Põhitoimingud rakenduses Access 2010

Tarkvarakomplektiga Office 2010 töötamise alustamine Selles artiklis kirjeldame mõnda põhitoimingut, mille abil saate õppida rakendust Microsoft Access 2010 kasutama.

 


Selle artikli teemad


Mis on Access?

Access 2010 on andmebaasirakenduste kujundus- ja juurutustööriist, mille abil saate jälitada olulist teavet. Saate talletada andmeid arvutis või avaldada need veebis – nii saavad teised teie andmebaasi veebibrauseri abil kasutada.

Paljud alustavad Accessi kasutamist olukorras, kus mingi protsessi jälgimiseks kasutatav programm sobib oma ülesande täitmiseks aina vähem. Oletame näiteks, et olete sündmuste plaanija ja sündmuste eduka kulgemise tagamiseks soovite jälgida kõiki teie hallatavaid üksikasju. Kui kasutate selleks tekstiredaktorit või tabelarvutusprogrammi, võivad topelt- ja vastuolulised andmed põhjustada probleeme. Saate kasutada ka kalendritarkvara, kuid kalender ei sobi hästi finantsteabe jälgimiseks.

Accessi relatsioonandmebaasid

Mõnikord vajate sellise teabe jälgimiseks relatsioonandmebaase – andmehoidlat, mis on andmeliiasuse vältimiseks jaotatud väiksemateks andmekogumiteks (tabeliteks) ja seejärel seostatud omavahel väiksemate andmeüksuste (väljade) abil. Näiteks võib relatsioonandmebaas sündmuste plaanimiseks sisaldada klienditeabe tabelit, hankijateabe tabelit ja sündmuseteabe tabelit. Sündmuseteabe tabel võib sisaldada klienditabeliga seotud välja ja hankijatabeliga seotud välja. Sel juhul saab näiteks hankija telefoninumbri muutumisel muuta ühekordselt vastavat teavet hankijatabelis, mitte ei pea muutma seda iga selle hankijaga seotud sündmuse puhul.

Access on tööriist teabehaldust hõlbustavate relatsioonandmebaasi rakenduste kiireks ja hõlpsaks arendamiseks. Andmebaasi abil saate jälgida mis tahes teavet (nt inventari, ärikontakte või äriprotsesse). Access sisaldab isegi malle, mis on valmis erisuguse teabe jälgimiseks, hõlbustades algaja kasutaja tööd.

Accessi avamine

Rakenduse Access 2010 käivitamisel näete Microsoft Office Backstage'i vaadet, kust leiate teavet praeguse andmebaasi kohta, saate luua uue andmebaasi, avada olemasoleva andmebaasi ja vaadata esiletõstetud sisu veebisaidil Office.com.

Access 2010 Backstage'i vaade

Backstage'i vaade sisaldab ka palju muid käske andmebaaside kohandamiseks, haldamiseks ja ühiskasutamiseks. Backstage'i vaate käsud rakenduvad üldjuhul kogu andmebaasile, mitte selle sisemistele objektidele.

 Märkus.   Backstage'i vaate avamiseks saate igal ajal klõpsata menüüd Fail.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Malli otsimine ja rakendamine

Access pakub mitmesuguseid malle, mida saate andmebaasi loomisprotsessi kiirendamiseks kasutada. Mall on kasutusvalmis andmebaas, mis sisaldab kõiki teatud tööülesande sooritamiseks vajalikke tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Näiteks saate kasutada malle probleemide jälgimiseks, kontaktide haldamiseks või kulude arvestamiseks. Mõni mall sisaldab tööpõhimõtte selgitamiseks paari näidiskirjet. Mallide andmebaase võite kasutada käesoleval kujul või need oma vajadustele vastavaks kohandada.

Andmebaasimalli otsimiseks ja rakendamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Uus.
  2. Tehke jaotises Saadaolevad mallid ühte järgmistest.
  • Hiljuti kasutatud malli uuesti kasutamiseks klõpsake käsku Viimatised mallid ja seejärel valige soovitud mall.
  • Installitud malli kasutamiseks klõpsake käsku Minu mallid ja seejärel valige soovitud mall.
  • Malli otsimiseks veebisaidilt Office.com klõpsake jaotises Office.com-i mallid mallikategooriat, valige soovitud mall ja seejärel klõpsake nuppu Laadi alla, et mall veebisaidilt Office.com oma arvutisse alla laadida.

 Märkus.    Saate veebisaidilt Office.com malle otsida ka otse Accessi kaudu. Tippige väljale Otsi veebisaidilt Office.com malle üks või mitu otsinguterminit ja seejärel klõpsake otsimiseks noolenuppu.

  1. Võite klõpsata ka välja Faili nimi kõrval kuvatud kaustaikooni, et liikuda asukohta, kus soovite andmebaasi luua. Kui te kindlat asukohta ei määra, loob Access andmebaasi vaikeasukohas, mis kuvatakse välja Faili nimi all.
  2. Klõpsake nuppu Loo.

