Selles teemas selgitatakse, kuidas värskendus- ja kustutuspäringute abil Microsoft Office Access 2007 andmebaasist andmeid kustutada. Värskenduspäringute abil saate andmebaasi kirjetest üksikuid välju kustutada, kustutuspäringute abil saate andmebaasist eemaldada terveid kirjeid (sh kirjet üheseks muutva võtmeväärtuse). Pidage meeles, et Accessis on kirje osaliseks või täielikuks käsitsi kustutamiseks mitu võimalust.

Kirjete käsitsi kustutamise kohta leiate lisateavet teemast Andmebaasist ühe või mitme kirje kustutamine.

---

• Andmete kustutamine päringute abil

• Kustutamise plaanimine

• Päringu blokeerimise väljalülitamine

• Kirjete osaline kustutamine (üks või mitu välja)

• Terve kirje kustutamine

• Valikupäringute näidiskriteeriumid

---

Andmete kustutamine päringute abil

Accessi andmebaasist andmete kustutamiseks saate kasutada kaht tüüpi päringuid. Kasutatav päring oleneb kustutamise tüübist.

• Üksikute kirjeväljade kustutamiseks ühes või mitmes tabelis kasutage värskenduspäringut. Sellega muudetakse olemasolevad väärtused kas nulliks (st andmed puuduvad) või tühjaks stringiks (jutumärkide paar ilma tühikuta).

  Kuna kustutuspäringud eemaldavad vaikimisi vaid terveid ridu, saate üksikute väljade andmeid kustutada värskenduspäringute abil. Värskenduspäringute abil andmete „kustutamine“ toimib järgmiselt: looge valikupäring ning veenduge, et tagastataks ainult need andmed, mida soovite kustutada. Seejärel teisendage päring värskenduspäringuks, kasutades värskendusväärtusena tühiväärtust või tühja stringi, ning siis käivitage päring olemasolevate andmete värskendamiseks.

• Tervete kirjete (ridade) eemaldamiseks kasutage kustutuspäringut.

  Vaikimisi eemaldavad kustutuspäringud kõigi väljade kõik andmed koos kirjet üheseks muutva võtmeväärtusega. Päringu käivitamisel eemaldatakse tabelist alati terve rida. Toiming järgib järgmisi samme: looge valikupäring ning veenduge, et tagastataks ainult need kirjed, mida soovite kustutada. Seejärel teisendage päring kustutuspäringuks ja käivitage see andmete eemaldamiseks.

Pidage meeles, et kui kirjed, mida soovite eemaldada asuvad üks-mitmele seose 'üks'-poolel, peate esmalt enne päringu käivitamist muutma seose atribuuti. Selle toimingu kohta saate lisateavet teemast Seostatud andmete kustutamise ettevalmistus. Peate tegema lisamuudatusi, kuna vaikimisi takistab Access teid üks-mitmele seose 'üks'-poolel andmeid kustutamast.

Üks-mitmele seoste kohta leiate lisateavet teemadest Andmebaasi kujunduse põhitõed ja Seose loomine, redigeerimine või kustutamine.

Lisaks arvestage, et pärast kirje osalist või täielikku värskendamist või kustutamist ei saa tehtud muudatusi tagasi võtta. Seega peaksite alati enne kustutuspäringu käivitamist oma andmeid varundama. Lisateavet vaadake teemast Andmebaaside varundamine.

Järgmises jaotises kirjeldatakse, kuidas luua värskenduspäringuid, mis eemaldavad andmed üksikutelt väljadelt ning kuidas luua kustutuspäringuid, mis kustutavad terveid kirjeid.

 Märkus.   Tavaliselt kasutatakse värskendus- ja kustutuspäringuid vaid suurte andmehulkade kiireks muutmiseks või eemaldamiseks. Kui soovite eemaldada väikeses koguses kirjeid (suvaline käsitsi kustutamiseks sobiv kogus), saate avada tabeli andmelehevaates, valida kustutatavad väljad või read ning vajutada kustutusklahvi (DELETE).  

Muude andmekustutusvõimaluste kohta leiate lisateavet teemast Andmebaasis ühe või mitme kirje kustutamine.

 Tagasi algusse

Kustutamise plaanimine

Päringu abil kirjete kustutamisel juhinduge järgmisest.

