Accessi aruannete tutvustus

Aruanded pakuvad võimalust Microsoft Accessi andmebaasi teabe vaatamiseks, vormindamiseks ja kokkuvõtmiseks tavaliselt aruandeid. Näiteks võite luua kõigi oma kontaktide telefoninumbrite kuvamiseks lihtsa aruande või eri regioonide ja ajaperioodide kogukäibe kohta kokkuvõttearuande.

Sellest artiklist leiate ülevaate rakenduse Accessi aruannetest. Samuti selgitatakse aruande loomise ja andmete sportimise, rühmitamise ja summeerimise põhialuseid ning seda, kuidas aruande eelvaadet kuvada ning aruannet printida.

 Märkus    Selle artikli teave on mõeldud kasutamiseks ainult Accessi töölauaandmebaasidega.

Artikli teemad


Ülevaade

Mida saate aruandega teha?

Aruanne on andmebaasiobjekt, mida on mugav kasutada siis, kui soovite esitada oma andmebaasi teave järgmistel eesmärkidel:

  • andmete kokkuvõtte kuvamine või levitamine;
  • andmete hetktõmmiste arhiivimine;
  • üksikkirjete kohta üksikasjade pakkumine;
  • siltide loomine.

Aruande osad

Kuigi on võimalik luua nö sidumata aruandeid, kus ei kuvata andmeid, eeldame selle artikli kontekstis, et aruanne on seotud andmeallikaga (nt tabeli või päringuga). Aruande kujundus on jagatud osadeks, mida saate kujundusvaates kuvada. Iga osa toimimise mõistmine aitab luua paremaid aruandeid. Näiteks osa (või jaotis), kuhu soovite paigutada arvutatud juhtelemendi, määratleb, kuidas Access tulemeid arvutab. Järgmine loend on jaotisetüüpide ja nende kasutuse kokkuvõte.

Jaotis Jaotise kuvamiskoht printimisel Jaotise kasutuskoht
Aruande päis Aruande alguses. Päises saate kuvada teabe, mis tavaliselt kuvatakse tiitellehel (nt logo, pealkiri, kuupäev). Kui paigutate aruande päisesse arvutatud juhtelemendi, mis kasutab kokkuvõttefunktsiooni Sum (Summa), arvutatakse summa kogu aruande kohta. Aruande päis prinditakse enne lehe päist.
Lehe päis Iga lehekülje ülaosas. Lehe päist saate kasutada aruande pealkirja paigutamiseks igale leheküljele.
Rühma päis Iga uue kirjerühma alguses. Rühma päist saate kasutada rühma nime printimiseks. Näiteks toodete järgi rühmitatud aruandes saate printida rühmapäisena toote nime. Kui paigutate rühmapäisesse summa kokkuvõttefunktsiooni kasutava arvutatud juhtelemendi, moodustatakse summa selle rühma kohta. Aruanne võib sisaldada mitut rühmapäise osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust. Lisateavet rühma päise ja jaluse loomise kohta leiate teemast Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtete lisamine.
Üksikasjad Kuvatakse üks kord kirjeallika iga rea kohta. Sellesse ossa paigutatakse juhtelemendid, mis moodustavad aruande põhiosa.
Rühma jalus Iga kirjerühma lõpus. Rühma jalust saate kasutada rühma kokkuvõtva teabe printimiseks. Aruanne võib sisaldada mitut rühmajaluse osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust.
Lehe jalus Iga lehekülje lõpus. Lehe jalust saate kasutada leheküljenumbrite või vastava lehekülje teabe kuvamiseks.
Aruande jalus

Aruande lõpus.

 Märkus    Kujundusvaates kuvatakse aruande jalus allpool lehe jalust. Kõigis muudes vaadetes aga (nt küljendivaates või aruande eelvaate kuvamisel või printimisel) asub aruande jalus lehe jaluse kohal, kohe pärast viimast rühma jalust või üksikasjarida viimasel lehel.

Aruande jalust saate kasutada aruande kokkuvõtete või muu kogu aruannet kokkuvõtva teabe kuvamiseks.

