Selles artiklis selgitatakse, kuidas saab rakenduse Microsoft Office Access 2007 abil duplikaatandmeid otsida ja peita või eemaldada. Reeglina tuleks duplikaatväärtused kulude vähendamiseks ja andmete täpsuse suurendamiseks kustutada igal võimalusel. Office Access 2007 pakub duplikaatväärtuste otsimiseks ja peitmiseks või kustutamiseks mitut võimalust; selles artiklis selgitatakse enam levinud meetodite kasutamist.

---

• Duplikaatandmed

• Näidisandmete ettevalmistamine

• Duplikaatandmete otsimine, redigeerimine ja peitmine või kustutamine ühes tabelis

• Duplikaatandmete otsimine, redigeerimine ja peitmine või kustutamine mitmes tabelis

---

Duplikaatandmed

Üks esmastest relatsioonandmebaasi kasutamise põhjustest on duplikaatandmete vältimine. Siiski omandavad andmebaasid vananedes sageli duplikaatväärtusi, eriti juhul, kui andmeid sisestab mitu kasutajat. Duplikaatandmete vältimisega vähendatakse üldjuhul andmete säilituskulusid ja hoitakse andmed täpsematena, mis omakorda aitab teha paremaid äriotsuseid. Kui sisestate näiteks müügitellimuse rohkem kui üks kord, võib klient saada kaupu, mida ta ei vaja, ning liigne kaubakogus tekitab teile lisakulu suurenenud tarne- ja raamatupidamiskulude näol.

Dubleerimine

Enne duplikaatandmete identimise ja kustutamise alustamist tuleb meeles pidada, et peate toetuma oma teadmistele andmete kohta. Erinevalt andmebaasi kujundamisprotsessist ei saa duplikaatandmete täpsel otsimisel ja kustutamisel järgida kindlat reegli- või toimingukogumit. Jätkamisel pidage meeles tõsiasja, et andmebaasipäringud võivad vastusena tagastada duplikaatidena näivaid kirjeid, mis on tegelikult kehtivad andmed. Näiv dubleerimine ilmneb tavaliselt siis, kui päringusse ei kaasata iga kirjet üheselt identivaid välju. Lisateavet vajalike väljade päringusse kaasamise ja valeduplikaatide vältimise kohta leiate artikli alljärgnevast jaotisest Duplikaatidena näivate tegelike andmete äratundmine.

Samuti tuleb meeles pidada, et ei tohi kustutada kõiki duplikaatandmeid, sest mõni dubleering on vajalik andmebaasi korralikuks töötamiseks. Teisisõnu — andmebaasid võivad sisaldada nii vajalikke kui ka mittevajalikke duplikaate ning teie soovite kõrvaldada ainult mittevajalikud duplikaadid.

Vajalikud duplikaadid jagunevad tavaliselt kahte rühma. Esimene duplikaaditüüp võimaldab andmebaasi toimimist. Näiteks dubleerite primaarvõtmevälja andmed iga kord, kui teil tuleb luua üks-mitmele- või mitu-mitmele-seos tabelite vahel.

Teine vajaliku dubleerimise tüüp tekib andmebaasi kasutamisel. Näiteks võite olla mitu korda sisestanud linna, hankija või laialdaselt kasutatava nime nagu Tiit Parts. Sellisel juhul puudub andmete dubleerimise oht, sest muud andmebaasi väljad (nt primaarvõtme väärtused, aadressid ja sihtnumbrid) sisaldavad küllaldaselt teavet, mis ei lase kirjeid duplikaatideks pidada.

Mittevajalikud duplikaadid võivad esineda mitmel moel.

• Kaks või rohkem kirjet võivad sisaldada duplikaatvälju.  Kahte kirjet võidakse käsitada duplikaatidena, isegi kui kattuvaid väärtusi sisaldab osa kirjete väljadest. Järgnevas näites esitatakse nime Antonio Moreno Taquería kaks kirjet.

  

  Isegi kui igal kirjel on kordumatu kliendi-ID (äärmise vasakpoolse veeru väärtus), kattuvad nime-, aadressi- ja linnanime väljade väärtused. Sel juhul võib isegi osaline andmete kattumine olla heaks põhjuseks oma ärialaste kogemuste kasutamiseks ja kirjete ülevaatamiseks, et näha, kas need on duplikaadid.

• Kaks või rohkem tabelit võivad sisaldada sarnaseid andmeid.  Võite näiteks leida, et nii tabel Kliendid kui ka tabel Tellijad sisaldavad mõlemad samade klientide kirjeid.

  

  Isegi siis, kui tabelid on erineva struktuuriga, sisaldavad need sama liiki teavet — kliendiandmeid —, seega võiksite kaaluda kõigi üheste (mittedubleeritud) väärtuste koondamist ühte tabelisse ja lisatabeli kõrvaldamist.

• Kaks või rohkem andmebaasi võivad sisaldada sarnaseid andmeid.  Kui leiate, et kaks või rohkem andmebaasi sisaldavad sarnaseid andmeid, või omandate andmebaasi, mis kattub teie praeguse andmebaasiga, tuleb teil võrrelda andmebaaside andmeid ja struktuure ning võtta siis vajalikud meetmed nende konsolideerimiseks.

  Isegi väikeste andmebaaside võrdlemine käsitsi ei ole kerge ülesanne. Kui vajate võrdlusel abi, siis Accessi andmebaaside sisu ja struktuuri võrdlustööriistu müüvad mitmed kolmanda osapoole tarkvaratarnijad.

Andmebaasi halduse olulisemate tööriistade väljaselgitamiseks külastage Microsoft Office'i turuplatsi.

 Märkus.   Kui võtate meetmeid duplikaatandmete kõrvaldamiseks tabelitest ja näete siiski duplikaatandmeid vormil või aruandes, võib seda põhjustada vormi või aruande ebatäpne kujundus. Veenduge, et põhitabelid ja -päringud on õigesti ühendatud ning et vormi või aruande jaotised ei sisalda rohkem kui ühte sama juhtelemendiallikaga seotud juhtelementi.

Lisateavet aruande kujundamise kohta leiate artiklist Aruande muutmine ja redigeerimine.

Duplikaatidena näivate tegelike andmete äratundmine

Mõnel juhul, näiteks kui vaatate päringu tagastatud andmeid, võib teile näida, et osa andmeid on korduvad, isegi kui tundub, et põhitabelid sisaldavad ainult kordumatuid kirjeid. Probleemid võivad tekkida, kui teie kuva ei sisalda kirjet üheselt identivaid välju. Järgnevas näites kuvatakse päringu tagastatud andmed.

Tundub, et selles vaates on mitu duplikaatkirjet. Kui lisate päringusse ühe või mitu lisavälja (nt klientide nimed või iga tellimuse primaarvõtmevälja (tellimuse ID)), näete, et tegelikult on iga kirje kordumatu.

Reeglina tuleks päringu loomisel kaasata iga kirjet üheselt identiv väli või väljad. Tavaliselt täidab seda funktsiooni primaarvõtmeväli, kuid võite selle asemel kasutada ka muude väljade kombinatsioone. Näiteks on teil palju sama kontakti- ja linnanime eksemplare, kui aga lisate telefoninumbri ja aadressi, teeb selline andmekombinatsioon iga kirje kordumatuks.

Duplikaatidega tegelemisel arvessevõetavad tegurid

Duplikaatide käsitlemine sõltub mitmest tegurist.

• Dubleerimise olemus ja ulatus.  Kas näete duplikaatandmeid ühes tabelis või näete kahte sarnast kattuvate andmetega tabelit (samas või kahes eri andmebaasis)? Või kuvatakse duplikaatandmed kahel või enamal seotud tabelil põhinevas vaates?
• Teie erinõuded.  Mida soovite duplikaatandmetega teha? Kas tahate need andmebaasist kustutada või ainult oma vaates peita? Või soovite duplikaatkirjete väärtusi loendada, nende keskmist arvutada või neid summeerida? Kas on oluline, millised duplikaatväärtused kustutatakse või peidetakse? Kui see on oluline, siis kas soovite kirjed käsitsi üle vaadata ja kustutada või kustutada ainult mõnele tingimusele vastavad kirjed? Kas soovite enne kirjete kustutamist ka värskendada või koondada ühe või mitu kirjet?

Vastused neile küsimustele (või seda tüüpi küsimustele) koos teie teadmistega andmete kohta peaks võimaldama luua plaani korduvate andmete käsitlemiseks.

Üldettevalmistus duplikaatide eemaldamiseks

Kui valite duplikaatkirjete kustutamise, tuleb teil kõigepealt tegeleda olemasolevate tabeliseostega. Enamik andmebaase kasutab üks-mitmele-seoseid. Näiteks võib teil olla vähe kliente, kuid iga klient esitab mitu tellimust. Tulemusena paikneb kliendiandmete tabel seose poolel "üks" ja tellimuste andmed seose poolel "mitu".

Jätkamisel pidage meeles järgmine reegel: kui kustutatavad andmed paiknevad seose poolel "mitu", võib andmeid kustutada ilma lisameetmeid rakendamata. Kui andmed paiknevad aga poolel "üks", tuleb seoses seada atribuut; vastasel juhul keelab Access kustutamise.