• Plaanige kustutamist. Kontrollige, kas teil on andmete kustutamiseks vajalikud õigused; veenduge, et teised kasutajad on sulgenud kõiki neid tabeleid kasutavad objektid, ning varundage seejärel andmebaas.
• Veenduge, et andmebaas asuks usaldusväärses asukohas või et see oleks digitaalallkirjastatud. Kui kumbki neist tingimustest pole täidetud, saate andmebaasi usaldada vaid praeguse seansi jooksul. Pidage meeles, et enne andmebaasi usaldusväärseks määramist blokeerib Access vaikimisi kõiki toimingupäringuid (kustutus-, värskendus- ja tabelikoostepäringuid). Andmebaasi usaldusväärsuse kohta leiate lisateavet teemast Päringu blokeerimise väljalülitamine.
• Kui soovite andmeid kustutada rohkem kui ühest tabelist ning tabelite vahel kehtivad seosed, saate iga seose jaoks lubada suvandid Viitamisterviklus ja Kaskaadkustuta seostuvad kirjed. Sel juhul saab päring kustutada tabelist andmeid üks-mitmele seose mõlemal poolel.
• Looge valikupäring ja seejärel lisage vajadusel kriteeriume, kuni päring tagastab õige kirjekogumi.
• Kui soovite tabelist eemaldada üksikuid välju, teisendage valikupäring värskenduspäringuks, sisestage värskenduskriteeriumina tühiväärtus (NULL) või tühi string ("") ning seejärel käivitage päring.
• Kui soovite kustutada tervet kirjet, teisendage päring kustutuspäringuks ning seejärel käivitage päring.

Üldised ettevalmistused

Enne andmebaasist mõne kirje või kõigi kirjete kustutamist tehke järgmist:

• Veenduge, et andmebaas pole kirjutuskaitstud. Selle kontrollimiseks paremklõpsake Windows Exploreris andmebaasifaili (accdb- või mdb-fail) ning seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Atribuudid. Veenduge, et dialoogiboksi Atribuudid märkeruut Kirjutuskaitstud on tühi.
• Veenduge, et teil on andmete kustutamiseks vajalikud õigused. Kui te pole kindel, pöörduge süsteemiadministraatori või andmebaasi looja poole.
• Teavitage kustutusplaanist ka teisi kasutajaid, et kustutamine ei kahjustaks nende töid.
• Paluge kõigil andmebaasi kasutajatel sulgeda kõik tabelid, vormid, päringud ja aruanded, mis kasutavad neist andmeid, mida soovite kustutada. See aitab vältida lukustusrikkumisi.

   Näpunäide.   Kui andmebaasiga on ühenduse loonud mitu kasutajat, võib juhtuda, et peate andmebaasi sulgema ja avama eksklusiivrežiimis. Selleks tehke järgmist:

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu  ja siis käsku Ava.
  2. Sirvige andmebaasini ja valige see, klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ning seejärel käsku Ava eksklusiivselt.

     

• Enne kirjete redigeerimist või kustutamist varundage oma andmebaas. Kuigi mõningaid kustutustoiminguid on võimalik tagasi võtta, saate tehtud muudatused andmebaasist varukoopia tegemisega alati tagasi võtta.

  Andmebaasi varundamine

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu , osutage käsule Halda ning klõpsake seejärel jaotise Selle andmebaasi haldus üksust Varunda andmebaas.
  2. Määrake dialoogiboksis Nimega salvestamine varukoopia nimi ja asukoht ning klõpsake seejärel käsku Salvesta.

     Access sulgeb algfaili, loob varukoopia ning seejärel avab algfaili uuesti.

     Varukoopia kasutusele võtmiseks sulgege algfail ning nimetage see ümber, sest siis saab varukoopia kasutada algversiooni nime. Pange varukoopiale sama nimi, mis oli algsel versioonil ning avage ümbernimetatud varukoopia Accessis.

Ettevalmistused seostatud andmete kustutamiseks

Seotud tabelites andmete kustutamisel pidage meeles järgmist reeglit: kui andmed asuvad üks-mitmele seose 'mitmele'-poolel, saate andmeid kustutada ilma seost muutmata. Kui andmed asuvad üks-mitmele seose 'üks'-poolel, peate esmalt seost muutma (vastasel korral tõkestab Access kustutamist).

Seostatud andmete kustutamisel juhinduge järgmisest:

• Tehke kindlaks, millised kirjed asuvad üks-mitmele seose kummalgi poolel.
• Kui soovite kustutada kirjeid seose 'üks'-poolel ning seostatud kirjeid 'mitmele'-poolel, peate lubama teatud reeglite komplekti (viitamisterviklus) ning kaskaadkustutamisi. Selles jaotises selgitatakse viitamistervikluse olemust ning kuidas mainitud toiminguid teha.
• Kui soovite kustutada kirjeid ainult seose 'üks'-poolel, peate enne andmete kustutamist seose kustutama

  või

  kui soovite eemaldada andmeid vaid seose 'mitmele'-poolel, saate luua ja käivitada kustutuspäringu ilma seost muutmata.

