
  • Tindimarginaalid
Dokumendi atribuudid ja isikuandmed
  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)
  • Meilipäised
  • Marsruudilipikud
  • Läbivaatusele saatmise teave
  • Dokumendiserveri atribuudid
  • Dokumendihalduspoliitika teave
  • Sisutüübiteave
  • Veebilehtede avaldamise failitee
Nähtamatu slaidisisu
  • Nähtamatutena vormindatud objektid.

 Märkus.   Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Slaidiväline sisu
  • Sisu või objektid, mida pole esitluses näha, kuna need asuvad väljaspool slaidiala.
    • Lõikepildid
    • Tekstiväljad
    • Pildid
    • Tabelid

 Märkus.   Dokumendiinspektor ei tuvasta ega eemalda animatsiooniefektidega slaidiväliseid objekte.

Esitlusmärkmed
  • Esitluse märkmealale lisatud tekst

 Märkus.   Dokumendiinspektor ei saa eemaldada esitluse märkmealale lisatud pilte.

Kohandatud XML-andmed
  • Esitluses talletatud kohandatud XML-andmed

Tagasi algusse Tagasi algusse

Office'i dokumentidest peitandmete ja isikuandmete leidmine ja eemaldamine

Peitandmete ja isikuteabe leidmiseks ja eemaldamiseks Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 ja nende Office'i programmide varasemates versioonides loodud dokumentidest saate kasutada dokumendiinspektorit. Dokumendiinspektorit on soovitatav kasutada Office'i dokumendis (nt meilisõnumi manuses) enne selle ühiskasutusse andmist.

  1. Avage Office'i dokument, milles soovite kontrollida peit- ja isikuandmete olemasolu.
  2. Originaaldokumendi koopia salvestamiseks klõpsake Microsoft Office'i nuppu Nupu pilt ja käsku Salvesta nimega ning tippige siis nimi väljale Faili nimi.

 NB!   Dokumendiinspektorit on soovitatav kasutada originaaldokumendi koopia kontrollimiseks, sest dokumendiinspektori eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

  1. Klõpsake originaaldokumendi koopias Microsoft Office'i nuppu Nupu pilt, valige käsk Valmista ette ja klõpsake käsku Kontrolli dokumenti.
  2. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud määramaks, millist tüüpi peitsisude olemasolu te kontrollida soovite. Erinevate inspektorite kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave
  3. Klõpsake nuppu Kontrolli.
  4. Kontrolli tulemused vaadake läbi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.
  5. Klõpsake eemaldada soovitud peitsisutüübi kontrollitulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik.

 NB!   Kui eemaldate peitsisu dokumendist, ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi klõpsamisega võimalik olla.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007