Tekstifaili andmete toomiseks rakendusse Microsoft Office Access 2007 saate kasutada kahte moodust. Accessis redigeeritavate andmete kopeerimiseks saate faili teksti impordiviisardi abil importida uude või olemasolevasse tabelisse. Värskeimate lähteandmete vaatamiseks Accessis ja selle rikkalikemate päringu- ja aruandlusfunktsioonide kasutamiseks looge teksti linkimisviisardi abil andmebaasis tekstifaili link.

Selles artiklis selgitatakse tekstifaili importimist ja linkimist nende viisardite abil.

---

• Tekstifailid ja toetatavad vormingud

• Tekstifaili andmete importimine

• Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral

• Tekstifaili linkimine

• Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja valede väärtuste korral

---

Tekstifailid ja toetatavad vormingud

Tekstifail sisaldab vormindamata loetavaid märke (nt tähti ja numbreid) ja erimärke (nt tabeldusmärgid, reavahetused ja tagasijooksud). Access toetab järgmisi failinimelaiendeid – .txt, .csv, .asc ja .tab.

Tekstifaili kasutamiseks impordi või linkimise lähtefailina peab selle sisu olema korraldatud nii, et impordi ja linkimise viisardid saaksid jaotada sisu kirjete kogumiks (ridadeks) ja iga kirje väljadekogumiks (veergudeks). Õigesti korraldatud tekstifaile on kahte tüüpi:

• Eraldajatega failid   – eraldajatega faili iga kirje kuvatakse eraldi real ja väljad on eraldatud üksiku märgiga - eraldajaga. Eraldaja võib olla mistahes märk, mida ei esine välja väärtuses (nt tabeldusmärk, semikoolon, koma, tühik jne). Järgmine näide esitab komaeraldusega teksti.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Kindla laiusega failid   – kindla laiusega faili iga kirje kuvatakse eraldi real ja iga välja laius on kõigil kirjetel ühesugune. Näiteks võib olla iga kirje esimese välja laius seitse märki, iga kirje teise välja laius 12 märki jne. Kui välja väärtuse tegelik laius kirjetes varieerub, siis nõutud laiuseset lühematele väärtustele tuleb lisada lõputühikud. Järgmine näide esitab kindla laiusega teksti.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludick         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

 Tagasi algusse

Tekstifaili andmete importimine

Osade või kõigi tekstifaili andmete salvestamiseks Accessi andmebaasis saate andmed importida uude tabelisse või lisandada olemasolevale tabelile. Imporditud andmeid saate vaadata ja redigeerida ning tehtavad muudatused ei mõjuta lähtetekstifaili.

Imporditoimingu ajal saate määrata lähtefaili korraldamise viisi ja kas soovite luua uue tabeli või lisandada andmed olemasolevale tabelile.

 Näpunäide.   Kui te pole tuttav tabelitega ja andmebaaside liigendusega, vaadake lisateavet teemadest Andmebaasitabelite loomine ja Andmebaasi kujunduse alused.

Imporditoimingu lõppemisel saate soovi korral salvestada imporditoimingu üksikasjad määranguna. Impordimäärang hõlbustab toimingut hiljem korrata, ilma et peaksite iga kord läbima impordi viisardi etapid.

Tekstifaili Accessi importimise tavastsenaariumid

Tavaliselt imporditakse tekstifail Accessi järgmistel põhjustel

• Osa andmeid on Accessile tundmatus vormingus, kuid soovite neid andmebaasis kasutada. Esmalt saate eksportida lähteandmed tekstifailina ja seejärel importida tekstifaili sisu Accessi tabelisse.
• Kasutate Accessi andmete haldamiseks, kuid eri programmide kasutajatelt saate aegajalt tekstivormingus andmeid. Impordite andmeid korrapäraselt ning aja ning vaeva säästmiseks soovite muuta impordiprotsessi ladusamaks.

 Märkus.   Tekstifaili avamisel (klõpsake Microsoft Office'i nuppu , klõpsake nuppu Ava, valige dialoogiboksi Avamine loendiväljal Failitüübid väärtus Kõik failid ja valige soovitud tekstifail) käivitab Access teksti linkimise viisardi, millega saate tekstifaili sisu importimise asemel luua selle lingi. Faili linkimine erineb selle sisu importimisest. Lisateavet linkimise kohta vt allpool teemast Tekstifaili linkimine.

