Insertar un código de barras en un documento de Office

Si está trabajando con un documento de Microsoft Office Word 2007, un libro de Microsoft Office Excel 2007 o una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en una biblioteca de un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 donde una directiva que requiera la inserción de un código de barras esté en vigor como parte de una directiva de administración de la información, puede que tenga que insertar un código de barras en el archivo de 2007 Microsoft Office System al guardarlo o imprimirlo.

 Importante   La capacidad de insertar un código de barras sólo está disponible en Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007 y en las versiones independientes de Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.

En este artículo


Introducción

Cuando carga un archivo en una biblioteca de documentos que tenga una directiva de códigos de barra, se agrega un código de barras a las propiedades del elemento (metadatos) pero no se inserta en el propio archivo. Sólo cuando elige modificar el documento y luego guardarlo o imprimirlo, se inserta su código de barras en el archivo en forma de una imagen. Cuando trabaja con documentos impresos que contienen estos códigos de barras, puede usar la información del código de barras que se muestra en el documento para buscar y localizar la copia original del documento en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Esto significa que puede ver fácilmente todo el flujo de trabajo, los metadatos, el historial de auditoría y otra información asociados.

No puede insertar un código de barras en un documento hasta que el administrador del sitio o el administrador de la lista configura la directiva apropiada para la biblioteca. Para obtener más información acerca de cómo definir una directiva de administración de la información, vea el artículo Crear una directiva de administración de la información para una colección de sitios. Si existe tal directiva, el comando Código de barras aparece en la ficha Insertar para que pueda insertar códigos de barras.

A ningún documento que ya exista en la lista o biblioteca cuando se establece la directiva se le asigna un código de barras (que, por lo tanto, no se puede insertar) hasta que el documento se desproteja y se vuelva a proteger. A los documentos que se carguen en una lista o biblioteca con una directiva de códigos de barra que ya esté en vigor se les asignan automáticamente códigos de barra que puedan ser insertados de inmediato.

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Insertar un código de barras manualmente

Cuando el administrador de un sitio o el propietario de una lista configura una directiva de código de barras para una lista o biblioteca, los códigos de barras se generan automáticamente en el servidor para los elementos o documentos de esa lista o biblioteca cuando los elementos o documentos se cargan o modifican.

Según cómo se configure una directiva de código de barras, también puede que se le pida que inserte imágenes de códigos de barra en los documentos que residan en bibliotecas en un sitio de Office SharePoint Server 2007.

  1. Si la biblioteca no está abierta aún, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

Si el nombre de la biblioteca no aparece en Inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y haga clic en el nombre de la biblioteca.

  1. Seleccione el documento que desee, haga clic en la flecha que aparece y haga clic en Editar en nombre de programa de Microsoft Office, por ejemplo, Editar en Word de Microsoft Office.
  2. Coloque el cursor en la ubicación del documento donde desee insertar el código de barras.
  3. En la ficha Insertar, en el grupo Código de barras, haga clic en Código de barras.

Comandos Código de barras y Etiqueta de la cinta de opciones

 Nota   El comando Código de barras aparece en la ficha Insertar únicamente si hay una directiva de código de barras en vigor para un documento de servidor.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft OfficeImagen del botón y haga clic en Guardar para guardar los cambios.

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Insertar un código de barras al guardar o imprimir

Una biblioteca de un sitio de Office SharePoint Server 2007 puede tener una directiva de códigos de barras que requiera que inserte un código de barras al guardar o imprimir un documento.

Si el documento no contiene aún una etiqueta al guardarlo o imprimirlo, se le pide que inserte una. Si hace clic en cuando se le pregunte al respecto, la etiqueta se inserta en una ubicación predeterminada.

  • Si el archivo es de sólo lectura, la etiqueta se inserta en la ubicación actual del cursor.
  • Si el archivo está en el modo de edición, la etiqueta se inserta en la ubicación predeterminada.
    • En Office Word 2007    La etiqueta se inserta en el encabezado de la primera página del documento.
    • En Office Excel 2007    La etiqueta se inserta en la primera celda de la primera hoja de cálculo del libro.
    • En Office PowerPoint 2007    La etiqueta se inserta en el centro de la primera diapositiva de la presentación.

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Corresponde a:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007