Veendute, et mõtestatud aruannete loomine on palju hõlpsam, kui andmebaasi tabelite struktuur ja seosed on hästi kujundatud. Andmebaasi plaanimise ja kujundamisega tutvumiseks vt teemat Andmebaasikujunduse alused.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Aruande loomine

Accessi töölauaandmebaasi kohta aruannete loomiseks tehke järgmist.

1. juhis: kirjeallika valimine

Aruande kirjeallikas võib olla tabel, nimega päring või manustatud päring. Kirjeallikas peab sisaldama kõiki aruandes kuvatavaid andmeridu ja -veerge.

  • Kui andmed sisalduvad olemasolevas tabelis või päringus, valige navigeerimispaanil tabel või päring jätkake 2. juhisega.
  • Kui kirjeallikat pole veel olemas, tehke ühte järgmistest:
    • Jätkake 2. juhisega ja kasutage tööriista Tühi aruanne,

või

  • looge nõutavaid andmeid sisaldav tabel (tabelid) või päring. Valige päring või tabel navigeerimispaanil ja jätkake 2. juhisega.

2. juhis: aruanderiista valimine

Aruanderiistad asuvad lindi menüü Loo jaotises Aruanded. Järgmises tabelis kirjeldatakse saadaolevaid valikuid.

Tööriist Kirjeldus

Aruanne

Loob lihtsa tabelaruande, mis sisaldab kõiki navigeerimispaanil valitud kirjeallika välju.

Aruande kujundamine

Avab tühja aruande kujundusvaates; saate sinna lisada nõutavad väljad ja juhtelemendid.

Tühi aruanne

Avab küljendusvaates tühja aruande ja kuvab väljaloendi, kust saate aruandesse välju lisada.

Aruandeviisard

Kuvab mitmeetapilise viisardi, mille abil saate määrata välju, rühmitamise/sortimise tasemeid ja küljendussuvandeid.

Sildid

Kuvab viisardi, mis võimaldab valida standardseid või kohandatud sildisuurusi ja kuvatavaid välju ning nende sortimisviisi.


3. juhis: aruande loomine

  1. Klõpsake soovitud tööriista. Järgige kuvatava viisardi juhiseid ja klõpsake viimasel lehel nuppu Valmis.
    Access kuvab aruande küljendivaates.
  2. Vormindage aruannet soovitud ilme saavutamiseks.
  • Väljade ja siltide suuruse muutmiseks valige need ja lohistage neid servast kuni soovitud suuruse saavutamiseni.
  • Välja teisaldamiseks valige see (olemasolu korral koos sildiga) ja lohistage uude asukohta.
  • Paremklõpsake välja ja kasutage kiirmenüü käske lahtrite ühendamiseks või tükeldamiseks, väljade kustutamiseks või valimiseks ning muude vormindamistoimingute tegemiseks.

Aruande pilkupüüdvuse ja loetavuse edasiseks parandamiseks saate kasutada järgnevalt kirjeldatud funktsioone.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamine

Kiireim moodus rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks töölauaandmebaasi aruandesse on paremklõpsata välja, mida soovite rühmitada, sortida või millele soovite rakendada kokkuvõtet, ja seejärel klõpsata kiirmenüüs soovitud käsku.

Küljendi- või kujundusvaates avatud aruande puhul saate rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks saate kasutada ka paani Rühmitamine, sortimine ja kogusumma:

  1. Kui paan Rühmitamine, sortimine ja kogusumma pole veel avatud, klõpsake Menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Rühmita ja sordi.
  2. Klõpsake nuppu Lisa rühm või Lisa sortimine ja valige rühmitatav või sorditav väli.
  3. Muude suvandite määramiseks ja kokkuvõtete lisamiseks klõpsake rühmitataval või sorditaval real nuppu Veel.

Lisateavet Rühmitamise, sortimise ja kokkuvõtete kohta leiate teemast Rühmitatud või kokkuvõttearuande loomine.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Tingimusvormingu abil andmete esiletõstmine

Access sisaldab tööriistu aruande andmete esiletõstmiseks. Igale juhtelemendile või juhtelementide rühmale saate lisada tingimusvormingu reeglit ja klientaruannete puhul saate andmete võrdlemiseks lisada andmeribasid.