Lähtefaili ettevalmistamine

1. Avage lähtefail tekstiredaktoris (nt rakenduses Notepad).

    Märkus.   Imporditoiminguga saate importida vaid ühe faili korraga. Mitme faili importimiseks korrake imporditoimingut iga faili jaoks.

2. Vaadake lähtefaili sisu üle ja tegutsege järgmise tabeli kirjelduste kohaselt.

   Element	Kirjeldus
   Eraldajaga või kindla laiusega fail	Veenduge, et fail vastab tervikuna ühele kahest vormingust. Kui fail on eraldajaga, tehke kindlaks eraldaja. Kui failis on kindla laiusega väljad, veenduge et sama väli on igas kirjes võrdse laiusega.
   Tekstitäpsustid	Mõni eraldajaga fail võib sisaldada väljaväärtusi, mis on ümbritsetud ülakomade või jutumärkidega, nagu kuvatud järgmises näites: "Ivo Salmre",25,4.5.2006,"Pärnu" "Benno Kurmann",27,2000,"Tartu" Väljaväärtust ümbritsevat märki nimetatakse tekstitäpsustiks. Tekstitäpsustid pole kohustuslikud, kuid need on olulised järgmistel juhtudel. Väljaeraldaja on sama, kui osa välja sisust. Näiteks kui väljaeraldajana kasutatakse koma ja string Pärnu, Tartu on kehtiv väljaväärtus, tuleb see väärtus ümbritseda tekstitäpsustite paariga: "Pärnu, Tartu" Soovite, et Access käsitleks mittetekstväärtusi (nt 0452934 ja 0034539) tekstväärtustena ja salvestaks need tekstiväljas. Imporditoimingu ajal saate määrata, kas failis kasutatakse tekstitäpsustit ja saate määrata tekstitäpsustina kasutatava märgi. Veenduge, et kogu failis kasutatakse sama tekstitäpsustit ja et tekstitäpsustite paarid ümbritsevad ainult tekstväärtusi.
   Väljade arv	Lähtevälju ei tohi olla rohkem kui 255  – Access ei saa toetada üle 255 tabelivälja.
   Kirjete ja väärtuste vahelejätmine	Kui teid huvitab ainult tekstifaili osa, redigeerige lähtefaili enne imporditoimingu käivitamist. Imporditoimingu ajal ei saa kirjeid vahele jätta. Andmete lisamisel uude tabelisse saate jätta vahele teatud välju, kuid see suvand pole saadaval sisu lisandamisel olemasolevale tabelile. Andmete lisandamisel olemasolevale tabelile peab lähteandmete liigendus vastama sihttabeli liigendusele. Teisisõnu peab lähtetabelis olema sama palju veerge kui sihttabelis ja lähtetabeli andmetüübid peavad vastenduma sihttabeli andmetüüpidega.
   Tühjad read ja väljad	Kustutage failis kõik tarbetud tühjad read. Tühjade väljade olemasolu korral püüdke lisada puuduvad andmed. Kui kavatsete lisandada kirjeid olemasolevale tabelile, veenduge, et tabeli vastavad väljad aktsepteerivad tühiväärtusi. Väli aktsepteerib tühiväärtust, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei väldi tühiväärtusi.
   Kõrvalised märgid	Vaadake üle ja eemaldage lisamärgid (nt tabeldusmärgid, reavahetused ja tagasijooksud).
   Andmetüübid	Tõrgete vältimiseks importimisel veenduge, et kõik lähteväljad sisaldaksid kõigil ridadel sama tüüpi andmeid. Access skannib lähtefaili esimest 25 rida, et määrata kindlaks tabeli väljade andmetüüp. Tungivalt soovitatav on veenduda, et esimeses 25-s reas poleks üheski veerus erinevaid andmetüüpe. Veenduge ka, et mittetekstväärtused, mida tuleb kohelda tekstväärtustena, oleksid ümbritsetud ülakomade või jutumärkidega. Kui lähtefail sisaldab pärast 25. rida segaväärtusi, võib imporditoiming need vahele jätta või teisendada valesti. Lisateabe saamiseks tõrkeotsingu kohta vt allpool teemat Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.
   Väljanimed	Kui eraldajaga tekstifail ei sisalda väljade nimesid, on hea tava paigutada need esimesse ritta. Imporditoimingu ajal saate määrata, et Access käsitleks esimese rea väärtusi väljanimedena. Kindla laiusega tekstifaili importimisel puudub esimese rea väärtuste väljanimedeks määramise valik.  Märkus.   Eraldajaga tekstifaili lisandamisel olemasolevale tabelile veenduge, et iga veeru nimi vastenduks täpselt vastava välja nimega. Kui veeru nimi erineb tabeli vastava välja nimest, siis imporditoiming nurjub. Väljanimede kuvamiseks avage sihttabel kujundusvaates.