Lisateavet seosepoole "üks" andmete kustutamise kohta leiate artiklist Ühe või mitme kirje kustutamine andmebaasist kustutuspäringu abil.

Üleliigsete andmete kustutamiseks tuleb andmebaas ette valmistada.

• Veenduge, et andmebaas ei ole kirjutuskaitstud.
• Kontrollige, kas teil on andmebaasi kirjete redigeerimiseks ja kustutamiseks nõutav kasutusõigus.
• Paluge kõigil andmebaasi kasutajatel sulgeda need objektid, millega soovite töötada. See aitab vältida lukustusrikkumisi.

   Näpunäide.   Kui andmebaasiga loob ühenduse suur hulk kasutajaid, peate võib-olla andmebaasi sulgema ja uuesti avama eksklusiivses režiimis. Selleks klõpsake Accessis Microsoft Office'i nuppu ja seejärel käsku Ava. Sirvige andmebaasini ja valige see, klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ning seejärel klõpsake käsku Ava eksklusiivselt.

  

• Enne kirjete kustutamist tehke andmebaasist varukoopia. Kustutamistoimingut ei saa tagasi pöörata või tagasi võtta. Ainus moodus kustutatud kirjete taastamiseks on nende taastamine varukoopiast. Kõige parem oleks enne toimingu alustamist varundada kogu andmebaas, sest kustutamistoiming võib kustutada kirjed ka seotud tabelitest.

  Andmebaasi varundamine

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu , siis klõpsake käsu Halda kõrval olevat noolt ning seejärel käsku Varunda andmebaas.

     Avaneb dialoogiboks Nimega salvestamine ning Access lisab faili nimele tänase kuupäeva. Näiteks kui teil on andmebaas Varad, loob Access järgmist tüüpi failinime: Varad_2006-10-29.

  2. Aktsepteerige vaikenimi ja -asukoht või valige mõni muu nimi või asukoht ja klõpsake siis nuppu Salvesta.

  Access suleb algse faili, loob varukoopia ja avab algfaili uuesti.

  Varukoopia taastamiseks sulgege ja nimetage ümber algne fail, nii et varukoopiale saaks kasutada algversiooni nime. Andke varukoopiale algversiooni nimi ja avage see Accessis.

 Tagasi algusse

Näidisandmete ettevalmistamine

Selles artiklis esinevad toimingute juhiste jaotised pakuvad näidisandmete tabeleid. Neid tabeleid kasutatakse toimingute juhistes eesmärgiga aidata teil mõista, kuidas päringud töötavad. Soovi korral võite näidistabeleid valikuliselt uude või olemasolevasse andmebaasi sisestada või importida.

Access pakub näidistabelite lisamiseks andmebaasi mitut moodust. Võite andmed käsitsi sisestada, võite kõik tabelid kopeerida arvutustabeliprogrammi (nt Office Excel 2007) ja seejärel töölehed Accessi importida, kuid võite ka andmed tekstiredaktorisse (nt Notepad) kleepida ja selle tulemusel loodud tekstifailidest andmed importida.

Selle jaotise juhiste järgi saate andmed käsitsi sisestada tühjale andmelehele, kopeerida näidistabelid Excelisse ja seejärel importida samad tabelid rakendusse Access 2007. Lisateavet tekstandmete loomise ja importimise kohta leiate artiklist Andmete import tekstifaili või linkimine tekstifaili andmetega.

Artiklis esitatud juhistes kasutatakse järgmisi tabeleid.

Tabel Tellijad:

Tabel Töötajad:

Tabel Võlasumma:

Tabel Kliendid:

Näidisandmete sisestamine käsitsi

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Tabelid nuppu Tabel.

   

   Access lisab andmebaasi uue tühja tabeli.

    Märkus.   Kui avate uue tühja andmebaasi, ei ole teil vaja seda juhist järgida, kuid seda peab järgima iga kord, kui lisate tabeli andmebaasi.

2. Topeltklõpsake päiserea esimest lahtrit ja tippige näidistabeli välja nimi.

   Vaikimisi tähistab Access päiserea tühjad väljad tekstiga Lisa uus väli, näiteks:

   

3. Järgmisse tühja päiselahtrisse liikumiseks kasutage nooleklahve. Seejärel tippige teise välja nimi (võite ka vajutada tabeldusklahvi (TAB) või topeltklõpsata uut lahtrit). Korrake seda toimingut, kuni kõik väljanimed on sisestatud.
4. Sisestage andmed näidistabelisse.

   Samal ajal, kui sisestate andmeid, tuletab Access andmetüübi iga välja jaoks. Kui teil on vähe kogemusi töös relatsioonandmebaasidega, võiksite seada kindla andmetüübi (nt Number, Tekst või Kuupäev/kellaaeg) iga oma tabeli välja puhul. Andmetüüpide seadmine aitab tagada täpse andmesisestuse ja ära hoida vigu (nt telefoninumbri kasutamine arvutuses). Näidistabelite puhul võiksite lasta andmetüübi tuletada Accessil.

5. Kui olete andmete sisestamise lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta.

   Klaviatuuri otsetee  Vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S.

   Avaneb dialoogiboks Nimega salvestamine.

6. Tippige väljale Tabeli nimi näidistabeli nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

   Kasutage kõigi näidistabelite nimesid, sest neid kasutatakse töö käigu juhiste päringutes.

Näidistöölehtede loomine

1. Käivitage arvutustabeliprogramm ja looge uus tühi fail. Microsoft Exceli kasutamisel luuakse uus tühi töövihik vaikimisi.
2. Kopeerige esimene näidistabel eelmisest jaotisest ja kleepige see esimesele töölehele, alates esimesest lahtrist.
3. Andke töölehele näidistabeliga sama nimi arvutustabeliprogrammi pakutava meetodi abil. Näiteks kui näidistabeli nimi on Kategooriad, andke sama nimi oma töölehele.
4. Korrake toiminguid 2 ja 3, kopeerides näidistabeli tühjale töölehele ja nimetades töölehe ümber.

    Märkus.   Võib-olla on teil vaja lisada töölehed ka oma arvutustabelifaili. Teavet selle tööülesande sooritamise kohta leiate arvutustabeliprogrammi spikrist.

5. Salvestage töövihik käepärasesse asukohta oma arvutis või võrgus ja asuge järgmise tööetapi juurde.

Andmebaasitabelite loomine töölehtedest

1. Tehke järgmist uues või olemasolevas andmebaasis.

   Klõpsake menüü Välisandmed jaotise Impordi nuppu Excel.

   

   või

   Klõpsake nuppu Veel ja valige seejärel loetelust arvutustabeliprogramm.

   Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine — programmi nimi arvutustabel.

2. Klõpsake nuppu Sirvi, avage eelmises tööetapis loodud arvutustabelifail ja klõpsake nuppu OK.

   Käivitatakse arvutustabeli importimise viisard.

3. Vaikimisi valib viisard töövihiku esimese töölehe (Tellijad, kui järgisite eelmise jaotise juhiseid), ning töölehe andmed kuvatakse viisardi lehe alumises jaotises. Klõpsake nuppu Edasi.
4. Viisardi järgmisel lehel märkige ruut Esimene rida sisaldab veerupäiseid ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.
5. Soovi korral saate väljanimede ja andmetüüpide muutmiseks või väljade välistamiseks imporditoimingust kasutada järgmise lehe jaotise Välja suvandid tekstivälju ja loendeid. Muul juhul klõpsake nuppu Edasi.
6. Jätke suvand Luba Accessil lisada primaarvõti valituks ja klõpsake nuppu Edasi.
7. Vaikimisi rakendab Access uuele tabelile töölehe nime. Aktsepteerige nimi või sisestage muu nimi ning klõpsake nuppu Valmis.
8. Korrake toiminguid 1— 7, kuni tabelid on loodud kõigist Exceli töövihiku töölehtedest.

 Tagasi algusse

Duplikaatandmete otsimine, redigeerimine ja peitmine või kustutamine ühes tabelis

Järgmistes jaotistes toodud juhised selgitavad kõige üldisemaid meetodeid duplikaatväärtuste otsimiseks ja redigeerimiseks, peitmiseks või kustutamiseks ühes tabelis.

---

• Täielikult või osaliselt kattuvate väljadega kirjete otsimine

• Kordumatute kirjete kuvamine duplikaatide peitmise teel

• Erinevate kirjete kuvamine tulemis esineva duplikaadi määramise teel

• Kokkuvõttefunktsiooni (Count, Sum, Average) kasutamine duplikaatkirjete korral

• Duplikaatkirjete kustutamine kustutuspäringu abil

• Kasutajatel duplikaatväärtuste sisestamise tõkestamine

---

Täielikult või osaliselt ühtivate väljadega kirjete otsimine

Täielikult või osaliselt ühtivate väärtustega kirjete otsimisel järgige järgmisi üldiseid juhiseid.

