Insertar datos de Access u otro origen de datos

Puede utilizar una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) para importar datos desde una base de datos de Microsoft Access o desde otro origen de datos. También puede utilizar las consultas para ordenar y filtrar los datos durante el proceso de importación.

Para mantener los datos actualizados en un documento, puede crear un vínculo con el origen de datos. Cada vez que los datos se modifiquen en el archivo de origen, Microsoft Word puede actualizarlos automáticamente en el documento.

MostrarInsertar información en un documento existente

  1. En el documento de Word, haga clic en el lugar en el que desee insertar el contenido de la tabla o consulta.
  2. Muestre la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Base de datos y, a continuación, haga clic en Insertar base de datos imagen del botón.
  3. Haga clic en Obtener datos.
  4. Elija el modo de recuperar, filtrar y ordenar los datos siguiendo uno de estos procedimientos:

MostrarBuscar el archivo

  1. En el cuadro Buscar en, haga clic en la ubicación del origen de datos que desee utilizar.
  2. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en el tipo de origen de datos que desee utilizar. Si conoce el nombre pero no el tipo de archivo, seleccione Todos los orígenes de datos.
  3. Haga clic en el archivo de origen de los datos y, a continuación, en Abrir.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, si está disponible, haga clic en la tabla o consulta que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  5. Para elegir un subconjunto de registros, campos, o ambos, para su inclusión en la tabla de Word, haga clic en Opciones de consulta y seleccione los criterios que desee.

Mostrar¿Cómo?

Para seleccionar registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) específicos para combinar, puede elegir criterios de selección (o "reglas") en la ficha Filtrar registros (en el cuadro de diálogo Opciones de consulta). Para cada regla, deberá especificar:

Para seleccionar, por ejemplo, sólo los registros de datos de los clientes de Lima, especifique el campo de datos Ciudad, utilice la frase de comparación Igual a y escriba el texto Lima.

  1. Haga clic en Aceptar.

MostrarUsar Microsoft Query

  1. En el menú Herramientas del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en MS Query.
  2. Genere su consulta.

 Nota   Si necesita ayuda con Microsoft Query, cierre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, haga clic en Ayuda de Microsoft Query en el menú Ayuda.

MostrarUsar el Asistente para conexión de datos

Utilice el Asistente para conexión de datos para conectarse a bases de datos en equipos que ejecuten Microsoft SQL Server y otros sistemas de administración de bases de datos. También puede utilizar el Asistente para conexión de datos cuando deba elegir un controlador de base de datos o un nombre de origen de datos (DSN) ODBC específico.

  1. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, haga clic en Nuevo origen y siga las instrucciones del Asistente para conexión de datos.
  2. Haga clic en el origen de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. Para elegir un subconjunto de registros, campos, o ambos, para su inclusión en la tabla de Word, haga clic en Opciones de consulta y seleccione los criterios que desee.

Mostrar¿Cómo?

Para seleccionar registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) específicos para combinar, puede elegir criterios de selección (o "reglas") en la ficha Filtrar registros (en el cuadro de diálogo Opciones de consulta). Para cada regla, deberá especificar:

Para seleccionar, por ejemplo, sólo los registros de datos de los clientes de Lima, especifique el campo de datos Ciudad, utilice la frase de comparación Igual a y escriba el texto Lima.

  1. Haga clic en Aceptar.
  1. Para personalizar el formato de la tabla de Word, haga clic en Autoformato de tablas, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.
  2. Haga clic en Insertar datos.
  3. En Insertar registros, seleccione los registros que desee incluir en la tabla de Word.
  4. Para poder actualizar los datos de la tabla de Word cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Insertar datos como campo.

Word inserta los datos en la tabla de Word como un campo (campo: conjunto de códigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, gráficos, números de página y otro material en un documento automáticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.) DATABASE, que está vinculado a los datos de origen o consulta. Para actualizar el campo, haga clic en la tabla y presione la tecla F9.

MostrarExportar datos de Access a un documento nuevo

Para transferir datos de Access a un nuevo documento de Word, exporte una tabla, consulta, informe u otro objeto de base de datos de Access. A continuación, puede utilizar Word para dar formato y modificar los datos, o puede utilizar los datos como origen de datos para combinar correspondencia.

  1. En Access, abra la base de datos que desee y, a continuación, un objeto de la base de datos: una tabla, una consulta, un formulario o un informe.
  2. Para exportar solamente parte de los datos, seleccione las filas o columnas que desee.
  3. En el menú Archivo, haga clic en Exportar.
  4. En el cuadro Guardar como tipo, elija un formato de archivo para los datos exportados:
    • Para crear un documento que conserve el formato original de los datos, haga clic en Formato RTF.
    • Para crear un archivo de texto normal y utilizarlo como origen de datos de combinación, haga clic en Combinación de Microsoft Word.
  5. En el cuadro Nombre de archivo, especifique un nombre de archivo para el nuevo documento.
  6. Para exportar todo el objeto de base de datos, haga clic en Exportar todo.

Exportar todo no está disponible a menos abra el objeto de base de datos, como una tabla o una consulta.

Si eligió Archivos de texto, puede exportar las filas o columnas que seleccione en los datos. Haga clic en la flecha situada junto a Exportar todo y, a continuación, haga clic en Guardar selección.

 
 
Corresponde a:
Word 2003