Access loob andmebaasi ja avab selle kasutamiseks.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Andmebaasi loomine algusest

 Märkus.   Accessi abil andmebaasi loomisest leiate põhjalikuma ülevaate artiklist Andmebaasi kujunduse alused.

Kui ükski mall teie vajadustele ei vasta või kui soovite kasutada Accessis mõne muu programmi andmeid, saate luua täiesti uue andmebaasi. Enamiku rakenduste puhul tuleb teha üht või mõlemat järgmistest.

 Märkus.   Lisateavet veebiandmebaaside kohta leiate artiklist Veebis ühiskasutatava andmebaasi koostamine.

Uue andmebaasi loomiseks tehke järgmist.

  1. Käivitage Access.
  2. Klõpsake Backstage'i vaates menüü Uus nuppu Tühi andmebaas või Tühi veebiandmebaas.

 NB!   Tehtav valik määrab andmebaasis saadaolevad funktsioonid. Töölauaandmebaasi ei saa avaldada veebis ja veebiandmebaasid ei toeta mõnda töölauafunktsiooni (nt kokkuvõttepäringuid).

  1. Tippige paremal olevale väljale Faili nimi andmebaasi nimi.

Faili loomise asukoha muutmiseks klõpsake välja Faili nimi kõrval asuvat nuppu Sirvi Nupu pilt, leidke sirvides ja valige uus asukoht ning seejärel klõpsake nuppu OK.

  1. Klõpsake nuppu Loo.

Access loob andmebaasi ja seejärel avab andmelehevaates (andmelehevaade: vaade, kus kuvatakse tabeli, vormi, päringu, vaate või salvestatud protseduuri andmed ridade ja veergudega vormingus. Andmelehevaates saab redigeerida välju ning lisada, kustutada ja otsida andmeid.) tühja tabeli (nimega Tabel1).

  1. Access viib kursori veeru Klõpsake lisamiseks esimesse tühja lahtrisse.

Andmete lisamiseks hakake tippima – võite andmeid ka mõnest muust allikast kleepida, nagu on kirjeldatud selle artikli jaotises Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse.

 Märkused 

  • Andmete sisestamine andmelehevaates on väga sarnane andmete sisestamisega Exceli töölehele. Põhiline kitsendus on see, et andmed peab ridadele ja veergudesse sisestama järjest, alustades andmelehe ülemisest vasakpoolsest nurgast. Te ei tohi oma andmeid tühje ridu või veerge lisades vormindada, nagu teeksite Exceli töölehel, kuna selline tegevus raiskab teie tabeli ruumi. Tabel peab sisaldama ainult andmeid. Kõik nende andmete visuaalsed esitused kujundatakse hiljem vormide ja aruannete abil.

Kui te ei soovi veel andmeid sisestada, klõpsake nuppu Sule Nupu pilt.

 Märkus.   Sulgemisel ilma salvestamiseta kustutab Access tabeli Tabel1.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

 Näpunäide.   Viimati kasutatud andmebaasidest ühe kiireks avamiseks klõpsake menüü Fail nuppu Viimatised ja seejärel klõpsake failinime.

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.
  2. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed – või loendis Vt draivi või kausta, mis sisaldab soovitud andmebaasi.
  3. Topeltklõpsake kaustaloendis kaustu, kuni avaneb soovitud faili sisaldav kaust.
  4. Kui olete andmebaasi leidnud, tehke ühte järgmistest.
  • Andmebaasi avamiseks vaikerežiimis topeltklõpsake seda.
  • Andmebaasi avamiseks mitme kasutajaga (mitme kasutajaga (ühiskasutuses olev) andmebaas: andmebaas, mis võimaldab rohkem kui ühel kasutajal samu andmeid ühel ja samal ajal kasutada ja muuta.) keskkonnas ühiskasutusega juurdepääsuks nii, et teie ja teised kasutajad saaksid andmebaasi lugeda ja kirjutada, klõpsake nuppu Ava.
  • Andmebaasi avamiseks kirjutuskaitstud juurdepääsuks (saate seda vaadata, kuid mitte redigeerida) klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava kirjutuskaitstuna.
  • Andmebaasi avamiseks eksklusiivseks juurdepääsuks (keegi teine ei saa seda avada, kui teie olete selle avanud) klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt.
  • Andmebaasi avamiseks kirjutuskaitstud juurdepääsuks klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ning seejärel käsku Ava eksklusiivselt kirjutuskaitstuna. Teised kasutajad saavad andmebaasi avada, kuid neil on ainult kirjutuskaitstud juurdepääs.

Te ei leia andmebaasi, mida soovite avada    

  1. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed Minu arvuti või loendis Vt üksust Minu arvuti.
  2. Paremklõpsake draivide loendis draivi, millel arvate andmebaasi olevat, ja klõpsake siis käsku Otsi.
  3. Sisestage otsingukriteeriumid ja vajutage seejärel andmebaasi otsimiseks sisestusklahvi (ENTER).
  4. Kui andmebaas leitakse, topeltklõpsake seda avamiseks dialoogiboksis Otsingutulemid.