• Looge päring duplikaatide otsimise viisardi abil. Vaikimisi tagastab päring samased kirjed ainult siis, kui kõigi väljade väärtused ühtivad märk-märgilt. Kui teil on vaja otsida osalisi ühtivusi, võite otsingus kasutada avaldist või muuta struktuurpäringukeele (SQL) koodi.
• Päringutulemite kuvamisel andmelehevaates redigeerige soovi korral väljaväärtusi või kustutage kirjeid.
• Osaliselt ühtivate väärtuste otsimiseks võite päringus soovi korral muuta struktuurpäringukeele (SQL) koodi. Kui SQL-koodi ei muudeta, tagastab päring ainult need kirjed, kus määratud väljade väärtused ühtivad märk-märgilt.

Selle jaotise juhiste abil selgitatakse duplikaatide päringu loomist ning päringu muutmist osaliste ühtivuste otsimiseks. Juhistes kasutatakse alljärgnevat tabelit Tellijad. Tabeli kasutamiseks andmebaasis vaadake samas artiklis varem esitatud teemat Näidisandmete ettevalmistamine. Juhiseid võite kohandada vastavalt oma andmetele.

Duplikaatide päringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringuviisard.

   

2. Klõpsake dialoogiboksis Uus päring käsku Duplikaatide otsimispäringu viisard ja klõpsake seejärel nuppu OK.

   Kui kuvatakse hoiatusteade, et funktsioon on installimata, klõpsake viisardi installimiseks nuppu Jah.

3. Valige tabelite loendist teie duplikaatandmeid sisaldav tabel ja klõpsake nuppu Edasi.
4. Valige saadaolevate väljade loendist ainult duplikaatteavet sisaldav väli või väljad. Kui kasutate tabelit Tellijad, lisage ainult väljad Ettevõtte nimi, Aadress ja Linn, sest ainult need väljad sisaldavad märk-märgilt ühtivaid väärtusi. Klõpsake nuppu Edasi.

    Märkus.   Kui selle juhise järgi lisatud väljade väärtused ei ühti märk-märgilt, siis võib päring jääda tulemuseta.

5. Valige järgmisest saadaolevate väljade loendist väli või väljad, mis sisaldavad kontrollitavaid või värskendatavaid andmeid, või väljad, milles sisalduv teave aitab teil duplikaatkirjeid kordumatutest kirjetest eristada. Kui kasutate tabelit Tellijad, lisage väljad Kontaktisiku nimi ja Telefon, sest nende väljade andmed aitavad teil leida duplikaatväärtusi ning võib-olla ka välja selgitada väärtuste sisestamise põhjuse. Klõpsake nuppu Edasi.
6. Aktsepteerige pakutud nimi (Üksuse Tellijad duplikaatide otsimine) või sisestage soovitud nimi ja klõpsake päringu käivitamiseks nuppu Valmis. Kui kasutasite tabelit Tellijad, näete sellist tulemust:

   Ettevõtte nimi	Aadress	Linn	Kontaktisiku nimi	Tel
   Fourth Coffee	Calle Smith 2	Mexico City	Julian Price	(7) 555 2126
   Fourth Coffee	Calle Smith 2	Mexico City	Reshma Patel	(7) 555 2233

   Tabeli Tellijad loomisel märkasite võib-olla rohkem kui kahte duplikaatkirjet (tabelis on neid neli). Ülejäänud duplikaate te ei näe, sest välja Aadress väärtused ei ühti märk-märgilt. Osaliselt ühtivate väärtuste saamiseks võite päringut muuta — kuidas, seda selgitatakse järgmistes juhistes.

Päringu kohandamine osaliste ühtivuste otsimiseks

1. Lülitage päring ümber SQL-vaatesse. Seda saate teha järgmiselt:
   • Paremklõpsake päringuvahekaarti ja klõpsake seejärel käsku SQL-i vaade.
   • Paremklõpsake navigeerimispaanil päringut ja klõpsake käsku SQL-i vaade.
2. Osaliste väärtuste leidmiseks ja võrdlemiseks muutke SQL-i koodi.

   Kui kasutasite eelmistes toimingutes tabelit Tellijad, kuvatakse järgmine SQL-lause:

   SELECT Tellijad.[Ettevõtte nimi], tellijad.[Aadress], Tellijad.[Linn], Tellijad.[Kontaktisiku nimi], Tellijad.[Tel]
   FROM Tellijad
   WHERE (((Tellijad.[Ettevõtte nimi]) In (SELECT [Ettevõtte nimi] FROM [Tellijad] As Tmp GROUP BY [Ettevõtte nimi],[Aadress],[Linn] HAVING Count(*)>1 ja [Aadress] = [Tellijad].[Aadress] ja [Linn] = [Tellijad].[Linn])))
   ORDER BY Customers.[Ettevõtte nimi], kliendid.[Aadress], kliendid.[Linn];

   Sel juhul kasutab klausel WHERE iga kirje võrdlemisel kõigi ülejäänud tabeli kirjetega duplikaadikomplektide identimiseks teist lauset SELECT.

   Oletame, et teil on vaja osaliste ühtivuste saamiseks muuta välja Aadress väärtust. Järgmises tabelis näidatakse, kuidas muuta lauset, nii et ühtiksid ainult välja seitse esimest märki. Muudatused kuvatakse paksus kirjas.

   SQL-lause	Kirjeldus
   SELECT Tellijad.[Ettevõtte nimi], Tellijad.[Aadress], Tellijad.[Linn], Tellijad.[Kontaktisiku nimi], Tellijad.[Tel]	Muudatusteta. Soovite kõigi duplikaatkirjete komplektide puhul näha samu välju (s.h kogu aadressiväli).
   FROM Tellijad	Muudatusteta.
   WHERE (((Tellijad.Ettevõtte nimi) In (SELECT [Ettevõtte nimi] FROM [Tellijad] As Tmp GROUP BY [Ettevõtte nimi],Left([Aadress],7) ,[Linn] HAVING	Asendage dubleerimise kindlaksmääramiseks väli ([Aadress]) aadressiväljal tegutseva funktsiooni kutsega (Left([Aadress],7)). Sellega kontrollitakse kogu aadressivälja väärtuse asemel selle esimest seitset märki. Väiksema märkide arvu ühtimiseks sisestage väiksem arv; suurema märkide arvu ühtimiseks sisestage suurem arv.
   Count(*)>1 ja Left([Aadress],7) =Left([Tellijad.[Aadress],7) ja [Linn] = [Tellijad.[Linn])))	Kirje aadressivälja seitsme esimese märgi võrdlemiseks mõne muu kirje seitsme esimese märgiga asendage [Aadress] funktsioonikutsega Left([Aadress],7) ning [Tellijad].[Aadress] funktsioonikutsega Left([Tellijad].[Aadress],7).
   ORDER BY Tellijad.Ettevõtte nimi, Tellijad.Aadress, Tellijad.Linn;	Muudatusteta.

3. Kui olete lause muutmise lõpetanud, klõpsake päringu käivitamiseks ja andmete kuvamiseks andmelehevaates nuppu Käivita .

   Päring tagastab kõik neli duplikaatkirjet, sest nüüd võrdleb see ainult seitset esimest aadressivälja märki (alustades vasakult):

   Ettevõtte nimi	Aadress	Linn	Kontaktisiku nimi	Tel
   Coho Winery	3122 75th Ave. S.W.	Seattle	Pica Guido	(206) 555 2124
   Coho Winery	3122 75th St. S.W	Seattle	Christine Hughes	(206) 555 2125
   Fourth Coffee	Calle Smith 2	Mexico City	Julian Price	(7) 555 2126
   Fourth Coffee	Calle Smith 2	Mexico City	Reshma Patel	(7) 555 2233

Kirjete redigeerimine käsitsi

1. Avage eelnevate toimingutega loodud päring andmelehevaates.
2. Tehke ühte järgmistest.
   • Välja väärtuse muutmiseks valige väli ja sisestage uus väärtus.
   • Kogu kirje (rea) kustutamiseks klõpsake rea selektorit (tühi ruut rea kõrval) ja vajutage kustutusklahvi (DELETE).

      Märkus.   Kui leiate suurel hulgal duplikaatkirjeid (rohkem kui soovite käsitsi kustutada), saate nende kustutamiseks luua ja käivitada kustutuspäringu. Kustutuspäringu loomise ja käivitamise põhitoimingute kirjelduse leiate allpool jaotisest Duplikaatkirjete kustutamine kustutuspäringu abil.

     Täpsemat teavet kustutuspäringute kohta (s.h kustutuse plaanimine, tabeliseoste muutmine ja seotud andmete kustutamine) leiate artiklist Ühe või mitme kirje kustutamine andmebaasist kustutuspäringu abil.

Jaotise algusse

Kordumatute kirjete kuvamine duplikaatide peitmise teel

Enamik andmebaasitabeleid sisaldab kõiki kirjeid kordumatult identivat välja (tavaliselt primaarvõtme väli). Kui kujundate päringut ja peidate või jätate päringust välja sellised väljatüübid, võib tunduda, et kuvatavad kirjed on duplikaadid, sest kõigi tagastatud väljade väärtused ühtivad.

Järgmises näites kuvatakse päringutulem, milles näivad kaks tellimust (punases raamis) olevat duplikaadid.

