Crear e imprimir cartas modelo

El panel de tareas Combinar correspondencia se utiliza para crear cartas modelo.

  1. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic en Combinar correspondencia.
  2. En Seleccionar tipo de documento, haga clic en Cartas.

El documento activo se convierte en el documento principal (documento principal: en una operación de combinación de correspondencia en Word, el documento que contiene el texto y los gráficos que sean iguales en cada versión del documento combinado; por ejemplo, el remite o el saludo en una carta modelo.).

  1. Haga clic en Siguiente: Inicie el documento.

MostrarSugerencia

Si está familiarizado con la función de combinación de correspondencia o prefiere no utilizar el panel de tareas, utilice la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, presione ALT y, a continuación, MAYÚS+F10.) Combinar correspondencia. Los botones están organizados secuencialmente de izquierda a derecha.

Más información paso a paso

El panel de tareas le guía a lo largo del resto del proceso de combinación de correspondencia. A continuación figura información más detallada, descrita paso a paso.

MostrarConfigurar y mostrar la carta

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarComenzar con el documento mostrado en la ventana

  • Haga clic en Utilizar documento actual.

A continuación, escriba la carta en la ventana del documento o espere a que el panel de tareas se lo indique en un paso posterior.

MostrarComenzar con una plantilla

  1. Haga clic en Empezar a partir de una plantilla.
  2. Haga clic en Seleccionar plantilla.
  3. En la ficha Combinar correspondencia del cuadro de diálogo Seleccionar plantilla, seleccione la plantilla que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

MostrarComenzar con otro documento existente

  1. Haga clic en Empezar a partir de un documento existente.
  2. En el cuadro Iniciar desde la existente, seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

Si no ve el documento, haga clic en Más archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el documento que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

  1. Haga clic en Siguiente: Seleccione destinatarios.

MostrarBuscar o crear un origen de datos y, a continuación, seleccionar los destinatarios

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarConectar a una lista de contactos de Microsoft Outlook

  1. En Seleccione destinatarios, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
  2. Haga clic en Elegir la carpeta de contactos.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta Lista de contactos, haga clic en la lista de contactos que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Todos los contactos de la carpeta aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

MostrarConectar a otro tipo de lista como, por ejemplo, una base de datos o una lista de direcciones de Office

  1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente.
  2. Haga clic en Examinar.
  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, busque y haga clic en el origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.) que desee.

De manera predeterminada, Microsoft Word abre la carpeta Mis archivos de origen de datos.

  1. Haga clic en Abrir.

Según el tipo de origen de datos seleccionado, es posible que aparezcan otros cuadros de diálogo solicitando información específica.

Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Excel con información sobre varias hojas de cálculo, deberá seleccionar la hoja de cálculo con la información que desee y, a continuación, hacer clic en Aceptar

Todos los elementos del origen de datos aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

MostrarCrear una nueva y sencilla lista de direcciones

  1. En Seleccione los destinatarios, haga clic en Escribir una lista nueva.
  2. Haga clic en Crear.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información que desee incluir en la primera entrada en Incluir información de la dirección; por ejemplo, el cargo, nombres y direcciones. No es preciso rellenar todos los campos.
  4. Para finalizar la primera entrada y pasar a la siguiente, haga clic en Nueva entrada.
  5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que haya agregado todas las entradas de dirección que desee y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  6. En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, escriba un nombre para la lista de direcciones en el cuadro Nombre de archivo y seleccione la carpeta en la que desee guardar la lista.

De manera predeterminada, la lista se guarda en la carpeta Mis archivos de origen de datos. Se recomienda mantener la lista de direcciones en esta carpeta ya que también es la carpeta predeterminada en la que Microsoft Word busca los orígenes de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.). De modo que si desea utilizar esta lista de direcciones en una combinación de correspondencia posterior, no deberá desplazarse por varios archivos y carpetas para buscarla.

  1. Haga clic en Guardar.

Todos los elementos de la nueva lista aparecen en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, donde puede perfeccionar la lista de destinatarios que desee incluir en la combinación.

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, seleccione los destinatarios que desee incluir.

Mostrar¿Cómo?

  1. Siga uno de estos procedimientos:

MostrarUtilizar las casillas de verificación para designar los destinatarios

Este método resulta muy útil si la lista es breve.

  • Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir.

MostrarSugerencia

Si desea incluir la mayor parte de la lista en la combinación, haga clic primero en Seleccionar todo para poder borrar después determinados registros. De manera similar, si desea incluir sólo algunos registros de la lista, haga clic en Borrar todo y, a continuación, seleccione los registros que desee.

MostrarOrdenar los elementos de la lista

Esta función resulta útil si desea ver los elementos en orden alfabético o numérico.

  • Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. Por ejemplo, si desea mostrar la lista alfabéticamente por apellido, haga clic en el título de columna Apellido.

MostrarFiltrar los elementos de la lista

Esta función resulta útil si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir o excluir los registros tal como se describe en la sección anterior.

  1. Haga clic en la flecha junto al título de columna del elemento por el que desee filtrar.
  2. Haga clic en uno de estos elementos:
    • (Espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente esté en blanco.
    • (Sin espacios) muestra todos los registros en los que el campo correspondiente contenga información.
    • Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y la columna contiene diez o menos valores únicos, podrá filtrar por información específica. Por ejemplo, si varias listas de direcciones contienen Australia como país o región, podrá filtrar por Australia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia muestra sólo los registros designados. Para mostrar de nuevo todos los registros, haga clic en (Todos).

  1. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas Combinar correspondencia. Microsoft Word utilizará los destinatarios que haya designado para la combinación.

MostrarSugerencias

  • Para realizar operaciones de filtrado y ordenación más avanzadas, haga clic en la flecha junto a cualquier nombre de columna y, a continuación, haga clic en (Avanzado). Utilice las fichas Filtrar registros y Ordenar registros para configurar la consulta de ordenación o filtrado que desee.
  • Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar del cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
  1. Haga clic en Siguiente: Escriba la carta.

MostrarFinalizar la carta y agregar campos de combinación

  1. Si aún no lo ha hecho, escriba en el documento principal el texto que desee que aparezca en todas las cartas modelo.
  2. Inserte campos de combinación (campo de combinación: marcador de posición que se inserta en el documento principal. Por ejemplo, puede insertarse el campo de combinación <Ciudad> para que Word inserte un nombre de ciudad, como "París", que se almacena en el campo de datos Ciudad.) donde desee combinar los nombres, las direcciones u otros datos procedentes del origen de datos (origen de datos: archivo que contiene la información que se va a combinar en un documento. Por ejemplo, la lista de nombres y direcciones que desee utilizar en una combinación de correspondencia. Debe conectarse al origen de datos para poder utilizar la información que contiene.).

Mostrar¿Cómo?

  1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo (campo: conjunto de códigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, gráficos, números de página y otro material en un documento automáticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.).
  2. Inserte uno de estos elementos:

MostrarBloque de direcciones con nombre, dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

MostrarLínea de saludo

  1. Haga clic en Línea de saludo.
  2. Seleccione el formato de línea de saludo, que incluye el saludo, formato de nombre y puntuación.
  3. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una compañía.
  4. Haga clic en Aceptar.
  5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia. 

MostrarOtros campos de información

  1. Haga clic en Más elementos.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente con los campos del origen de datos, incluso si los campos del origen de datos no tienen el mismo nombre que sus campos, haga clic en Campos de dirección.
    • Para seleccionar campos que siempre cogen los datos directamente de una columna de la base de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 
  4. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  5. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha junto a (no disponible) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.

MostrarFranqueo electrónico

Para agregar franqueo electrónico, deberá instalar primero un programa de franqueo electrónico, que puede adquirir de un servicio en el World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.).

  1. Haga clic en Franqueo electrónico.

Si no tiene instalado ningún programa de franqueo electrónico, Microsoft Word le indicará que instale uno y ofrecerá la posibilidad de conectarse al sitio Web Microsoft Office Online. En este sitio, podrá obtener más información así como vínculos a otros sitios que ofrecen franqueo electrónico.

  1. Inserte el franqueo de acuerdo con las instrucciones del programa.

MostrarCódigo de barras postal

Seleccione una etiqueta o un sobre que admita el código de barras POSTNET.

  1. Haga clic en Código de barras postal.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar código de barras postal, seleccione los campos de dirección adecuados.

 Nota   La opción Código de barras postal aparecerá únicamente si utiliza la versión de EE.UU. de Microsoft Word.