Tingimusvormingu lisamiseks juhtelementidele saate teha järgmist.

  1. Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsates käsku Küljendivaade.
  2. Valige nõutavad juhtelemendid ja klõpsake menüü Vorming jaotises Juhtelemendi vorming nuppu Tingimusvorming.

 Näpunäide    Mitme juhtelemendi valimiseks hoidke all juhtklahvi (CTRL) ja klõpsake juhtelemente.

  1. Klõpsake dialoogiboksis Tingimusvormingureeglite haldur nuppu Uus reegel.
  2. Valige dialoogiboksi Uus vormindusreegel jaotise Reeglitüübi valimine soovitud suvand:
  • Iga üksikkirje puhul väärtustatava reegli loomiseks valige suvand Kontrolli praeguse kirje väärtusi või kasuta avaldist.
  • Andmeribade abil kirjeid üksteisega võrdleva reegli loomiseks klõpsake suvandit Võrdle muude kirjetega.
  1. Määrake jaotises Reeglikirjelduse redigeerimine vormingu rakendamise reegel ja rakendatav vorming ja seejärel klõpsake nuppu OK.
  2. Samale juhtelemendile või nende kogumile järgmise reegli loomiseks korrake toiminguid alates 4. juhisest.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Värvi ja fontide kohandamine

Värvi ja fontide kohandamiseks proovige sätte Rakenduse kujundus suvandeid.

  1. Avage aruanne küljendivaates, paremklõpsates seda navigeerimispaanil ja klõpsates siis käsku Küljendivaade.
  2. Klõpsake sätte Aruandeküljendusriistad suvandite vahekaardil Kujundus suvandit Kujundused ja libistage kursoriga üle galerii erinevate kujunduste, et kuvada efektide eelvaade. Kujunduse valimiseks klõpsake seda ja seejärel salvestage aruanne.
  3. Värvide ja fontide eraldi määramiseks kasutage galeriisid Värvid ja Fondid.


Lehe algusesse Lehe algusesse

Logo või taustpildi lisamine   

Saate lisada aruandesse logo või taustpildi ja pildi värskendamisel värskendatakse automaatselt kõik kohad, kus seda pilti andmebaasis kasutatakse.

Pildi lisamiseks või eemaldamiseks tehke järgmist.

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja klõpsake käsku Küljendivaade.
  2. Klõpsake aruandes kohta, kuhu soovite pildi lisada, ja klõpsake menüü Kujundus jaotises Päis/jalus nuppu Logo.
  3. Liikuge pildi juurde ja klõpsake nuppu Ava. Access lisab pildi aruandesse.
  4. Pildi eemaldamiseks paremklõpsake seda ja klõpsake kiirmenüü käsku Kustuta.

Taustpildi lisamiseks tehke järgmist.

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja klõpsake käsku Küljendivaade.
  2. Klõpsake menüü Vorming jaotises Taust nuppu Taustpilt.
  3. Valige loendist Pildigalerii pilt või klõpsake nuppu Sirvi, valige pilt ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse Lehe algusesse

Aruande eelvaate kuvamine ja printimine

Aruande eelvaate kuvamine

  1. Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Prindieelvaade. Menüü Prindieelvaade nuppude abil saate teha järgmist:
  • printida aruannet;
  • muuta lehekülje suurust või paigutust;
  • suumida lehekülge või kuvada mitu lehekülge korraga;
  • värskendada aruande andmeid;
  • eksportida aruande muusse failivormingusse.
  1. Klõpsake nuppu Sule prindi eelvaade.

Aruande printimine

Aruande printimiseks ilma eelvaadet kuvamata tehke järgmist.

  • Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Prindi. Aruanne saadetakse teie vaikeprinterisse.

 Märkus    Kui valite aruande navigeerimispaanil ja klõpsate menüü Fail nuppu Prindi, saate valida täiendavaid printimissuvandeid (nt lehtede ja eksemplaride arvu) ja määrata printeri.

  • Printeri valimist, koopiate arvu jms määramist võimaldava dialoogiboksi avamiseks klõpsake nuppu Prindi.

Lehe algusesse Lehe algusesse

 
 
Rakenduskoht:
Access 2013