Kui aga päring sisaldas primaarvõtmevälja (nt tellimuse ID) või mõnda muud iga kirjet kordumatult identivat välja (nt tarnekuupäev), siis näete, et need ei ole duplikaatkirjed. Selle jaotise juhised selgitavad, kuidas peita duplikaatkirjed, kus ühtivad kõigi päringu poolt tagastatud väljade väärtused. Näiteks võite peita ühe Antonio Moreno Taqueria kirje, kuid peita ei tohi Blauer See Delikatessen kirjeid, sest nende aadressiväljad sisaldavad eri väärtusi.

Jätkamisel pidage meeles järgmine reegel: kahte või enamat kirjet peetakse duplikaatideks ainult siis, kui kõik päringutulemi väljad sisaldavad samu väärtusi. Kui erinevad kas või ühe välja väärtused, on iga kirje kordumatu ja kirjeid ei saa peita siin esitatud toimingute abil. Kui soovite peita sellist laadi duplikaatkirjed, võite selleks kasutada kokkuvõttefunktsiooniga kokkuvõttepäringut (nt FIRST, MIN, MAX jne). Lisateavet toimingu kohta leiate sama artikli alltoodud jaotisest Erinevate kirjete kuvamine tulemis esineva duplikaadi määramise teel.

Access pakub päringutulemis ainult kordumatute väärtuste kuvamiseks kahte moodust.

• Kui peitsite primaarvõtmevälja (või mõne muu kirjet kordumatuks tegeva välja), tooge see veerg peidust välja.
• Looge valikupäring ja seadke päringu atribuudi Kordumatud väärtused väärtuseks Jah. Kui päring leiab duplikaatväärtusi, kuvatakse neist ainult üks (esimene, mille päring leiab) ja peidetakse ülejäänud.

Selle jaotise juhised selgitavad mõlema mooduse kasutamist.

Peidetud väljade kuvamine

1. Paremklõpsake andmelehevaates avatud päringu päiserida (veerupäiseid sisaldav rida) suvalises kohas ja klõpsake käsku Too veerud peidust välja.
2. Märkige dialoogiboksis Veergude peidust välja toomine ruut kõigi väljade kõrval, mida soovite andmebaasi lisada, ning klõpsake siis nuppu OK.

Kordumatute väärtuste atribuudi seadmine

 Märkus.   Pärast päringu atribuudi Kordumatud väärtused väärtuseks Jah seadmist ei saa te andmelehevaates oleva päringu väljade väärtusi redigeerida ega andmeid kustutada. Andmete redigeerimiseks või kustutamiseks avage päringu aluseks olev tabel andmelehevaates.

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringuviisard.

   

2. Klõpsake dialoogiboksis Uus päring valikut Lihtpäringuviisard ja klõpsake seejärel nuppu OK.

   Kui kuvatakse hoiatusteade installimata funktsiooni kohta, klõpsake viisardi installimiseks nuppu Jah.

3. Valige tabelite loendist duplikaatkirjeid sisaldav tabel ja klõpsake nuppu Edasi.
4. Valige saadaolevate väljade loendist ainult duplikaatteavet sisaldav väli või väljad ja klõpsake nuppu Edasi.
5. Klõpsake veelkord nuppu Edasi ilma lisavälju valimata. Muude väljade lisamisel võib Access käsitada mõnda duplikaatkirjet kordumatu kirjena.
6. Aktsepteerige päringule pakutav nimi või sisestage uus nimi, klõpsake raadionuppu Muuda päringu kujundust ning klõpsake seejärel nuppu Valmis päringu avamiseks kujundusvaates.
7. Paremklõpsake päringukujundaja ülemises osas olevat tühja ala ja klõpsake käsku Atribuudid.
8. Leidke atrbuudilehelt atribuut Kordumatud väärtused ja määrake selle väärtuseks Jah.

   

9. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita . Kui andmed sisaldavad duplikaatkirjeid, kuvatakse neist ainult üks.

Jaotise algusse

Erinevate kirjete kuvamine tulemis esineva duplikaadi määramise teel

Duplikaatkirjete olemasolu korral soovite võib-olla näha ainult erinevaid väärtusi — näiteks üks kirje igast duplikaadikomplektist. Päringu sooritamiseks kindlale duplikaatkirjele kasutage kokkuvõttepäringut. Väljade lisamisel kokkuvõttepäringusse käsitab päring iga välja rühmana ning rühmas sisalduvate andmete puhul saate kasutada kokkuvõttefunktsiooni, mis võib vastusena tagastada ühe kirje duplikaadikomplektist.

Kokkuvõttepäringut ja kokkuvõttefunktsiooni saate nende andmetega kasutada mitmel erineval viisil.

• Ainult esimesena sisestatud kirje kuvamiseks kasutage funktsiooni First.
• Ainult viimasena sisestatud kirje kuvamiseks kasutaga funktsiooni Last.
• Kindla välja vähima või suurima väärtusega kirje kuvamiseks kasutage funktsiooni Max või Min. Näiteks saate kõige hilisema kuupäevaga kirje kuvada funktsiooni Max abil ja kõige varasema kuupäevaga kirje funktsiooni Min abil.

 Märkus.   Sellist tüüpi päringu tagastatud andmeid ei saa redigeerida. Andmete redigeerimiseks või kustutamiseks avage päringu aluseks olev tabel andmelehevaates.

Selle jaotise juhised selgitavad, kuidas koostada algsete, kõige uuemate ja kõige vanemate kirjete päringuid. Juhistes kasutatakse tabelit Töötajad.

Tabeli kasutamiseks andmebaasis vaadake juhiseid sama artikli varasemast teemast Näidisandmete ettevalmistamine.

Kokkuvõttepäringu kasutamine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine duplikaatandmeid sisaldavat tabelit ja seejärel klõpsake nuppu Sule.

   Tabel kuvatakse päringukujundaja ülemises sektsioonis.

3. Lisage ainult duplikaatandmeid sisaldav väli või väljad. Võite välja topeltklõpsata või lohistada selle tabeliaknast kujundusruudustiku reale Väli.

   Kui kasutate näidistabelit Töötajad, lisage väljad Perekonnanimi, Eesnimi ja Sünniaeg, sest need väljad määravad kindlaks dubleerimise.

4. Lisage teie valikukriteeriume määrav väli.

   Näidistabelis Töötajad lisage väli Palkamise kuupäev, sest see väli sisaldab kahte eri väärtust töötaja kohta.

    Märkus.   Ärge lisage ruudustikku rohkem välju. Kokkuvõttepäringusse tuleb kaasata ainult duplikaatväärtusega väli või väljad ja veel üks väli, mis sisaldab testis kasutatavaid andmeid.

5. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Kuvamine/peitmine nuppu Kogusumma. Kujundusruudustikus kuvatakse rida Kokku ja tabelivälja sisaldavas veerus kuvatakse Rühmitusalus.
6. Jätke rea Kokku sätteks kõigi väljade puhul Rühmitusalus (Group by) ja klõpsake päringu käivitamiseks ning tulemi kuvamiseks andmelehevaates nuppu Käivita . Kui kasutasite ülaltoodud tabeli andmeid, annab päring kaks korda tulemi "Jean Philippe Bagel", sest tema duplikaatkirjed on erinevate palkamiskuupäevadega.
7. Muutke vaade tagasi kujundusvaateks ja määrake duplikaatide hulgast ühe kirje valimise tingimus. Näidisandmete kasutamiseks muutke rea Kokku veerus Palkamise kuupäev olevat väärtust järgmiselt.
   • Algse kirje kuvamiseks määrake väärtuseks Esimene (First),
   • kõige värskema kirje kuvamiseks määrake väärtuseks Viimane (Last).
   • Kindla välja väärtusel põhineva kirje valimiseks tuleb kasutada funktsiooni Max või Min. Selles näites soovite vaadata vanima palkamiskuupäevaga kirjet. Selleks määrake väärtuseks Min.
8. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita .

Kui päring annab soovitud tulemid, saate päringu seejärel muuta kustutuspäringuks ja käivitada duplikaatkirjete kiireks ja hõlpsaks kustutamiseks. Lisateavet kustutuspäringu käivitamise kohta leiate sama artikli teemast Duplikaatkirjete kustutamine kustutuspäringu abil.

Jaotise algusse

Kokkuvõttefunktsioonide (Count, Sum, Average) kasutamine duplikaatkirjete korral

Lisaks duplikaadirühmast kindla kirje tagastamisele saate duplikaatkirjete loendamiseks kasutada ka kokkuvõttefunktsioone või summeerida duplikaadikomplekti andmed. Tavaliselt käivitatakse need funktsioonid enne duplikaatandmete konsolideerimise või kustutamise alustamist.

Selliste ülesannete sooritamiseks luuakse tabelis olevate duplikaatandmete summeerimiseks kokkuvõttefunktsiooni (nt Count, Sum ja Average) kasutav kokkuvõttepäring.

 Märkus.   Kokkuvõttepäringu tulemuste kuvamisel andmelehevaates ei saa väljaväärtusi redigeerida ja kustutada. Andmete redigeerimiseks või kustutamiseks avage päringu aluseks olev tabel andmelehevaates.