3. Sulgege lähtefail, kui see on avatud. Lähtefaili jätmine avatuks võib põhjustada importimisel andmeteisendusvigu.

Accessi imporditoimingu käivitamine

1. Avage Accessi andmebaas, kuhu imporditud andmed salvestatakse.

   Kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas.

   Kuidas luua tühja andmebaasi?

   Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ning seejärel käsku Uus.
2. Enne imporditoimingu käivitamist otsustage, kas soovite salvestada andmed uude või olemasolevasse tabelisse.
   • Uue tabeli loomine   – kui otsustate salvestada andmed uude tabelisse, loob Access tabeli ja lisab sellesse imporditud andmed. Kui määratud nimega tabel on juba olemas, kirjutab Access tabeli sisu imporditud andmetega üle.
   • Olemasolevale tabelile lisandamine   – andmete lisandamisel olemasolevale tabelile lisandab imporditoiming andmed määratud tabelile.

     Pidage meeles, et enamik lisandamistoimingu nurjumisi tekivad põhjusel, et lähteandmed ei vastendu sihttabeli liigenduse ja väljasätetega. Selle vältimiseks avage sihttabel kujundusvaates ja kontrollige järgmist.

     • Esimene rida   – kui lähtetekstifaili esimene rida ei sisalda väljanimesid, veenduge, et iga veeru asukoht ja andmetüüp vastaks tabeli vastavatele väljadele. Kui eraldajaga tekstifaili esimene rida sisaldab veerupäiseid, ei pea veergude ja väljade järjestus ühtima, kuid iga veeru nimi ja andmetüüp peavad täpselt vastama vastavatele väljadele. Kindla laiusega tekstifaili importimisel puudub esimese rea väärtuste väljanimedeks määramise valik.
     • Puuduvad või liigsed väljad   – kui sihttabelis puudub mõni väli, lisage need enne imporditoimingu alustamist. Kui aga sihttabel sisaldab sisaldab lähtefailis puuduvaid välju, ei pea neid tabelist kustutama juhul, kui need aktsepteerivad tühiväärtusi.

        Näpunäide.   Väli aktsepteerib tühiväärtust, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei väldi tühiväärtusi.

     • Primaarvõti   – kui tabel sisaldab primaarvõtme välja, peab lähtefail sisaldama primaarvõtme väljaga ühilduvate väärtustega veergu. Lisaks peavad imporditud võtmeväärtused olema kordumatud. Kui imporditud kirje sisaldab sihttabelis juba olemasolevat primaarvõtme väärtust, kuvab imporditoiming tõrketeate. Redigeerige lähteandmeid selliselt, et need sisaldaksid kordumatuid väärtusi ja käivitage imporditoiming uuesti.
     • Indekseeritud väljad   – kui tabeli välja atribuudi Indekseeritud väärtuseks on määratud Jah (Duplikaatideta), siis lähtetekstfaili vastav veerg peab sisaldama kordumatuid väärtusi.
3. Klõpsake menüü Välisandmed jaotise Impordi nuppu Tekstifail.

    Märkus.   Jaotise Import nupud on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

4. Tippige dialoogiboksi Välisandmete toomine – tekstifail väljale Faili nimi lähtefaili nimi.
5. Määrake, kuidas soovite imporditud andmed salvestada.
   • Andmete salvestamiseks uude tabelisse märkige raadionupp Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Teil palutakse sellele tabelile hiljem nimi panna.
   • Andmete lisandamiseks olemasolevale tabelile märkige raadionupp Lisa kirjete koopia tabelile ja valige ripploendist tabel.