 Märkus.   Kuna käivitasite otsingu dialoogiboksi Avamine kaudu, peate klõpsama selle dialoogiboksi nuppu Loobu enne, kui andmebaas avaneb.

Väliste failivormingutega (nt dBASE, Paradox, Microsoft Exchange või Excel) andmefaile saate avada otse. Samuti saate otse avada suvalise ODBC-andmeallika (ODBC-andmeallikas: andmed ning teave, mida on vaja nendele andmete kättesaamiseks programmidest ja andmebaasidest, mis toetavad ODBC-protokolli.) (nt Microsoft SQL Serveri või Microsoft FoxPro). Access loob automaatselt andmefailiga samasse kausta uue Accessi andmebaasi ja lisab välisesse andmebaasi lingid igale tabelile.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Uue andmebaasi kasutamisega alustamine

Olenevalt kasutatud mallist peate uue andmebaasiga alustamiseks võib-olla tegema mõnda järgmistest toimingutest.

  • Kui Accessis kuvatakse dialoogiboks Sisselogimine ja selles on tühi kasutajate loend, kasutage alustamiseks järgmist toimingut.
  1. Klõpsake nuppu Uus kasutaja.
  2. Täitke vorm Kasutaja üksikasjad.
  3. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.
  4. Valige sisestatud kasutajanimi ja seejärel klõpsake nuppu Logi sisse.
  • Kui Accessis kuvatakse tühi andmeleht, saate alustada andmete tippimist otse andmelehele või klõpsata andmebaasi uurimiseks muid nuppe ja vahekaarte.
  • Kui Accessis kuvatakse leht Alustamine, saate klõpsata selle lehe linke, mille kaudu leiate andmebaasi kohta lisateavet. Võite klõpsata ka muid nuppe ja vahekaarte, et andmebaasiga tutvuda.
  • Kui Accessi teateribal kuvatakse teade Turbehoiatus ja te usaldate malli allikat, klõpsake nuppu Luba sisu. Kui andmebaas nõuab sisselogimist, peate seda uuesti tegema.

Töölaua- ja veebiandmebaaside puhul on soovitatav alustada ühega järgmistest toimingutest:

Tagasi algusse Tagasi algusse

Tabeli lisamine

Olemasolevasse andmebaasi saate uue tabeli lisada menüü Loo jaotise Tabelid tööriistade abil.

Menüü Loo jaotis Tabel

 Märkus.   Veebiandmebaasi puhul on jaotises Tabelid saadaval ainult käsk Tabel.

Olenemata sellest, millises vaates alustate, saate alati aktiveerida muu vaate Accessi akna olekuriba vaatenuppude abil.

Tühja tabeli loomine andmelehevaates.    Andmelehevaates saate sisestada andmeid otse ja lasta Accessil luua tabelistruktuuri. Väljanimed määratakse numbritega (Väli1, Väli2 jne) ja Access seab olenevalt sisestatavate andmete tüübist välja andmetüübi.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Tabelid nuppu Tabel Nupu pilt.
  2. Access loob tabeli ja viib kursori veeru Klõpsake lisamiseks esimesse tühja lahtrisse.
  3. Andmete lisamiseks alustage tippimist esimeses tühjas lahtris – või kleepige andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud selles artiklis.
  • Veeru (välja) ümbernimetamiseks topeltklõpsake veerupäist ja tippige uus nimi.

 Näpunäide.   Andke igale väljale tähendusrikas nimi, et selle sisu oleks arusaadav ka andmeid vaatamata.

  • Veeru teisaldamiseks valige veerg veerupäist klõpsates ja seejärel lohistage see soovitud kohta. Saate valida ka mitu järjestikust veergu ja lohistada need kõik korraga uude asukohta.

Täiendavate väljade lisamiseks tabelisse võite alustada andmelehevaates tippimist veerus Klõpsake lisamiseks või luua uusi välju menüü Väljad jaotise Lisamine ja kustutamine käskude abil.

Tabeli loomine, alustades kujundusvaates.    Esmalt peate kujundusvaates looma uue tabeli struktuuri. Seejärel peate andmete sisestamiseks aktiveerima andmelehevaate või sisestama andmed mõnel muul viisil (nt vormi abil).

 Märkus.   Veebiandmebaaside tabelite puhul pole kujundusvaade saadaval.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Tabelid nuppu Tabeli kujundus Nupu pilt.
  2. Tippige tabeli väljade nimed veergu Välja nimi ja valige seejärel andmetüüp loendist Andmetüüp.
  3. Veergu Kirjeldus saate sisestada iga välja kohta lisateabe. Sisestatud kirjeldus kuvatakse olekuribal, kui järjepunkt on vastaval väljal. Kirjeldust kasutatakse olekuriba tekstina iga juhtelemendi korral, mille olete loonud, lohistades välja paanilt Väljaloend vormile või aruandesse, ning iga selle välja juhtelemendi korral, mis on loodud vormiviisardi või aruandeviisardi abil.
  4. Pärast kõikide väljade lisamist salvestage tabel.
    • Klõpsake menüüs Fail nuppu Salvesta.
  5. Andmete tabelisse sisestamisega saate alustada suvalisel ajal, aktiveerides andmelehevaate, klõpsates esimest tühja lahtrit ja alustades tippimist. Andmed saate kleepida ka muust allikast, nagu kirjeldatakse järgmises jaotises.