Selle jaotise juhistes kasutatakse tabelit Võlasumma.

Tabeli kasutamiseks andmebaasis vaadake juhiseid sama artikli varasemast teemast Näidisandmete ettevalmistamine.

Kokkuvõttepäringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine tabelit, mida soovite päringus kasutada, või klõpsake nuppu Lisa ja klõpsake seejärel dialoogiboksi sulgemiseks nuppu Sule. Kui kasutate näidisandmeid, lisage tabel Võlasumma päringule.
3. Lisage duplikaatandmeid sisaldavad väljad.

   Kui kasutate tabelit Võlasumma, lisage väljad Ettevõtte nimi ja Linn, sest need väljad määravad kindlaks dubleerimise.

4. Lisage valikukriteeriume pakkuv väli. Tabeli Võlasumma kasutamisel lisage väli Võlasumma.
5. Kõpsake menüü Kujundus jaotises Kuvamine/peitmine nuppu Kogusumma. Kujundusruudustikus kuvatakse rida Kokku ja iga välja jaoks kuvatakse sellel real Rühmitamisalus (Group by).
6. Sõltuvalt vajadustest tehke ühte järgmistest.
   • Kirjete arvu loendamiseks valige loendatavaid väärtusi sisaldav väli ning määrake real Kokku välja väärtuseks Loenda (Count). Näidisandmete kasutamisel seadke välja Võlasumma väärtuseks Loenda (Count).
   • Kogusumma arvutamiseks seadke välja väärtuseks Summa (Sum).

    Märkus.   Kokkuvõttepäringuga saab kuvada ainult kokkuvõtteteavet, mitte üksikuid väärtusi.

7. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita .

Jaotise algusse

Duplikaatkirjete kustutamine kustutuspäringu abil

Pärast seda, kui olete kinnitanud duplikaatkirjete sisaldumise tabelis, saate kustutuspäringu loomise ning käivitamisega soovimatud andmed kustutada. Kustutuspäringu loomise ja käivitamise protsess järgib tavaliselt järgmisi üldjuhiseid.

• Plaanige kustutamisprotsess. Määrake kindlaks, kas kustutatavad andmed on seotud mõne muu tabeli andmetega. Kui on, tuleb kindlaks teha, kas andmed paiknevad üks-mitmele-seose poolel "üks" või poolel "mitu". Juhul kui andmed paiknevad poolel "üks", tuleb enne andmete kustutamist lubada seoses atribuut. Kui andmed paiknevad poolel "mitu", saate päringu luua ja käivitada ilma lisameetmeid võtmata. Andmebaasi seoste uurimiseks saate kasutada seoseriistu. Seoseriistade käivitamiseks klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Kuvamine/peitmine nuppu Seosed.

  Lisateavet kustutuspäringute plaanimise ja käivitamise kohta leiate artiklist Ühe või mitme kirje kustutamine andmebaasist kustutuspäringu abil.

• Looge päring (nt valikupäring või kordumatute väärtuste päring) ning lisage või muutke kriteeriume, kuni päring tagastab ainult need väärtused, mida soovite kustutada.
• Teisendage päring kustutuspäringuks ning käivitage siis kustutuspäring soovimatute andmete kustutamiseks.

 NB!   Kustutuspäringu tulemit ei saa tagasi võtta. Seepärast tuleks enne kustutuspäringu käivitamist andmebaas varundada. Lisateavet varundamise kohta leiate sama artikli varasemast alateemast Andmebaasi varundamine.

Järgmised juhised selgitavad valikupäringu loomist, selle teisendamist kustutuspäringuks ning kustutuspäringu käivitamist kirjete kustutamiseks.

Valikupäringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

   Kuvatakse päringukujundaja ja dialoogiboks Tabeli kuvamine.

2. Valige seosepoole "üks" tabel, klõpsake nuppu Lisa ja seejärel klõpsake nuppu Sule.

   Tabel kuvatakse aknana päringu kujundusruudustiku ülemises sektsioonis. Aken sisaldab kõiki tabeli välju. Järgmises näites kuvatakse päringukujundaja tavaline tabel.

   

3. Kõigi tabelis sisalduvate väljade lisamiseks kujundusruudustikku klõpsake tärni (*).

   Kõigi tabeliväljade lisamine võimaldab kustutuspäringul tabelist kustutada terveid kirjeid (ridu).

4. Soovi korral lisage veerg, mis lubab teil kriteeriume lisada.

   Oletame näiteks, et klient lõpetab äritegevuse ning teil tuleb kustutada kõik selle kliendi ootel tellimused. Vastavate kirjete otsimiseks lisage kujundusruudustikku väljad Kliendi ID ja Tellimuse kuupäev.

5. Kui järgisite eelmist juhist, sisestage oma kriteerium kujundusruudustiku reale Kriteerium.

   Kriteeriumid tuleb lisada selleks, et päring tagastaks ainult kustutatavad kirjed. Vastasel juhul kustutab kustutuspäring kõik tabelis olevad kirjed. Näite jätkamiseks eelmisest juhisest sisestage äritegevusest lahkunud kliendi ID ning kuupäev, millest alates on selle kliendi tellimused kehtetud.

   Lisateavet kriteeriumide kasutamise kohta leiate artiklist Ühe või mitme kirje kustutamine andmebaasist kustutuspäringu abil.

6. Kui järgisite eelmist juhist, tühjendage kõigi kriteeriumiväljade märkeruut Kuva.
7. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Tööriistad nuppu Käivita.

   Kontrollige, kas päring tagastas need kirjed, mida soovite kustutada.

8. Jätke päring avatuks ja asuge järgmise tööetapi juurde.

Teisendage valikupäring kustutuspäringuks ja käivitage päring andmete kustutamiseks

1. Andmelehelt päringukujundajasse siirdumiseks klõpsake nuppu Kujundusvaade.
2. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Päringutüüp nuppu Kustuta.

   Access muudab valikupäringu kustutuspäringuks, peidab kujundusruudustiku allosas oleva rea Kuva ning lisab rea Kustuta.

   Veenduge, et veerus * (kõik väljad) olevas reas Kustuta kuvatakse väärtus Alates. Kõigis kriteeriumiveergudes peaks kuvatama sõna Koht.

3. Veenduge, et soovite need andmed kustutada. Päringu käivitamiseks ja tulemi kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita .

   Access palub teil andmete kustutamine kinnitada.

   Andmete kustutamiseks klõpsake nuppu Jah.

Kinnitusteate peitmine

Kui te ei soovi igakordsel kustutuspäringu või mõne muu toimingu päringu käivitamisel kinnitusteadet näha, siis järgige järgmisi juhiseid.

• Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ning seejärel nuppu Accessi suvandid.

  Kuvatakse dialoogiboks Accessi suvandid.

• Klõpsake nuppu Täpsemad ning tühjendage jaotises Redigeerimine jaotise Kinnitus ruut Toimingupäringud.
• Dialoogiboksi Accessi suvandid sulgemiseks klõpsake nuppu OK.

Jaotise algusse

Kasutajatel duplikaatväärtuste sisestamise takistamine

Mitme reegli jõustamisega saate takistada kasutajaid duplikaatväärtusi sisestamast.

• Seadke väli nii, et see sisaldaks ainult kordumatuid väärtusi.  Selle reegli rakendamiseks tehke ühte järgmistest.
  • Tähistage väli primaarvõtmena. Seda saate teha ainult juhul, kui tabelil ei ole veel primaarvõtit. Välja seadmiseks primaarvõtmena avage tabel kujundusvaates, paremklõpsake välja nime ja seejärel klõpsake käsku Primaarvõti . Primaarvõtmeväljal aktsepteeritakse ainult kordumatuid väärtusi ning duplikaatväärtuse sisestamisel teavitatakse sellest kasutajaid.
  • Kui tabelil on juba primaarvõti, seadke tabeli kujundusvaates välja atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah (duplikaadid keelatud). See atribuut takistab väljal aktsepteerida sama väärtust mitmes kirjes. Pidage meeles, et mõnel juhul (nt nime- ja linnateavet sisaldavate väljade korral) tuleb duplikaadid lubada.
• Määrake, et mitme välja väärtuste kombinatsioon peab olema kordumatu iga kirje korral.  Oletame näiteks, et tegemist on kontaktisikute tabeliga. Saate tabeli primaarvõtmeks määrata väljade kombinatsiooni (nt kontaktisiku nime, aadressi ja linna väljad).

  See moodus toimib, sest on väga ebatõenäoline, et kaks sama nimega kontaktisikut on ka sama aadressi- ja linnateabega.

  Mitme väljaga primaarvõtme loomiseks tehke järgmist.

  1. Avage tabel kujundusvaates.
  2. Klõpsake esimesest väljast vasakul reaselektorit, nii et valitud oleks kogu rida.
  3. Kõigi ülejäänud primaarvõtmesse kaasatavate väljade reaselektori klõpsamise ajal hoidke all kontrollklahvi (CTRL).
  4. Paremklõpsake ja seejärel klõpsake kiirmenüüs nuppu Primaarvõti.

