Kirjete otsimine

Olete loonud andmebaasi, kasutades ühte programmiga Microsoft Office Access 2007 kaasnevat malli. Näiteks on see andmebaas Kontaktid, kuhu importisite kontaktiteavet programmist Microsoft Office Outlook 2007. Varem või hiljem on andmeid nii palju, et kindlate kirjete leidmine on keerukam kui kiire pilguheitmine andmelehele.

Kindlate kirjete otsimiseks on neli meetodit.

  • Navigeerimine.    Navigeerimine on tabelis või vaates kirjete vahel liikumine, tavaliselt ükshaaval.

 Märkus.   Vaade on andmebaasiobjekt, mis kuvab tabelites salvestatud teavet. Vormid, päringud ja aruanded võivad kõik olla vaated.

Kõikides Office Access 2007 mallides on päringuid, mida saab kohe kasutada. Saate koostada ka oma päringuid, et otsida ainult teatud kirjeid.

Selles artiklis kirjeldatakse kirjete sirvimise, otsimise ja filtreerimise viise. Artiklis on toodud näide päringu kasutamisest teatud kirjete leidmiseks ning lingid muudele spikriartiklitele, millest leiate päringute kohta täpsemat teavet.

Selle artikli teemad


Kirjete sirvimine

Kirjete sirvimiseks on mitu võimalust. Kirjetes järgemööda (ükshaaval) liikumiseks vajutage tabeldusklahvi (TAB). Kui avate tabeli või vaate andmelehevaates (andmelehevaade: vaade, kus kuvatakse tabeli, vormi, päringu, vaate või salvestatud protseduuri andmed ridade ja veergudega vormingus. Andmelehevaates saab redigeerida välju ning lisada, kustutada ja otsida andmeid.), saate kasutada kirjetes liikumiseks kirje navigeerimisnuppe. Navigeerimisnupud on enamasti ka vormidel. Office Access 2007 mallide mõnedel vormidel on väli Mine, kus saate võtmeväljade andmete alusel kirjeid valida.

Kirje sirvimisnuppude kasutamine

Kirjest kirjesse saab liikuda sirvimisnuppudega. Sõltuvalt nupust liigute esimesse, eelmisesse, järgmisesse, viimasesse või uude kirjesse.

Sirvimisnupud

Viiktekst 1 Esimene kirje
Viiktekst 2 Eelmine kirje
Viiktekst
3 Praegune kirje
Viiktekst 4 Järgmine kirje
Viiktekst 5 Viimane kirje
Viiktekst 6 Uus (tühi) kirje
Viiktekst 7 Filtriindikaator
Viiktekst 8 Otsinguväli

Kui klõpsate väljal Praegune kirje, tippige kirje number ning vajutage sisestusklahvi ENTER, et liikuda sellesse kirjesse. Kirjenumbreid loetletakse järjest vormi või andmelehe algusest. Kirjenumber ei ole sama mis välja väärtus.

Filtri indikaatornupp näitab, kas filter rakendub. Kui filtrit pole rakendatud või kõik filtrid on tühjendatud, kuvatakse kirja Filtrit pole. Saate klõpsata seda nuppu, kui filtri eemaldamiseks kuvatakse kirja Filtreeritud. Kui kuvatakse kirja Filtreerimata, rakendub nupu klõpsamisel viimatikasutatud filter (kui see on olemas).

Kui sisestate teksti väljale Otsing, tuuakse esimene vastenduv väärtus reaalajas esile tippimise käigus. Selle funktsiooniga saate kiirelt vastendava väärtusega kirjet otsida.

Kirje valimine väljal Mine

Väljal Mine saate ripploendist valida teatud kirje. See väli on tavaliselt andmebaasides, mis on loodud Accessi malliga – tavaliselt üksikasjavormidel, mis kuvavad teavet inimeste kohta (nt vorm Kontakti üksikasjad andmebaasides, mis on loodud malliga Kontaktid). Välja Mine võidakse kuvada ka teistel vormidel (nt vormidel Projektid ja Ülesanded andmebaasides, mis on loodud malliga Turundusprojektid.