Tabeli loomine SharePointi loendi põhjal.    SharePointi loendi puhul saavad teie andmeid kasutada isikud, kellel pole rakendust Access installitud. Lisaks salvestatakse loendiandmed serveris, kus andmed on kadumise eest paremini kaitstud kui kohalikus arvutis. Saate alustada uue loendiga või linkida olemasoleva loendi. Teil peavad olema selle SharePointi saidi piisavad kasutusõigused, kus soovite loendi luua. Kuna need on eri saitidel erinevad, siis oma valikute kohta lisateabe saamiseks pöörduge oma SharePointi administraatori poole.

 Märkus.   Veebiandmebaasi puhul pole see funktsioon saadaval.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Tabelid nuppu SharePointi loendid.
  2. Standardse SharePointi loendi loomiseks saate kasutada sobivat loendimalli (nt Kontaktid või Sündmused).

Võite luua ka kohandatud loendi, linkida olemasoleva loendiga või importida selle. Klõpsake soovitud suvandit.

  1. Loendimalli kasutamisel või kohandatud loendi loomisel avaneb dialoogiboks Uue loendi loomine, mis abistab teid protsessi läbimisel. Olemasoleva loendi kasutamisel avaneb abistav dialoogiboks Välisandmete toomine.

Tabelite kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus tabelitesse.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse

Kui andmed on salvestatud mõnes muus programmis (nt Excelis), saate need kopeerida ja kleepida Accessi tabelisse. Üldjuhul töötab see paremini siis, kui andmed on juba veergudesse eraldatud nagu Exceli töölehel. Kui andmed on tekstitöötlusprogrammis, tuleb enne andmete kopeerimist andmete veerud tabelduskohtade abil eraldada või teisendada andmed tekstitöötlusprogrammis tabeliks. Kui andmed vajavad redigeerimist või muutmist (nt kui soovite eraldada täisnimed ees- ja perekonnanimedeks), on soovitatav teha seda enne andmete kopeerimist, eriti juhul, kui te Accessi ei tunne.

Andmete kleepimisel tühja tabelisse seab Access iga välja andmetüübi vastavalt andmetele, mida väljalt leiab. Näiteks kui kleebitud väli sisaldab ainult kuupäevaväärtusi, rakendab Access sellele väljale andmetüübi Kuupäev/kellaaeg. Kui kleebitud väli sisaldab ainult sõnu "jah" ja "ei", rakendab Access väljale andmetüübi Jah/ei.

Access nimetab väljad vastavalt sellele, millised andmed on esimesel kleebitud andmereal. Kui esimesele reale kleebitud andmete tüüp sarnaneb järgmiste ridade tüübiga, määratleb Access, et esimene rida on osa andmetest, ning määrab väljadele üldised nimed (Väli1, Väli2 jne). Kui esimesele reale kleebitud andmete tüüp ei sarnane järgmistega, kasutab Access esimest rida väljanimedena, ega kaasa seda rida andmete hulka.

Kui Access määrab üldised nimed, peaksite segaduse vältimiseks väljad võimalikult kiiresti ümber nimetama. Selleks toimige järgmiselt.

  1. Tabeli salvestamiseks klõpsake menüü Fail nuppu Salvesta.
  1. Topeltklõpsake andmelehevaates iga veerupäist ja tippige seejärel veeru nimi.
  2. Salvestage tabel uuesti.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Muust allikast pärit andmete importimine või linkimine

Võib-olla olete andmeid kogunud mõne muu programmi abil ja soovite kasutada neid Accessis. Võib-olla töötate koos inimestega, kes talletavad andmeid muudes programmides, kuid teie soovite nende andmetega töötada Accessis. Võib-olla on teil mitu erinevat andmeallikat ja soovite ühendada need põhjalikuma analüüsi tegemiseks.

Access muudab andmete importimise või linkimise muudest allikatest lihtsaks. Andmeid saate tuua Exceli töölehelt, Accessi muu andmebaasi tabelist, SharePointi loendist või mitmesugustest muudest allikatest. Erinevate allikate korral on importimise protsess pisut erinev, kuid järgmised juhised aitavad teil alustada.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Importimine ja linkimine nuppu vastavalt failitüübile, kust andmeid impordite.

Näiteks kui impordite andmeid Exceli töölehelt, klõpsake nuppu Excel. Kui te ei leia õiget tüüpi programmi, klõpsake nuppu Veel.

 Märkus.   Kui te ei leia jaotisest Importimine ja linkimine õiget tüüpi vormingut, peate enne andmete Accessi importimist käivitama algselt andmete loomisel kasutatud programmi ja salvestama selle abil andmed Accessi toetatavasse failivormingusse (nt eraldajatega tekstifailina (eraldatud tekstifail: fail, milles sisalduvate andmete üksikud väljaväärtused on eraldatud mõne märgiga (nt koma või tabeldusmärgiga).)).