  Selle toiminguga seatakse kõigi primaarvõtmeväljade atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah (duplikaadid lubatud), nii et saate näiteks sama nime, aadressi või linna sisestada mitmes kirjes, kuid te ei saa sisestada identset nime, aadressi ja linna kombinatsiooni rohkem kui ühes kirjes. Näiteks võib olla kaks kontaktisikut nimega Jean Philippe Bagel, kelle aadress on 2345 Main Street, kuid mõlemad nad ei saa elada Londonis.

Jaotise algusse

---

 Tagasi algusse

Duplikaatandmete otsimine, redigeerimine ja peitmine või kustutamine mitmes tabelis

Järgmiste jaotiste teabe abil selgitatakse mõningaid mooduseid, mille abil saate otsida, redigeerida, peita ja kustutada mitmes tabelis esinevaid duplikaatkirjeid. Tavaliselt kattuvad kahe või enama tabeli andmed siis, kui proovite ühte andmebaasi mõne muu andmebaasiga integreerida.

---

• Kahes tabelis esinevate duplikaatide kuvamine kõrvuti

• Kahes tabelis esinevate duplikaatide korral ainult ühe kirje kuvamine

• Ainult mõlema tabeli duplikaatkirjete kuvamine

• Ainult nende tabeli kirjete kuvamine, millel puudub vaste mõnes muus tabelis

• Duplikaatkirjete kustutamine ühest tabelist ja ülejäänud kirjete koondamine muusse tabelisse

• Ainult erinevate kirjete kuvamine seotud tabelite andmete vaatamisel

• Kindla kirje kuvamine või duplikaatandmete summeerimine seotud tabelites

---

Kahes tabelis esinevate duplikaatide kuvamine kõrvuti

Sageli võite välja jõuda olukorrani, kus samas andmebaasis on kaks tabelit, mis sisaldavad duplikaat- või kattuvaid andmeid. Oletame näiteks, et teil on tabel Kliendid ja tabel Tellijad.

Tabel Kliendid  

Tabel Tellijad  

Pange tähele, et praegusel juhul ei sisalda tabelid duplikaatväärtusi, kuid mõlema tabeli väljad sisaldavad mõningaid kattuvaid andmeid (nt tabeli Kliendid välja Nimi teave ja tabeli Tellijad välja Ettevõtte nimi teave).

Tabelite andmeid ei saa alati integreerida nende kahe tabeli ühendamise teel. Mõne tellija kohta võib tabel Kliendid sisaldada värskeimat teavet, kuid teistele kasutajatele võib uusimat teavet sisaldada tabel Tellijad. Tavaliselt oleks parim lahendus vaadata üle mõlemad tabelid ning seejärel otsustada, mis alles jätta ja mis kustutada.

Mõlema tabeli kirjete ühendamiseks tuleb luua ühispäring, mis koondab duplikaatkirjed, nii et neid on hõlpsam läbi vaadata.

 Märkus.   Ühispäringu tagastatud andmeid ei saa redigeerida ega kustutada. Andmete redigeerimiseks või kustutamiseks avage päringu aluseks olevad tabelid andmelehevaates.

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

   Access loob uue päringu. Kuvatakse dialoogiboks Tabeli kuvamine.

2. Sulgege dialoogiboks Tabeli kuvamine ilma ühtegi tabelit või päringut kujundusruudustikku lisamata.
3. Paremklõpsake päringuvahekaarti ja klõpsake seejärel käsku SQL-i vaade.
4. Kui kasutasite näitena eeltoodud tabeleid, kleepige aknasse järgmine SQL-lause. Oma andmete korral kasutage järgmist lauset juhisena. Kasutage klausleid SELECT, UNION ALL SELECT ja ORDER BY vastavalt näitele, asendades välja- ja tabelinimed oma andmetes esinevate välja- ja tabelinimedega.
   

   SELECT [Ettevõtte nimi], [Aadress], [Linn], [Telefon], FROM [Tellijad]
   UNION ALL SELECT [Nimi], [Aadress], [Linn], [Tel], FROM [Tellijad]
   ORDER BY [Ettevõtte nimi];

   
   

   Esimene SELECT-lause otsib välja kirjed tabelist Tellijad ning teine SELECT-lause otsib välja kirjed tabelist Kliendid. UNION ALL-klausel viib mõlema tabeli kirjed kokku. ORDER BY-lause sordib kirjed, nii et duplikaatkirjed paigutatakse läbivaatamise hõlbustamiseks kokku.

    Märkus.   Iga SELECT-lause peab tagastama sama palju ning samas järjestuses välju. Vastavate väljade andmetüübid peavad ühilduma (kuid ühe erandiga: välju Arv ja Tekst saab kasutada vastavate väljadena). Samuti pidage meeles, et väljade nimed võivad erineda.

5. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita .

   Kui kasutate ülaltoodud tabelite kirjeid, kuvatakse vaates 18 kirjet : kõik 9 kirjet tabelist Tellijad ja kõik 9 kirjet tabelist Kliendid.

   Salvestage päring ja sulgege seejärel vaade. Seda päringut kasutate järgmises jaotises.

Jaotise algusse

Kahes tabelis esinevate duplikaatide korral ainult ühe kirje kuvamine

Töö käigus võib teil vaja olla vaadata ainult erinevaid kahe sarnase tabeli kirjeid. Kui kirje on mõlemas tabelis, võite päringusse kaasata ainult esimeses tabelis oleva kirje ja ignoreerida vastavat kirjet teises tabelis.

Access käsitab erinevate tabelite kirjeid duplikaatidena ainult siis, kui ühtivad kõigi valitud väljade väärtused. Näiteks kui kaasate päringusse väljad Ettevõtte nimi, Linn, Aadress, Tel ja Faks, peavad selleks, et Accessi käsitaks kirjet duplikaadina, ühtima kõigil viiel väljal olevad väärtused.

Selle jaotise juhistes selgitatakse, kuidas muuta eelmise jaotise päringut kõigi tabelis Tellijad olevate kirjete ja tabelis Kliendid olevate kordumatute kirjete kuvamiseks.

 Märkus.   Ühispäringu tagastatud andmeid ei saa redigeerida; andmete redigeerimiseks või kustutamiseks avage päringu aluseks olevad tabelid andmelehevaates.

Päringu muutmine

1. Avage eelmise jaotise juhiste järgi loodud päring.
2. Klõpsake SQL-lause kuvamiseks päringu dokumendisakil käsku SQL-i vaade.
3. Kustutage mõlemast SELECT-lausest väljad [Telefon] ja [Tel].
4. Kustutage sõnale UNION järgnev sõna ALL. Sellega ignoreeritakse päringus tabelist Kliendid pärinevaid duplikaatkirjeid. SQL-lause näeb välja selline:

   SELECT [Ettevõtte nimi, [Aadress], [Linn], FROM [Tellijad]
   UNION SELECT [Nimi], [Aadress], [Linn], FROM [Kliendid]
   ORDER BY [Ettevõtte nimi];

5. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita .

   Kui kasutate eelmise jaotise andmeid, tagastab päring 18 kirje asemel 14 kirjet.

Jaotise algusse

Ainult mõlema tabeli duplikaatkirjete kuvamine

Kui teil on vaja koostada päring ainult kahe tabeli ühtivate väärtuste saamiseks, kasutage sisemist ühendamist. Teadmiseks väheste kogemustega Accessi kasutajale: sisemine ühendamine on toiming, millega lingitakse kahe või enama tabeli read ainult juhul, kui ühendatud väljade väärtused ühtivad.

Sisemise ühenduse loomiseks koostage mõlemat tabelit sisaldav valikupäring ja seejärel looge seosed duplikaatväärtusi sisaldavate väljade vahel. Seose loomise ajal loob Access sisemise ühenduse vaikimisi.

 Märkus.   Sisemise ühendusega valikupäringu tagastatud välju ja ridasid ei saa redigeerida. Andmete redigeerimiseks avage alustabelid ja muutke väärtusi mõlemas tabelis.

Sisemise ühendusega päringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine tabeleid Tellijad ja Kliendid ning klõpsake seejärel dialoogiboksi sulgemiseks nuppu Sule.
3. Tuvastage duplikaatkirjetes ühtivaid väärtusi sisaldavad väljad. Näidistabelites vastab tabeli Tellijad väli Ettevõtte nimi tabeli Kliendid väljale Nimi.
4. Lohistage esimese tabeli väli Ettevõtte nimi teise tabeli väljale Nimi. Access ühendab väljad joonega.

   

   Päring loob vaikimisi kahe tabeli vahelise sisemise ühendamise. Sisemine ühendus valib ainult need kirjed, kus ühtivad väljad Ettevõtte nimi ja Nimi.

5. Välja Ettevõtte nimi lisamiseks päringu kujundusruudustikku topeltklõpsake mainitud välja. See väli abistab teid andmete tuvastamisel andmelehevaates.
6. Topeltklõpsake muid tabelite Tellijad ja Kliendid välju, mida soovite päringu kujundusruudustikku lisada. Praegusel juhul lisage tabeli Tellijad väli Telefon ja tabeli Kliendid väli Tel.
7. Päringu käivitamiseks ja tulemite kuvamiseks andmelehevaates klõpsake nuppu Käivita . Päring tagastab viis kirjet — ühe kirje iga mõlemas tabelis esineva kliendi kohta.