 Märkus.   Andmeallika linkimise kohta lingitud tabeli loomise abil vt allpool teemat Tekstifaili andmete linkimine.

6. Klõpsake nuppu OK.

   Access skannib faili sisu ja soovitab faili korraldamise viisi. Kui failis kasutatakse väljade eraldamiseks eraldajat, veenduge et raadionupp Eraldajatega oleks märgitud. Faili kindla laiusega väljade korral veenduge, et oleks märgitud raadionupp Kindla laiusega. Kui te pole kindel, kas faili väljad on kindla laiusega või komaga eraldatud, vaadake eelmist teemat, Lähtefaili ettevalmistamine.

 Märkus.   Kui lähtefaili tekst sisaldab tabeldusmärke või muid erimärke, kuvatakse need teksti impordiviisardis andmeveergude vahel väikeste ruudukestena.

7. Klõpsake nuppu Edasi.

   Viisardi kuvatav teave sõltub sellest, kas märkisite suvandi Eraldajatega või Kindla laiusega.

   Eraldajatega

   Valige või määrake välju eraldav märk. Kui failis kasutatakse tekstitäpsustit, valige väljal Tekstitäpsusti kas jutumärk (") või ülakoma ('). Kui lähtefaili esimene rida sisaldab väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab väljanimesid. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

   Kindla laiusega

   Viisard kuvab faili sisu. Kui Access tuvastab andmete veerulise liigenduse, eraldatakse väljad vertikaaljoontega. Vaadake viisardi pakutud liigendus üle ja vajadusel järgige viisardilehel olevaid juhiseid joonte lisamiseks, eemaldamiseks või korrigeerimiseks. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.
8. Andmete lisandamise korral siirduge otse 12. juhise juurde. Andmete importimisel uude tabelisse klõpsake nuppu Edasi. Nüüd peaksite vaatama üle viisardis kuvatavad väljaatribuudid.

    Märkus.   Kirjete lisandamisel olemasolevasse tabelisse ei kuvata väljade teabe määramiseks kasutatavat.

9. Välja atribuutide kuvamiseks klõpsake viisardilehe alumises pooles vastavat veergu. Vaadake üle ja soovi korral muutke sihtvälja nime ja andmetüüpi.

   Access kontrollib iga veeru esimest 25 rida ja pakub iga välja andmete vaiketüübi. Eri andmetüüpide korral (nt tekst- ja arvväärtused) esimeses 25 reas pakub viisard enamike väärtustega ühilduva andmetüübi – sageli on see tekstandmete tüüp. Kuigi saate valida muu andmetüübi, pidage meeles, et valitud andmetüübiga ühildumatuid andmeid ignoreeritakse või teisendatakse valesti. Lisateavet puuduvate või valede väärtuste parandamise kohta vt allpool teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

10. Välja indeksi loomiseks määrake atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah. Lähteveeru vahelejätmiseks märkige ruut Ära impordi välja (jäta vahele). Seejärel klõpsake nuppu Edasi.
11. Kirjete lisamisel uude tabelisse palub viisard määrata tabeli primaarvõtme. Raadionupu Luba Accessil lisada primaarvõti märkimisel lisab Access sihttabelisse esimeseks väljaks automaatnumbri välja ja asustab selle automaatselt kordumatute ID väärtustega, alates väärtusest 1. Klõpsake nuppu Edasi.

     Märkus.   Kirjete lisandamisel olemasolevasse tabelisse ei kuvata väljade teabe määramiseks kasutatavat.

12. Access kuvab viisardi viimase lehe. Kirjete importimisel uude tabelisse määrake sihttabeli nimi. Tippige väljale Impordi tabelisse soovitud nimi. Kui tabel on juba olemas, küsib Access kinnitust, kas soovite tabeli olemasoleva sisu üle kirjutada. Jätkamiseks klõpsake nuppu Jah või muu sihttabeli nime määramiseks klõpsake nuppu Ei.

Milleks kasutatakse nuppu Täpsemalt?

