En la barra de herramientas Combinar correspondencia hay varios botones que resultan útiles en la fase de vista previa de una combinación.
Ver datos combinados Haga clic en este botón una vez para mostrar los resultados de la combinación. Vuelva a hacer clic para mostrar los campos.
Resaltar campos de combinación Haga clic en este botón para resaltar los campos de un documento. Vuelva a hacer clic en el mismo para desactivar el resaltado. Observe que los campos agregados utilizando el botón
Insertar campo de Word o
Insertar campo no se resaltan.
Asignar campos Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo
Asignar campos. Si Word no ha podido asignar una columna del archivo de datos con un campo, puede asignarla manualmente desde este cuadro de diálogo.
Primer registro,
Registro anterior,
Ir a un registro,
Registro siguiente,
Último registro Haga clic en un botón o escriba un número para ubicar un documento combinado concreto.
Buscar entrada Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo
Buscar entrada. Puede buscar documentos combinados que contengan información específica.
Si está realizando una combinación más complicada o que genera un gran número de documentos combinados, el paso de la vista previa resulta esencial.
Como se muestra en la imagen de la izquierda, la barra de herramientas Combinar correspondencia dispone de varios botones que resultan útiles para obtener vistas previas.
Siga este procedimiento para obtener una vista previa:
- Haga clic en el botón Ver datos combinados
para echar un breve vistazo al primer documento combinado.
- Si falta información, haga clic en el botón Asignar campos
para asignar las columnas del archivo de datos a los campos del documento principal.
- Si el primer documento tiene el aspecto deseado, use el botón Registro siguiente
para revisar más documentos combinados.
- Si ha combinado una gran cantidad de documentos, escriba números en el cuadro Ir al registro
y, a continuación, presione ENTRAR para revisar más documentos de forma aleatoria.
Si está satisfecho con los resultados de la vista previa, ya puede completar la combinación.