   Ettevõtte nimi	Telefon (Tellijad)	Tel (Kliendid)
   Baldwin Museum of Science	(505) 555 2122	(505) 555 3123
   Blue Yonder Airlines	(104) 555 2123	(104) 555 2124
   Coho Winery	(206) 555 2124	(206) 555 2124
   Contoso Pharmaceuticals	(171) 555 2125	(171) 555 2125
   Fourth Coffee	(7) 555 2126	(7) 555 2126

Jaotise algusse

Ainult kirjete kuvamine, millel puudub vaste mõnes muus tabelis

Järgmistes juhistes võetakse jätkuvalt aluseks duplikaatandmeid sisaldavad tabelid Tellijad ja Kliendid ning selgitatakse, mida tuleb teha nende tabeli Tellijad kirjete kuvamiseks, millel ei ole duplikaatkirjet tabelis Kliendid. See võib teid abistada kindlate tellijate kohta otsuse langetamisel ainult tabeli Tellijad põhjal, enne kui hakkate neid kahte tabelit konsolideerima.

Tabeli Tellijad nende kirjete kuvamiseks, millel puudub vaste tabelis Kliendid, looge vasteta otsimispäring. Näidisandmete puhul esitab sellist tüüpi päring kõik need tabeli Tellijad kirjed, millel ei ole vastet tabelis Kliendid.

 Märkus.   Kui kuvate päringu andmelehevaates, saate redigeerida väljaväärtusi või kustutada kirjeid.

Vasteta otsimispäringu loomine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringuviisard.

   

2. Klõpsake dialoogiboksis Uus päring valikut Vasteta otsimispäringu viisard ja klõpsake seejärel nuppu OK.
3. Klõpsake tabelit Tellijad — tabel sisaldab teid huvitavaid kirjeid. Klõpsake nuppu Edasi.
4. Klõpsake tabelit Kliendid — selle tabeliga soovite võrrelda tabelit Tellijad. Klõpsake nuppu Edasi.
5. Klõpsake tabeli Tellijad välja Ettevõtte nimi, klõpsake tabeli Kliendid välja Nimi ning seejärel klõpsake nuppu <=>. Sellega ühendatakse tabelid tellijate nimede alusel. Klõpsake nuppu Edasi.
6. Valige väljad, mida soovite vaates kuvada. Praegusel juhul lisage väljad Ettevõtte nimi, Aadress, Linn ja Tel. Klõpsake nuppu Edasi.
7. Tippige päringu nimi ja klõpsake kirjete kuvamiseks andmelehevaates nuppu Valmis. Kui kasutate näidistabeleid, tagastab päring neli kirjet — need kirjed tabelist Tellijad, millel puuduvad samaväärsed vasted tabelis Kliendid.

   Ettevõtte nimi	Aadress	Linn	Telefon
   Adventure Works	3122 87th Way S.W.	Seattle	(206) 555 2125
   Humongous Insurance	67 Big St.	Tampa	(916) 555 2128
   Trey Research	2 Nosey Pkwy	Portland	(503) 555 2129
   Fabrikam, Inc.	9 Empire Way	Seattle	(206) 555 2233

Jaotise algusse

Duplikaatkirjete kustutamine ühest tabelist ja ülejäänud kirjete koondamine muusse tabelisse

Pärast sarnaste tabelite duplikaatandmete läbivaatamist saate korduvad kirjed kustutada ning ülejäänud andmed ühendada ühte tabelisse. Toimingu sooritamise üldjuhised on järgmised.

• Soovi korral värskendage kustutatavas tabelis kõik ühendatavad andmed. Juhised andmete värskendamiseks jäävad selle teema ulatusest välja.

  Teavet andmete värskendamise mooduste kohta leiate artiklist Andmebaasi andmete värskendamine.

• Soovi korral vaadake üle kõik seosed, mis võivad olla loodud kustutatava tabeli ja muude andmebaasis olevate tabelite vahel. Kui seos on olemas, kustutage seos ja looge uus seos muu tabeliga (ühendatud andmeid sisaldava tabeliga). Veenduge, et uue tabeli primaarvõtmeväärtused ühtivad muude tabelite primaarvõtmeväärtustega.
• Looge kustutuspäring, milles kasutatakse ühtivate kirjete otsimiseks ja kustutamiseks atribuuti Kordumatud väärtused. Toimingu ühe osana tuleb tagada andmebaasi tabelite vaheliste seoste säilimine. Oletame näiteks, et soovite kõik kordumatud kirjed tabelist Kliendid üle viia tabelisse Tellijad. Kui tabel Kliendid on seotud mõne muu andmebaasis oleva tabeliga, tuleb tagada nende seoste ülevõtmine tabeli Tellijad poolt. Seoste olemuse selgitamine jääb selle teema ulatusest välja.

  Lisateavet leiate artiklist Seose loomine, muutmine ja kustutamine.

• Kustutatava tabeli ülejäänud kirjete lisamiseks säilitatavasse tabelisse looge lisanduspäring. Toimingu osana on teil võib-olla vaja säilitatavasse tabelisse lisatud andmete jaoks sisestada primaarvõtmeväli ja -väärtused.
• Kustutage mittevajalik tabel.

Selle jaotise juhistes selgitatakse kustutuspäringu ja lisanduspäringu loomist ja kasutamist ning tabeli kustutamist. Juhistes kasutatakse tabeleid Tellijad ja Kliendid.

Tabel Tellijad  

Tabel Kliendid  

Tabelite kasutamiseks andmebaasis vaadake juhiseid sama artikli varasemast teemast Näidisandmete ettevalmistamine. Selle toiminguga seoses oletame, et tabel Tellijad sisaldab värskemat teavet, seega  soovite kustutada ühtivad kirjed tabelist Kliendid ning liita selle ülejäänud kirjed tabeliga Tellijad.

Mittevajalike andmete kustutamine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine tabelit Tellijad ja tabelit Kliendid ning sulgege seejärel dialoogiboks.
3. Ühendage need kaks tabelit, lohistades tabeli Tellijad välja Ettevõtte nimi tabeli Kliendid väljale Nimi.
4. Paremklõpsake akna ülemises pooles olevat tühja ala ja klõpsake käsku Atribuudid. Seadke atribuudi Kordumatud kirjed väärtuseks Jah.

   Nende kahe tabeli ühendamisega ja päringu atribuudi Kordumatud kirjed väärtuseks Jah seadmisega väldite teate Määratud tabelitest ei õnnestunud kustutada kuvamise päringu käivitamisel.

5. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Päringutüüp nuppu Kustuta.
6. Lohistage tärn (*) tabelist Kliendid päringu kujundusruudustiku esimese veeru reale Väli.

   

   Real Tabel kuvatakse väärtus Kliendid ja real Kustuta väärtus Alates. See tähendab, et päring kustutab ridu tabelist Kliendid.

7. Teil tuleb määrata, millised kirjed päring kustutab. Näidistabeleid kasutades saate kustutada need kirjed, kus tabeli Kliendid väljade Nimi, Aadress ja Linn väärtused ühtivad vastavate väljadega tabelis Tellijad.

   Lohistage tabeli Kliendid väli Nimi päringu kujundusruudustiku rea Väli esimesse tühja lahtrisse. Tehke sama tabeli Kliendid väljadega Aadress ja Linn.

8. Näidistabeleid kasutades sisestage välja Nimi reale Kriteerium väärtus [Tellijad].[Ettevõttenimi], välja Aadress reale Kriteerium sisestage väärtus [Kliendid].[Aadress] ning välja Linn reale Kriteerium sisestage väärtus [Kliendid].[Linn]. Loodud päringu kujundusruudustik näeb välja järgmiselt:
   

   

   Kui käivitate päringu, kustutatab see kõik päringukriteeriumidele vastavad kirjed — need kirjed, mille kolme valitud välja väärtused ühtivad mõlemas tabelis.

9. Päringu sooritamisel kustutatavate kirjete eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Vaade . Kuvatakse viis duplikaatkirjet tabelist Kliendid.
10. Päringu käivitamiseks klõpsake nuppu Käivita . Küsimisel klõpsake kustutamise kinnitamiseks nuppu Jah.
11. Lisanduspäring looge järgmiste juhiste järgi.

Ülejäänud andmete lisandamine

1. Klõpsake menüü Loo jaotise Muu nuppu Päringu kujundus.

   

2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine lähtetabelit, topeltklõpsake lisatavaid andmeid sisaldavat tabelit ja klõpsake seejärel nuppu Sule. Näidisandmete puhul topeltklõpsake tabelit Kliendid.
3. Klõpsake menüü Kujundus jaotise Päringutüüp nuppu Lisa lõppu.
4. Valige dialoogiboksi Lisamine loendist Tabeli nimi sihttabel (tabel, kuhu soovite andmeid lisada). Näidistabeleid kasutades valige tabel Tellijad ja seejärel klõpsake nuppu Sule.
5. Viige lisatavad väljad lähtetabelist üle kujundusruudustiku reale Väli.