Kui vormil on väli Mine, paikneb see vormi vasakus ülaservas ja näeb välja nii:

Väli Mine

Välja Mine kasutamine

  1. Klõpsake välja servas olevat noolt.
  2. Valige ripploendist kirje.

 Märkus.   Kui teate selle kirje esimesi märke (tähed, numbrid, muud märgid), millesse soovite navigeerida, võite need märgid väljale Mine tippida, see kiirendab kirje leidmist.

Väljal Mine kuvatakse teavet vaid kirje kordumatuks identifitseerimiseks. Kui valite kirje loendist, kuvab Access kirje ülejäänud andmeid vormi põhialal.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Teatud kirjete otsimine

Teatud kirjete otsimiseks saate kasutada dialoogiboksi Otsing ja asendus vahekaarti Otsing. Saate otsida kindlal väljal või terves tabelis või vaates.

 Märkus.   Dialoogiboksi Otsing ja asendus saab kasutada ainult tabelis või vaates, mis kuvab andmeid. See kehtib isegi siis, kui rakendatud filtri tõttu kirjeid ei kuvata.

Kirjete otsimine    

  1. Avage otsitav tabel või vaade.
  2. Klõpsake otsitavat välja.
  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Otsimine nuppu Otsi või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+F.

või

Klaviatuuri otsetee  Vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+F.

Kuvatakse dialoogiboksi Otsing ja asendus vahekaarti Otsing.

  1. Tippige väljale Otsitav otsitav väärtus. See on teie otsingukriteerium.
  2. Otsitava tabeli muutmiseks või kogu aluseks olevast tabelist otsimiseks, kasutage loendit Vt.
  3. Loendis Vastenda võite klõpsata väärtust Välja iga osa. Nii on otsing võimalikult laiaulatuslik.

Loend Vastenda on teie võrdlusmärk. Üksus Välja iga osa tähendab sama mis "sisaldab" ja vastendab otsingukriteeriumid edukalt kõigi selle kriteeriumi esinemiskordadega igas otsitava välja osas.

  1. Valige loendis Otsing väärtus Kõik ja klõpsake seejärel nuppu Otsi järgmine.
  2. Kui otsitav üksus esile tuuakse, klõpsake dialoogiboksi Otsing ja asendus nuppu Loobu ja dialoogiboks suletakse.

Lisateavet dialoogiboksi Otsing ja asendus kasutamise kohta leiate artiklist Andmete muutmine dialoogiboksis Otsing ja asendus.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kirjete filtreerimine

Filtriga saate piirata kuvatavaid kirjeid nii, et kuvatakse vaid otsingukriteeriumidele vastavad kirjed. Filtri rakendamine lihtsustab soovitud kirjete leidmist. Näiteks kuvatavate kirjete kiireks piiramiseks paremklõpsake väljal, mille väärtust soovite vastendada ning valige kiirmenüü allservas sobiv valikumenüü suvand Võrdub, Ei võrdu, Sisaldab või Ei sisalda.

Valikupõhise filtri rakendamine

  1. Avage tabel või vorm.
  2. Tagamaks, et tabel või vorm ei ole juba filtreeritud, klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ning käsku Eemalda kõik filtrid, kui see käsk on saadaval.
  3. Liikuge kirjeni, mis sisaldab filtri osana kasutatavat väärtust ja klõpsake väljal. Osalise valiku põhiseks filtreerimiseks valige ainult soovitud märgid.
  4. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sordi ja filtreeri nuppu Valik ning seejärel klõpsake soovitud filtrit.

või

Paremklõpsake väljal ja valige kiirmenüü allservas sobiv valikumenüü suvand Võrdub, Ei võrdu, Sisaldab või Ei sisalda.

  1. Muude väljade valikupõhiseks filtreerimiseks korrake eelmiseid juhiseid 3 ja 4.

Muude filtreerimisviisidega saate tutvuda menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine olevate nuppude abil.

Filtri rakendamise kohta leiate lisateavet artiklist Filter: kirjete arvu piiramine vaates.

