Information Rights Management

 Nota   Sólo podrá crear contenidos con permisos restringidos mediante Information Rights Management en Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint 2003.

En la actualidad sólo es posible controlar la información confidencial limitando el acceso a las redes o los equipos donde está almacenada. Sin embargo, una vez concedido el acceso a los usuarios, no hay ninguna restricción sobre lo que estos pueden hacer con el contenido o a quién pueden enviárselo. Esta distribución de contenido podría permitir fácilmente el acceso a información confidencial a personas a las que no está destinada dicha información. Microsoft Office 2003 ofrece una nueva función para la administración de permisos sobre la información, Information Rights Management (IRM), que ayuda a evitar que la información confidencial llegue, por accidente o por descuido, a personas a las que no está destinada. En esencia, IRM le ayuda a controlar los archivos incluso cuando ya han salido de su equipo.

Crear contenido con permisos restringidos

IRM permite a los autores individuales crear documentos, libros o presentaciones con permisos restringidos para las personas concretas que van a tener acceso al contenido. Los autores pueden utilizar el cuadro de diálogo Permiso (Archivo | Permiso | No distribuir o Permiso Permiso en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Estándar) para conceder a los usuarios acceso de lectura y modificación, así como la posibilidad de establecer fechas de caducidad para el contenido. Por ejemplo, Roberto puede conceder a Laura permiso para leer un documento, pero no para realizar cambios en él. Por otra parte, Roberto puede conceder a Juan permiso para realizar cambios en el documento y guardarlo. Roberto también puede decidir limitar el acceso de Laura y Juan a este documento durante 5 días. Los autores pueden quitar un permiso restringido de un documento, un libro o una presentación simplemente haciendo clic en Acceso no restringido en el submenú Permiso o haciendo clic de nuevo en Permiso Permiso de la barra de herramientas Estándar.

Además, los administradores de las compañías pueden crear directivas de permisos que estén disponibles en Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 y Microsoft Office PowerPoint 2003 a través del submenú Permiso, definiendo quién puede tener acceso a la información y el nivel de edición o las características de Office que se ofrecen a los usuarios para un documento, un libro o una presentación. Por ejemplo, un administrador de una compañía puede definir una directiva denominada “Información confidencial de la compañía” que especifique que los documentos, los libros o las presentaciones que utilicen dicha directiva sólo pueden ser abiertos por los usuarios dentro del dominio de la compañía. En el submenú Permiso se pueden mostrar simultáneamente (por orden alfabético) hasta 20 directivas personalizadas, de forma que los autores individuales puedan utilizarlas para el contenido que creen.

En Word, Excel y PowerPoint, los autores pueden restringir los permisos de documentos, libros de trabajo y presentaciones para cada usuario y para cada documento mediante uno de los procedimientos siguientes:

Niveles de acceso

Se puede conceder a los usuarios o grupos un conjunto de permisos según los niveles de acceso asignados por los autores a través del cuadro de diálogo Permiso:

  • Leer    Los usuarios con acceso de lectura pueden leer un documento, un libro de trabajo o una presentación, pero no tienen permiso para editarlo, imprimirlo ni copiarlo.
  • Cambiar    Los usuarios con acceso de modificación pueden leer, editar y guardar los cambios realizados en un documento, un libro de trabajo o una presentación, pero no tienen permiso para imprimirlo.
  • Control total    Los usuarios con acceso de tipo Control total tienen permisos totales de edición y pueden hacer con el documento, libro de trabajo o presentación todo lo que un autor puede hacer: establecer la fecha de caducidad del contenido, evitar la impresión y conceder permisos a los usuarios. Los autores siempre tienen acceso de tipo Control total.

Directivas de permisos

Los permisos de documentos, libros y presentaciones pueden restringirse mediante directivas de permisos personalizados creadas por el administrador. Estas directivas están disponibles en el submenú Permiso.

Ver contenido con permisos restringidos

Los usuarios que reciban o abran contenido con permiso restringido sólo tienen que abrir el documento, el libro de trabajo o la presentación como si fuera contenido sin permiso restringido. Si los usuarios no tienen instalado en su equipo Office 2003 o una versión posterior, pueden descargar un programa que les permitirá ver este contenido.

MostrarVer los permisos en Word, Excel o PowerPoint

En Word, Excel o PowerPoint, los usuarios pueden ver los permisos que tienen concedidos en el cuadro de diálogo Mi permiso:

Cuadro de diálogo Mi permiso

MostrarVer contenido cuando no está disponible Office 2003 o una versión posterior

Si los usuarios tienen que leer o abrir contenido con permiso restringido pero no tienen instalado en el equipo Office 2003 o una versión posterior, pueden descargar el complemento Rights Management de Internet Explorer u otro programa que les permita utilizar contenido con permiso restringido.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003, PowerPoint 2003, Word 2003