    NB!   Viige üle ainult need väljad, millel on sihttabelis vastav väli.

   Näidisandmete kasutamisel viige üle väljad Nimi, Aadress ja Tel.
6. Klõpsake rida Lisa iga välja korral ning valige vastava välja nimi sihttabelis. Näidisandmete kasutamisel valige vastavalt väljad Kliendi nimi, Aadress ja Telefon.
7. Kuna soovite tabelisse Tellijad lisada kõik tabelis Kliendid olevad kirjed, ei ole ühtegi kriteeriumi vaja määrata. Päringu käivitamisel tabelisse Tellijad lisatavate kirjete eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Vaade .
8. Salvestage ja sulgege vaade.
9. Leidke lisanduspäring ja topeltklõpsake seda. Lisamistoimingu kinnitamiseks klõpsake nuppu Jah.

   Ma ei soovi kinnitusteadet näha igakordsel päringu käivitamisel

   • Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ning seejärel nuppu Accessi suvandid.
   • Klõpsake dialoogiboksis Accessi suvandid linki Redigeerimine.
   • Tühjendage jaotise Üldine redigeerimine jaotises Kinnitus ruut Toimingupäringud.

   ---

Tabeli kustutamine

1. Veenduge, et teil on andmebaasist tabelite kustutamiseks nõutud kasutusõigus, et andmebaas ei ole kirjutuskaitstud ning et mõni teine kasutaja ei ole tabelit avanud.
2. Klõpsake navigeerimispaanil kustutatavat tabelit.
3. Vajutage kustutusklahvi (DELETE) ja klõpsake tabeli kustutamise kinnitamiseks nuppu Jah.

    Märkus.   Tabelite kustutamine andmebaasist võib lõhkuda osa või kogu andmebaasi funktsionaalsuse. Seetõttu tuleb andmebaasi funktsionaalsuse tagamiseks kustutamine plaanida ning andmebaas varundada iga kord enne andmete või muude komponentide kustutamist.

   Lisateavet andmete kustutamise kohta leiate artiklist Ühe või mitme kirje kustutamine andmebaasist.

Jaotise algusse

Ainult erinevate kirjete kuvamine seotud tabelite andmete vaatamisel

Kahest seotud tabelist andmeid koondava päringuga võidakse kuvada kirjeid, mille kõik väljad näivad ühtivat. Kuid tabeleid läbi vaadates võite leida, et tegelikult ei sisalda tabelid duplikaatandmeid. Probleem tekib, kui päring ei sisalda teatud välju (nt primaarvõtmevälja), mis saavad iga kirje kordumatult identida. Sellistel juhtudel ei soovi te kirjeid kustutada, kuid saate võtta meetmeid duplikaatidena näivate kirjete peitmiseks.

Oletame näiteks, et kasutate päringut kliendi tellimuse andmete kogumiseks kahest tabelist ning tagate oma meeskonnaga tellimuste õigeaegse täitmise. Kliendid võivad tellimuse esitada mitmele tootele, nii et iga toode moodustab alustabelites eraldi kirje (st rea). Kuna tellimus on sisestatud ühel kuupäeval ja seejärel ka tarnitud ühel kuupäeval, võivad antud tellimuse kirjed sisaldada suurel hulgal korduvaid kuupäevi (vt järgmist näidet).

Kuna te teate, et tellimused saabusid antud kuupäeval ja need tarniti samuti antud tarnekuupäeval, on teil vaja kuvada ainult üks kirje (üks rida) tellimuse kohta. Kordumatute kirjete kuvamiseks tellimuse andmeid sisaldavatest tabelitest seadke päringu atribuudi Kordumatud kirjed väärtuseks Jah. Kui atribuudi väärtus on Jah, otsib päring andmeid kõigilt tabelites olevatelt ridadelt ning leides ühtivaid ridu (mitte üksnes ühtivaid välju), jätab tulemikogumist välja kõik korduvad read peale ühe.

Väärtuse Jah seadmine atribuudile Kordumatud kirjed

1. Vajutage kujundusvaates avatud päringu puhul atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4.

2. Seadke atribuudilehel atribuudi Kordumatud kirjed väärtuseks Jah ning sulgege atribuudileht.

   

Jätkamisel pidage meeles, et atribuudi Kordumatud kirjed väärtuse Jah puhul võrdleb päring terveid ridu ning selleks, et päring üldse andmeid välja jätaks, peavad read ühtima kõigis päringusse kaasatud tabelites. Atribuudi Kordumatud kirjed sätet saab kasutada ainult juhul, kui päring sisaldab mitut tabelit.

Andmelehevaate arhiveerimisel kuvatakse ainult üks kirje iga tellimuse kohta.

Kui seate atribuudi Kordumatud kirjed väärtuseks Jah ning käivitate päringu, pidage meeles, et võite siiski näha kirjeid, mis näivad olevat duplikaadid. Eelneva näite jätkamisel võite siiski veel leida ühtivate tellimuse- ja tarnekuupäevadega kirjeid (vt järgmist näidet).

See võib juhtuda, kui saate samal kuupäeval kaks eri tellimust ning seejärel tarnite need samal kuupäeval. Atribuudi Kordumatud kirjed väärtuse Jah seadmine ei peida selliseid kirjeid päringutulemite hulgast, sest need kirjed ei ole tegelikult alustabelites duplikaadid.

Kui soovite näha selliste kirjete korral ainult ühte eksemplari (st ühte tellimuse kirjet päeva kohta), tuleb päringu atribuudi Kordumatud väärtused väärtuseks seada Jah. Kui atribuudi Kordumatud väärtused sätteks on Jah, ei otsi päring alustabelitest duplikaate, vaid otsib kaasatud väljade väärtusi. Kui kahe kirje kõik väljad ühtivad, peidab päring vaatest ühe kirje.

Atribuudi Kordumatud väärtused seadmine toimub samuti nagu atribuudi Kordumatud kirjed seadmine — kuvage päringu atribuudileht ja muutke sätte väärtuseks Jah. Atribuudiväli Kordumatud väärtused asub atribuudilehel välja Kordumatud kirjed kohal.

Eelnevat näidet jätkates näete nüüd ainult neid kuupäevi, mil üks või mitu tellimust saadi või tarniti; te ei näe ühte kirjet tellimuse kohta.

 Märkus.   Kuna atribuudi Kordumatud kirjed säte Jah toimib nende tabelites olevate ridade suhtes, mis annavad päringusse andmeid ja atribuudi Kordumatud väärtused säte Jah toimib ainult päringu väljade suhtes, ei saa mõlemaid atribuute koos kasutada. Kui seate ühe atribuudi väärtuseks Jah, seab Access automaatselt teise atribuudi väärtuseks Ei. Kuid kõigi kirjete saamiseks võib mõlema väärtuseks seada Ei.

Järgmises tabelis esitatakse kokkuvõte, mis abistab teid päringu atribuutide Kordumatud kirjed ja Kordumatud väärtused sätete valimisel.

Jaotise algusse

Kindla kirje kuvamine või duplikaatandmete summeerimine seotud tabelites

Seotud tabelite duplikaatandmete kuvamisel soovite võib-olla näha ühte kindlat kirjet duplikaatide hulgast või summeerida duplikaatandmed mõne kokkuvõttefunktsiooni (nt Count, Sum) abil.

Sarnaselt eelmises jaotises kirjeldatud juhtumiga võib tabelis tegelikult duplikaatandmeid mitte olla, kuid leides kahe tabeli andmete kuvamisel üks-mitmele-seosega andmeid (nt tabelites Tellimused ja Tellimuse üksikasjad), võite avastada mitu paljude korduvate väljadega kirjet. Näiteks on mõni töötaja saanud mitu tellimust samalt kliendilt või on seesama töötaja müünud sama toodet eri tellimuste osana ühel päeval jne. Kui olete huvitatud näites kirjeldatud päringutele vastavate andmete leidmisest, tuleb teil andmed summeerida, mitte duplikaatandmed kustutada.

• Iga töötaja müüdud tootekoguste otsimine toodete kaupa
• Iga töötaja käsitletud kõigi klientide tellimuste koguarv
• Iga töötaja päeva suurima tellimuse otsimine

Andmete summeerimiseks saate kasutada sama artikli varasemas teemas Erinevate kirjete kuvamine tulemis esineva duplikaadi määramise teel kirjeldatud päringutega sarnast kokkuvõttepäringut. Selles jaotises selgitati, kuidas kasutada kokkuvõttepäringut ühe tabeli puhul. Mitut tabelit sisaldava kokkuvõttepäringu loomiseks tehke järgmist.

• Ärge unustage dialoogiboksis Tabeli kuvamine tabeli sisestamisel lisada ka teist tabelit.
• Dubleerimist kindlaksmääravate väljade lisamisel lohistage päringusse soovitud väljad mõlemast tabelist ning seadke veeru rea Kokku väärtuseks Rühmitusalus (Group by).
• Kirjet, mida te soovite näha, identiva või summeeritavaid väärtusi sisaldava välja võib võtta mõlemast tabelist.

Jaotise algusse

---

 Tagasi algusse