Järgnevalt kirjeldatakse, kuidas seostatud andmeid enne kustutamist ette valmistada.

Tehke kindlaks, millised kirjed asuvad üks-mitmele seose kummalgi poolel

1. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotise Kuva/peida nuppu Seosed.

   Vahekaardil Seosed kuvatakse kõik andmebaasitabelid ning kõik tabelitevahelised seosed. Seoseid kujutatakse joontena, mis ühendavad väljadevahelisi tabeleid.

   Järgmisel joonisel on kujutatud tüüpilist seost. Enamikul (kui mitte kõigil) andmebaasiseostel on 'üks'-pool ning 'mitmele'-pool. Seosediagramm tähistab seose 'üks'-poolt numbriga üks (1) ning seose 'mitmele'-poolt lõpmatuse sümboliga (∞).

   

   Tavaliselt kustutatakse seose 'üks'-poolel kirjete kustutamisel ka kõik seostatud kirjed seose 'mitmele'-poolel. Kui kustutate kirjeid seose 'mitmele'-poolel, ei kustutata kirjeid seose 'üks'-poolel.

   Vaikimisi jõustab Access reeglikomplekti nimega Viitamisterviklus. Need reeglid tagavad, et andmebaasis olevad võõrvõtmed sisaldavad õigeid väärtusi. Võõrvõti on veerg, mille väärtused vastavad teises tabelis asuva primaarvõtmeveeru väärtustele.

   Lisateave viitamistervikluse reeglite kohta

   • Reegel 1. Seotud tabeli võõrvõtmeväljale saab sisestada vaid väärtusi, mis juba asuvad primaartabeli primaarvõtmes. Võõrvõtmeväljale saab tühiväärtuse alati sisestada.
   • Reegel 2. Tervet kirjet ei saa primaartabelist kustutada, kui seotud tabelis on sellele kirjele vastavad kirjed.

     Seda reeglit on võimalik eirata, lubades primaar- ja sekundaartabeli vahelise seose atribuudi. Selle toimingu kohta vaadake lisateavet teemast Seose redigeerimine.

   • Reegel 3. Kui kirjel on seotud kirjeid, ei saa primaarvõtme väärtust primaartabelis muuta.

     Seda reeglit on võimalik eirata, lubades primaar- ja sekundaartabeli vahelise seose atribuudi.

   Kui ei määra teisiti, jõustab Access neid reegleid alati, kui lisate, redigeerite või kustutate andmeid andmebaasis. Kui toiming satub reegliga vastuollu, kuvab Access vastava teate (vt järgmist joonist) ning tühistab toimingu.

   

   ---

   Arvestage, et kuigi Access lubab enamikul juhtudel viitamistervikluse vaikimisi, peab andmebaas esmalt vastama järgmistele nõuetele:

   • Primaartabeli vastav väli peab olema kas primaarvõti või omama kordumatut indeksit.
   • Primaar- ja seotud tabeli seotud väljade andmetüüp peab olema sama.

      Märkus.   Access pakub sellele reeglile kahte erandit. Välja Automaatnumber saab seostada väljaga Number, kui välja Number atribuudi Välja suurus väärtuseks on Pikk täisarv. Ka välja AutomaatNumber, mille atribuudi Välja suurus väärtuseks on Koopia ID, saab seostada väljaga Number, mille atribuudi Välja suuruse väärtuseks on Koopia ID.

   • Mõlemad tabelid peavad kuuluma samasse Accessi andmebaasi.

      Märkus.   Lingitud tabelid peavad olema Accessi vormingus. Peate avama lingitud tabeleid sisaldava andmebaasi ning lubama viitamistervikluse. Viitamistervikluse reegleid ei saa jõustada muudes andmebaasivormingutes (nt Microsoft Office Excel 2007 töövihikud) olevate lingitud tabelite puhul. Viitamistervikluse jõustamise kohta leiate lisateavet järgmistest jaotistest.

2. Vaadake seose mõlemal poolel olevaid tabeliväljade nimesid.
3. Avage iga tabel ning veenduge kõikide väljade andmeid läbi vaadates, et väljad ei sisaldaks kustutatavaid andmeid.
4. Jätke paan Seosed avatuks ning jätkake järgmises jaotises kirjeldatud toimingutega.

Seose redigeerimine

Järgige neid juhiseid vaid siis, kui soovite andmeid kustutada üks-mitmele seose mõlemal poolel.