Teksti impordiviisardi nupp Täpsemalt võimaldab luua või avada Accessi varasema versiooniga loodud impordimäärangu. Kui teil pole Accessi varasema versiooniga loodud impordimääranguid, mida soovite kasutada rakenduses Office Access 2007, pole nupu Täpsemalt kasutamine soovitatav. Selle asemel tuleks praeguse imporditoimingu üksikasjade salvestamiseks täita juhised 13 kuni 20. Accessi varasemate versioonidega loodud impordimäärangud ei ühildu rakenduses Office Access 2007 loodutega.

---

13. Andmete importimiseks klõpsake nuppu Edasi.

    Access püüab importida andmed. Kui mingite andmete import õnnestub, kuvab viisard dialoogiboksi, mis sisaldab imporditoimingu olekut. Toimingu täielikul nurjumisel kuvab Access tõrketeate Faili importimisel ilmnes tõrge.

14. Avage sihttabel andmelehevaates. Võrrelge tabeli andmeid lähtefailiga ja veenduge, et andmed ilmuvad õigetena.

Impordisätete salvestamine määranguna

1. Märkige teksti impordiviisardi viimasel lehel ruut Salvesta impordijuhised.

   Kuvatakse täiendavate juhtelementide kogum.

2. Tippige väljale Salvesta nimega impordimäärangu nimi.
3. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.
4. Klõpsake nuppu Salvesta import

   või

   Imporditoimingu käivitamiseks kindlate intervallidega (nt igal nädalal või igas kuus) märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne ja seejärel klõpsake nuppu Salvesta import. Nii loote rakenduse Microsoft Office Outlook 2007 tööülesande, mis võimaldab teil määrangu edaspidi käivitada.

Kui te ei loo rakenduse Office Outlook 2007 tööülesannet, salvestab Access määrangu. Kui loote Outlooki määrangu, kuvab Access dialoogiboksi nimi-tööülesande importimine. Vaadake dialoogiboksi kasutamist järgmistest juhistest.

 Märkus.   Kui Outlook pole installitud, kuvab Access nupu Salvesta import klõpsamisel tõrketeate. Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, käivitub Outlooki konfiguratsiooniviisard. Outlooki konfigureerimiseks järgige viisardi juhiseid.

Outlooki tööülesande loomine

1. Vaadake Outlooki dialoogiboksis nimi-tööülesande importimine üle tööülesande sätted (nt Tähtaeg ja Meeldetuletus) ning vajadusel muutke neid.

   Tööülesande korduvaks muutmiseks klõpsake nuppu Korduvus. Järgmisel joonisel on toiminguajasti mõne tüüpilise sättega.

   

   Lisateavet Outlooki toiminguajasti kohta vt teemast Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.

2. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Salvestatud tööülesande käivitamine

1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil väärtust Tööülesanded ja seejärel topeltklõpsake tööülesannet, mille soovite käivitada.
2. Klõpsake vahekaardi Tööülesanne jaotises Microsoft Office Access nuppu Käivita import .
3. Avage tabel ja kontrollige selle sisu.

Lugege järgmist teemat puuduvate ja valede väärtuste tõrkeotsingu kohta.

 Tagasi algusse

Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja valede väärtuste korral

Kui kuvatakse teade Faili importimisel ilmnes tõrge, siis on imporditoiming täielikult nurjunud. Vastasel juhul kuvab imporditoiming lehe, milles palutakse salvestada toimingu üksikasjad, siis õnnestus andmete import kas osaliselt või täielikult. Olekuteates mainitakse imporditoimingu käigus tekkinud võimalike tõrgete logitabeli nimi.

Pange tähele, et isegi siis, kui olekuteade kinnitab toimingu õnnestumist, tuleb tabeli sisu ja liigendus enne tabeli kasutamist üle vaadata ja veenduda, et seal on kõik korras.

Avage sihttabel andmelehevaates ja kontrollige, kas kõik andmed on tabelisse edukalt lisatud. Avage tabel kujundusvaates ja vaadake üle väljade andmetüübid ning muud atribuudid.

Järgmine tabel kirjeldab juhiseid, mille abil saate parandada puuduvaid või valesid väärtusi.

 Näpunäide.   Kui leiate tõrkeotsingul vaid mõned puuduvad väärtused, saate lisada need otse tabelisse andmelehevaates. Kui aga terved veerud või suur osa andmeid puuduvad või on imporditud valesti, kõrvaldage probleem lähtefailis. Pärast kõigi teadaolevate probleemide kõrvaldamist korrake imporditoimingut.