  1. Repita los pasos 1 y 2 para todos los campos que desee insertar.

Notas

  1. Si lo desea, puede cambiar el formato de los datos combinados.

Mostrar¿Cómo?

Para dar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos, ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento.

  1. En el documento principal, seleccione el campo que contenga la información a la que desee aplicar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación («« »»).
  2. En el menú Formato, haga clic en Fuente y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

MostrarDar formato mediante los códigos de campo

Si desea controlar otros aspectos del formato, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) y, a continuación, agregue modificadores (modificador: cuando se trabaja con campos, una instrucción especial que provoca una acción específica. Generalmente, se agrega un modificador a un campo para modificar un resultado.) a los campos de combinación.

Por ejemplo:

  • Para mostrar el número "34987,89" como "34.987,89 Pts", agregue un modificador de imagen numérica (\# $#.###,00).
  • Para imprimir nombres de clientes en mayúsculas, agregue el modificador de formato de mayúsculas (\* Mayús).
  • Para asegurarse de que la información combinada tiene la misma fuente y el mismo tamaño en puntos que los aplicados al campo de combinación, agregue el modificador \* COMFORMATO.
  1. Tras finalizar el documento principal e insertar todos los campos de combinación, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. Asigne un nombre al documento y haga clic en Guardar.
  2. Haga clic en Siguiente: Vea una vista previa de las cartas.

MostrarVer las cartas y perfeccionar la lista de destinatarios

  1. Vea los elementos. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para ver los elementos en el orden en que se encuentran, haga clic en los botones de dirección Botón Atrás Botón Adelante.
    • Para buscar y ver un elemento específico, haga clic en Buscar un destinatario y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Buscar entrada.
  2. Si es necesario, perfeccione la lista de destinatarios. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para excluir un destinatario específico de la combinación, haga clic en Excluir al destinatario.
    • Para cambiar la lista de destinatarios, haga clic en Editar lista de destinatarios y, a continuación, realice los cambios en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia.
  3. Haga clic en Siguiente: Complete la combinación.

MostrarTerminar la combinación

Siga uno de estos procedimientos:

MostrarPersonalizar cartas individuales

Para personalizar documentos individuales, termine la combinación y, a continuación, modifique la información que desee en el documento combinado resultante.

  1. Haga clic en Editar cartas individuales.
  1. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, seleccione los registros que desee combinar.
  2. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Word crea y abre un nuevo documento combinado. El documento principal también permanece abierto y puede volver a él si desea introducir un cambio en todos los documentos.

  1. Desplácese a la información que desee modificar e introduzca los cambios.
  2. Guarde o imprima el documento tal como imprimiría cualquier otro documento normal.

MostrarImprimir las cartas

Siga uno de estos procedimientos:

MostrarSi ha personalizado los elementos y el documento combinado está activo

  1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir.
  2. Seleccione las opciones que desee.

MostrarSi desea imprimir directamente desde el panel de tareas Combinar correspondencia

  1. En el paso 6 del panel de tareas Combinar correspondencia (Terminar la combinación), haga clic en Imprimir.
  2. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    • Para imprimir todos los documentos, haga clic en Todos.
    • Para imprimir sólo el documento mostrado en la ventana del documento, haga clic en Registro actual.
    • Para imprimir un intervalo de documentos, haga clic en Desde y, a continuación, escriba los números de los registros en los cuadros Desde y Hasta.
  3. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione las opciones que desee.

MostrarGuardar las cartas combinadas para su posterior utilización

Si desea modificar las cartas combinadas o guardarlas para su posterior utilización, podrá recopilarlas en un solo documento.

  1. Haga clic en Editar cartas individuales.
  2. En el cuadro de diálogo Combinar en documento nuevo, siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    • Para combinar todos los documentos, haga clic en Todos.
    • Para combinar sólo el documento mostrado en la ventana del documento, haga clic en Registro actual.
    • Para combinar un intervalo de documentos, haga clic en Desde y, a continuación, escriba los números de los registros en los cuadros Desde y Hasta.

Microsoft Word abre un solo documento nuevo que contiene todas las cartas individuales. A continuación, puede guardar el documento para su posterior utilización, de la misma manera que cualquier otro documento normal.

 
 
Corresponde a:
Word 2003