1. Kui te pole seda veel teinud, avage paan Seosed.

   Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotise Kuva/peida nuppu Seosed.

2. Paremklõpsake seosel (joonel), mis ühendab kustutamisse kaasatud tabeleid ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Redigeeri seost.

   Kuvatakse dialoogiboks Seoste redigeerimine.

3. Veenduge, et ruut Jõusta viitamisterviklus on märgitud.
4. Märkige ruut Kaskaadkustuta seostuvad kirjed.

    Märkus.   Seni, kuni see ruut on märgitud, kustutatakse seose 'üks'-poolel kirje kustutamisel kõik seose 'mitmele'-poolel olevad seotud kirjed.

5. Klõpsake nuppu OK, sulgege paan Seosed ning jätkake järgmises jaotises kirjeldatud toimingutega.

Seose kustutamine

1. Kui te pole seda veel teinud, avage paan Seosed.

   Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotise Kuva/peida nuppu Seosed.

2. Märkige üles seoses sisalduvad väljad, et saaksite pärast andmete kustutamist seose taastada.
3. Paremklõpsake seosel (joonel), mis ühendab kustutamisse kaasatud tabeleid ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Kustuta

   või

   valige soovitud seos ja vajutage siis kustutusklahvi (DELETE).

 Märkus.   Seose taastamiseks avage paan Seosed ning seejärel lohistage 'üks'-poole tabeli primaarvõtmeväli 'mitmele'-poole tabeli võõrvõtmeväljale. Kuvatakse dialoogiboks Seoste redigeerimine. Kui eelmine seos kasutas viitamisterviklust, märkige ruut Jõusta viitamisterviklus ning siis klõpsake käsku Loo. Muul juhul klõpsake lihtsalt käsku Loo.

 Tagasi algusse

Päringu blokeerimise väljalülitamine

Kui avate mitteusaldusväärse või mitteusaldusväärses asukohas oleva andmebaasi, blokeerib Access vaikimisi kõikide toimingupäringute käivitamise.

Kui proovite käivitada toimingupäringut ja midagi ei juhtu, kontrollige olekuribal järgmise teate olemasolu.

Keelatud režiim blokeeris selle toimingu või sündmuse.

Kui näete sellist teadet, tehke järgmist:

Blokeeritud sisu lubamine

• Klõpsake teateribal käsku Suvandid.

  Kuvatakse dialoogiboks Microsoft Office'i turbesuvandid.

• Klõpsake käsku Luba see sisu ja seejärel nuppu OK.
• Käivitage päring uuesti.

Kui teateriba ei kuvata

• Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Kuvamine/peitmine käsku Teateriba.

Keelatud režiimi ja Accessi turvalisuse kohta leiate lisateavet teemast Access 2007 andmebaasi turve.

Kirjete osaline kustutamine (üks või mitu välja)

Selles teemas selgitatakse, kuidas värskenduspäringute abil üks-mitmele seose 'mitmele'-poole tabelitest üksikuid välju kustutada. Lisaks saate kirjeldatavate toimingute abil kustutada andmeid tabelitest, mis pole teiste andmetega seostatud. Pidage meeles, et andmete kustutamise eesmärgil värskenduspäringu käitamine muudab (sõltuvalt määratud kriteeriumitest) olemasolevad väärtused tühiväärtuseks või tühjaks stringiks (jutumärkide paar ilma tühikuta). Lisateavet värskenduspäringute kasutamise kohta leiate artiklist Värskenduspäringu loomine.

Valikupäringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   Kuvatakse päringukujundaja, vahekaart Kujundus ja dialoogiboks Tabeli kuvamine.

2. Valige kustutatavaid andmeid sisaldav tabel, klõpsake nuppu Lisa ja seejärel nuppu Sule.

   Tabel kuvatakse aknana päringu kujundusruudustiku ülaosas. Aknas on loetletud kõik tabeli väljad. Joonisel on näidatud tüüpiline tabel päringukujundajas.

   

3. Lisage väljad, mille väärtuseks soovite määrata nulli (NULL), päringukujundaja reale Väli. Võite iga välja topeltklõpsata või lohistada.
4. Soovi korral võite ühe või mitme välja kriteeriumid sisestada päringukujundaja reale Kriteerium.

   Kasutage kriteeriume, et tagastataks ainult need kirjed, mida soovite kustutada. Vastasel juhul määrab värskenduspäring päringu kõikide väljade kõikidele kirjetele tühiväärtuse (NULL). Kriteeriumide kasutamise kohta vaadake lisateavet teemast Valikupäringute näidiskriteeriumid.

5. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Tööriistad nuppu Käivita.

   Kontrollige, kas päring tagastab kirjed, mida soovite seada tühiväärtuseks (NULL) või tühjaks stringiks. Vajaduse korral korrake toiminguid 3–5 ning muutke välju või kriteeriume, kuni päring tagastab vaid muudetavad andmed.

6. Jätke päring avatuks ja jätkake järgmiste toimingutega.

Valikupäringu teisendamine värskenduspäringuks

1. Klõpsake käsku Kujundusvaade, et aktiveerida andmelehe asemel päringukujundaja.
2. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Päringutüüp nuppu Värskenda.

   Access muudab valikupäringu värskenduspäringuks, peidab rea Kuva kujundusruudustiku allossa ja lisab rea Värskenda.

   Sisestage real Värskenda iga välja jaoks väärtus NULL või tühi string (jutumärkide paar ilma tühikuta ("")). 

3. Klõpsake nuppu Käivita .

   Access palub teil muudatuste tegemine kinnitada.

   Kui olete väärtuste muutmises täiesti kindel, klõpsake andmete muutmiseks nuppu Jah.

 Tagasi algusse

Terve kirje kustutamine

Järgnevalt kirjeldatakse, kuidas kustutuspäringute abil tabelist terveid kirjeid kustutada.

Valikupäringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   Kuvatakse päringukujundaja, vahekaart Kujundus ja dialoogiboks Tabeli kuvamine.

2. Valige tabel seose 'üks'-poolel, klõpsake nuppu Lisa ja seejärel klõpsake nuppu Sule.

   Tabel kuvatakse aknana päringu kujundusruudustiku ülaosas. Aknas on loetletud kõik tabeli väljad. Joonisel on näidatud tüüpiline tabel päringukujundajas.

   

3. Topeltklõpsake tärni (*), et lisada tabeli kõik väljad kujundusruudustikku.

   Tabeli kõikide väljade lisamine võimaldab kustutuspäringul eemaldada tabelist terveid kirjeid (ridu).

4. Soovi korral võite lisada tabelile välja, mis lubab sisestada kriteeriume.

   Oletame näiteks, et klient lõpetab äritegevuse firmaga ja teil on vaja eemaldada kõik selle kliendi ootel tellimused. Vastavate kirjete leidmiseks lisage kujundusruudustikku väljad Kliendi ID ja Tellimuse kuupäev.

5. Kui järgisite eelmist juhist, sisestage oma kriteeriumid kujundusruudustiku reale Kriteerium.

   Kasutage kriteeriume, et tagastataks ainult need kirjed, mida soovite kustutada. Muidu eemaldab kustutuspäring tabelist kõik kirjed. Et jätkata eelmise toimingu näidet, sisestage äritegevuse lõpetanud kliendi ID ja kuupäev, millal kliendi tellimused kehtetuks muutusid.

   Kriteeriumide kasutamise kohta leiate lisateavet teemast Valikupäringute näidiskriteeriumid.

6. Kui järgisite eelmisi juhiseid, tühjendage iga kriteeriumivälja märkeruut Kuva.
7. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Tööriistad nuppu Käivita.

   Veenduge, et päring tagastaks kirjeid, mida soovite kustutada.

8. Jätke päring avatuks ja jätkake järgmiste toimingutega.

Valikupäringu kustutuspäringuks teisendamine ja andmete kustutamine

1. Klõpsake käsku Kujundusvaade, et aktiveerida andmelehe asemel päringukujundaja.
2. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Päringutüüp nuppu Kustuta.

   Access muudab valikupäringu kustutuspäringuks, peidab rea Kuva kujundusruudustiku allossa ja lisab rea Kustuta.

   Veenduge, et veeru * (kõik väljad) real Kustuta kuvatakse väärtus Alates. Kõigisse kriteeriumiveergudesse peab ilmuma väärtus Koht.

3. Kui olete täiesti kindel, et soovite andmed kustutada, klõpsake nuppu Käivita.

   Access palub teil kustutamine kinnitada.

   Klõpsake andmete kustutamiseks nuppu Jah.

 Tagasi algusse

 Tagasi algusse

Valikupäringute näidiskriteeriumid

Järgnev tabel annab ülevaate mõnest valikupäringutes kasutatavast näidiskriteeriumist, mille abil saate tagada õigete andmete kustutamise. Saate neid näidiseid oma andmetega töötamiseks kohandada. Mõnes näites on kasutatud metamärke.

Metamärkide kasutamise kohta vaadake lisateavet teemast Accessi metamärgid.

 Tagasi algusse