Crear automáticamente un organigrama a partir de datos de empleados

Un organigrama es un diagrama que muestra las relaciones entre los empleados, los puestos y los grupos.

Si tiene toda la información de los empleados en un documento como una hoja de cálculo de Excel o en un directorio de Exchange Server, Visio puede generar un diagrama que agrega las formas y los conectores automáticamente. Si no quiere generar el diagrama automáticamente, dibuje un diagrama sin usar datos externos.

Para buscar la plantilla inicial adecuada, vaya a Archivo > Nuevo, haga clic en la categoría Organigrama y luego haga clic en Crear.

Organigrama

Generar automáticamente un diagrama a partir de un origen de datos existente

Al hacer clic para crear un gráfico a partir de la plantilla se iniciará el Asistente para organigramas. En la primera página del asistente, seleccione Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos y luego siga las instrucciones del asistente.

Orígenes de datos que puede usar

  • Hoja de cálculo de Microsoft Excel
  • Archivo de texto
  • Directorio de Microsoft Exchange Server
  • Origen de datos compatible con ODBC

Columnas necesarias en el origen de datos

El origen de datos necesita tener columnas para el nombre del empleado, el identificador único y la persona que supervisa al empleado. No importa si los nombres de columna están en el origen de datos porque en el asistente tendrá que identificar manualmente las columnas (o nombres de campo) que contienen el nombre del empleado y el de su correspondiente supervisor.

  • Nombre del empleado    La manera en que aparezcan los nombres de los empleados en este campo será la que se use para las formas en los organigramas.
  • Identificador único    Esta columna puede ser la columna Nombre del empleado si todos los nombres son únicos. De lo contrario, incluya una columna con un valor que identifique de manera única a cada empleado.
  • Persona que supervisa al empleado    Este campo debe contener el identificador único de cada supervisor, que puede ser un nombre o un número. En el caso del empleado en el nivel más alto del organigrama, deje este campo en blanco.

Ejemplo de un archivo de texto como origen de datos

El texto siguiente ofrece un ejemplo de un archivo de texto delimitado por comas, con cinco columnas y cuatro filas, y cuya primera fila es el encabezado de columna. Visio generará este archivo de texto de muestra por usted. Inicie el Asistente para organigramas, seleccione Información que escribo mediante el asistente y haga clic en Siguiente. En la página siguiente, seleccione Texto delimitado, escriba un nombre de archivo y haga clic en Siguiente. Visio abrirá un editor de texto con estos datos de muestra que servirán como guía.

Nombre,Supervisado_por,Puesto,Departmento,Teléfono

Joe Sampleboss, ,Consejero delegado,Ejecutivo,x5555
Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,Director de desarrollo,Desarrollo de productos,x6666
John Samplepos,Jane Samplemgr,Programador de software,Desarrollo de productos,x6667

Crear un organigrama a partir de un nuevo archivo de datos

Si todavía no tiene los datos en un programa diferente pero le gustaría tenerlos, Visio abrirá Excel o un editor de texto con datos de muestra en un formato de ejemplo adecuado. Reemplace los datos de muestra por los datos reales y finalice el asistente para generar el organigrama.

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo y en la imagen de la categoría Organigrama ; luego haga clic en Crear. De esta manera se abrirá el Asistente para organigramas.
  2. En la primera página del asistente, seleccione Información que escribo mediante el asistente y después haga clic en Siguiente.
  3. Seleccione Excel o Texto delimitado, escriba un nombre para el nuevo archivo y haga clic en Siguiente.
    Si selecciona Excel, se abre una hoja de cálculo de Microsoft Excel con texto de muestra. Si selecciona Texto delimitado, se abre una página del Bloc de notas con texto de muestra.
  4. Cuando se inicie Excel o el Bloc de notas, utilice el texto de muestra como ejemplo del tipo de información que se va a incluir y escriba su información sobre la que aparezca en el programa. Las columnas de nombre de empleado y de supervisor son obligatorias, pero puede agregar o eliminar otras columnas.
  5. Salga de Excel o del Bloc de notas y después complete los pasos del asistente.

Cambiar el diseño y las formas, e insertar imágenes

Las plantillas Organigrama agregan una pestaña Organigrama a la cinta. Use las herramientas de esta pestaña para hacer cambios importantes en el aspecto del diagrama.

Los grupos Diseño y Organizar contienen herramientas para cambiar el diseño y la jerarquía de las formas.

Use la galería Formas para elegir el estilo de las formas del diagrama. Use las herramientas del grupo Imagen para insertar una imagen en la forma seleccionada, eliminar la imagen del marcador de posición y cambiar la imagen después de haberla insertado en una forma. Si no agregó imágenes a todas las formas con el asistente, puede agregarlas ahora. En la pestaña Organigrama, haga clic en Insertar > Varias imágenes. Las imágenes necesitan estar todas en una única carpeta, con el nombre de archivo en el formato “Nombre de empleado.Tipo de archivo”, por ejemplo, Jonathan Foster.jpg (el nombre tiene que coincidir exactamente con el nombre que aparece en el origen de datos).

El grupo Datos de organización contiene herramientas para importar datos desde un origen externo con la ayuda del asistente, exportar datos de la organización a Excel o a un archivo de texto, y comparar los datos del diagrama con un origen de datos externo.

Mostrar equipos con Marco para equipo o líneas de puntos

Después de crear un organigrama, puede reorganizar la información para reflejar las relaciones del equipo virtual. Mueva las formas relacionadas a posiciones cercanas y después agregue conectores de línea de puntos para mostrar las estructuras jerárquicas secundarias, o bien resalte un equipo virtual con un Marco para equipo. Arrastre el marco para equipo desde la ventana Formas hasta el dibujo y luego utilice los controladores de tamaño de los laterales para incluir a las personas en el equipo virtual.

Marco para equipo

Actualizar los organigramas generados

Para reflejar los cambios en la estructura de una organización, actualice los datos del gráfico o bien actualice el organigrama manualmente.

  • Haga clic en Datos > Datos externos > Actualizar todos.

Si los datos nuevos no coinciden exactamente con los datos con los cuales se creó el gráfico, es posible que tenga que mover a las personas manualmente.

Si tiene un gráfico nuevo, use Visio para compararlo con el gráfico antiguo y ver qué ha cambiado.

  1. Abra o bien la versión nueva del organigrama o bien la antigua.
  2. Haga clic en Organigrama > Datos de organización > Comparar. En el cuadro Comparar datos de organización, busque la versión con la que desee realizar la comparación.
  3. En Tipo de comparación, seleccione la situación dependiendo de la versión que haya abierto.
  4. En Tipo de informe, seleccione la opción que desee.
  5. Haga clic en Aceptar.

Si aun así no consigue actualizar el gráfico tal como desea, es posible que tenga que volver a crearlo.

 
 
Corresponde a:
Visio 2013, Visio Professional 2013