Algunos de los campos que se pueden utilizar en una combinación de correspondencia se componen en realidad de otros campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones que se puede agregar a una carta, un sobre o una etiqueta es en realidad una combinación de varios campos, como el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.
Los campos que insertan información del archivos de datos se corresponden con encabezados de columnas de éste. Al colocar un campo en un documento, se indica la categoría de información concreta (por ejemplo, apellidos, ciudad o nota personal) que se desea que aparezca en esa ubicación.
La información específica que se imprima o aparezca en un documento combinado individuar procederá de una fila (o registro) del archivo de datos.
Puede combinar campos y separarlos mediante signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede configurar en un documento campos como estos:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Ciudad», «Estado» «Código postal»
También puede modificar el aspecto con que se presenta la información única en los documentos combinados utilizando campos de formato. Por ejemplo, puede hacer que los nombres aparezcan en rojo o en negrita. En el documento principal, seleccione el campo, incluyendo las comillas angulares (« »). En el menú Formato, haga clic en Fuente, Párrafo o en cualquier otro comando que desee, y elija las opciones de formato.