Lisaks saate andmelehevaates vaadata viisardi viimasel lehel tõrkelogi tabelit. Tabelis on kolm välja – Tõrge, Väli ja Rida. Igal real on teave kindla tõrke kohta ja välja Tõrge sisu peaks hõlbustama tõrkeotsingut.

Tõrkestringide ja tõrkeotsinguvihjete täielik loend

Tõrge	Kirjeldus
Välja kärpimine	Välja väärtus on selle välja atribuudisätte Väljasuurus jaoks liiga suur.
Tüübiteisenduse tõrge	Tekstifailis oleva väärtuse andmetüüp ei sobi välja andmetüübiga. Sihtväljal võib väärtus puududa või olla vale. Selle probleemi tõrkeotsingu kohta vt lisateavet eelmisest tabelist.
Võtme rikkumine	See kirje primaarvõti on duplikaatväärtus – tabelis on see juba olemas.
Valideerimisreegli tõrge	Väärtus ei vasta selle välja või tabeli atribuudi Valideerimisreegel reeglitekogumile.
Tühiväärtus kohustuslikul väljal	Sellel väljal pole tühiväärtus lubatud, kuna selle välja atribuudi Nõutav väärtuseks on seatud Jah.
Tühiväärtus väljal Automaatnumber	Imporditavad andmed sisaldavad väärtust Null, mida püüdsite lisandada väljale Automaatnumber.
Sõelumatu kirje	Tekstväärtus sisaldab teksti eraldajamärki (tavaliselt jutumärke). Kui väärtus sisaldab eraldajamärki, peab see märk tekstifailis kaks korda korduma, näiteks: 10 - 3 1/2"" kettaid/karbis

---

 Tagasi algusse

Tekstifaili linkimine

Linkimist saate kasutada ühenduse loomiseks muu faili andmetega ilma andmete impordita – nii tehes saate vaadata värskeimaid andmeid algses programmis ja ka Accessis, ilma et peaksite säilitama Accessis koopiat. Kui te ei soovi tekstifaili sisu Accessi kopeerida, kuid soovite kasutada neid andmeid päringutes ja aruannetes, tuleb tekstifaili importimise asemel see linkida.

Tekstifaili linkimisel loob Access uue tabeli, mis on lingitud lähtefailiga. Kõik lähtefailis tehtavad muudatused kajastuvad lingitud tabelis, kuid Accessis ei saa vastava tabeli sisu redigeerida. Kui soovite andmeid või nende liigendust muuta, tuleb avada lähtefail ja teha muudatused selles.

Accessis tekstifaili linkimise tavastsenaariumid

• Kasutate tekstivormingus andmeid väljastavat programmi, kuid soovite andmete edasiseks analüüsimiseks ning aruandluseks kasutada mitmeid rakendusi, nende hulgas Accessi.
• Andmeid, mida soovite töödelda, haldab muu osakond või töörühm. Soovite vaadata värskeimaid andmeid, kuid te ei soovi neid muuta või säilitada enda koopiat.

Kui te pole varem tekstifaili andmeid linkinud

• Tekstifaili linkimisel loob Access uue tabeli, mida nimetatakse sageli lingitud tabeliks. Lingitud tabel esitab lähtefaili andmeid, kuid neid ei salvestata andmebaasis.
• Tekstifaili andmeid ei saa linkida andmebaasi olemasoleva tabeliga. Teisisõnu ei saa andmeid linkimise abil lisandada olemasolevale tabelile.
• Andmebaas võib sisaldada mitu lingitud tabelit.
• Kõik lähteandmetes tehtavad muudatused kajastuvad lingitud tabelis automaatselt. Accessi lingitud tabeli sisu ja liigendus on aga kirjutuskaitstud.
• Tekstifaili avamisel Accessis loob Access tühja andmebaasi ja käivitab automaatselt teksti linkimise viisardi.

Tekstifaili linkimise etapid

1. Leidke tekstifail ja avage see tekstitöötlusprogrammiga (nt Wordi või Notepadiga).

   Pange tähele, et linkimistoiminguga saate linkida vaid ühe tekstifaili korraga. Mitme tekstifaili linkimiseks korrake linkimistoimingut iga failiga.