  1. Klõpsake dialoogiboksis Välisandmete toomine nuppu Sirvi, et liikuda sirvides lähteandmefailini, või tippige lähteandmefaili täielik tee väljale Faili nimi.
  2. Klõpsake soovitud suvandit jaotises Määrake, kuidas ja kus soovite andmed praeguses andmebaasis talletada. Saate luua imporditavate andmete jaoks uue tabeli või luua lingitud tabeli, kus säilitatakse link andmeallikale.
  3. Klõpsake nuppu OK.

Sõltuvalt teie valikust avaneb dialoogiboks Objektide linkimine või Objektide importimine.

  1. Lõpetage protsess dialoogiboksi abil. Täpsemad juhised on erinevad vastavalt valitud impordi- või linkimissuvandile.
  2. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

Kui valisite importimise, küsib Access, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad.

  1. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, märkige ruut Salvesta imporditoimingud ja sisestage üksikasjad.

Imporditoimingu saate hõlpsalt uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised, klõpsates seejärel soovitud impordimäärangut ja lõpuks nuppu Käivita.

  1. Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja kuvab tabeli seejärel navigeerimispaani jaotises Tabelid.

Andmete Accessi importimise kohta leiate lisateavet praeguse artikli jaotise Vt ka linkide kaudu.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Järgmised toimingud

Protsessi ülejäänud osa sõltub teie eesmärkidest, kuid ilmselt soovite luua päringuid, vorme, aruandeid ja makrosid. Artiklis ei kirjeldata muude andmebaasiobjektide loomist.

Lisateavet leiate järgmistest artiklitest:

Tagasi algusse Tagasi algusse

Andmete importimine tabelarvutus- või muust programmist

Kui olete tuttav muude andmebaasi- või tabelarvutusprogrammidega, siis tõenäoliselt teate, kuidas sellised rakendused üldiselt töötavad ja milleks andmebaase kasutatakse. Access erineb paljudest muudest andmebaasirakendustest selle poolest, et võimaldab luua relatsioonandmebaase (relatsioonandmebaas: andmebaasi tüüp, mis talletab teabe tabelitena. Kasutab kahe tabeli ühtivaid väärtusi, et seostada ühe tabeli andmed teise tabeli andmetega. Relatsioonandmebaasis talletatakse kindlat andmetüüpi üldjuhul vaid ühel korral.), ja paljudest tabelarvutusprogrammidest selle poolest, et võimaldab kasutada tööriistu keerukate päringute, vormide ja aruannete loomiseks. Access pakub mitmeid suvandeid ka muude andmebaasiprogrammidega (nt SQL Serveriga) töötamiseks.

Exceli töölehe importimine Accessi

Paljud inimesed hakkavad Accessi vastu huvi tundma pärast loendi loomist Excelis. Excel on loendi loomiseks sobiv koht, kuid loendi kasvades muutub see raskesti korraldatavaks ja värskendatavaks. Tavaliselt on järgmine loogiline samm loendi teisaldamine Accessi.

Andmebaasitabeli struktuur on sarnane töölehe struktuuriga – andmed talletatakse ridadel ja veergudes. Seetõttu on töölehte hõlbus andmebaasi tabelisse importida. Põhierinevus andmete töölehel ja andmebaasis talletamise vahel seisneb andmete korralduses. Importides terve töölehe lihtsalt andmebaasi uude tabelisse, ei lahenda te oma andmete korraldamise ja värskendamisega seotud probleeme (eriti siis, kui töölehel on liigseid andmeid). Nende probleemide lahendamiseks peate arvutustabeli andmed tükeldama eraldi tabelitesse, milles igaühes on seotud andmed. Lisateavet tabeli andmete korraldamise kohta leiate artiklist Andmebaasi kujunduse alused.

Access sisaldab tabelianalüüsiviisardit, mille abil saate selle protsessi lõpule viia. Pärast oma andmete tabelisse importimist aitab viisard teil tabeli mitmeks eraldi tabeliks tükeldada, millest igas sisalduvad andmed pole dubleeritud muudes tabelites. Viisard loob ka vajalikud tabelitevahelised seosed.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Exceli töölehe importimine uue andmebaasi tabelina

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Uus ja seejärel nuppu Tühi andmebaas.
  2. Tippige uue andmebaasi nimi väljale Faili nimi ja klõpsake nuppu Loo.

Avaneb uus andmebaas ja Access loob uue tühja tabeli Tabel1.

  1. Sulgege Tabel1.

Kui küsitakse, kas soovite tabeli kujunduse muudatused salvestada, klõpsake nuppu Ei.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Importimine ja linkimine nuppu Excel Nupu pilt.
  2. Klõpsake dialoogiboksis Välisandmete toomine nuppu Sirvi.
  3. Leidke dialoogiboksi Faili avamine abil soovitud fail.
  4. Valige fail ja klõpsake seejärel nuppu Ava.
  5. Veenduge, et dialoogiboksis Välisandmete toomine on märgitud suvand Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse.
  6. Klõpsake nuppu OK.