Tagasi algusse Tagasi algusse

Kirjete otsimine päringuga

Kirjete leidmiseks ja filtreerimiseks kasutatavaid meetodeid saab kõige paremini kasutada kiireks kirjete otsimiseks. Vahel aga on vaja sama otsingut või filtreerimistoimingut regulaarselt teostada. Selle asemel, et iga kord samu otsingu- või filtrisätteid koostada, saate koostada päringu.

Erinevat tüüpi teave salvestatakse erinevate andmetüüpidena. Sünnipäevad salvestatakse andmetüübina kuupäev/kellaaeg, nimed aga tekstiandmetena. Kui kasutate otsinguteks või filtreerimiseks päringut, kasutate kriteeriume, mis sõltuvad otsitavate andmete tüübist.

On juhtusid, kus te ei leia teatud kirjet, mille olemasolus olete kindel. See võib juhtuda olukorras, kus kuvate kirjeid vormis või päringus, mis ei kuva kindla välja väärtuse põhjal teatud kirjeid. Näiteks malli Probleemid vorm Probleemide loend ei kuva probleeme olekus Suletud, kuna päringud tulevad kirjest, mis just need juhtumid välistab. Suletud juhtumite kuvamiseks saate neid otsida tabelis Probleemid või vormis Probleemi üksikasjad, kasutada aruannet Suletud juhtumid või luua päringu, mis kuvab suletud juhtumeid. Järgnev näide demonstreerib kirjete otsimist päringuga.

Kasutate probleemide jälitamiseks programmi Access 2007 malliga Probleemid loodud andmebaasi. Tabelis Probleemid on väli nimega Olek, mis näitab, kas teatud probleem on aktiivne, lahendatud või suletud. Järgmiste juhiste näitel saate koostada päringu, mis kuvab suletud olekus probleemid.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Muu nuppu Päringukujundus.
  1. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine suvandit Probleemid ja seejärel klõpsake nuppu Sule.
  2. Topeltklõpsake päringukoosturi tabelis Probleemid tärni (*). Sellega tagate, et päring kuvab kõik tagastatud kirjete väljad.

Kujundusruudustiku esimese veeru real Väli kuvatakse väärtus Probleemid.*. See näitab, et tagastada tuleb kõik väljad tabelis Probleemid.

  1. Topeltklõpsake päringukoosturi tabeli Probleemid väärtust Olek.

Kujundusruudustiku teise veeru real Väli kuvatakse väärtust Olek.

  1. Tühjendage kujundusruudustiku teise veeru real Kuva olev märkeruut. Sellega tagate, et päring ei kuva välja Olek.

Kui jätate veerus Olek märkeruudu Kuva tühjendamata, kuvatakse veergu Olek päringutulemustes kaks korda.

  1. Tippige kujundusruudustiku teise veeru reale Kriteeriumid väärtus ="Suletud". See on otsingukriteerium. Niimoodi tagastab päring vaid need kirjed, mille välja Olek väärtus on "Suletud".

 Märkus.   Selles näites kasutatakse ainult ühte otsingukriteeriumi. Igas otsingus saate kasutada mitut otsingukriteeriumi, kui lisate kriteeriume rohkematele väljadele ja kasutate rida või ja rea või all olevaid ridasid.

Päring on käivitamiseks valmis ja näeb välja umbes nii:

Päringu kujundusruudustik

  1. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tööriistad nuppu Käivita.

 Märkus.   Kui olete juba alustanud probleemide jälitamist ja tabel Probleemid sisaldab andmeid – ja vähemalt ühe probleemi olek on Suletud – ei too päring ühtegi tulemust. Siiski saate päringu salvestada ja kasutada edaspidi.

  1. Päringu salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S. Tippige dialoogiboksi Salvesta nimega päringu nimi (nt Lahendatud probleemid ja klõpsake nuppu OK.

Nüüd on teil päring, mis kuvab probleeme olekuga Suletud.

Lisateavet kirjete leidmiseks koostatud päringute kohta leiate artiklitest Lihtsa valikupäringu loomine ja Mitme tabeli alusel päringu loomine.

Lisateavet otsingu- ja filtreerimiskriteeriumide kohta leiate artiklist Päringukriteeriumide näited.

Tagasi algusse Tagasi algusse

 
 
Rakenduskoht:
Access 2007