2. Vaadake lähtefaili sisu üle ja tegutsege järgmise tabeli kirjelduste kohaselt.

   Element	Kirjeldus
   Eraldajaga või kindla laiusega fail	Veenduge, et fail vastab tervikuna ühele kahest vormingust. Kui fail on eraldajaga, tehke kindlaks eraldajamärk. Kui failis on kindla laiusega väljad, veenduge et sama väli on igas kirjes võrdse laiusega.
   Tekstitäpsustid	Mõni eraldajaga fail võib sisaldada väljaväärtusi, mis on ümbritsetud ülakomade või jutumärkidega, nagu kuvatud järgmises näites: "Ivo Salmre",25,4.5.2001,"Pärnu" "Benno Kurmann",27,2000,"Tartu" Väljaväärtust ümbritsevat märki nimetatakse tekstitäpsustiks. Tekstitäpsustid pole kohustuslikud, kuid need on olulised järgmistel juhtudel. Väljaeraldaja on sama, kui osa välja sisust. Näiteks kui väljaeraldajana kasutatakse koma ja string Pärnu, Tartu on kehtiv väljaväärtus, tuleb see väärtus ümbritseda tekstitäpsustite paariga: "Pärnu, Tartu" Soovite, et Access käsitleks mittetekstväärtusi (nt 0452934 ja 0034539) tekstväärtustena ja salvestaks need tekstiväljal. Linkimistoimingu ajal saate määrata, kas failis kasutatakse tekstitäpsustit ja saate määrata tekstitäpsustina kasutatava märgi. Veenduge, et kogu failis kasutatakse sama tekstitäpsustit ja et tekstitäpsustite paarid ümbritsevad ainult tekstväärtusi.
   Väljade arv	Lähtevälju ei tohi olla rohkem kui 255  – Access ei toeta üle 255 tabelivälja.
   Kirjete ja väljade vahelejätmine	Vahele saate jätta kindlaid välju, kuid mitte kirjeid.
   Tühjad read ja väljad	Kustutage failis kõik tarbetud tühjad read. Tühjade väljade olemasolu korral püüdke lisada puuduvad andmed lähtefailis.
   Kõrvalised märgid	Vaadake üle ja eemaldage lisamärgid (nt tabeldusmärgid, reavahetused ja tagasijooksud).
   Andmetüübid	Tõrgete vältimiseks linkimisel veenduge, et kõik lähteväljad sisaldaksid kõigil ridadel sama tüüpi andmeid. Access skannib lähtefaili esimest 25 rida, et määrata kindlaks tabeli väljade andmetüüp. Tungivalt soovitatav on veenduda, et esimeses 25-s reas poleks üheski veerus erinevaid andmetüüpe. Veenduge ka, et mittetekstväärtused, mida tuleb kohelda tekstväärtustena, oleksid ümbritsetud ülakomade või jutumärkidega. Kui lähtefail sisaldab pärast 25. rida segaväärtusi, võib imporditoiming kuvada veaväärtused või teisendada need valesti. Lisateabe saamiseks tõrkeotsingu kohta vt allpool teemat Lingitud tabeli tõrkeväärtuste ( #Num!) või valede väärtuste tõrkeotsing.
   Väljanimed	Kui eraldajaga tekstifail ei sisalda väljade nimesid, on hea tava paigutada need esimesse ritta. Linkimistoimingu ajal saate määrata, et Access käsitleks esimese rea väärtusi väljanimedena. Kindla laiusega tekstifaili importimisel puudub aga esimese rea väärtuste väljanimedeks määramise valik.

3. Sulgege lähtefail, kui see on avatud.
4. Avage andmebaas, milles soovite linki luua. Veenduge, et andmebaas pole kirjutuskaitstud ja teil on andmebaasi muudatuste tegemiseks vajalikud õigused.

   Kui te ei soovi salvestada linki ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas.

   Kuidas luua tühja andmebaasi?

   Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ning seejärel käsku Uus.
5. Klõpsake menüü Välisandmed jaotise Impordi nuppu Tekstifail.