Käivitatakse arvutustabeli impordiviisard ja teilt küsitakse andmete kohta mõni küsimus.

  1. Järgige juhiseid ja klõpsake lehelt lehele liikumiseks nuppe Edasi või Tagasi. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

 Märkus.   Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpuleviidud imporditoimingu üksikasjad. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, klõpsake nuppu Jah ja sisestage üksikasjad. Toimingu saate edaspidi hõlpsalt uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised. Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja seejärel kuvab selle navigeerimispaani jaotises Kõik tabelid.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Andmete korraldamine tabelianalüüsiviisardi abil

Kui olete andmed Accessi tabelisse importinud, saate tabelianalüüsiviisardi abil kiirelt tuvastada liiased andmed. Seejärel võimaldab viisard need andmed nende tõhusamaks talletamiseks hõlpsalt eraldi tabelisse korraldada. Access säilitab algse tabeli varukoopiana ja loob uued tabelid, mida saate seejärel kasutada oma andmebaasirakenduse alusena.

  1. Avage Accessi andmebaas, mis sisaldab analüüsitavat tabelit.
  2. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Analüüsimine nuppu Analüüsi tabelit.

Käivitatakse tabelianalüüsiviisard.

Viisardi kaks sissejuhatavat lehte sisaldavad lühikest õpetust (sh nuppe, mille klõpsamisel kuvatakse näited). Kui te ei näe sissejuhatavaid lehti, vaid märkeruutu Kas soovite kuvada sissejuhatavad lehed?, märkige see ruut ja klõpsake seejärel sissejuhatuse kuvamiseks kaks korda nuppu Tagasi. Kui te ei soovi pärast sissejuhatuse lugemist enam sissejuhatavaid lehti näha, tühjendage märkeruut Kas soovite kuvada sissejuhatavad lehed?.

  1. Valige lehel Milline tabel sisaldab välju, mille väärtused korduvad paljudes kirjetes? analüüsitav leht ja klõpsake nuppu Edasi.
  2. Võite lasta viisardil otsustada, millised väljad kuhu tabelisse paigutada, või otsustada selle üle ise. Kui järgite viisardi soovitusi, saate ikkagi muuta tabeli paigutust viisardi järgmisel lehel.

 Märkus.   Kui lasete väljade tabelisse paigutamise üle otsustada viisardil, ei pruugi selle valikud alati teie andmete jaoks sobivad olla, eriti kui andmeid on vähe. Peaksite viisardi tulemid hoolikalt üle vaatama. Teisalt võib viisard aga soovitada tõhusamat korraldusviisi kui teil endal mõttes olev. Seetõttu on kasulik viisardi otsuseid vähemalt korra proovida. Kui teile need ei meeldi, saate välju endiselt käsitsi ümber korraldada ja alati klõpsata ka nuppu Tagasi ning korraldada kõik väljad ise.

  1. Klõpsake nuppu Edasi. Sellel lehel peate määrama, millised tabelid milliseid välju sisaldavad. Kui lasite viisardil otsustada, peaksite nägema mitut seosejoontega ühendatud tabelit. Muul juhul loob Access ainult ühe tabeli, mis sisaldab kõiki välju. Mõlemal juhul saate praegusel lehel muudatusi teha.
  • Tabelist saate välju lohistada lehe tühjale alale, et luua neid välju sisaldav uus tabel. Access küsib teilt tabeli nime.
  • Välju saate lohistada ühest tabelist teise, kui leiate, et seal neid tõhusamalt talletatakse.
  • Enamikule tabelitest lisatakse väli ID või Loodud kordumatu ID. Lisateavet ID-väljade kohta saate, kui klõpsate viisardi ülemises paremas nurgas asuvat nuppu Näpunäited.
  • Muudatuse tagasivõtmiseks klõpsake nuppu Võta tagasi.
  • Tabeli ümbernimetamiseks topeltklõpsake selle tiitliriba, tippige uus nimi ja klõpsake seejärel nuppu OK.
  1. Kui olete väljad soovitud viisil korraldanud, klõpsake nuppu Edasi.
  2. Kui viisard leiab väga sarnaste väärtustega kirjeid, tuvastatakse need väärtused kui võimalikud kirjavead ja ilmub kuva, kus saate kinnitada nendega tehtavad toimingud. Kerige loendit ning leidke kirjed, millel on väärtus veerus Parandus, ja klõpsake seejärel ripploendis sobivat üksust. Kui soovite väärtuse muutmata jätta, valige üksus (Ära muuda). Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Edasi.
  3. Viisard küsib, kas soovite luua oma algse tabeliga sarnaneva päringu. Kui olete juba loonud vorme ja aruandeid, mis põhinevad algsel tabelil, on sellise päringu loomine mõttekas. Kui valite suvandi Jah, loo päring, nimetab viisard algse tabeli ümber, lisades selle nimele laiendi "_VANA" ja paneb seejärel uue päringu nimeks algse tabeli nime. Tabelil põhinevad vormid ja aruanded kasutavad nüüd andmeallikana päringut ja töötavad nagu enne.
  4. Klõpsake nuppu Valmis.

Viisard loob uued tabelid nagu määratud ja seejärel avab need. Kui olete tulemuse üle kontrollinud, sulgege tabelid.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Muudest programmidest pärit andmetega töötamine

Rakenduse Access 2010 funktsioonide abil on võimalik töötada muudes programmides talletatud andmetega.

Accessi uue, muus failivormingus andmetega lingitud andmebaasi loomine.    Saate Accessi abil avada mõnes muus vormingus (nt teksti-, dBASE- või arvutustabelivormingus) faili. Access loob automaatselt Accessi andmebaasi ja lingib selle failiga.

  1. Käivitage Access.
  2. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.
  3. Klõpsake dialoogiboksis Avamine avatava faili tüüpi. Kui te pole failitüübis kindel, klõpsake väärtust Kõik failid (*.*).
  4. Vajadusel liikuge sirvides avatavat faili sisaldava kaustani. Kui olete faili leidnud, topeltklõpsake seda avamiseks.
  5. Järgige viisardi juhiseid. Klõpsake viisardi viimasel lehel nuppu Valmis.

Andmete importimine olemasolevasse Accessi andmebaasi või nende linkimine.    Saate importida andmeid muudest allikatest ja programmidest Accessi tabelitesse nii, et andmed sisalduks Accessi failis, või saate luua nende andmetega Accessist lingi nii, et andmed jääks algsesse faili (väljaspool Accessi faili).

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Importimine ja linkimine vormingut, milles andmed on talletatud.

Andmeid saate importida või linkida järgmistest allikatest:

  • Excel    – saate tuua andmeid Exceli töövihiku töölehelt või nimega vahemikust. Iga tööleht või nimega vahemik tuleb importida või linkida eraldi.
  • Access    – protsessi eraldamiseks andmetest on väga kasulik luua tükeldatud andmebaas. Sel juhul saate hoida kõik vormid, aruanded ja makrod ühes ning andmed teises andmebaasis. See võimaldab arendada parendusi ilma kellegi tööd katkestamata. Saate ka ühendada mitme erineva Accessi andmebaasi andmed, lihtsustades mitut osakonda või äripartnerit puudutavate kokkuvõtete tegemist.
  • ODBC andmebaas    – seda vormingut toetavad paljud programmid (sh andmebaasiserverid). See võimaldab luua keskse andmebaasi, kus saate ühendada eri süsteemide andmed.
  • Tekstifail    – saate luua ühenduse lihttekstifailiga ja isegi Accessi abil selle faili sisu muuta. Nii saate muuta Accessi andmed paljudele programmidele hõlpsalt kasutatavaks.
  • XML-fail    – see vorming ühildub paljude muude programmidega (sh mõne veebiserveriga).
  • SharePointi loend    – selles vormingus andmeid saab kasutada veebibrauseris, mis on tavamoodus SharePointi loendi kasutamiseks.
  • Andmeteenused    – saate oma ettevõtte ulatuses luua ühenduse veebiandmeteenustega.
  • HTML-dokument    
  • Outlooki kaust    – saate luua ühenduse Outlooki kaustadega, tänu millele on veelgi hõlpsam oma kontaktandmeid ülejäänud andmetega integreerida.
  • dBase-fail    – dBase on levinud, Accessi toetatav alternatiivne andmebaasisüsteem.

Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine.

  1. Järgige dialoogiboksi juhiseid.

Access impordib või lingib andmed teie andmebaasiga. Enamiku vormingute korral peate määrama andmete asukoha ja valima seejärel, kuidas soovite andmed oma andmebaasi talletada.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine Accessi erinevates versioonides

Kui Accessi andmebaas või projekt on loodud Access 2000 või uuemas versioonis, saate seda kasutada selles Accessi versioonis, milles see loodi, või suvalises uuemas versioonis (isegi kui fail on turvatud). Näiteks saate rakenduse Access 2000 faile kasutada rakendustes Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 ja Access 2010.

Võimalik, et satute olukorda, kus soovite oma andmeid hoida Accessi varasemas versioonis, kuid mõnel kasutajal on Accessi uuem versioon ja ta soovib teie andmetega linkida, kuid kasutada samas ka mõnda uuema versiooni funktsiooni. Lahenduseks on luua uuemas versioonis uus eesandmebaas (sisaldab vorme, aruandeid, päringuid, makrosid, kuid mitte tabeleid) ja linkida see varasema versiooni tabelitega. Tehke ühte järgmistest toimingutest vastavalt sellele, kas teie andmebaas on ühes failis või juba tükeldatud ees-/tagarakenduseks (ees-/tagarakendus: andmebaasirakendus, mis koosneb andmebaasi tagafailist, mis sisaldab tabeleid, ning andmebaasi eesfailist, mis sisaldab kõiki teisi andmebaasiobjekte koos linkidega tagatabelitele.).