    Märkus.   Jaotise Import nupud on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

6. Määrake dialoogiboksi Välisandmete toomine – tekstifail väljal Faili nimi lingitavaid andmeid sisaldava tekstifaili nimi.
7. Märkige raadionupp Lingi andmeallikas lingitud tabeli loomise teel ning seejärel klõpsake nuppu OK.

   Käivitub teksti linkimise viisard. Viisard juhendab teid linkimisprotsessi läbiviimisel.

8. Access skannib faili sisu ja soovitab faili korraldamise viisi. Kui failis kasutatakse väljade eraldamiseks eraldajat, veenduge et raadionupp Eraldajatega oleks märgitud. Faili kindla laiusega väljade korral veenduge, et oleks märgitud raadionupp Kindla laiusega.
9. Klõpsake nuppu Edasi.
10. Järgmine kuvatav viisardileht sõltub sellest, kas valisite eraldajaga või kindla laiusega suvandi.

    Eraldajaga failid   – valige või määrake väljaeraldusmärk. Kui failis kasutatakse tekstitäpsustit, valige väljal Tekstitäpsusti märk " või '. Kui lähtefaili esimene rida sisaldab väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab väljanimesid. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

    Kindla laiusega failid   – viisard kuvab faili sisu. Kui Access tuvastab andmete veerulise liigenduse, eraldatakse väljad vertikaaljoontega. Vaadake viisardi pakutud liigendus üle ja vajadusel järgige viisardilehel olevaid juhiseid joonte lisamiseks, eemaldamiseks või korrigeerimiseks. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

11. Viisardi järgmisel lehel kuvab viisard väljaatribuudid. Välja atribuutide kuvamiseks klõpsake viisardilehe alumises pooles vastavat veergu. Vaadake üle ja soovi korral muutke sihtvälja nime ja andmetüüpi.

    Access kontrollib iga veeru esimest 25 rida ja pakub iga välja jaoks vaikeandmetüübi. Eri andmetüüpide korral (nt tekst- ja arvväärtused) esimeses 25 reas pakub viisard enamike väärtustega ühilduva andmetüübi. Enamasti on selleks tekstandmete tüüp. Kuigi saate valida teistsuguse andmetüübi, pidage meeles, et valitud andmetüübiga ühildamatud andmed annavad tulemiks tõrkeväärtuse või teisendatakse valesti. Lisateabe saamiseks vt allpool teemat Lingitud tabeli tõrkeväärtuste ( #Num!) või valede väärtuste tõrkeotsing.

Milleks kasutatakse nuppu Täpsemalt?

Teksti impordiviisardi nupp Täpsemalt võimaldab luua või avada Accessi varasema versiooniga loodud linkimismäärangu. Rakenduses Office Access 2007 puudub erinevalt impordi- ja eksporditoimingutest võimalus lingimäärangu salvestamiseks. Seega, kui soovite linkimismäärangu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Täpsemalt, määrake soovitud suvandid ja klõpsake nuppu Salvesta nimega.
12. Klõpsake nuppu Edasi.
13. Määrake viisardi viimasel lehel lingitud tabeli nimi ja klõpsake nuppu Valmis. Kui sellise nimega tabel on juba olemas, küsib Access, kas soovite olemasoleva tabeli üle kirjutada. Ülekirjutamiseks klõpsake nuppu Jah, muu tabelinime määramiseks klõpsake nuppu Ei.

    Access proovib luua lingitud tabeli. Kui tabel on edukalt loodud, kuvab Access teate Tabeli linkimine on lõpule viidud. Avage lingitud tabel ja veenduge, et kõigil väljadel kuvatakse õiged andmed.

 Tagasi algusse

Lingitud tabeli tõrkeväärtuste ( #Num!) või valede väärtuste tõrkeotsing

Isegi, kui kuvatakse teade Tabeli linkimine on lõpule viidud, peaksite avama tabeli andmelehevaates ja veenduma, et ridades ja veergudes kuvatakse õiged andmed.

Kui näete kusagil tabelis tõrkeid või valesid andmeid, parandage need vastavalt järgmise tabeli kirjeldustele ja püüdke linkida uuesti. Pidage meeles, et väärtusi ei saa lisada otse lingitud tabelisse, sest tabelid on kirjutuskaitstud.

 Tagasi algusse