Accessi andmebaasifaili kasutamine Accessi erinevates versioonides

Kui kõik tabelid, vormid ja muud Accessi varasema versiooni andmebaasiobjektid sisalduvad ühes mdb-failis ja te soovite andmebaasi kasutada mitmes Accessi versioonis, saate uuemas versioonis luua uue eesandmebaasi ja linkida selle algse failiga. Varasema versiooni kasutajad saavad endiselt algset andmebaasi kasutada. Uuema versiooni kasutajad saavad uue eesandmebaasi kaudu linkida samade andmetega. Accessi mitme versiooni majutamiseks saate luua mitu eesversiooni.

Tagasi algusse Tagasi algusse

1. toiming: olemasoleva andmebaasi koopia loomine ja salvestamine uues vormingus

Teisendage järgmise toimingu abil andmebaas ühte kolmest uuest vormingust (Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007). See käsk säilitab algse andmebaasi algses vormingus ja loob sellest määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege Accessi fail. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuv mitmele kasutajale mõeldud Accessi andmebaas, veenduge, et keegi teine pole seda avanud.
  2. Käivitage Access 2010.
  3. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.
  4. Liikuge sirvides teisendatava faili asukohta ja topeltklõpsake seda avamiseks.

 Märkus.   Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

  1. Kui andmebaasi käivitamisel avatakse vorm, sulgege see.
  2. Klõpsake menüü Fail nuppu Salvesta andmebaas nimega.
  3. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

 Märkus.   Kui te ei salvesta uut andmebaasi muusse asukohta, peab selle nimi algse andmebaasi omast erinema. Siiski on mõlemal juhul parem kasutada erinevat nime, et ees- ja tagaandmebaasi oleks hõlbus eristada. Kui teisendate rakenduse Access 2007 vormingusse, muutub failinimelaiend .mdb laiendiks .accdb (st saate kasutada sama failinime).

  1. Klõpsake nuppu Salvesta.

Tagasi algusse Tagasi algusse

2. toiming: andmebaasi koopia tükeldamine ja algse faili kasutamine tagaandmebaasina

Tükeldage teisendatud andmebaas järgmise toimingu abil.

  • Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Andmete teisaldamine nuppu Accessi andmebaas Nupu pilt.
  • Klõpsake dialoogiboksis Andmebaasitükeldi nuppu Tükelda andmebaas.

 Märkus.   Soovi korral saate luua varukoopia, kuid saate koopia uuesti luua ka algse andmebaasi abil.

  • Tippige tagaandmebaasi nimi ja klõpsake nuppu Tükelda.

Tagasi algusse Tagasi algusse

3. toiming: uue eesandmebaasi linkimine algse andmebaasiga

  1. Kustutage tööriistaga Andmebaasitükeldi loodud tagaandmebaas. Veenduge, et te ei kustuta oma algset andmebaasi.
  2. Linkige uus eesandmebaas algse andmebaasi tabelitega: klõpsake menüü Välisandmed jaotise Importimine ja linkimine nuppu Lingitud tabelite haldur Nupu pilt.
  3. Klõpsake nuppu Vali kõik ja märkige seejärel ruut Küsi alati uut asukohta.
  4. Klõpsake nuppu OK, liikuge sirvides eelmise versiooni andmebaasini ja topeltklõpsake seda.

Kui kõik õnnestub, kuvab Access teate, et kõik valitud lingitud tabelid värskendati.

Nüüd saate täiendada uut eesandmebaasi funktsioonidega nende kasutajate jaoks, kes on kasutusele võtnud rakenduse Access uuemad versioonid. Varasema versiooni kasutajad saavad jätkata andmebaasi varasema versiooni kasutamist.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Ees-/tagarakenduse kasutamine Accessi erinevates versioonides

Kui teie Accessi andmebaas on juba tükeldatud ees- ja tagarakenduseks (ees-/tagarakendus: andmebaasirakendus, mis koosneb andmebaasi tagafailist, mis sisaldab tabeleid, ning andmebaasi eesfailist, mis sisaldab kõiki teisi andmebaasiobjekte koos linkidega tagatabelitele.), saate teisendada eesandmebaasi uude failivormingusse. Tagaandmebaasi pole vaja muuta.

Järgmine toiming kirjeldab, kuidas kasutada käsku Salvesta andmebaas nimega, et teisendada eesandmebaas ühte kolmest uuest vormingust (Access 2000, Access 2002-2003 või Access 2007). Käsk säilitab algse andmebaasi algses vormingus ja loob sellest määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege eesandmebaas. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuv mitmele kasutajale mõeldud Accessi andmebaas, veenduge, et keegi teine pole seda avanud.
  2. Käivitage Access 2010.
  3. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.
  4. Liikuge sirvides eesandmebaasi asukohta ja topeltklõpsake seda avamiseks.

 Märkus.   Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

  1. Kui andmebaasi avamisel kuvatakse vorm, sulgege see.
  2. Klõpsake menüü Fail nuppu Salvesta andmebaas nimega.
  3. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.
  4. Klõpsake nuppu Salvesta.

Nüüd saate täiendada eesandmebaasi uute funktsioonide toetamiseks.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Access 2010